Zeitmanagement im Projekt: Getting Things Done

Wie Sie alle Aufgaben erledigen, ohne etwas zu vergessen

Was ist GTD?

Getting Things Done ist eine Selbstmanagement-Methode, die von David Allen entwickelt wurde. Dahinter steht das Prinzip, alle Aufgaben schriftlich in Listen festzuhalten, damit Sie den Kopf frei haben, um sich auf eine aktuelle Aufgabe zu fokussieren. Ausserdem soll auf diese Weise die Organisation und Strukturierung der Aufgaben vereinfacht werden. Selbstverständlich muss ein Grossteil Ihrer Aufgaben auch mit einem guten Selbstmanagementsystem noch von Ihnen selbst erledigt werden. Die GTD-Methode hilft Ihnen aber dabei, jederzeit einen Überblick über Ihre Aufgaben zu haben und steigert gleichzeitig Ihre Konzentrationsfähigkeit, weil Sie die einzelnen Aufgaben nicht alle im Kopf behalten müssen.

Die fünf Schritte

Schritt 1: Sammeln

Im ersten Schritt sammeln Sie sämtliche Aufgaben, Termine oder Ideen an möglichst einer oder nur wenigen zentralen Stellen. Allen nennt diese Stellen „Inbox“. So erhalten Sie eine Liste mit allen anstehenden To-Dos. Ob Sie diese To-Do-Listen analog, d. h. auf einem Stück Papier oder in einem Notizbuch, oder digital, z. B. im E-Mail-Postfach oder in einer Projektmanagementsoftware, anlegen, ist dabei ganz Ihrem persönlichen Geschmack überlassen. Wichtig ist nur, dass Sie jederzeit darauf Zugriff haben und Sie die Aufgaben mühelos erfassen können, sodass Sie aufkommende Aufgaben sofort notieren können.
Dieses Vorgehen erleichtert Ihre Arbeit sofort, weil Sie zukünftige Aufgaben aus dem Kopf haben, und hilft Ihnen dabei, nichts zu vergessen.
Unser Tipp: Aufgaben in einem Notizbuch abzuhaken tut zwar gut, digitale Notizen haben aber den Vorteil, dass das Löschen einfacher funktioniert und Sie die Aufgaben unkompliziert verschieben oder kopieren können. Zudem können Sie die Aufgaben auch mit Kollegen teilen, delegieren und wichtige Informationen, die zur Erledigung nötig sind, gleich hinterlegen. Hierzu eignet sich beispielsweise eine Projektmanagementsoftware.

Schritt 2: Bearbeitung der Aufgaben

Nach der Erfassung der Aufgaben folgt nun das Verarbeiten. In diesem Schritt überprüfen Sie alle Ihre Inboxen und sortieren die Aufgaben. Dazu werden zunächst drei wichtige Fragen gestellt:

• Um welche Art von Aufgabe handelt es sich?
  Hiermit entscheiden Sie, in welche Kategorie die Aufgabe später eingeordnet werden soll.
• Kann ich derzeit etwas erledigen?
  Werden Dinge nur zur Information an Sie herangetragen oder sind aktuell nicht relevant, können Sie sich entscheiden, ob Sie die dazugehörige Notiz entsorgen, ob Sie sie irgendwann noch brauchen könnten und sie daher als Referenzmaterial beispielsweise in einem Ordner archivieren, oder ob Sie sie auf die Liste „Irgendwann / Vielleicht“ setzen.
• Was ist der nächste Schritt?
  Gibt es aktuell eine Aufgabe zu erledigen, sollten Sie sich fragen, was genau der nächste Schritt ist. Wurde eine Aufgabe an Sie herangetragen, die nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt, sollten Sie diese an eine Person weitergeben, die dafür zuständig ist und diese Aufgabe in eine zusätzliche Warteliste mit allen delegierten Aufgaben überführen.
  Beachten Sie aber, dass Aufgaben, die weniger als zwei Minuten Zeit in Anspruch nehmen, sofort von Ihnen bearbeitet werden sollten, denn es würde mehr Zeit brauchen, Sie zu verwalten oder zu delegieren, als sie gleich selbst zu erledigen.
  Zudem ist es wichtig zu entscheiden, ob die Aufgabe nur einen Schritt benötigt, oder ob mehrere Schritte notwendig sind, um sie zu erledigen. Laut Allen ist alles, was mehrere Schritte benötigt, ein Projekt und Projekte werden im Anschluss in eine gesonderte Projektliste übertragen. Für die weitere Bearbeitung werden diese Projekte in einzelne Schritte unterteilt.

