Die wichtigsten Berichte im Projektmanagement
So bekommen Sie den optimalen Überblick über Ihre Projekte
Es kann schwierig sein, den Überblick über Projekte zu behalten – insbesondere dann, wenn Sie gleichzeitig mehrere Projekte leiten oder die Projekte einen sehr grossen Umfang haben. Ein gutes Berichtswesen mit ausgeklügelten Reports zeigt Ihnen alle wichtigen Fakten zu Ihren Projekten klar aufbereitet auf einen Blick. So können Sie den aktuellen Status überblicken, Entscheidungen treffen und Stakeholder informieren.
Um Ihre Projekte erfolgreich zu leiten, benötigen Sie im Wesentlichen die folgenden fünf Berichte:
1. Portfoliobericht
Der Portfoliobericht hilft bei der Überwachung und Steuerung des Projektportfolios. Er fasst den aktuellen Status all Ihrer Projekte und Programme zusammen und vergleicht ihre Kennzahlen, wie beispielsweise die Performance und Zielerfüllung der Projekte. Da auf diese Weise alle Projekte parallel analysiert werden, können Sie die Projekte auch priorisieren und beispielsweise Unternehmensressourcen umschichten, um die Projekte insgesamt im Sinne Ihrer Unternehmensziele zu bearbeiten. Ein Projektportfoliobericht kann beispielsweise den Gesamtstatus Ihres Portfolios, den Zustand der einzelnen Projekte, die Einhaltung von Zeitplan und Budget sowie die Ressourcenauslastung enthalten.
2. Projektstatusbericht
Ein Projektstatusbericht gehört zum Standard im Projektmanagement. Mit diesem Bericht überblicken Sie den Status eines einzelnen Projektes zum Berichtszeitpunkt. Neben den allgemeinen Projektdaten enthält ein Projektstatusbericht in aller Regel:
- den zeitlichen Projektstand (Übersicht der Timeline)
- den Projektzustand
- Vergleiche von Basisplan, Plan- und Ist-Werten von Terminen, Arbeit und Kosten
- wichtige Meilensteine sowie Risiken und Änderungen
- qualitative Einschätzungen und Zusatzinformationen
Eine Projektmanagementsoftware liefert Ihnen in von Ihnen definierten Intervallen automatisch Projektstatusberichte. Zudem können Sie wichtige Kommentare zum Status hinzufügen und so weitere nützliche Informationen zur Verfügung stellen.
3. Ressourcenbericht
Insbesondere, wenn mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden und die Projektteams sehr gross sind, ist es von zentraler Bedeutung, einen Überblick über die vorhandenen Ressourcen zu behalten. So können Sie Überlastungen vermeiden, sicherstellen, dass die vorhandenen Ressourcen möglichst optimal genutzt werden, und neue Projekte einplanen. Im Falle von Personalressourcen können Sie mit einem Ressourcenbericht beispielsweise feststellen, ob noch Ressourcen für ein weiteres Projekt zur Verfügung stehen und ob einzelne Mitarbeitende zu viele oder zu wenige Aufgaben zugeteilt bekommen haben. Diese Auswertung hilft Ihnen also nicht nur beim Verständnis der Auslastung, sondern kann auch wichtige Erkenntnisse für die Planung weiterer Projekte oder für Reaktionsmöglichkeiten bei Problemen in Projekten liefern.
4. Risikobericht
Bei jedem Projekt gibt es Risiken, die den Projekterfolg gefährden können und die Sie daher im Blick behalten sollten. Ein Risikobericht fasst diese Risiken zusammen, zeigt ihre Eintrittswahrscheinlichkeit und ihre Bedeutung. So können Sie Massnahmen gegen diese Risiken ergreifen und deren erfolgreiche Umsetzung überwachen.
5. Finanzbericht
Damit Ihr Projekt auch finanziell zum Erfolg wird, sollten Sie schon während der Laufzeit einen Blick auf die Finanzen haben. Setzen Sie die angefallenen Kosten in Relation zum Projektfortschritt erkennen Sie schnell, ob Sie in das Projekt eingreifen müssen, weil es droht, das Projektbudget zu überschreiten. Eine gute Projektmanagementsoftware hilft Ihnen beim Erfassen der Arbeitszeiten und Ausgaben, sodass Sie jederzeit auf die aktuellen Gesamtkosten zurückgreifen können und diese mit den geplanten Kosten vergleichen können. Ausserdem können Sie beispielsweise eine Earned Value Analyse durchführen.
Fazit
Die Erstellung von Berichten ist für viele Projektleitende nicht die angenehmste Aufgabe und braucht einiges an Zeit. Dennoch ist sie für den Projekterfolg entscheidend. Damit alle Verantwortlichen und Teammitglieder sich einen Eindruck vom derzeitigen Stand verschaffen können, braucht es Berichte, die die wesentlichen Informationen übersichtlich zusammenfassen.
Mit einer Projektmanagementsoftware wird Ihnen die Erstellung von Projektberichten stark erleichtert, denn viele Berichte werden automatisch generiert und können bei Bedarf um Kommentare sowie qualitative Informationen, wie beispielsweise Prognosen, ergänzt werden. Am einfachsten ist die Berichtserstellung mit vorgefertigten Best-Practice Berichten. Sie können aber auch Berichte ganz nach Ihren individuellen Wünschen und Bedürfnissen gestalten.
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