So gelingt eine optimale Übergabe Ihrer Projekte

Entspannt in den Urlaub mit dem Wissen, dass Ihr Projekt in guten Händen ist

1. Vertretung festlegen

Ihre Aufgaben sollten während der Urlaubszeit von einer Vertretung übernommen werden. Während es in den meisten Abteilungen eines Unternehmens eine klare Regelung gibt, wer von wem vertreten wird, muss das in der Projektarbeit nicht so sein. Vielmehr benötigen Projekte eine Vertretung, die sich möglichst mit der Arbeit an Projekten und mit Ihrem speziellen Projekt schon auskennt. So vermeiden Sie, dass in Ihrer Abwesenheit aus Unwissenheit kritische Fehler passieren. Daher kann es sinnvoll sein, jemandem aus Ihrem Projektteam zur Vertretung zu bestimmen. Hat Ihre gewünschte Vertretung aufgrund von eigenen Aufgaben nicht ausreichend Zeit zur Verfügung, um all Ihre Aufgaben zu übernehmen, können Sie auch mehrere Vertreter für unterschiedliche Verantwortungsbereiche festlegen.
In jedem Fall ist es wichtig, dass Sie Aufgaben und Verantwortlichkeiten klar in Ihrem Projektteam kommunizieren.

2. Projekt übergeben

Erstellen Sie einen Überblick über den aktuellen Stand ihres Projektes. Darin sollten ausserdem folgende Punkte enthalten sein:

• derzeit offene Aufgaben und Punkte
• typische Probleme
• Prioritäten und verschobene Aufgaben
• wichtige Termine und Meilensteine
• aktuelle Risiken
• Vorgaben zu Besprechungen, Prozessen und Dokumentation
• Ansprechpartner und Verantwortlichkeiten

Diese Liste hilft Ihnen bei der eigentlichen Urlaubsübergabe. Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Urlaubsvertretung genau über das Projekt zu informieren und zu erklären, was Sie von ihr erwarten. Übergeben Sie dabei auch die zuvor angefertigte Übersicht, sodass Ihre Vertretung während des Urlaubs jederzeit nachsehen kann, ob das Projekt noch auf dem richtigen Kurs ist und ob alle wichtigen Punkte beachtet wurden. Vertrauen Sie aber auch auf die Fähigkeiten Ihrer Urlaubsvertretung: Es ist nicht nötig, dass Sie jeden Vorgang bis ins kleinste Detail planen. Gleichzeitig sollten Sie die Projektübergabe auch dazu nutzen, einen Termin für die Rückgabe des Projektes zu planen. So können Sie Ihr Projekt nach Ihrer Rückkehr in Ruhe wieder übernehmen und bekommen alle wichtigen Informationen von Ihrer Vertretung.

Folgende Punkte sollten Sie bei der Projektübergabe beachten:

• Strukturieren Sie die Übergabe: So vergessen Sie einerseits keine wichtigen Punkte und andererseits geben Sie Ihrer Urlaubsvertretung ein gutes Gefühl. Eine klare Struktur hilft Ihnen auch dabei, alle benötigten Informationen verständlich und transparent weiterzugeben.
• Kenntnisse beachten: Ihre Urlaubsvertretung ist ein Mitglied Ihres Projektteams? Super, denn dann müssen Sie nur die wichtigsten Besonderheiten erklären, auf die geachtet werden sollte. Kennt sich Ihr Gegenüber allerdings in Ihrem Projekt oder im Projektmanagement nicht so gut aus, sollten Sie alles ausführlicher erklären.
• Aufgaben selektieren: Um Ihre Vertretung nicht zu überfordern ist es sinnvoll, nur die Aufgaben zu übergeben, die in der Urlaubszeit unbedingt erledigt werden müssen. Bedenken Sie dabei, dass Ihre Vertretung auch eigene Aufgaben zu erledigen hat und wenig begeistert sein dürfte, wenn sie ausschliesslich mit Ihren Aufgaben beschäftigt ist. Verschieben Sie daher kleinere, aktuell weniger wichtige Aufgaben auf die Zeit nach Ihrem Urlaub.
• Berechtigungen prüfen: Klären Sie vor der Übergabe ab, ob Ihre Vertretung bereits alle nötigen Berechtigungen hat, um die Aufgaben in Ihrer Abwesenheit erfüllen zu können. Das können digitale Zugriffsrechte sein, wie beispielsweise auf Laufwerke, E-Mail-Postfächer oder Ihr Projekt in der Projektmanagementsoftware, aber auch generelle Berechtigungen, wie beispielsweise Zeichnungsbefugnisse. Sollten wichtige Berechtigungen fehlen, sollten Sie sich vor Ihrem Urlaub darum kümmern und Ihre Urlaubsvertretung über diese neuen Rechte informieren
• Fragen beantworten: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit, um alle Fragen Ihrer Urlaubsvertretung zu beantworten und Fragen Sie nach, ob noch Klärungsbedarf besteht. Auf diese Weise können Sie sicher gehen, dass alle wichtigen Punkte von Ihrem Gegenüber verstanden wurden.