Unser Tipp: Um sich die Arbeit im Folgenden zu erleichtern können Sie in diesem Schritt bereits darauf achten, die Aufgabe richtig zu benennen und alle für die Bearbeitung notwendigen Informationen zu hinterlegen. Laut Allen ist es wichtig, jeder Aufgabe einen Titel zu geben, der sofort klar macht, was zu tun ist, ohne dass Sie darüber nachdenken müssen. Auch Kontextinformationen, wie beispielsweise Dokumente, Beteiligte, Statusberichte, Budgetinformationen oder auch die zugehörige Projektinitiative sollte bei der Aufgabe griffbereit abgelegt werden. Zudem können Sie in diesem Schritt Prioritäten festlegen und sich Fristen zu den Aufgaben notieren.

Schritt 3: Organisieren

Dieser Schritt überschneidet sich mit Schritt 2, denn es geht darum, alle Aufgaben zur weiteren Bearbeitung in vier verschiedene Listen zu sortieren:

• Kalender: In den Kalender tragen Sie alle anstehenden Termine ein.
• Projekte: Aufgaben, die in mehreren Schritten erfüllt werden müssen, kommen in die Projektliste. Von dort aus werden Sie in einem Projektplan in einzelne Schritte unterteilt und der jeweils nächste auszuführende Schritt in der Liste „Nächste Schritte“ notiert.
• Nächste Schritte: In diese Liste kommen alle Aufgaben, die erledigt werden müssen. Ist diese Liste sehr umfangreich, sollten Sie sie in sinnvolle Kategorien, die sogenannten Kontextlisten, unterteilen. Das können beispielsweise die Kategorien „Privat“ oder „Büro“ sein, aber auch „Telefonate“, „Besprechung mit XY“, „Projekt ABC“. Sortieren Sie die Aufgaben ausserdem gleich nach Priorität, sodass Sie auf einen Blick sehen, mit welchen Aufgaben Sie beginnen sollten.
• Warteliste: Alle Aufgaben, die Sie delegiert haben, kommen in diese Liste. So behalten Sie sie im Blick und können sich bei den entsprechenden Personen über den Arbeitsfortschritt informieren. Das ist insbesondere bei Projekten wichtig, bei denen Ihre nächste Aufgabe von der Fertigstellung der delegierten Arbeit abhängt.

Schritt 4: Durchsehen

Nur mit ausreichender Pflege ist GTD ein erfolgreiches System, das Ihre Produktivität steigert. Daher ist es wichtig, Ihre Inboxen und die verschiedenen Listen regelmässig zu überprüfen. Wir empfehlen, das zweimal täglich zu tun. Dazu kommt noch ein Wochenrückblick, in dem Sie nochmal Ihren Kopf leeren und alle Ideen oder Aufgaben notieren, die Inboxen bearbeiten und erledigte Aufgaben in Ihren Listen sowie Ihrem Kalender abhaken. So haben Sie einen guten Überblick darüber, was erledigt wurde, können überprüfen, ob nichts vergessen wurde oder liegengeblieben ist, und starten gut vorbereitet in die nächste Woche.

