Projektmanagement-ABC: Work Breakdown Structure (WBS)

Was ist eine WBS?

Die Work Breakdown Structure (WBS) ist ein fundamentales Werkzeug im Projektmanagement, das dazu dient, komplexe Projekte in überschaubare, hierarchisch strukturierte Einheiten zu zerlegen. Ursprünglich entstand die Idee der WBS im Rahmen des militärischen Projektemanagements während des Zweiten Weltkriegs. Dort wurde die „Program Evaluation and Review Technique“ (PERT) entwickelt, die den Grundstein für die WBS legte. In den 1950er Jahren wurde die WBS weiter verfeinert und fand schliesslich ihren Weg in zivile Projekte und Unternehmen.
Die WBS ermöglicht eine systematische Zerlegung eines Projektes in Unterprojekte, Phasen, Arbeitspakete und letztendlich bis auf die niedrigste Ebene der Aufgaben mit den sogenannten „Deliverables“. Diese klare Hierarchie bietet mehrere Vorteile im Projektmanagement. Zum einen erleichtert sie die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten erheblich, da die Komplexität der Projekte reduziert wird. So wird von Beginn an klar, was im Rahmen eines Projektes getan werden muss. Dabei wird die WBS in der Regel so angelegt, dass einzelne Ebenen, beispielsweise Arbeitspakete, zusammengefasst werden können, um Details ein- oder auszublenden. Zum anderen ermöglicht die WBS eine präzise Zuordnung von Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen für jede Ebene der Projektstruktur. So bildet sie auch eine bewährte Grundlage, um mit den Stakeholdern des Projektes zu kommunizieren.
Die WBS wurde im Laufe der Zeit zu einem international anerkannten Standard im Projektmanagement, der beispielsweise in den 80er Jahren von Organisationen wie dem Project Management Institute (PMI) weiterentwickelt und gefördert wurde. So ist die WBS heute ein unverzichtbares Instrument, das in verschiedenen Branchen und Sektoren eingesetzt wird, um eine systematische und effiziente Herangehensweise an komplexe Projekte zu gewährleisten.

Vorteile der WBS

• Effiziente Planung und Kontrolle: Die WBS ermöglicht eine detaillierte Planung und gute Übersicht, da das Projekt in klar definierte Phasen, Arbeitspakete und Deliverables unterteilt wird. Dadurch können Projektmanager und Teammitglieder den Fortschritt jeder Phase genau überwachen und sicherstellen, dass das Projekt im Zeit- und Kostenrahmen bleibt.
• Verbesserte Ressourcenallokation: Durch die klare Struktur der WBS ist es einfacher, Ressourcen auf spezifische Arbeitspakete zu verteilen. Dies trägt dazu bei, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass die verfügbaren Ressourcen effizient genutzt werden.
• Klare Verantwortlichkeiten: Die WBS definiert klare Verantwortlichkeiten für jedes Teammitglied in Bezug auf bestimmte Arbeitspakete oder Deliverables. Dies fördert eine effektive Teamarbeit und minimiert Verwirrung über Zuständigkeiten.
• Bessere Kommunikation: Die WBS dient als gemeinsames Kommunikationsmittel im gesamten Team und mit Stakeholdern. Die klare Struktur erleichtert die Verständigung über Projektziele, Fortschritt und Anforderungen.
• Risikominimierung: Durch die Identifikation von Arbeitspaketen und deren Beziehung zueinander ermöglicht die WBS eine gezielte Analyse von potenziellen Risiken. Dies trägt dazu bei, proaktiv Massnahmen zur Risikominimierung zu ergreifen.
• Bessere Kostenkontrolle: Die WBS erleichtert eine präzise Kostenkalkulation, da sie eine detaillierte Aufschlüsselung der Kosten für jedes Arbeitspaket ermöglicht. Dies hilft bei der genauen Budgetierung und Kostenkontrolle während des gesamten Projektes.
• Flexibilität bei Änderungen: Die WBS bietet eine flexible Struktur, die es ermöglicht, Änderungen im Projektumfang oder in den Anforderungen zu berücksichtigen. Dadurch kann das Projektteam schnell auf sich ändernde Bedingungen reagieren, ohne die Gesamtstruktur zu gefährden.
• Freigabe- und Genehmigungsprozesse: Außerdem bildet die WBS die Grundlage zur Definition von Freigabe- und Genehmigungsprozesse. Zum Beispiel für Projektphasen, für Objekte oder Produkte, sowie für die Planung und Überwachung von Qualitätszielen.

Wer sollte sie nutzen?

