Riesgos en la gestión de proyectos

Cómo afrontar los riesgos de la mejor manera posible para que su proyecto tenga éxito

¿Qué son los riesgos y su gestión en el proyecto?

En gestión de proyectos, un riesgo es un acontecimiento de ocurrencia incierta que tiene consecuencias negativas para el proyecto. Esto contrasta con las oportunidades cuya aparición también es incierta pero cuyas consecuencias son positivas.
Un proyecto puede estar expuesto a diversos riesgos:

La gestión de riesgos es la identificación y el análisis tempranos de tales riesgos potenciales. Esto permite adoptar una estrategia de riesgos y definir contramedidas para evitar el fracaso del proyecto y garantizar el mejor resultado posible. Dado que los proyectos cambian a lo largo de su ejecución, pueden surgir riesgos o aprovecharse oportunidades, la gestión de riesgos es un proceso iterativo. Esto significa que, durante la ejecución del proyecto, debe comprobarse periódicamente si los riesgos identificados siguen correspondiendo a la realidad, reevaluarlos y ajustar las medidas en consecuencia.

¿Cuándo necesito una gestión de riesgos?

Si sólo ejecuta proyectos pequeños y manejables con pocos riesgos, probablemente baste con discutir los posibles riesgos con los miembros de su equipo. En el caso de operaciones más complejas que impliquen a muchas partes y una gran cantidad de trabajo, o en el caso de proyectos que impliquen un gran riesgo financiero, merecerá la pena una buena gestión del riesgo.
En la gestión de riesgos, la industria también desempeña un papel importante. Las industrias muy reguladas o arriesgadas, como las finanzas, o las que conllevan un nivel muy alto de responsabilidad, como la aviación, la automoción o la construcción, necesitan una buena gestión del riesgo.

El proceso de gestión de riesgos

Una buena gestión de riesgos empieza en la fase de planificación del proyecto. De este modo, podrá identificar con antelación los posibles riesgos y sus consecuencias, y controlarlos durante el transcurso del proyecto. Así evitará sorpresas desagradables incluso antes del inicio del proyecto. Además, cuanto antes se aborde un riesgo en el proyecto, más barato y eficaz suele ser.

1. identificar los riesgos

El primer paso en la gestión de riesgos es hacer una lista de todos los riesgos potenciales. Para identificar los riesgos, existen diversas posibilidades y técnicas:

• Listas de control
• Lluvia de ideas
• Entrevistar a expertos
• Evaluación de proyectos anteriores
• Cuestionarios
• Utilización de catálogos de riesgos
• uvm.

A menudo se recurre a una combinación de las distintas opciones para identificar el mayor número posible de riesgos. También es importante incluir el mayor número posible de experiencias y perspectivas diferentes. Por ello, la identificación de riesgos suele hacerse en grupo. No obstante, cabe esperar que en cualquier momento surjan riesgos no reconocidos.
A continuación, resume los riesgos identificados en un registro de riesgos. Esto le ayudará en el siguiente paso a determinar cómo de alta es la probabilidad de ocurrencia, cuáles serán las consecuencias o impactos si el riesgo ocurre, y qué prioridad se le da por tanto al riesgo. Además, este documento ayuda a la comunicación, por ejemplo con las partes interesadas.

2. realizar un análisis de riesgos

El siguiente análisis consiste en asignar una importancia a los riesgos identificados en el proyecto. Para ello, se evalúan, por ejemplo, en función de su probabilidad de ocurrencia, así como de la gravedad de los daños en caso de que se produzca el riesgo. Se tienen en cuenta las repercusiones financieras, cualitativas y temporales. A continuación, los riesgos se clasifican en distintos niveles, por ejemplo «bajo», «medio» y «alto». Alternativamente, se calculan las cifras de prioridad del riesgo, por ejemplo el producto de la probabilidad estimada de ocurrencia y la cuantía de los daños. De este modo, se puede crear una escala cuantitativa en la que el porcentaje indica el grado de importancia del riesgo. Con un valor del 100%, el riesgo es un resultado seguro que se producirá y, por tanto, se fija como condición marco para el proyecto.
En ambos casos, sin embargo, la evaluación se basa en gran medida en su experiencia e intuición. Por lo tanto, también es útil hablar de ello con su equipo y así contemplar los riesgos desde distintos ángulos.

