Projektinhallinta lomatilassa

Vinkkejä tehokkaaseen projektityöhön lomien aikana

Mitkä ovat tämän poikkeuksellisen ajan haasteet projektinhallinnassa?

Juhlakausi tuo mukanaan useita erityisiä haasteita projektinhallinnalle:

• Rajoitettu saatavuus: Joulun aikana monet tiimin jäsenet pitävät lomaa tai haluavat työskennellä joustavammin henkilökohtaisten asioiden vuoksi nauttiakseen juhlista tai yksinkertaisesti siksi, että heidän vuosilomansa loppuosa on vielä pitämättä. Tämä voi johtaa työntekijöiden pienempään saatavuuteen, mikä puolestaan vaikuttaa tehtävien suunnitteluun ja toteuttamiseen.
• Hajautetut tiimit ja etätyö: Monet organisaatiot käyttävät näiden haasteiden ratkaisemiseksi hajautettuja tiimejä ja etätyöskentelyä, mikä puolestaan voi vaikeuttaa koordinointia ja viestintää juhlapyhien aikana. Vaikka olemme nykyään tottuneet työskentelemään etänä, työn tehokkuus voi kärsiä, joten on hyödynnettävä asianmukaisia virtuaalisia viestintävälineitä.
• Projektin viivästymiset: Loma-aikojen ja muiden juhlallisten menojen tai häiriötekijöiden vuoksi projektit voivat viivästyä. Siksi on tärkeää suunnitella alusta alkaen realistisesti projektit, joissa töitä on tarkoitus tehdä myös tänä aikana, ja ottaa huomioon, että juhlapyhien aikana on todennäköisesti vähemmän henkilöstöä käytettävissä. Välitavoitteita ja määräaikoja on siksi mukautettava ennen projektin aloittamista.
• Motivaatio ja sitoutuminen: Vaikka näin ei olisikaan, juhlatunnelma voi heikentää motivaatiota ja sitoutumista. Yksi syy tähän on se, että juhlatunnelma häiritsee tiimin jäseniä ja he eivät välttämättä pysty keskittymään tehtäviinsä. Lisäksi lahjojen ostamisesta ja perhejuhlien suunnittelusta aiheutuva lisästressi, jota usein esiintyy juhlakauden aikana, voi heikentää tiimin jäsenten tuottavuutta.
• Viestintä: Viestintä voi vaikeutua juhlakauden aikana erilaisten työ- ja juhlapäivien aikataulujen vuoksi. Selkeä ja tehokas viestintä on kuitenkin ratkaisevan tärkeää väärinkäsitysten välttämiseksi.
• Työn ja juhlien yhteensovittaminen: Hyvin arkinen haaste on löytää tasapaino työn ja juhlapyhien välille. Toisaalta tiimin jäsenillä pitäisi olla mahdollisuus nauttia juhlapyhistä ja siten myös yrityksen sisäisistä juhlista. Tämä ei saisi kuitenkaan johtaa merkittävään tuottavuuden menetykseen.

Ymmärtämällä näitä haasteita projektipäälliköt voivat kehittää kohdennettuja strategioita, joiden avulla he voivat käsitellä menestyksekkäästi näitä seikkoja ja varmistaa, että projektinhallinta sujuu sopusointuisesti joulun alla.

Etätyö juhlakauden aikana

Etätyöskentely ei ole haaste vain juhlakauden aikana. Sitä käytetään kuitenkin usein entistä enemmän juhlapyhien aikana, jotta työntekijät voivat olla joustavampia. Jotta yhteistyö olisi tehokasta juhlakauden aikana, on tärkeää luoda selkeät ohjeet ja puitteet etätyötä varten.

