4 Regeln für eine gute Führungskommunikation

Was ist die Schwierigkeit von Kommunikation?

Kommunikation im ursprünglichen Sinne ist der Austausch von Informationen. Der Psychologe und Kommunikationswisschenschaftler Paul Watzlawick prägte fünf Grundsätze, die in der Kommunikation gelten und uns helfen, Kommunikation sowie mögliche Missverständnisse zu erklären:

• Man kann nicht nicht kommunizieren.
  Kommunikation findet nicht nur mit Worten statt, sondern auch mit dem Verhalten, der Gestik oder Mimik und vielen weiteren Faktoren. Das bedeutet, dass zwei Menschen, die miteinander in Verbindung treten, unweigerlich kommunizieren, auch wenn sie schweigen. Kommunikation findet also sowohl verbal, als auch non-verbal statt. Das bedeutet, dass auch Faktoren wie beispielsweise der Kleidungsstil oder die Gestaltung eines Büros als Teil der Kommunikation angesehen werden können.
• Jede Kommunikation hat einen Inhalts- und einen Beziehungsaspekt, wobei letzterer den ersten bestimmt.
  Das bedeutet, ganz unabhängig vom ausgetauschten Inhalt der Kommunikation, gibt die Kommunikation auch Ausschluss über die Beziehung der kommunizierenden Menschen oder beeinflusst ihre Beziehung.
• Die Natur einer Beziehung ist durch die Interpunktion der Kommunikationsabläufe seitens der Partner bedingt.
  Dieser Grundsatz besagt, dass Menschen Kommunikationsabläufe unterschiedlich in Beziehung setzen, wodurch unterschiedliche Interpretationen entstehen können. So kann es beispielsweise sein, dass Sie schlechte Laune haben, weil ein Mitarbeitender Ihnen aus dem Weg zu gehen scheint. Der Mitarbeitende geht Ihnen jedoch vielleicht aus dem Weg, weil er denkt, dass Sie schlechte Laune haben.
• Menschliche Kommunikation bedient sich analoger und digitaler Modalitäten.
  Als analog gilt laut Watzlawick die Mimik, Tonalität und Gestik, als digital die Sprache an sich. Beide Aspekte tragen zur Gesamtbotschaft bei, müssen aber nicht zwangsläufig zusammenpassen. So können wir beispielsweise auf die Frage, wie es uns geht, mit „Gut“ antworten, während an unserer Mimik deutlich abzulesen ist, dass das nicht der Fall ist.
• Zwischenmenschliche Kommunikationsabläufe sind entweder symmetrisch oder komplementär.
  Menschen haben unterschiedliche Rollen oder Verhaltensweisen. Kommuniziert eine Führungskraft beispielsweise mit den Mitarbeitenden, findet die Kommunikation auf unterschiedlichen Ebenen statt (komplementär). Spricht die Führungskraft dagegen mit einem direkten Kollegen ist die Kommunikation symmetrisch. Dieser Kontext beeinflusst wiederum, wie die Kommunikation interpretiert wird.

Spätestes jetzt wird klar, dass das, was Sie kommunizieren wollen, unter Umständen völlig anders bei Ihrem Gegenüber ankommt. Vieles, was Sie vermitteln möchten, geht wahrscheinlich auf dem Weg von Ihnen zu Ihrem Gegenüber verloren. Dafür kommen dort vielleicht Dinge an, die Sie nicht beabsichtigt haben, zu kommunizieren, weil sie beispielsweise unbewusst durch Ihre Körpersprache oder die Umgebung übermittelt werden. Außerdem kann das, was Sie übermitteln wollen, fehlinterpretiert werden, Informationen können selektiv aufgenommen oder verfremdet werden. Sind Sie sich dessen jedoch bewusst, können Sie lernen besser zu kommunizieren. Die folgenden Tipps können Sie dabei unterstützen:

1. Zuhören und verstehen

Viele Führungskräfte tun eines besonders gerne: Reden! Doch auch wenn das zunächst falsch klingt, ist der wichtigste Punkt bei der Kommunikation das Zuhören. Kommunikation funktioniert nicht nur in eine Richtung und wenn Sie lernen, Ihren Mitarbeitenden genau zuzuhören, werden Sie sie und Ihren Kommunikationsstil schnell besser verstehen. Das hilft Ihnen später, Ihre eigene Kommunikation an die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden anzupassen.
Achten Sie daher darauf, dass Sie Ihre Mitarbeitenden stets ausreden lassen, oder Sie sich zurücknehmen, wenn ein sonst ruhigerer Mitarbeitender etwas sagen möchte. Auch Offenheit gegenüber den Mitarbeitenden und Ihren Themen ist wichtig. Befassen Sie sich also mit den Themen, die an Sie herangetragen werden, und versuchen Sie sie zu verstehen oder die Perspektive Ihres Gegenübers einzunehmen. So merken Ihre Mitarbeitenden, dass sie ernst genommen werden. Fragen Sie auch gerne nach, wenn Sie etwas nicht verstanden haben oder weitere Informationen benötigen.

