Gestión de proyectos ABC: H de hito (análisis de tendencias)

Comprobar y evaluar el cumplimiento de los plazos de un proyecto

¿Por qué son importantes los hitos?

• Estructura: Los hitos estructuran un proyecto. Cada miembro del equipo del proyecto sabe qué puntos deben alcanzarse para completar el proyecto con éxito. De este modo, también tienen un efecto motivador en el equipo del proyecto.
• Control del proyecto: Los hitos ayudan a evaluar la puntualidad de un proyecto. Si un hito se alcanza en el momento previsto, el proyecto va por buen camino. Sin embargo, si resulta evidente que un hito no se alcanzará a tiempo, puede comprobar por qué es así y qué impacto tendrá en fases posteriores del proyecto. Así podrá reaccionar ante el retraso.
• Puntos de decisión: Los hitos pueden servir como puntos de decisión, por ejemplo, cuando en un momento determinado del proyecto hay que decidir si continuar o no. Por tanto, un hito puede marcar un punto en el que se reprograma el curso ulterior del proyecto, se eligen alternativas y se dan aprobaciones.
• Garantía de calidad: a través de hitos definidos, también se realizan comprobaciones periódicas durante el proyecto para garantizar que los resultados producidos también cumplen las especificaciones.

¿Qué hay que tener en cuenta al fijar los hitos?

• Duración: Un hito sólo debe servir como punto de control. Por lo tanto, no tiene duración.
• Redacción: Dado que una redacción imprecisa puede dar lugar a malentendidos, debes prestar atención a cómo nombras los hitos. Debe quedar claro qué es exactamente lo que hay que conseguir en este punto y qué pruebas hay de ello. Por ejemplo, el hito «Kick-off completado» puede documentarse con el acta de la reunión.
• Número: Suele haber al menos un hito para el inicio del proyecto y uno para cada una de las fases completadas del proyecto. Sin embargo, puede ser útil definir más hitos. Por lo tanto, un proyecto puede contener tantos hitos como considere útiles. Sin embargo, no hay que exagerar: no es necesario que todas las tareas se completen con un hito, ya que, de lo contrario, la gran cantidad de hitos podría ralentizar el proyecto.

¿Qué es el análisis de tendencias de hitos?

El análisis de la tendencia de los hitos (MTA) es un método para comprobar y controlar el cumplimiento de los plazos de los proyectos. Aquí, en momentos predefinidos de notificación de un proyecto, se consulta para cada hito cuándo puede alcanzarse o si ya se ha alcanzado. Estos datos se transfieren a un gráfico para que la progresión de las líneas de previsión muestre si es probable que un proyecto se complete en la fecha prevista.

Procedimiento y estructura de la ATM

1. fijar hitos y fechas de presentación de informes

El requisito previo para la ATM es, por un lado, hitos claramente definidos con plazos fijos. Por otro lado, también deben determinarse las fechas de presentación de informes, es decir, las fechas clave en las que debe realizarse una revisión de los hitos. Esto suele ocurrir antes de que empiece el proyecto, o antes de que se inicie una nueva fase del mismo.

2. crear el diagrama MTA

Ahora se crea un diagrama.

• En el eje x (horizontal) se introducen las horas de notificación
• En el eje y (vertical), introduzca las fechas previstas de los hitos.

3. inventario en el momento de la notificación

En las fechas de presentación de informes definidas, ahora se aclara en qué fecha es probable que pueda alcanzarse cada hito. A menudo, este balance se realiza en una reunión en la que, si es posible, participan todos los miembros del equipo responsables de un hito.

Al hacerlo, aclare las siguientes cuestiones:

• ¿Qué hitos se han alcanzado ya?
• ¿Ha habido dificultades o problemas desde la fecha del último informe?
• ¿Se han resuelto entretanto los problemas que existían en la fecha del informe anterior?
• ¿Qué esfuerzo queda por hacer para alcanzar un hito?
• ¿Es necesario aplazar la fecha prevista del hito? En caso afirmativo, ¿cuál es la nueva fecha?

Esta fecha prevista se transfiere al gráfico en el momento del informe.

4. interpretación de los resultados

Tras unas cuantas fechas de presentación de informes, surge una tendencia a partir de las diferentes fechas de cada hito. El director del proyecto tiene ahora la tarea de interpretar esta tendencia.

