Gestión de proyectos ABC: B de Business case

¿Qué es un estudio de viabilidad?

Un caso empresarial es un documento o presentación que expone la justificación económica y los beneficios de un proyecto. Un estudio de viabilidad es una parte esencial del inicio de un proyecto y se utiliza para convencer a los responsables de la toma de decisiones de la conveniencia de emprender un proyecto concreto. En resumen, el estudio de viabilidad responde a la pregunta crucial: ¿por qué debemos ejecutar este proyecto?
Además, el caso empresarial -y su(s) actualización(es)- constituye una base esencial para la gestión del cambio.

¿Por qué es necesario un estudio de viabilidad?

• Justificación de la oportunidad de negocio: Un caso de negocio proporciona la base para justificar la necesidad de un proyecto o idea de negocio. Explica por qué debe iniciarse el proyecto explicando de forma comprensible la oportunidad de negocio que presenta.
• Toma de decisiones: El argumento empresarial desempeña un papel crucial en la toma de decisiones de las empresas. Al analizar hechos y datos, proporciona una base racional sobre la que los directores generales y los responsables de la toma de decisiones pueden decidir con conocimiento de causa qué proyectos abordar o priorizar y cuáles no. Al exponer la lógica empresarial, los beneficios esperados y los costes del proyecto, permite seleccionar los mejores proyectos y asignar los recursos con sensatez.
• Priorización de proyectos: En las empresas suele haber más proyectos e ideas que recursos disponibles. Aquí también entra en juego el argumento comercial. Ayuda a priorizar los proyectos en función de su importancia estratégica y potencial empresarial. Se da prioridad a los proyectos que prometen mayores beneficios a un coste razonable, mientras que los proyectos menos prometedores pueden aplazarse o rechazarse.
• Asignación de recursos: Las empresas sólo disponen de recursos limitados. Por tanto, uno de los objetivos centrales del estudio de viabilidad es también garantizar una asignación eficaz de los recursos. Esto no sólo afecta a los medios financieros, sino también al personal, el tiempo y otros recursos. La presentación clara de costes y beneficios en el caso empresarial facilita la asignación de recursos al proyecto al mostrar qué proyecto promete los mayores beneficios con un uso adecuado de los recursos.
• Transparencia y comunicación: El estudio de viabilidad también sirve como herramienta de comunicación para explicar de forma clara y comprensible las razones por las que se inicia el proyecto. Esto fomenta la transparencia dentro de la empresa y facilita la cooperación entre los distintos departamentos y equipos. Un estudio de viabilidad bien presentado permite al personal comprender la visión y la justificación económica del proyecto propuesto.
• Gestión de riesgos: al incluir un análisis de riesgos en el estudio de viabilidad, los posibles retos y riesgos se identifican en una fase temprana. Esto permite planificar medidas adecuadas de mitigación de riesgos e integrarlas en el plan de negocio. De este modo, se pueden minimizar de antemano los problemas inesperados durante la ejecución del proyecto.
• Evitar malas inversiones: Sin un caso de negocio, existe el riesgo de que se inviertan recursos en proyectos que no ofrecen un beneficio claro a la empresa. El caso empresarial ayuda a evitar esas malas inversiones justificando el proyecto y evaluando el ROI (retorno de la inversión) previsto.
• Medir el éxito: Una vez aprobado y puesto en marcha un proyecto, el estudio de viabilidad también sirve como punto de referencia para supervisar y medir el progreso del proyecto y los beneficios reales en comparación con las expectativas originales. Esto permite una mejora y adaptación continuas durante el proyecto y después. Una vez finalizado el proyecto, los beneficios reales pueden compararse con las previsiones del estudio de viabilidad.