2. Konsistent, glaubwürdig und transparent kommunizieren

Die Zeiten, in denen eine Führungskraft ohne jedwede Erklärung vorgab, was zu tun ist, sind definitiv vorbei. Vielmehr ist es wichtig, dass Mitarbeitende Ihren Führungskräften vertrauen können. Dafür braucht es eine gleichbleibende, offene und authentische Kommunikation. Folgende Regeln können Ihnen hierbei helfen:

• Rechtzeitig: Alle Informationen, die für die Arbeit benötigt werden, müssen rechtzeitig an Ihr Team oder einzelne Teammitglieder übermittelt werden. Verspätete Informationen können dafür sorgen, dass Tätigkeiten nicht oder nicht richtig ausgeführt werden können, oder dass unschöne Gerüchte oder Vermutungen entstehen.
• Timing: Manche Informationen müssen regelmäßig übermittelt werden. Achten Sie daher darauf, in regelmäßigen Abständen mit Ihrem Team zu sprechen, beispielsweise in einem wöchentlichen Teammeeting. Bei anderen Informationen kommt es auf das Timing an. Bearbeitet Ihr Mitarbeitender beispielsweise gerade eine konzentrationsintensive Aufgabe, bei der er nicht gestört werden möchte, ist Kommunikation über das nächste Projekt fehl am Platz. Fragen Sie sich daher, bevor Sie an jemanden herantreten, ob jetzt der richtige Zeitpunkt ist.
• Vollständig, aber prägnant: Manche Menschen tendieren dazu, einzelne Informationen zurückzuhalten oder sie nur Stück für Stück weiterzugeben. Das schafft aber häufig Unruhe und hält Mitarbeitende davon ab, Ihre Arbeit zu erledigen. Achten Sie daher darauf, dass Informationen, die Sie weitergeben, alle notwendigen Aspekte beinhalten und verschweigen Sie möglichst nichts. Schlagen Sie jedoch auch nicht ins Gegenteil um und belasten Sie Ihre Mitarbeitenden mit umfangreichen Informationen, die nicht oder noch nicht für ihren Arbeitsbereich relevant sind. Ansonsten könnten Sie die Mitarbeitenden von Ihrer Arbeit abhalten. Achten Sie darauf, Ihr Thema schnell auf den Punkt zu bringen.
• Wahr: Ihre Mitarbeitenden brauchen das Gefühl, dass Sie Ihnen vertrauen können. Daher ist es wichtig, dass Sie immer bei der Wahrheit bleiben. Viele Mitarbeitende merken intuitiv, wenn das nicht der Fall ist, weil Sie selbst unbewusst feine Signale, beispielsweise mit Ihrer Körpersprache, senden. Darunter leidet Ihre Glaubwürdigkeit.
  Unser Tipp: Halten Sie sich an Fakten, anstatt Ihre eigenen Interpretationen zum Besten zu geben. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden.
• Gegliedert und verständlich: Damit Informationen leicht verstanden und verarbeitet werden können, hilft es, sie zu strukturieren oder anschaulich darzustellen, beispielsweise in übersichtlichen Dashboards.
• Direkt: Manchmal tendiert man dazu, Worte einfach in den Raum zu werfen, beispielsweise in einem Teammeeting. Allerdings hat das Gesagte meist mehr Gewicht, wenn man andere direkt adressiert. Das kann über Blickkontakt geschehen, aber auch die Wortwahl ist hier entscheidend. Werden Aufgaben mit den Worten „man müsste…“ oder „wir müssen…“ verteilt, kann dazu führen, dass sich niemand direkt angesprochen oder für die Aufgabe verantwortlich fühlt. Dasselbe gilt auch für Lob. Zwar ist es wichtig, das ganze Team regelmäßig zu loben, dennoch sollten besondere Leistungen von einzelnen Mitarbeitenden nicht immer mit einem Lob an das ganze Team abgegolten werden. Auch wichtig ist, dass Formulierungen, die die Führungskraft miteinschließen, z. B. „wir haben einen großen Erfolg erzielt“, schnell so wirken, als ob die Führungskraft das Lob für sich selbst einheimsen möchte, während Kritik häufig an die Mitarbeitenden direkt vermittelt wird.