In kleinen Projekten wird die WBS selten genutzt, da diese Projekte auch ohne solch detaillierte Planung gut überblickt werden können. Natürlich sollten auch kleinere Projekte gut geplant und strukturiert werden, dies kann jedoch auch mit einfacheren Projektmanagementansätzen geschehen. Bei grösseren, komplexen Projekten kann die WBS aber zahlreiche Vorteile bieten, da man ohne eine gute Strukturierung des Projektes schnell den überblick verlieren kann. Zudem ist die WBS häufig ein wichtiger Bestandteil des Programmmanagements.
Unser Tipp: Nimmt das Balkendiagramm Ihres Projektes bereits mehr als zwei Bildschirmseiten ein, sollten Sie sich unbedingt überlegen, eine Work Breakdown Structure anzulegen. So wird das Projekt deutlich übersichtlicher. Zudem sollte eine WBS auf die für das Projektcontrolling und die Projektsteuerung notwendigen Elemente beschränkt werden. Zum Beispiel indem Arbeitspakete nicht in viele Aktivitäten unterteilt werden, wenn diese effizienter im Aufgabenmanagement gesteuert werden können. Zu viele Elemente in einer WBS verringern die Effizienz und Flexibilität hinsichtlich Überarbeitungen und Anpassungen.

Grundlegende Prinzipien der WBS

Einige der Grundprinzipien der WBS haben sich von Ihren Anfängen bis heute gehalten. Dies sind:

• Fragmentierung als wichtigstes Werkzeug: Die Zerlegung des Projektes in kleinere Einheiten ist die wichtigste Technik bei der Erstellung von Projektstrukturplänen.
• Hierarchische Struktur: Die WBS ist hierarchisch aufgebaut und unterteilt ein Projekt auf diese Weise in klar definierte Stufen und Unterebenen.
• Vollständigkeit und Einmaligkeit: Die WBS soll das gesamte Projekt abdecken und keine Lücken oder Überlappungen aufweisen. Jedes Element sollte klar und eindeutig einer bestimmten Ebene in der Hierarchie zugeordnet sein, um Vollständigkeit und Einmaligkeit sicherzustellen. Dabei ist es wichtig, dass keines der einzelnen Elemente mehr als einmal vorkommt.
• Trennung von Arbeitspaketen und Aktivitäten: Arbeitspakete sind die unterste Ebene eines Projektstrukturplans. Die tatsächlichen Arbeitsaufgaben eines Projektes werden diesen Arbeitspaketen zugeordnet, sind aber selbst kein Teil der WBS.

Die Bestandteile einer WBS

Die Bestandteile einer Work Breakdown Structure bilden das Grundgerüst, das komplexe Projekte in übersichtliche Teile zerlegt. Die WBS setzt sich aus drei Hauptkomponenten zusammen: Phasen, Arbeitspakete und Deliverables.

1. Phasen: Die oberste Ebene der WBS besteht aus den Projektphasen. Diese repräsentieren die Hauptstufen oder Meilensteine des Projektes. Phasen sind allgemeine Kategorien, die den Fortschritt und die Entwicklung des Projektes verdeutlichen. Beispielsweise könnten Phasen in einem Bauprojekt die Planungsphase, die Bauphase und die Abschlussphase sein. Diese Phasen dienen auch als Grundlage für Genehmigungsprozesse, wie Phasenabschluss und Phasenfreigabe.
2. Arbeitspakete: Unterhalb jeder Phase werden die Arbeitspakete definiert. Arbeitspakete sind spezifische Aufgaben oder Tätigkeiten, die erforderlich sind, um die jeweilige Phase abzuschliessen. Diese Elemente können weiter in kleinere, handhabbare Einheiten unterteilt werden. Im Kontext eines Bauprojektes könnte ein Arbeitspaket beispielsweise die Grundsteinlegung oder die Installation elektrischer Systeme sein.
3. Deliverables: Die unterste Ebene der WBS besteht aus den Deliverables, den konkreten Ergebnissen oder Produkten jeder Arbeitspaket-Ebene. Diese sind messbar und dienen als Überprüfungsgrundlage für den Projektfortschritt. Im Bauprojekt könnten Deliverables beispielsweise die genehmigte Bauplanung, das fertiggestellte Fundament oder die installierten Elektrosysteme sein.

Die grafische Darstellung der WBS erfolgt oft in Form eines Baumdiagramms, das die hierarchische Struktur und Beziehung zwischen den verschiedenen Bestandteilen verdeutlicht. Diese klare Gliederung erleichtert die Planung, Ausführung und Kontrolle von Projekten erheblich, indem sie eine detaillierte Roadmap für alle Beteiligten bietet.

Wie kann eine WBS strukturiert werden?

Für die WBS gibt es verschiedene Möglichkeiten der Strukturierung, die Sie je nach Ihrem Bedarf auswählen können:

1. Phasenorientiert: Der phasenorientierte Projektstrukturplan wird besonders häufig genutzt, da er es Projektleitenden ermöglicht, die Terminplanung genau im Auge zu behalten und dabei alle zu erbringenden Leistungen im Blick zu behalten.
2. Funktionsorientiert: Ein funktionsorientierter Projektstrukturplan ist dagegen dann sinnvoll, wenn Teams aus verschiedenen Funktionsbereichen unterschiedliche Aspekte eines Projektes übernehmen und sich gegenseitig unterstützen. Da die Teams so ihre eigenen Bereiche haben, fällt es Ihnen leichter, ihre Aufgaben innerhalb des Projektes zu überblicken. Gleichzeitig sind in einer solchen WBS aber die Abhängigkeiten zwischen einzelnen Elementen von einem Team zum anderen schwerer zu erkennen.
3. Objektorientiert: Wenn es bei einem Projekt darum geht, einzelne Teile des Projektes miteinander zu verknüpfen, ist ein objektorientierter Projektstrukturplan sinnvoll. Das kann z. B. der Fall sein, wenn es um den Bau eines Gebäudes geht.