Componentes de un estudio de viabilidad

Los componentes de un caso empresarial son cruciales para demostrar exhaustivamente la justificación empresarial de un proyecto. A continuación se detallan los componentes más importantes de un estudio de viabilidad:

• Resumen ejecutivo: La primera sección del caso empresarial ofrece una visión general breve y concisa de todo el contenido. Un resumen ejecutivo suele contener la información más importante, como la finalidad del proyecto, los beneficios previstos y los costes.
• Justificación empresarial: Esta parte del caso empresarial explica la justificación empresarial del proyecto y, por tanto, incluye información sobre por qué es necesario el proyecto y cómo contribuye a la consecución de los objetivos estratégicos de la empresa. El contenido de esta sección suele ser una descripción detallada del problema, una breve presentación de las distintas opciones y sus repercusiones, y las hipótesis formuladas.
• Descripción del proyecto: Esta sección describe el proyecto en sí, incluyendo su nombre, objetivos, resultados esperados y características principales. Por ello, esta sección ofrece una visión general del proyecto. Además, suele contener un calendario aproximado del proyecto, los hitos, el tiempo previsto para el inicio y el final del proyecto, y cuándo es probable que se obtengan los beneficios esperados. En esta sección también se identifican las principales partes interesadas y se explican sus preocupaciones e intereses en relación con el proyecto.
• Análisis coste-eficacia:
  Para poder relacionar los costes y beneficios del proyecto entre sí, también suele formar parte del estudio de viabilidad un análisis de rentabilidad. Esto incluye un análisis de beneficios, un análisis de costes y una evaluación financiera.
  • Análisis de beneficios: Esta sección presenta los beneficios previstos del proyecto. Por ejemplo, aumento de las ventas, ahorro de costes, mejora de la eficiencia, mayor satisfacción del cliente u otros beneficios empresariales. El análisis de beneficios debe ser cuantitativo y cualitativo.
  • Análisis de costes: Aquí se enumeran todos los costes estimados del proyecto, incluidos los costes iniciales, los costes de funcionamiento corrientes y las inversiones realizadas durante el proyecto.
  • Evaluación financiera: En esta parte se evalúan los resultados financieros del proyecto, incluido el rendimiento de la inversión (ROI), el potencial de beneficios y otros parámetros financieros.
• Análisis de riesgos: En esta sección se identifican y evalúan los posibles riesgos asociados al proyecto. Además, suele incluir planes con medidas para mitigar o gestionar los riesgos.
• Alternativas y opciones: Aquí se muestran y analizan varias alternativas al proyecto. Esto puede ayudar a garantizar que se selecciona la mejor solución.
• Recomendaciones y conclusiones: Al final del caso empresarial, se formulan recomendaciones claras para la aceptación o el rechazo del proyecto. Esto debe hacerse basándose en la información presentada en las secciones anteriores.

Creación de un estudio de viabilidad

La elaboración de un estudio de viabilidad requiere un planteamiento estructurado que garantice la recopilación y presentación minuciosas de toda la información pertinente.

1. inicio e idea del proyecto

Empieza por identificar claramente la idea del proyecto. Esto puede hacerse mediante estudios de mercado, consultas de clientes, evaluaciones internas de necesidades u otras fuentes. Asegúrese de que comprende perfectamente el desencadenante del proyecto y la necesidad empresarial asociada.

2. análisis de las partes interesadas

Identifique a los principales interesados en el proyecto, tanto internos como externos. Entender sus expectativas, requisitos y preocupaciones sobre el proyecto.

3. fijar los objetivos del proyecto

Defina objetivos de proyecto claros y específicos. Éstos deben ser mensurables, alcanzables, pertinentes y programados (criterios SMART). Los objetivos del proyecto deben estar estrechamente vinculados a los objetivos estratégicos de la empresa.

4. análisis de beneficios

Describa detalladamente los beneficios previstos del proyecto. Esto puede incluir el aumento de los ingresos, el ahorro de costes, la mejora de la eficiencia, una mayor satisfacción del cliente y otros beneficios. Intente cuantificar estos beneficios tanto cuantitativa como cualitativamente.