Beim Zusammenstellen der nötigen Informationen für die Urlaubsübergabe kann eine Projektmanagementsoftware Ihnen wertvolle Dienste leisten. Hierin können Sie sowohl das ganze Projekt als auch einzelne Aufgaben überblicken. Wichtige Termine sind ebenso aufgeführt wie eventuelle Risiken. Zudem können Sie Dokumente und Informationen zu einzelnen Vorgängen hinterlegen. Das ist nicht nur für die Urlaubsübergabe eine hilfreiche Funktion. Vielmehr ist sie auch nützlich, wenn Ihre Vertretung während Ihrer Abwesenheit wichtige Informationen notiert, sodass Sie nach Ihrer Rückkehr den aktuellen Stand Ihres Projektes schnell überblicken können.

3. Stakeholder informieren

Ihre Urlaubsvertretung und Ihr Projektteam wissen bereits alles Notwendige. Nun sollten Sie noch alle weiteren Stakeholder über Ihre Abwesenheit und Ihre Urlaubsvertretung informieren. Um Missverständnisse und Ärgernisse zu vermeiden, sollten interne Abteilungen, Projektpartner, Kunden oder Lieferanten wissen, an wen sie sich während Ihrer Abwesenheit wenden können, und wann Sie zurückkehren. Sie haben mehrere Vertreter während der Urlaubszeit? Dann stellen Sie eine Liste mit den Kontaktdaten aller relevanten Ansprechpartner zusammen und senden Sie diese Liste den Stakeholdern.

4. Arbeitslatz vorbereiten

Insbesondere vor längeren Abwesenheiten sind die letzten Tage im Büro meist sehr hektisch. Allerdings sollten Sie trotzdem einige Zeit in die Vorbereitung Ihres Arbeitsplatzes investieren.

• Offene Aufgaben erledigen: Sie schieben kleine, weniger wichtige Aufgaben oder Dinge, die Sie nicht so gerne erledigen, schon länger vor sich her? Dann sollten Sie sich jetzt die Zeit nehmen, diese Aufgaben zu erledigen. So haben Sie während Ihres Urlaubes kein schlechtes Gewissen und nach Ihrer Rückkehr keine unnötig lange Liste an Aufgaben, die Sie zu erledigen haben.
  
• Postfach vorbereiten: Sollten Sie noch ungelesene E-Mails und offene Anfragen haben, dann wäre dies eine gute Gelegenheit, sich darum zu kümmern. Nach Ihrer Rückkehr wartet mit Sicherheit eine grosse Menge neuer Nachrichten darauf, gelesen und beantwortet zu werden. Ist Ihr Postfach vor dem Urlaub allerdings aufgeräumt, wirkt die Anzahl kleiner und weniger überwältigend. Bei dieser Gelegenheit können Sie auch gleich eine Abwesenheitsnotiz in Ihrem E-Mail-Programm einstellen.
  
• Telefon umleiten: Denken Sie, bevor Sie am Abend vor Ihrem Urlaub das Büro verlassen, auf jeden Fall daran, Ihr Telefon an Ihre Vertretung umzuleiten. Es ist empfehlenswert, während des Urlaubs nicht für Rückfragen zur Verfügung zu stehen, damit Sie sich optimal erholen können. Ist Ihr Projekt allerdings in einer kritischen Phase, können Sie Ihrer Vertretung Ihre Kontaktdaten mittteilen. In diesem Fall sollten Sie allerdings ganz genau definieren, wann und bei welchen Anliegen Sie kontaktiert werden dürfen, um zu verhindern, dass Ihr Telefon pausenlos klingelt und sie wegen Belanglosigkeiten angerufen werden.
• Aufräumen: Sicher möchten Sie nicht zu einem chaotischen Arbeitsplatz zurückkommen. Daher hilft es, wenn Sie vor Ihrem Urlaub Ihren Schreibtisch aufräumen. Da sich während Ihrer Abwesenheit unter Umständen viel Post auf Ihrem Schreibtisch ansammeln wird, werden nicht nur Ihre Kollegen einen ordentlichen Schreibtisch schätzen, sondern auch Sie werden sich nach Ihrer Rückkehr darüber freuen. Erledigen Sie also die Ablage, räumen Sie benutztes Geschirr weg und wischen Sie Ihren Schreibtisch sauber.
• Unser Tipp: Um zu vermeiden, dass sich Post und Dokumente ungeordnet auf Ihrem Schreibtisch sammeln, können Sie verschiedene Ablagekörbe aufstellen, beispielsweise für dringende Dokumente oder Dokumente zur Information. Das hilft Ihnen nach dem Urlaub, einen schnellen Überblick über die wichtigsten Punkte zu bekommen.

5. Urlaub geniessen

Auch wenn es manchmal schwerfällt: Ihr Urlaub ist zur Erholung da und genau dazu sollten Sie ihn auch nutzen. Sie sollten also weder per Telefon noch per E-Mail erreichbar sein und nicht ständig Ihre Nachrichten überprüfen oder beantworten. Mit grosser Wahrscheinlichkeit wird während Ihrer Abwesenheit nicht alles genau so verlaufen, wie Sie es sich gewünscht haben. Da Sie allerdings eine hervorragende Urlaubsübergabe gemacht haben, können Sie sich entspannen und darauf vertrauen, dass Ihre Vertretung und Ihr Projektteam eine gute Arbeit leisten wird.

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