Excel im Projektmanagement – sinnvoll oder nicht?

Was spricht für die Nutzung von Excel und wann sollte man es nicht verwenden?

Wofür wird Excel im Projektmanagement genutzt?

 Da Excel ein sehr flexibles Programm ist, wird es auch im Projektmanagement für unterschiedliche Zwecke verwendet.

• Aufgabenlisten lassen sich schön in einer Excel-Tabelle erfassen. Auch der Status der verschiedenen Aufgaben, Termine und Kommentare können über Excel erfasst werden.
• Für Checklisten bietet sich Excel ebenfalls an.
• Die Kernfunktion von Excel ist aber natürlich die Tabellenkalkulation. Sie ist sehr gut dafür geeignet, Daten zu filtern und zu analysieren. Auch für die Visualisierung dieser Daten kann Excel sehr hilfreich sein. Das hilft Projektleitern beim Reporting, dem Projektstatus oder auch der Budgetplanung.
• Bei der Kommunikation mit externen Projektmitarbeitenden kann die Verwendung von Excel sinnvoll sein, um ihnen den für sie relevanten Teil des Projektplans zur Verfügung zu stellen. So können sie die ihnen zugeteilten Aufgaben abhaken sowie ihre Stunden zuordnen.

Schwierigkeiten mit Excel im Projektmanagement

1. Übersichtlichkeit

Bei einfachen Projekten bietet Excel eine gute Übersichtlichkeit. Je komplexer aber ein Projekt ist, umso schwieriger wird es, in Excel die Übersicht zu behalten. Der Projektplan wird zu gross, um gut dargestellt zu werden, und für verschiedene Daten werden unterschiedliche Tabellenblätter benötigt, zwischen denen die Nutzer wechseln müssen. Ausserdem genügen einfache Listen nicht mehr, sondern es muss mit Pivot-Tabellen und Makros gearbeitet werden. Das erfordert viel Zeit und Energie – und vor allem jemanden, der sich sehr gut mit diesen Funktionen auskennt. Da ausser dem Ersteller dann kaum jemand diese Daten überblicken kann, entstehen so häufig ungenutzte Datengräber und Wissensinseln – verbunden mit den Risiken von Prozessineffizienz sowie Verlust bei Personalwechsel.

 2. Teamarbeit

Über eine Cloud oder den internen Unternehmensserver können inzwischen auch mehrere Personen gleichzeitig an einem Excel-Dokument arbeiten. Das macht die Teamarbeit schon deutlich leichter als zu Zeiten, in denen man jeweils die neueste Version einer Datei per E-Mail verschicken musste. Trotzdem ist die Zusammenarbeit im Team noch nicht ideal, da es in beispielsweise Excel keine Möglichkeit gibt Personen über Zuweisungen zu benachrichtigen. Dadurch entsteht ein grosses Fehlerpotential. Schwerwiegender ist jedoch, dass eine solche Zusammenarbeit grosse Disziplin von allen Beteiligten erfordert. Denn sobald auch nur ein einziges Teammitglied sich die Datei lokal abspeichert und sie verändert, kann ein Chaos mit verschiedenen Versionen entstehen, das der Projektleiter dann ausbügeln muss. Und was passiert, wenn der Kollege mit der aktuellen Version der Datei plötzlich ausfällt?
Auch der Umgang mit Zugriffsrechten ist in Excel nicht optimal geregelt. Zwar können Dateien und Tabellenblätter geschützt, sowie Zellen gesperrt werden. Eine Möglichkeit, dies für einzelne Mitarbeiter oder Rollen festzulegen, gibt es aber nicht.

3. Zeitaufwand

Die Erstellung von simplen Listen geht in Excel schnell und einfach. Sobald aber komplexere Projekte abgebildet werden sollen, wird die Erstellung entsprechender Dateien schnell sehr zeitaufwändig. Sobald sich dann am Projektplan etwas ändert, müssen die Details händisch angepasst und aktualisiert werden. Dazu kommt noch, dass Excel keine Schnittstellen zu anderen Systemen hat, sodass die notwendigen Daten automatisch übertragen werden können. Die Eingabe der Daten benötigt also sehr viel Zeit. Zudem ist die manuelle Datenpflege auch noch sehr fehleranfällig: Ein Zahlendreher, eine Eingabe im falschen Format, eine versehentlich gelöschte Zelle oder Formel und schon stimmen die Daten nicht mehr. Die Fehlersuche in umfangreichen und unübersichtlichen Pivot-Tabellen kann schnell einmal zur Suche nach der sprichwörtlichen Nadel im Heuhaufen werden.