5. análisis de costes

Calcule los costes del proyecto con la mayor precisión posible. Hay que tener en cuenta los costes iniciales, los costes de funcionamiento, las inversiones necesarias y los posibles costes de seguimiento. Es importante tener en cuenta todos los factores de coste.

6. análisis de riesgos

Identifique los posibles riesgos y retos asociados al proyecto. Evalúe su probabilidad, así como el daño potencial que se produciría si se materializara un riesgo. Planificar medidas para mitigar o gestionar los riesgos.

7. alternativas y opciones

Investigar distintas soluciones o alternativas al proyecto. Compare las ventajas, desventajas e impacto empresarial de cada opción. Justifique por qué la solución elegida es la mejor opción.
Por lo general, tiene a su disposición al menos tres opciones diferentes:

• No realizar el proyecto
• Aportar una solución al problema original con el mínimo esfuerzo
• Ejecutar el proyecto

8. marco temporal

Elabore un calendario aproximado para el proyecto, que incluya los principales hitos y el tiempo previsto para el inicio y el final del proyecto. Considere las posibles dependencias de otros proyectos o factores externos.

9. valoración financiera

Realizar una evaluación financiera para calcular el ROI, el rendimiento de la inversión y otros parámetros financieros. Muestre cómo afectará el proyecto a los resultados financieros de la empresa.

10. supuestos y dependencias

Enumere todos los supuestos utilizados en la preparación del estudio de viabilidad e identifique las dependencias de otros proyectos y factores externos.

11 Recomendaciones y conclusiones

Basándose en los pasos anteriores, formule recomendaciones claras para la aceptación o el rechazo del proyecto. Justifique sus recomendaciones basándose en la información disponible y demuestre cómo el proyecto aportará beneficios a la empresa.

12. documentación y presentación

Asegúrese de que la justificación económica esté cuidadosamente documentada. Cree un documento claro y fácil de entender. Prepare también una presentación para exponer los resultados del caso empresarial a los responsables de la toma de decisiones.

13. revisión y aprobación

El estudio de viabilidad debe ser revisado y aprobado por los responsables de la empresa. Esto puede requerir un procedimiento de aprobación formal antes de que el proyecto se ponga en marcha oficialmente.

La creación de un caso empresarial requiere una cuidadosa investigación, análisis de datos y un razonamiento claro. Un caso empresarial bien estructurado es una herramienta crucial para la toma de decisiones y el inicio de proyectos en las empresas.

Retos y buenas prácticas

Crear un estudio de viabilidad es un paso importante para iniciar con éxito un proyecto. He aquí algunos de los retos más comunes que puede encontrar durante el proceso de creación y las mejores prácticas para superarlos:

Desafíos:

1. Datos e información insuficientes: Obtener datos precisos y completos para el análisis de beneficios y costes puede resultar difícil, sobre todo si el proyecto es novedoso.
2. Incertidumbre y riesgos: Predecir la evolución y los acontecimientos futuros está plagado de incertidumbre. Los riesgos también pueden ser difíciles de cuantificar.
3. Supuestos y estimaciones: Los casos empresariales suelen basarse en supuestos y estimaciones que pueden cambiar en el transcurso del proyecto.
4. Complejidad: En el caso de los proyectos complejos, elaborar un estudio de viabilidad puede resultar difícil, ya que hay que tener en cuenta muchas variables y factores al mismo tiempo.
5. Resistencia al cambio: Puede haber resistencia a los nuevos proyectos, sobre todo si repercuten en los procesos y estructuras existentes.