En el ejemplo anterior, estas interpretaciones básicas son posibles:

• La línea roja muestra un hito cuya fecha prevista no se ha desplazado en el transcurso del proyecto. El hito se alcanzó en la fecha prevista.
• El recorrido en zigzag de la línea azul muestra que una cita se ha aplazado con frecuencia. Esto indica que, en general, había mucha incertidumbre en las declaraciones de programación. Por lo tanto, hubo que retrasar y retrasar la fecha varias veces. Sin embargo, si un nombramiento se retrasó inicialmente, pero luego se volvió a adelantar, esto también indica que se detectaron problemas en una fecha del informe que se resolvieron posteriormente mediante contramedidas.
• La fuerte subida de la línea verde muestra que el plazo se planificó inicialmente con demasiado optimismo y, por tanto, no puede cumplirse. Además, aquí pueden haber surgido problemas o dificultades que obliguen a retrasar cada vez más el hito. Puede tratarse de la pérdida de recursos importantes, de una tarea que resulta ser mucho más compleja de lo previsto o de cuellos de botella en las entregas de un proveedor.
• Lo contrario ocurre con la línea amarilla: el rumbo siempre descendente indica que la planificación se hizo de forma demasiado pesimista y con unos topes demasiado grandes. La cancelación de tareas, una entrega más rápida o incluso una tarea más fácil de lo esperado pueden ser motivos para ello. Por lo tanto, este hito se alcanzará mucho antes de lo previsto. Pero lo que en principio suena muy bien también tiene su lado negativo, ya que, por ejemplo, los recursos no podrían planificarse de antemano de forma óptima ni distribuirse entre otras tareas.
• Distancia entre las líneas: Además de las tendencias reales de los hitos, también puede interpretarse la distancia entre ellos. Si la distancia se reduce, el tiempo disponible entre los hitos se acorta. Esto es especialmente importante cuando los hitos individuales son interdependientes.
• Combinación de varias líneas:
  • Si resulta evidente que todos o la mayoría de los hitos tienen que retrasarse al mismo tiempo, habrá que cuestionarlo urgentemente, porque probablemente haya dificultades con el equipo del proyecto. Ya sea porque no se ha dado al proyecto la prioridad necesaria, porque hay disputas o ambigüedades en el equipo o porque los plazos no se aceptan en general. En este caso, es necesario un análisis preciso para tomar contramedidas.
  • Si los plazos se mantienen inicialmente, pero a medida que se acerca su fecha de finalización se retrasan cada vez más, el proyecto también está en crisis y posiblemente nadie se sienta responsable de cumplir los plazos. En este caso, puede que se malgasten recursos innecesariamente y tenga sentido abandonar el proyecto por completo.

Desventajas de la ATM

• El análisis de la tendencia de los hitos no muestra dependencias entre hitos individuales. En particular, el camino crítico, que determina el retraso del calendario de todo el proyecto, no se asigna en el ATM.
• La interpretación del análisis de tendencias de los hitos es subjetiva y depende de la experiencia del gestor del proyecto. Por lo tanto, aunque la ATM es buena para obtener una visión general rápida. Sin embargo, si se va a trabajar con la interpretación, debe anotarse.
• Los hitos corren el peligro de despilfarrarse y de establecerse con fines puramente de control. En ese caso, puede ralentizar el avance del proyecto.

Ámbitos de aplicación

Los análisis de tendencias de los hitos ofrecen una buena visión general del cumplimiento de los plazos por parte del proyecto. Por eso suelen utilizarse en informes de situación que muestran el estado actual de un proyecto de forma muy resumida. Por ejemplo, pueden utilizarse para informar a clientes o superiores. Al mismo tiempo, la ATM puede servir para mantener al día a todos los miembros del equipo más allá de su propio trabajo, especialmente en proyectos de gran envergadura. Además, un ATM no debería faltar en ningún informe de finalización de proyecto, ya que no sólo aclara la detección más temprana de retrasos en el calendario, sino que también permite hablar de las contramedidas introducidas y sus efectos en el marco de las lecciones aprendidas.

Conclusión

Los hitos y el análisis de tendencias de hitos pueden ser herramientas importantes en el control de proyectos. No sólo proporcionan una visión rápida de la puntualidad de un proyecto. Especialmente los jefes de proyecto con mucha experiencia pueden interpretar el curso del análisis de tendencias de los hitos y obtener así importantes perspectivas para el curso ulterior del proyecto y derivar medidas.

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