 4. Projektspezifische Funktionen

Um Projekte optimal abwickeln zu können, braucht es einige projektspezifische Funktionen, z. B:

• Zeit- und Spesenerfassung
• Abhängigkeiten von Arbeitspaketen
• Zuweisung von Aufgaben
• Multi-Projektmanagement und Programmanagement

Als Tabellenkalkulationsprogramm sind solche Funktionen in Excel allerdings nicht vorgesehen. Natürlich können Sie beispielsweise Arbeitspakete zuweisen, indem Sie sie mit dem Namen des zuständigen Mitarbeitenden versehen. Bei komplexen Projekten führt dies aber schnell zu Verwirrung – insbesondere, wenn Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Aufgaben bestehen oder sich die Zuständigkeit ändert. Das alles zu koordinieren und von Hand in die Listen einzutragen, ist nicht effizient und zudem fehleranfällig.

5. Reporting

Auch das Reporting, die Paradedisziplin, für die Excel sehr häufig genutzt wird, ist nicht immer einfach. Um Projekte effektiv zu steuern, sollten Projektmanager nämlich auf jederzeit aktuelle Daten zugreifen können, um daraus schnell Berichte zum aktuellen Projektstatus zu erstellen. Nur so können sie auf Änderungen flexibel reagieren und Risiken vorbeugen. Noch nicht aktualisierte oder fehlerhafte Daten sind hierbei ein grosses Problem. Zudem kann Excel Daten zwar schön visuell darstellen, aber es muss sich zunächst jemand die Zeit dafür nehmen, diese Berichte zu erstellen. D.h. die Daten müssen formatiert, bearbeitet, aktualisiert und überprüft werden.

6. Nachvollziehbarkeit

Die Versionierung und das Dokumentenmanagement sind in Excel ebenfalls schwierig. Zwar kann man im Dateinamen auch eine Version angeben, aber eine geänderte Anforderung zu dokumentieren wird schon schwierig. Sie können den Autor, das Änderungsdatum und den -grund notieren, aber sobald Sie beispielsweise ein E-Mail Ihres Kunden dazu abspeichern möchten, ist Excel nicht mehr geeignet.

Warum wird Excel trotzdem häufig verwendet?

• Excel wird in den meisten Unternehmen standardmässig zur Verfügung gestellt. Daher muss kein zusätzliches Tool angeschafft werden, wenn Excel gleich noch zum Projektmanagement verwendet wird. Ausserdem wird davon ausgegangen, dass jeder Mitarbeiter Excel zumindest grundlegend beherrscht.
• Bei kleinen Projekten und in kleinen Unternehmen macht es durchaus Sinn, mit Excel als Projektmanagement-Tool zu starten. Allerdings wird in vielen Unternehmen dann der Zeitpunkt verpasst, auf eine besser geeignete Software umzusteigen. Häufig wird schlichtweg keine Notwendigkeit zum Umstieg gesehen, weil Excel in der Vergangenheit gute Dienste geleistet hat und man die Alternativen, bzw. ihr Potential, nicht kennt. „Das haben wir doch schon immer so gemacht,“ ist dann ein Totschlagargument gegen jegliche Änderung.
• Wir erleben auch häufig, dass nicht umgestellt wird, weil davon ausgegangen wird, dass ein Wechsel sehr zeitaufwändig und zudem mit hohen Kosten verbunden ist. Das dafür nötige Budget und vor allem die nötige Zeit sind meist nicht vorhanden. 

Wann man wechseln sollte

Excel hat viele Möglichkeiten, aber um sie vollständig auszuschöpfen, ist viel Arbeit und Disziplin notwendig. Bei wenig komplexen Projekten mit wenigen Abhängigkeiten, einer kurzen Dauer und einem kleinen Team ist dieser Aufwand vertretbar und noch zu meistern. Sobald die Komplexität aber grösser wird, sodass die Pflege Ihrer Projektunterlagen in Excel zu einer eigenständigen Aufgabe wird, ist es Zeit, sich nach einer passenden Projektmanagement-Software umzusehen.

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