Buenas prácticas:

1. Obtención de datos: invierta tiempo y recursos en la obtención de datos e información precisos. Los estudios de mercado, la evaluación comparativa y las consultas a expertos pueden ser de gran ayuda.
2. Gestión de riesgos: Llevar a cabo un cuidadoso análisis de riesgos y elaborar planes para mitigarlos. Muestre en el caso de negocio cómo abordará las incertidumbres y los riesgos.
3. Análisis de escenarios: considerar diferentes escenarios y desarrollos para minimizar el impacto de la incertidumbre en el caso empresarial. Esto puede ayudar a desarrollar planes de acción alternativos.
4. Actualización periódica: actualice el estudio de viabilidad a medida que avance el proyecto para reflejar los cambios y progresos. Mantenga también actualizados los supuestos y las estimaciones.
5. Comunicación clara: comunique los beneficios del proyecto y la justificación empresarial de forma clara y eficaz a todas las partes interesadas para conseguir apoyo y comprensión.
6. Compromiso de las partes interesadas: Implique a los principales interesados desde el principio, pídales su opinión y aprobación. Esto puede reducir la oposición al proyecto.
7. Expertos externos: Para proyectos complejos, no dude en recurrir a expertos o consultores externos que le ayuden a construir el caso empresarial con su experiencia.

Gestión y actualización del estudio de viabilidad

Un estudio de viabilidad no es un documento estático. Más bien requiere una gestión y actualización continuas para garantizar que siga siendo pertinente y significativo durante la ejecución de un proyecto. Por tanto, no sólo sirve para iniciar un proyecto, sino que también puede aplicarse durante su ejecución y finalización.

• Seguimiento del proyecto: Una vez iniciado el proyecto, hay que seguir cuidadosamente su evolución. Esto incluye el seguimiento de hitos, costes, consumo de recursos y otros factores relevantes. Compare periódicamente el progreso real con los valores previstos en el estudio de viabilidad para asegurarse de que la ejecución de su proyecto avanza según lo previsto.
• Revisar los supuestos: Revise periódicamente las hipótesis formuladas en el estudio de viabilidad original. Si las circunstancias cambian o se dispone de nueva información, estas hipótesis deberán ajustarse en consecuencia. Esto puede repercutir en las previsiones del estudio de viabilidad.
• Actualización de los datos financieros: Los datos financieros del estudio de viabilidad también deben actualizarse. Así podrá comparar los costes o ingresos reales con las previsiones del plan de negocio. Esto permite calcular con precisión el ROI y otros ratios financieros.
• Gestión de riesgos: El análisis de riesgos también debe actualizarse y evaluarse periódicamente para determinar si los riesgos identificados se han producido, si ha cambiado su probabilidad de ocurrencia o si han surgido nuevos riesgos. Además, compruebe la eficacia de las medidas de reducción de riesgos introducidas.
• Comunicación con las partes interesadas: Mantén a las partes interesadas informadas del progreso del proyecto y de cualquier cambio en el plan de negocio. Esto ayuda a generar confianza y a mantener el apoyo de las partes interesadas.
• Ajuste de los objetivos del proyecto: Puede ocurrir que durante la ejecución de un proyecto cambien las circunstancias empresariales o se fijen nuevos objetivos estratégicos. En tales casos, puede ser necesario ajustar los objetivos del proyecto en el estudio de viabilidad para garantizar que el proyecto sigue contribuyendo a la consecución de los objetivos.
• Actualización del calendario: Haga un seguimiento del calendario del proyecto y ajústelo si es necesario. Esto puede ser necesario debido a retrasos, plazos acelerados o cambios en el alcance del proyecto.
• Revisión y aprobación periódicas: En los proyectos a muy largo plazo, el estudio de viabilidad debe ser revisado y actualizado de nuevo por los responsables de la toma de decisiones periódicamente, por ejemplo anualmente o cuando se produzcan cambios significativos en el proyecto o en el entorno empresarial. Así se garantiza que el proyecto siga cumpliendo los objetivos empresariales.