Schritt 5: Erledigen

In diesem Schritt geht es darum, die notierten Aufgaben abzuarbeiten. Es gibt keine Strengen regeln, die hierbei beachtet werden müssen, allerdings gibt Allen hierfür ein paar Tipps:

• Achten Sie auf die Priorität der Aufgaben: Müssen Aufgaben unbedingt sofort erledigt werden, sollten Sie sie möglichst nicht liegen lassen, um Aufgaben mit geringerer Priorität zu erledigen.
• Aufgaben mit demselben Kontext nacheinander erledigen: Um sich nicht auf jede Aufgabe neu einstellen zu müssen kann es helfen, Aufgaben, die denselben Kontext haben, nacheinander zu erledigen. Arbeiten Sie mehrere Aufgaben aus einem Projekt also gerne zusammen ab, bearbeiten Sie Ihre E-Mails alle an einem Stück oder erledigen Sie sämtliche Anrufe aus Ihrer Telefonatsliste nacheinander.
• Verfügbare Zeit bedenken: Wenn Sie nur wenig Zeit zur Verfügung haben, ist es nicht sinnvoll, eine Aufgabe zu beginnen, die mehr als die verfügbare Zeit in Anspruch nimmt, denn so müssten Sie sich irgendwann ein zweites Mal in die Aufgabe einarbeiten, um sie erledigen zu können. Achten Sie daher bei der Auswahl der aktuell zu bearbeitenden Aufgabe auf die Zeit, die Sie im Moment zur Verfügung haben.
• Verfügbare Energie beachten: Haben Sie morgens viel Energie, sind abends aber eher ausgelaugt, oder umgekehrt? Dann sollten Sie Ihre To-Dos entsprechend planen, sodass anspruchsvolle Aufgaben erledigt werden, wenn Ihnen die meiste Energie zur Verfügung steht. Oder können Sie sich momentan nicht motivieren, mit einer bestimmten Aufgabe anzufangen? Dann kann es helfen, zunächst eine Aufgabe mit einer geringeren Priorität zu bearbeiten, um in Stimmung zu kommen. Oder versuchen Sie, sich beispielsweise mit der Pomodoro-Technik zu motivieren.

Nachteile von GTD

• Die Einrichtung und Pflege von GTD ist zeitaufwändig
• Für Anfänger, die bisher nicht so gut organisiert sind, kann das System zu komplex sein
• Um Chaos zu vermeiden, muss die Vorgehensweise strikt eingehalten werden
• GTD hilft zwar bei der Strukturierung der Aufgaben, die Flexibilität bei der anschliessenden Erledigung der Aufgaben ist aber nicht jedermanns Sache

Für wen ist Getting Things Done geeignet?

Wer bereits sehr strukturiert arbeitet, regelmässig mit verschiedensten Aufgaben konfrontiert wird und gleichzeitig an verschiedenen Projekten beteiligt ist, kann mit der GTD-Methode seine Produktivität erhöhen. Bei sich wiederholenden Aufgaben und einer überschaubaren Anzahl an Projekten ist Getting Things Done allerdings schnell überdimensioniert. In diesem Fall sollte es ausreichen, regelmässig den Kalender zu pflegen und Aufgaben sowie Prioritäten in einer einfachen To-Do-Liste zu pflegen. Ausserdem sollte jemand, der die GTD-Methode nutzt, mit der Flexibilität bei der Erledigung der Aufgaben klarkommen oder, sofern das nicht der Fall ist, hierfür eine weitere Zeitmanagement-Methode anwenden, wie z. B. die Pomodoro-Technik, Timeboxing oder Timeblocking.

Fazit

Getting Things Done kann eine sehr hilfreiche Methode sein, um viele unterschiedliche Aufgaben zu strukturieren, Ihre Produktivität zu steigern und Fehler zu vermeiden. Nach dem anfänglichen Aufwand beim Einrichten der Methode wird sie mit etwas Übung schnell zur Gewohnheit.

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