Obeya en la gestión de proyectos: la colaboración redefinida

¿Qué es Obeyá?

Obeya, que significa «gran espacio» en japonés, es más que un simple lugar físico. Es un concepto que lleva la transparencia, la eficiencia y el trabajo en equipo a un nuevo nivel. Obeya tiene sus raíces en la filosofía lean y fue desarrollado originalmente por Toyota en la década de 1990. El concepto se originó como parte de Toyota Production Systems (TPS), cuyo objetivo es maximizar la eficiencia y minimizar el desperdicio.
La idea detrás de Obeya era crear un espacio centralizado donde toda la información relevante sobre un proyecto sea visible y accesible. En este espacio, los equipos se reúnen periódicamente para monitorear el progreso, identificar problemas y tomar decisiones rápidas. La proximidad física y la representación visual de los datos mejoran significativamente la comunicación y la colaboración. Obeya se puede utilizar no sólo para informar sobre el estado del proyecto, sino también para reuniones estratégicas, sesiones de planificación o resolución de problemas.
El espacio Obeya se utilizó por primera vez en el desarrollo del Toyota Prius para gestionar el carácter complejo e innovador de este proyecto. La implementación exitosa condujo a que el concepto se transfiriera a otras áreas y proyectos. Hoy en día, Obeya se utiliza en muchas industrias de todo el mundo para gestionar proyectos de manera más eficiente y promover el trabajo en equipo.

Ventajas de Obeya

Obeya ofrece una variedad de beneficios que pueden mejorar significativamente la gestión de proyectos. Por ejemplo, Obeya ayuda con la comunicación, ya que los miembros del equipo se reúnen periódicamente en la sala de Obeya para discutir el progreso y resolver problemas. La actualización continua de la sala y el diseño visual también favorecen la comprensión y el flujo de información dentro del equipo y garantizan una mayor transparencia. Al mismo tiempo, la disponibilidad constante de todos los datos necesarios y la estrecha colaboración en la sala significan que se pueden tomar decisiones bien fundadas rápidamente para que los problemas se puedan resolver de manera rápida, eficiente y orientada a resultados.

Montar una habitación Obeya

Antes de que puedas empezar con Obeya, primero es importante configurar el espacio para ello. Puede ser un espacio físico ubicado en el centro y lo suficientemente grande para acomodar a todos los miembros del equipo. Si esto no es posible, también puede ser una sala virtual. Sin embargo, hay que decir que Obeya funciona mejor cuando todos los empleados se reúnen en un solo lugar. Para configurar la habitación Obeya a la perfección, primero hay que definir para qué se va a utilizar, de modo que luego se pueda equipar la habitación de forma óptima con contenidos importantes. La sala suele dividirse según el ciclo PDCA. Esto significa que se divide en cuatro áreas: Plan (Planificar), Do (Hacer), Check (Verificar) y Act (Actuar). Sin embargo, las diferentes áreas deben adaptarse al propósito definido de la sala Obeya y a los requisitos respectivos. Puede ser que sea necesaria una división completamente diferente con más de cuatro áreas. Esto podría implicar, por ejemplo, contenidos como objetivos, estado del proyecto, gestión de tareas, medición del desempeño, gestión de riesgos o resolución de problemas y decisiones.
En cada una de estas áreas se visualiza toda la información necesaria para el paso respectivo en áreas planificadas o secciones de pared. Si se recorren estas áreas durante la reunión de Obeya, la información preparada se comparte y los participantes pueden llevar a cabo las acciones necesarias.

Contenidos clave

Cada una de las áreas debe presentar visualmente toda la información, hechos y cifras necesarios. En la gestión de proyectos, por ejemplo, esto se puede hacer utilizando cronogramas e hitos del proyecto, los indicadores clave de desempeño (KPI) más importantes, una descripción general de riesgos o protocolos de resolución de problemas y toma de decisiones. Estos se pueden agregar al área respectiva en pantallas digitales, carteles, etiquetas o incluso notas adhesivas y se pueden presentar como diagramas, infografías, gráficos de barras, hojas de ruta o recorridos de clientes, por ejemplo. Si también desea permitir que los participantes anoten pensamientos o soluciones sugeridas para el área respectiva, será útil proporcionar una pizarra o notas adhesivas adicionales.

Funciones en Obeya

• Obeya Master: El Obeya Master es un rol clave en la sala Obeya comparable al rol de un Scrum Master en equipos ágiles. Esta persona organiza la sala Obeya, dirige las reuniones, garantiza un proceso estructurado y que toda la información y visualizaciones necesarias estén disponibles. Este papel también suele ser asumido por el director del proyecto.
• Miembros del estudio: Los miembros del estudio son los miembros del equipo que trabajan habitualmente en la sala de Obeya y participan en las reuniones de Obeya. Pueden ser proveedores de información, tomadores de decisiones, miembros de un equipo de proyecto o expertos. Los miembros del estudio aportan información relevante, ayudan a resolver problemas e implementan las medidas decididas en la sala Obeya.

En la gestión de proyectos, un equipo de Obeya suele estar formado por el director del proyecto y su equipo central. Además, otras partes interesadas también pueden participar periódicamente para aportar información y estar informados sobre el proyecto al mismo tiempo. Dependiendo de las necesidades, también se puede recurrir a expertos técnicos para discutir temas específicos con ellos.

Obeya-Reuniones

Una vez que la sala esté equipada con toda la información necesaria y se haya invitado a todas las personas relevantes, se podrán iniciar las primeras reuniones. Se puede programar aproximadamente una hora para un recorrido por Obeya. Sin embargo, es importante celebrar estas reuniones con regularidad. Por lo tanto, dependiendo del proyecto, pueden realizarse una vez por trimestre, una vez por mes o una vez por sprint. Dependiendo de los requisitos del proyecto, también puede tener sentido celebrar breves reuniones diarias, semanales o ad hoc para discutir el estado actual y resolver problemas menores de inmediato.
En la primera reunión, el maestro de Obeya debe explicar los conceptos básicos, las reglas y el proceso para que todos los miembros del equipo comprendan el método. Luego, el maestro de Obeya guía a los participantes a través de las áreas individuales de la sala. Se presenta la información respectiva y, de ser necesario, se discute o se toman decisiones.

Ejemplo

En una distribución de sala basada en el ciclo PDCA, la primera sección, “Plan”, contiene, por ejemplo, los objetivos estratégicos y se presenta el equipo, los clientes o los clientes. En la sección “Hacer” se puede evaluar el estado actual del proyecto. La tercera sección, “Verificar”, compara los objetivos con la implementación para identificar desviaciones y resolver problemas, tomar decisiones y definir medidas en el cuarto paso, “Actuar”.

Conclusión

La Sala Obeya está revolucionando la gestión de proyectos al redefinir la transparencia, la eficiencia y la colaboración. La presentación visual de la información y la proximidad física de los miembros del equipo significa que las decisiones se toman más rápidamente y los problemas se resuelven con prontitud. Este enfoque, arraigado en una filosofía lean y probado en la práctica, permite a los equipos gestionar proyectos de forma más eficaz y mejorar continuamente.

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