El caso empresarial en PRINCE2

PRINCE2 (Proyectos en Entornos Controlados) es un método de gestión de proyectos ampliamente utilizado en diversas organizaciones e industrias. En el marco de PRINCE2, el caso de negocio se define como el documento que proporciona la justificación económica del proyecto. En él se exponen las razones del proyecto, sus objetivos y los beneficios esperados. El caso empresarial sirve así de documento central para convencer a la dirección y a las partes interesadas de que asignen los recursos necesarios al proyecto.
Por ello, PRINCE2 exige que cada proyecto comience con un estudio de viabilidad completo y aprobado. Esto significa que antes de que un proyecto se inicie oficialmente, debe prepararse un estudio de viabilidad que debe ser aprobado por los responsables pertinentes.
El caso de negocio según PRINCE2 suele incluir la siguiente información:

• Objetivo y alcance del proyecto
• Justificación empresarial y razones del proyecto
• Beneficios y ventajas previstas
• Costes y financiación del proyecto
• Análisis y evaluación de riesgos
• Calendario e hitos
• Supuestos y dependencias
• Recomendaciones de aceptación o rechazo del proyecto

También según PRINCE2, un caso de negocio no es un documento estático, sino que debe actualizarse y gestionarse periódicamente para garantizar que refleja las condiciones actuales del proyecto. Los cambios en el alcance, los costes o los beneficios previstos del proyecto deben trasladarse periódicamente al estudio de viabilidad.

El caso empresarial en la gestión ágil de proyectos

En la gestión ágil de proyectos, la atención se centra en la flexibilidad, la colaboración y la adaptación continua, lo que difiere de los métodos clásicos de gestión de proyectos. Así, en enfoques ágiles como Scrum o Kanban, la atención se centra en la entrega continua de productos o funciones valiosos. Por lo tanto, el uso de un caso empresarial formal en su forma clásica suele ser menos pronunciado o incluso opcional.

1. Principios ágiles: En los proyectos ágiles, las decisiones suelen tomarse basándose en principios y valores ágiles que hacen hincapié en la orientación al cliente, la colaboración en equipo y la adaptación receptiva. A diferencia de la planificación clásica de proyectos, a menudo no es necesario un estudio de viabilidad.
2. Enfoque ajustado: los métodos ágiles, especialmente Kanban, siguen un enfoque ajustado que pretende reducir los residuos y se centra en la mejora continua. En este contexto, la preparación de un estudio de viabilidad exhaustivo puede considerarse un despilfarro.
3. Valor empresarial: la gestión ágil de proyectos hace hincapié en la entrega continua de valor empresarial. Por eso, en lugar de crear un caso empresarial completo, el equipo debe centrarse en desarrollar continuamente productos o funciones y adaptarlos en función de las opiniones de los clientes y de las necesidades cambiantes del mercado.
4. Documentación informal: los proyectos ágiles suelen utilizar documentación informal como historias de usuario, backlogs de productos y hojas de ruta para comunicar el enfoque y las prioridades del proyecto. Estos documentos son más ligeros y flexibles que un caso empresarial tradicional.
5. Flexibilidad: los proyectos ágiles están diseñados para adaptarse a los cambios de requisitos y prioridades. Esto puede significar que los supuestos originales del estudio de viabilidad deban revisarse durante el proyecto.

Aunque en la gestión ágil de proyectos es menos habitual la presentación formal de casos empresariales, esto no significa que no se tengan en cuenta la justificación empresarial y el retorno de la inversión. En cambio, la comunicación de estos aspectos suele tener lugar de manera más informal y continua dentro del equipo. En algunas empresas también se utilizan métodos híbridos, que combinan métodos ágiles con enfoques tradicionales de gestión de proyectos. Especialmente en el caso de grandes proyectos que requieren grandes inversiones, un estudio de viabilidad puede ser útil en estos casos.

Conclusión

El caso empresarial es el componente clave para el éxito de los proyectos clásicos en la gestión de proyectos. Proporciona una base clara y racional para la toma de decisiones, la asignación de recursos y la medición del rendimiento. Creando, gestionando y actualizando cuidadosamente un estudio de viabilidad, las empresas pueden asegurarse de que sus proyectos están alineados con la consecución de sus objetivos estratégicos y de que aportan los beneficios empresariales esperados.

Más información sobre el software de gestión de proyectos y carteras myPARM:

¿Quiere conocer myPARM en una demostración? Entonces, ¡concierte ya una cita con nosotros!