Excel en la gestión de proyectos: ¿útil o no?

¿Cuáles son las ventajas de usar Excel y cuándo no hay que usarlo?

¿Para qué sirve Excel en la gestión de proyectos?

Como Excel es un programa muy flexible, también se utiliza para diversos fines en la gestión de proyectos.

• Las listas de tareas pendientes pueden registrarse en una hoja de cálculo de Excel. El estado de las distintas tareas, citas y comentarios también puede registrarse a través de Excel.
• Excel también es ideal para las listas de control.
• La función principal de Excel es, por supuesto, el cálculo en hojas de cálculo. Es muy adecuado para filtrar y analizar datos. Excel también puede ser muy útil para visualizar estos datos. Esto ayuda a los gestores de proyectos con la elaboración de informes, el estado del proyecto y la planificación presupuestaria.
• Cuando te comuniques con miembros externos del equipo del proyecto, puede ser útil utilizar Excel para proporcionarles la parte del plan del proyecto que sea relevante para ellos. Esto les permite marcar las tareas que se les asignan y distribuir sus horas.

Dificultades con Excel en la gestión de proyectos

1. claridad

Excel ofrece una buena visión de conjunto para proyectos sencillos. Sin embargo, cuanto más complejo es un proyecto, más difícil resulta mantener una visión de conjunto en Excel. El plan del proyecto se hace demasiado grande para mostrarse bien, y se necesitan diferentes hojas de cálculo para los distintos datos, entre las que los usuarios tienen que cambiar. Además, ya no basta con simples listas, sino que hay que utilizar tablas dinámicas y macros. Esto requiere mucho tiempo y energía, y sobre todo alguien que esté muy familiarizado con estas funciones. Como casi nadie, aparte del creador, tiene una visión de conjunto de estos datos, a menudo se crean minas de datos e islas de conocimiento sin utilizar, lo que conlleva riesgos de ineficacia de los procesos y pérdidas en caso de cambios de personal.

2. trabajo en equipo

Ahora varias personas pueden trabajar al mismo tiempo en un documento Excel a través de la nube o del servidor interno de la empresa. Esto facilita el trabajo en equipo mucho más que en los tiempos en que había que enviar la última versión de un archivo por correo electrónico. Sin embargo, la colaboración en equipo aún no es ideal, ya que no hay forma de notificar a los demás sobre las tareas en Excel, por ejemplo. Esto crea un gran potencial de error. Pero lo más grave es que esa cooperación exige una gran disciplina por parte de todos los implicados. Porque en cuanto un solo miembro del equipo guarda el archivo localmente y lo modifica, puede desatarse el caos con diferentes versiones que el gestor del proyecto tiene que limar después. ¿Y qué pasa si el colega con la versión actual del archivo falla de repente?
La gestión de los derechos de acceso tampoco está optimizada en Excel. Los archivos y las hojas de cálculo pueden protegerse y las celdas pueden bloquearse. Sin embargo, no es posible definirlo para empleados o funciones individuales.

3. gasto de tiempo

Crear listas sencillas es rápido y fácil en Excel. Sin embargo, en cuanto hay que cartografiar proyectos más complejos, la creación de los archivos correspondientes lleva rápidamente mucho tiempo. En cuanto algo cambia en el plan del proyecto, hay que ajustar y actualizar los detalles manualmente. Además, Excel no dispone de interfaces con otros sistemas para poder transferir automáticamente los datos necesarios. Por lo tanto, introducir los datos lleva mucho tiempo. El mantenimiento manual de los datos también es muy propenso a errores: un número transpuesto, una entrada en el formato incorrecto, una celda o fórmula borrada accidentalmente y los datos ya no son correctos. La resolución de problemas en tablas dinámicas extensas y confusas puede convertirse rápidamente en una búsqueda de la proverbial aguja en un pajar.

4. funciones específicas del proyecto

Algunas funciones específicas de los proyectos son necesarias para optimizar su gestión, por ejemplo

• Registro de tiempo y gastos
• Dependencias de los paquetes de trabajo
• Asignación de tareas
• Gestión de multiproyectos y gestión de programas

Sin embargo, como programa de hoja de cálculo, Excel no ofrece estas funciones. Por supuesto, puede asignar paquetes de trabajo, por ejemplo, etiquetándolos con el nombre del empleado responsable. En proyectos complejos, sin embargo, esto puede llevar rápidamente a la confusión, sobre todo si hay dependencias entre distintas tareas o si cambian las responsabilidades. Coordinar todo esto e introducirlo en las listas a mano no es eficiente y además es propenso a errores.

5. presentación de informes

La elaboración de informes, principal disciplina para la que se suele utilizar Excel, tampoco es siempre fácil. Para gestionar los proyectos con eficacia, los jefes de proyecto deben poder acceder en cualquier momento a datos actualizados para crear rápidamente informes sobre el estado actual del proyecto. Sólo así podrán reaccionar con flexibilidad a los cambios y prevenir los riesgos. Los datos que aún no se han actualizado o son incorrectos son un problema importante en este caso. Además, Excel puede visualizar los datos de maravilla, pero antes alguien tiene que dedicar tiempo a crear estos informes. Esto significa que los datos deben formatearse, editarse, actualizarse y comprobarse.

6. trazabilidad

El control de versiones y la gestión de documentos también son difíciles en Excel. Aunque también se puede especificar una versión en el nombre del archivo, es difícil documentar un requisito modificado. Puedes anotar el autor, la fecha y el motivo del cambio, pero en cuanto quieras guardar un correo electrónico de tu cliente, por ejemplo, Excel ya no sirve.

¿Por qué se sigue utilizando Excel?

• Excel se proporciona de serie en la mayoría de las empresas. Por lo tanto, no es necesario adquirir una herramienta adicional si Excel también se utiliza para la gestión de proyectos. También se supone que todos los empleados tienen al menos un dominio básico de Excel.
• Para proyectos pequeños y en empresas pequeñas, tiene mucho sentido empezar con Excel como herramienta de gestión de proyectos. Sin embargo, muchas empresas pierden la oportunidad de cambiar a un software más adecuado. A menudo la gente simplemente no ve la necesidad de cambiar porque Excel les ha servido bien en el pasado y no conocen las alternativas o su potencial. «Siempre lo hemos hecho así» es entonces un argumento demoledor contra cualquier cambio.
• También vemos a menudo que la gente no cambia porque supone que el cambio lleva mucho tiempo y también implica costes elevados. No se suele disponer del presupuesto ni, sobre todo, del tiempo necesarios.

Cuándo debe cambiar

Excel tiene muchas posibilidades, pero se necesita mucho trabajo y disciplina para aprovecharlas plenamente. Para proyectos menos complejos, con pocas dependencias, una duración corta y un equipo pequeño, este esfuerzo es justificable y aún manejable. Sin embargo, en cuanto la complejidad aumenta tanto que mantener los documentos del proyecto en Excel se convierte en una tarea en sí misma, es el momento de buscar un software de gestión de proyectos adecuado.

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