3. Zielorientierung und Ort der Kommunikation

Ist es Ihnen schonmal passiert, dass Sie sich im Laufe eines Gespräches gefragt haben, worauf Ihr Gesprächspartner eigentlich hinauswill? Bevor wir anfangen zu sprechen, wissen wir oftmals selbst gar nicht so genau, was wir übermitteln wollen. Gerade weil alles, was Sie als Führungskraft kommunizieren, auch falsch interpretiert werden kann, hilft es, wenn Sie sich vorher genau überlegen, was bei Ihrem Gegenüber ankommen soll. So können Sie das Gespräch erfolgreich lenken, sich deutlicher ausdrücken und Missverständnissen entgegenwirken. Das verhindert auch, dass Sie Dinge mehrfach erklären müssen. Denn kaum etwas ist für Mitarbeitende so langweilig, wie immer wieder „dieselbe alte Leier“ vom Vorgesetzten zu hören.
Wissen Sie genau, was Sie sagen möchten, können Sie auch viel einfacher festlegen, wo die Kommunikation stattfinden soll: Unter vier Augen, im nächsten Teammeeting, über den Firmenchat oder vielleicht in der Projektmanagementsoftware? Bei der Auswahl des Ortes ist wichtig, dass Sie sich dessen bewusst sind, dass es mehr Interpretationsspielraum gibt, je weniger direkt die Kommunikation stattfindet. So kann in einem E-Mail beispielsweise weder Körpersprache noch Tonalität vermittelt werden, sodass eine Nachricht falsch aufgenommen werden kann. Daher ist es beispielsweise oft besser, Kritik direkt unter vier Augen anzusprechen, während Aufgaben, insbesondere, wenn viele Details dafür übermittelt werden müssen, gerne schriftlich erfolgen können.

4. Nonverbale Signale

Ihre Gestik, Ihre Mimik und Ihr Tonfall machen einen Großteil der Kommunikation aus. Im Gegensatz zur Sprache sind diese Signale aber deutlich schwerer zu steuern. Daher kann es helfen, sich zumindest grundlegend mit dem Thema Körpersprache zu beschäftigen und auf Signale des eigenen Körpers zu achten, damit Ihre Botschaft nicht falsch interpretiert wird. Auch die Art, wie Sie etwas sagen, beeinflusst das, was beim Gegenüber ankommt. Ärgern Sie sich beispielsweise gerade über etwas, ist es daher wichtig, dass Sie sich zunächst beruhigen, bevor Sie mit jemandem sprechen. Da Ihr Gegenüber die Hintergründe Ihres Ärgers nicht kennt kann das, was zwischen den Zeilen vermittelt wird, sonst zu falschen Interpretationen führen.
Bonus- Tipp: Überprüfen Sie auch einmal kritisch, welche Signale Sie noch senden: Ist ihr Büro ordentlich organisiert oder stapeln sich dort Unterlagen, die eine Barriere zwischen Ihnen und Ihrem Gegenüber vermitteln? Was sagt Ihr Kleidungsstil aus? Passt es zu Ihnen, täglich Anzug zu tragen, oder möchten Sie Ihren Mitarbeitenden lieber leger auf Augenhöhe begegnen? Wie ist Ihre Körperhaltung? Strahlen Sie eventuell Nervosität oder Ablehnung aus? Insbesondere bei neuen Gesprächspartnern ist es sinnvoll, sich diese Fragen schon vor dem ersten Treffen zu stellen und sich entsprechend anzupassen. So gestalten Sie den entscheidenden ersten Eindruck erfolgreich.

Fazit

Wir alle kommunizieren und das die ganze Zeit über. Insbesondere als Führungskraft ist es aber wichtig, Missverständnisse und Fehlinterpretationen zu vermeiden. Daher sollte man sich mit dem Thema Kommunikation auseinandersetzen und die Grundlagen kennen.

Erfahren Sie mehr über dieFührungssoftware myPARM CorporateNavigator:

Sie möchten myPARM CorporateNavigator in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!