Elegir el software de gestión de proyectos adecuado

Una guía para ayudarte a encontrar el software adecuado

¿Has decidido introducir un nuevo software de gestión de proyectos, por ejemplo, porque la gestión de proyectos en Excel te resulta demasiado ineficaz? Entonces aquí encontrarás una breve guía que te ayudará a elegir el software de gestión de proyectos adecuado.

7 pasos hacia el éxito con el software adecuado

1. analizar la situación actual y definir los requisitos

Como base para todo lo demás, deberías tomarte el tiempo necesario para analizar el estado actual de tu gestión de proyectos.

• ¿Cómo se planifican y gestionan actualmente los proyectos?
• ¿Qué procesos deben respetarse y cuáles podrían mejorarse?
• ¿Dónde puede o debe prestar apoyo el nuevo software?
• ¿Dónde hay dificultades? ¿Qué es lo que ya funciona de forma óptima?

Habla con los miembros de tu equipo, ya que a menudo tienen otros puntos de vista que aportar. Invítales a describir los problemas actuales en la gestión de proyectos, a describir casos de uso y a identificar áreas de mejora. Pregunta cuál es el planteamiento de un proyecto y de qué funciones no se puede prescindir. De este modo, puedes elaborar un catálogo de funciones y requisitos. Para evitar que este catálogo sea demasiado extenso, debes centrarte en qué requisitos son realmente necesarios y priorizarlos. Esto crea una lista con la que puedes comparar las distintas soluciones de software que aparecen a continuación.

2. aclarar los requisitos técnicos

Por supuesto, la infraestructura técnica existente también desempeña un papel importante a la hora de seleccionar la solución de software de gestión de proyectos adecuada para ti. Es mejor aclarar si el software debe instalarse en tu propio hardware (on-premise) o si puede utilizarse en la nube antes de iniciar tu búsqueda. También debes considerar qué interfaces con el software existente son necesarias. Si el software de gestión de proyectos va a utilizar datos de Excel o de tu sistema ERP, por ejemplo, o va a transferir datos específicos del proyecto a otros sistemas, debes saberlo de antemano.
La capacidad de tu departamento informático también es un factor importante aquí: ¿puede tu departamento informático hacer los ajustes necesarios en el propio software y tiene capacidad para ocuparse de la administración del software? ¿O sería mejor que el fabricante del software se hiciera cargo y tú alquilaras el software según el principio del Software como Servicio (SaaS)?

3. investigación de productos

Ahora puedes buscar soluciones adecuadas con tu catálogo de necesidades y los requisitos técnicos previos. Los portales de comparación y los estudios también pueden ayudarte en este sentido. Por ejemplo, puedes comparar programas en projektmagazin.de o en el estudio Barc y filtrar según los criterios que sean especialmente importantes para ti. Si tu equipo de gestión de proyectos trabaja según una metodología o norma específica, como PRINCE2, también puedes buscar específicamente software que lo soporte. Encontrarás lo que buscas en SERVIEW, por ejemplo.

4. software de prueba

Una vez que hayas encontrado algunas soluciones adecuadas que se ajusten a tu perfil de requisitos individuales, puedes celebrar citas iniciales de presentación con los fabricantes para hacer preguntas abiertas y poner a prueba las posibles soluciones mediante proyectos de prueba. Las pruebas en condiciones reales de trabajo son importantes, ya que es la única forma de saber si los miembros de tu equipo se llevan bien con el programa.
Los proyectos piloto son especialmente útiles en este caso: El software de gestión de proyectos puede adaptarse a tus necesidades individuales en cuanto a procesos, designaciones, máscaras de entrada y otras visualizaciones, de modo que puedas aumentar significativamente la aceptación de todos los usuarios para el uso del nuevo software. Importando los datos existentes o mapeando algunos proyectos concretos, el programa informático puede probarse en condiciones realistas tras una breve introducción inicial. Asegúrate de que dispones de tiempo suficiente para esta fase (unos dos o tres meses) y deja que participen en la prueba los futuros usuarios clave del software, para reunir información suficiente sobre la posterior aceptación del usuario y asegurarte de que la solución de software elegida también es fácil de usar. También es posible que en esta fase te des cuenta de que ninguna de las opciones se ajusta a tus necesidades o de que has priorizado las necesidades equivocadas. En estos casos, debes revisar tu catálogo de necesidades e iniciar una nueva búsqueda de productos.

5. estimar el esfuerzo y los costes de aplicación

Antes de decidirte por una solución, debes calcular los costes que te supondrá cada opción. Puedes obtener una oferta específica del fabricante. También debes aclarar con qué rapidez podría introducirse el software correspondiente en tu equipo, es decir, cuándo podrá todo el equipo trabajar productivamente con él. Esto incluye no sólo el tiempo que el fabricante o tu departamento informático necesita para personalizar el software y proporcionar interfaces, por ejemplo, sino también el tiempo necesario para formar a tus empleados. A menudo, el fabricante puede ayudarte con una estimación inicial basada en su experiencia, o incluso puede darte una garantía sobre los costes y el tiempo de implantación.

6. selección

Ahora compara las distintas opciones y decide una solución. También deberías implicar a todas las personas clave en este paso para tomar la mejor decisión posible y aumentar la aceptación del nuevo software por adelantado.

7. aplicación

Una vez tomada la decisión, hay que implantar el programa informático. Para evitar que la introducción fracase, ahora debes concentrarte en aumentar la aceptación de los usuarios. Si ya has incluido de antemano a los usuarios más importantes en tu decisión, aquí ya has hecho mucho. No obstante, muestra claramente a todos los usuarios cómo el nuevo programa les facilita el trabajo diario y cuáles son sus ventajas. Para ello, puede ser útil definir usuarios clave que reciban una formación especialmente intensiva en el uso del software. Estos usuarios clave pueden entonces apoyar y motivar a todos los demás usuarios.

El programa informático de gestión de proyectos myPARM

Cada departamento de una empresa tiene sus propias necesidades. Esto suele dar lugar a soluciones aisladas dentro de una empresa, que se utilizan en un departamento pero no tienen sentido en otros. En este caso, puede tener sentido elegir una solución completa como nuevo software o integrar la nueva solución en el entorno del sistema existente. myPARM es una solución tan completa que no sólo ofrece varios módulos en el ámbito de la gestión de proyectos, que puedes combinar según tus necesidades individuales. Con sus numerosas interfaces, el programa también puede integrarse de forma flexible en tus sistemas existentes. Además, myPARM incluye numerosas funciones de apoyo, como la gestión de documentos, la gestión de riesgos y oportunidades y la personalización.
Si inicialmente sólo necesitas una solución menos completa, puedes utilizar módulos individuales del programa y dejar otros ocultos. Gracias a la gran flexibilidad de myPARM, el programa puede crecer con tus necesidades. Si lo deseas, puedes incluso utilizar el software de gestión o el nuevo módulo BI además de las funciones de gestión de proyectos.

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