3. ponderación de los riesgos

En el siguiente paso, se ponderan y priorizan los riesgos. Para un análisis más detallado, existen diversas técnicas, como la simulación de Montecarlo para recorrer distintos escenarios mediante un generador aleatorio, el diagrama de tornado para visualizar los impactos estimados o los árboles de decisión para acotar las posibles medidas. Recomendamos elaborar una matriz de riesgos que muestre los riesgos activos en términos de impacto y probabilidad. Una matriz de este tipo le ayuda a comunicarse con el equipo del proyecto o las partes interesadas, así como a establecer prioridades y desarrollar estrategias y medidas contra los riesgos.

También es especialmente importante vigilar las posibles pérdidas financieras para poder amortiguarlas en caso de emergencia. Para ello puede utilizar el análisis EMV (Expected Monetary Value Analysis). El valor monetario esperado se especifica aquí utilizando métodos de cálculo de probabilidades.

VEM = probabilidad de riesgo en porcentaje * impacto financiero previsto

En el siguiente paso, el EMC le ayuda a deducir los márgenes de riesgo y decidir las medidas óptimas.

4. definir estrategias de riesgo y elaborar un plan de acción

Basándose en el análisis y la evaluación, ahora puede derivar medidas o paquetes completos de medidas para los riesgos. Al hacerlo, inicialmente se centrará en particular en los riesgos de alta prioridad.

• Los riesgos bajos no necesitan necesariamente medidas, pero puede bastar con tener en cuenta las posibles pérdidas, por ejemplo estableciendo provisiones o reservas para riesgos, o transfiriendo estos riesgos a otra parte, como una compañía de seguros.
• Para los riesgos medios, debe desarrollar medidas preventivas, así como planes de contingencia que se utilizarán en caso de emergencia. Debe vigilar estos riesgos durante el transcurso del proyecto y revisarlos periódicamente.
• Si los riesgos son elevados, debe tomar medidas inmediatas para evitar que se produzcan y reducir la probabilidad o el alcance de los daños resultantes. Adapte la planificación de su proyecto en consecuencia.

5. controlar los riesgos y reaccionar ante ellos

Los riesgos cambian en el transcurso del proyecto. Por ejemplo, puede producirse un riesgo, cambiar la probabilidad de que se produzca o la magnitud de los daños, añadirse nuevos riesgos o eliminarse riesgos concretos. Por lo tanto, es importante supervisar continuamente los riesgos, incluso durante la ejecución del proyecto, y actualizar periódicamente el registro de riesgos, la ponderación y el plan de acción. Además, debe revisarse el éxito de las medidas aplicadas. De ello pueden extraerse lecciones y, por ejemplo, las medidas que hayan tenido éxito pueden almacenarse en el catálogo de riesgos a modo de plantilla.
¿No puede controlar usted mismo todos los riesgos? A continuación, designe a los responsables de los riesgos, es decir, a los miembros del equipo encargados de vigilar riesgos concretos y que le notificarán los cambios o definirán y tomarán medidas en caso necesario.
En caso de que se produzca un riesgo en cualquier momento, puede recurrir a las medidas de emergencia previamente definidas y sacar así el máximo partido de la situación.

Conclusión

Una buena gestión de riesgos también forma parte de la planificación del proyecto. Esto le permite identificar los riesgos en una fase temprana e incluirlos en la planificación. De este modo, podrá evitar que se produzcan riesgos, mitigar los daños y reaccionar de forma competente en caso de emergencia.

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