• Kommunikoi selkeästi: Varmista etukäteen, että viestintäkanavat on rajattu selkeästi, jotta tiimin jäsenet voivat olla helposti yhteydessä toisiinsa. Käytä siis videoneuvottelutyökaluja tai chat-alustoja viestintään. Projektinhallintaohjelmistot, joissa on integroituja viestintätoimintoja, auttavat myös varmistamaan tehokkaan virtuaalisen viestinnän.
• Aseta odotukset: Selvennä myös, mitkä ovat odotukset tehtävien, työaikojen ja saatavuuden suhteen. Kaikkien tiimin jäsenten on tiedettävä tarkalleen, kuka on vastuussa tietyistä tehtävistä sekä milloin ja miten heihin voi ottaa yhteyttä. Tällainen avoin viestintä auttaa välttämään väärinkäsityksiä ja parantamaan tiimin koordinointia.
• Käytä projektinhallintatyökaluja: Luota tehokkaisiin projektinhallintatyökaluihin, jotka tukevat yhteistyötä etänä. Niiden avulla tehtävät voidaan jäsentää selkeästi, edistymistä voidaan seurata ja yhteistyötä on mahdollista tehdä reaaliaikaisesti. Toisaalta kaikki tietävät, mitkä tehtävät on saatava valmiiksi juhlapyhien aikana. Voit myös tarkistaa tehtävien tämänhetkisen tilan milloin tahansa ja puuttua ongelmiin, jos niitä ilmenee.
• Joustavuus työaikatauluissa: Joustavien työaikataulujen ansiosta tiimisi jäsenet voivat suunnitella tehtävänsä omien juhlapäiviensä mukaan. Jos rohkaiset tiimiäsi käyttämään joustavia työaikoja, tiimi hyötyy hyvästä työ- ja yksityiselämän tasapainosta. Se myös motivoi tiimiäsi nauttimaan tehtävien suorittamisesta tänä erityisenä aikana.
• Juhlalliset virtuaalikokoukset: Jotta tiimihenki säilyisi fyysisestä etäisyydestä huolimatta, suosittelemme juhlallisten virtuaalikokousten järjestämistä. Ne voivat vahvistaa sosiaalista yhteenkuuluvuutta ja lisätä tiimin motivaatiota.

Joustavat aikataulut juhlakauden aikana

Koska joulun aikaan on niin paljon henkilökohtaisia menoja, joustavuus työajoissa on ratkaisevan tärkeää, jotta tiimin jäsenten yksilölliset tarpeet voidaan täyttää. Seuraavassa on joitakin parhaita käytäntöjä joustavien aikataulujen laatimiseen, joissa otetaan huomioon juhlahenki:

• Henkilökohtaiset järjestelyt: Kannusta tiimiäsi tekemään yksilöllisiä järjestelyjä tiimin jäsenten välillä joustavampien työaikojen mahdollistamiseksi. Tämä voi tarkoittaa sitä, että jotkut tiimin jäsenet aloittavat työnsä aikaisin aamulla ja lopettavat sen aikaisin, kun taas toiset aloittavat myöhemmin ja työskentelevät sitten pidempään.
• Ennakkosuunnittelu: Erityisesti silloin, kun projektit ulottuvat lomien yli, tärkeät välitavoitteet on täytettävä ajoissa tai projekti on saatava päätökseen vielä tänä vuonna, kannattaa pyytää tiimin jäseniä tekemään suunnittelua jo varhaisessa vaiheessa. Näin juhlapyhien sitoumukset voidaan ottaa huomioon etukäteen.
• Selkeä viestintä saatavuudesta: Joustavilla työajoilla varmistetaan, että tiimin jäsenet ilmoittavat saatavuudestaan. Näin kaikki osapuolet tietävät, milloin joku on käytettävissä ja milloin ei. Näin vältetään väärinkäsitykset ja edistetään avoimuutta tiimin sisällä. Yhteinen kalenteri voi auttaa säilyttämään yleiskuvan koko ajan, erityisesti suuremmissa tiimeissä.
• Joustavat tauot ja vapaa-aika: Anna tilaa joustaville tauoille ja vapaa-ajalle, jotta tiimin jäsenet voivat nauttia juhlatunnelmasta. Tämä auttaa vähentämään stressiä ja ylläpitämään motivaatiota.
• Tiimin koordinointi: Kannusta tiimin koordinointia sen varmistamiseksi, että joustavammat työajat eivät johda erimielisyyksiin tai riitoihin. Koordinoidun aikataulun ansiosta tiimi voi jatkaa tehokasta työskentelyä yhdessä.

Viivästysten ja määräaikojen kanssa selviäminen

Kaikista tähän mennessä mainituista toimenpiteistä huolimatta juhlakauden aikana voi ilmetä paljon odottamattomia haasteita, jotka voivat johtaa projektin viivästymiseen. Fiksut strategiat ja avoin viestintä ovat välttämättömiä, jotta näihin tilanteisiin voidaan puuttua ennakoivasti ja välitavoitteet voidaan silti saavuttaa:

• Realistinen suunnittelu: Joulukausi tulee joillekin ihmisille joka vuosi yllättäen. Siihen on kuitenkin helppo varautua. Siksi juhlakaudet kannattaa ottaa huomioon mahdollisimman varhaisessa vaiheessa projektia suunniteltaessa, jotta voit varautua mahdollisiin viivästyksiin. Jos asetat realistiset tavoitteet joululle jo vuoden alusta alkaen, voit välttää pettymykset ja työskennellä silti tuottavasti.
• Aseta tehtävät tärkeysjärjestykseen: Määrittele kriittiset tehtävät ja välitavoitteet, jotka on ehdottomasti saavutettava juhlakauden aikana. Ne kannattaa asettaa tärkeysjärjestykseen, jotta tiimi voi keskittää resurssinsa olennaisiin asioihin.
• Avoin viestintä: Myös tässä asiassa avoin viestintä on äärimmäisen tärkeää. Kerro mahdollisista viivästyksistä ajoissa ja avoimesti tiimillesi ja kaikille sidosryhmille. Näin voitte etsiä ratkaisuja yhdessä ja kehittää vaihtoehtoisia strategioita. Samalla voit toivoa sidosryhmien ymmärrystä, jos määräaikaa ei voida noudattaa.
• Määräaikojen mukauttaminen: Tarvittaessa määräaikoja on mukautettava muuttuneiden työolojen huomioon ottamiseksi. Nämä mukautukset tulee tehdä yhdessä tiimin ja sidosryhmien kanssa, jotta yhteisymmärrys saadaan aikaan. Parhaimmankin suunnittelun jälkeen voit joutua tekemään mukautuksia, jos esimerkiksi juhlakauden aikana tiimin jäseniä on vähemmän käytettävissä ja toiset ovat poissa sairauden vuoksi.
• Joustavuus tavoitteiden asettamisessa: Varsinkin vuodenvaihteen tienoilla jäykistä tavoitteista kiinni pitäminen voi johtaa turhautumiseen, kun taas pieni joustavuus helpottaa sopeutumista odottamattomiin olosuhteisiin. Kannusta tiimiäsi asettamaan joustavia tavoitteita, jotka jättävät tilaa mukautuksille.

Tiimin motivaation ja yhteenkuuluvuuden lisääminen

Juhlien ja pohdiskelevan tunnelman keskellä on tärkeää ylläpitää ryhmähenkeä ja motivaatiota. Tiimin yhteenkuuluvuus on tärkeä tekijä, kun halutaan pysyä tuottavana juhlakauden aikana. Samalla juhlatunnelma ja vuodenvaihde tarjoavat hyvän tilaisuuden juhlia menneitä onnistumisia ja vahvistaa tiimin yhteenkuuluvuutta.

• Juhlava tiimitoiminta: Järjestä juhlallisia tiimitapahtumia, virtuaalisia tai paikan päällä, positiivisen ilmapiirin luomiseksi. Yhteinen jouluillallinen tai vierailu joulumarkkinoilla vahvistaa tiimihenkeä ja edistää keskinäistä ymmärrystä. Myös virtuaaliset pelit, yhteinen ruoanlaitto tai lahjojen vaihto voivat vahvistaa ryhmähenkeä ja luoda juhlatunnelmaa.
• Tunnustus ja arvostus: Osoita arvostusta jokaisen tiimin jäsenen ponnisteluille erityisesti juhlakauden aikana. Henkilökohtaisella tunnustuksella ja pienillä arvostuksen osoituksilla voi olla suuri vaikutus, ne voivat lisätä sitoutumista ja varmistaa, että tiimisi nauttii työskentelystä myös tänä aikana.
• Joustavuus työajoissa: Jos mahdollista, salli joustavuus työajoissa yksilöllisten sitoumusten huomioon ottamiseksi. Tämä ele osoittaa ymmärrystä tiimin jäsenten tarpeita kohtaan ja edistää myönteistä työympäristöä.
• Selkeä viestintä tavoitteista: Kerro tiimin yhteisistä tavoitteista juhlapyhien aikana. Yhteinen käsitys prioriteeteista helpottaa yhteistyötä ja antaa tiimille selkeän suunnan.

Yhteenveto

Erityisesti juhlakauden aikana projektinhallinta kohtaa ainutlaatuisia haasteita, jotka edellyttävät huolellista suunnittelua ja joustavia strategioita. Joustavuuden, avoimen viestinnän ja tiimisi jäsenten yksilöllisten sitoumusten tasapainottamisen avulla voit pysyä tuottavana myös tänä aikana. Kiinnittämällä huomiota projektien edistymisen lisäksi myös tiimin hyvinvointiin ja yhteenkuuluvuuteen voit luoda positiivisen ja motivoituneen ilmapiirin ja nauttia juhlahengestä. Tämä aika ei siis ole vain tilaisuus työskennellä tehokkaasti, vaan myös vahvistaa ryhmähenkeä ja päättää vuosi positiivisesti.

Lisätietoja myPARM-projekti- ja portfolionhallintaohjelmistosta:

Haluaisitko tutustua myPARMiin demoesityksessä? Siinä tapauksessa voit varata ajan tapaamiseen vaikka samantien!