Für einen Projektleitenden ist es wichtig, gleich zu Beginn eine passende Form der Strukturierung auszuwählen. Dabei kann es sein, dass je nach Branche, aber auch je nach Projekt unterschiedliche Strukturen sinnvoll sind. Es ist aber auch möglich, die verschiedenen Optionen miteinander zu kombinieren, indem beispielsweise ein Projekt nach Phasen aufgeteilt wird, diese Phasen dann aber wiederum nach Objekten unterteilt werden.

Aus Sicht des Unternehmens ist es zudem sinnvoll mit Projektstrukturvorlagen (zum Beispiel Vorlagen für verschiedene Projekttypen) zu arbeiten. Einerseits erleichtert das den Aufbau einer WBS für neue Projekte. Andererseits hilft eine gewisse Harmonisierung von Projektstrukturen beim übergeordneten Controlling.

Vorgehensweisen zur Erstellung einer WBS

Bevor Sie einen Projektstrukturplan erstellen, sollten Sie sich auch darüber im Klaren sein, welche Vorgehensweise sie nutzen möchten. Es gibt folgende Alternativen:

• Top-Down: In diesem Fall beginnen Sie mit der obersten Ebene der WBS und arbeiten sich langsam bis zur detaillierten Planung vor. Die einzelnen Arbeitspakete sind dann der letzte logische Schritt. Insbesondere, wenn Sie mit den Aspekten eines Projektes bereits gut vertraut sind, und Sie auf Erfahrungen zurückgreifen können, ist dieser Ansatz sinnvoll.
• Bottom-Up: Ist Ihr Projekt eher agil aufgebaut, dann ist es sinnvoll umgekehrt vorzugehen, also nach der Bottom-Up-Methode. Hierbei arbeiten Sie sich von einzelnen Arbeitspaketen zu höheren Ebenen vor. Dies macht es besonders einfach, Beziehungen oder Abhängigkeiten zwischen einzelnen Arbeitspaketen zu erkennen.
• YoYo: Fällt es Ihnen schwer, sich zwischen den beiden oberen Varianten zu entscheiden, könnte der YoYo-Ansatz für Sie richtig sein. Hierbei wechseln Sie zwischen Top-down und Bottom-up, indem Sie beispielsweise zunächst eine grobe Struktur des Projektes erstellen, dann die notwendigen Arbeitspakete festlegen, um im nächsten Schritt beides über die notwendigen Zwischenebenen zu verbinden.

Anleitung zur Erstellung einer WBS

Die Erstellung einer Work Breakdown Structure erfordert sorgfältige Planung und Analyse. Hier sind die Schritte, die zur Entwicklung einer effektiven WBS erforderlich sind:

1. Projektanalyse: Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse des gesamten Projektes. Dafür ist es wichtig, die Projektziele, Anforderungen und den Umfang genau zu verstehen. Identifizieren Sie die Hauptphasen und Meilensteine, die erreicht werden müssen.
2. Verantwortungsbereiche: Listen Sie die verschiedenen Verantwortungsbereiche innerhalb des Projektes auf.
3. Gliederung: Je nach gewähltem Ansatz, können Sie das Projekt nun strukturieren. Wichtig ist, dass Sie am Ende dieses Schrittes das Projekt in Phasen, Arbeitspakete und Deliverables aufgeteilt haben. Achten Sie dabei darauf, dass jedes einzelne Element dazu beiträgt, das gesamte Projekt darzustellen sowie überschaubar und klar definiert ist. Für jedes Arbeitspaket sollten Sie die entsprechenden Deliverables, also die konkreten Ergebnisse oder Produkte, die am Ende dieses Arbeitspaketes fertig gestellt sein sollen, definieren. So können Sie den Projektfortschritt später gut überwachen.
4. Strukturierung: Strukturieren Sie die WBS so, dass sie einem einheitlichen Muster folgt. Sollten Sie nicht die funktionsorientierte Strukturierung verwenden, sollten Sie in diesem Schritt darauf achten, dass den Arbeitspaketen die jeweiligen Verantwortlichkeiten korrekt zugewiesen werden.
5. Terminplanung: Soll eine Terminplanung berücksichtigt werden, dann können Sie nun die notwendigen Eckdaten ebenfalls hinzufügen.
6. Validierung und Überprüfung: Wir empfehlen Ihnen, die von Ihnen erstellet WBS nochmals zu überprüfen, um sicher zu gehen, dass alle notwendigen Aufgaben und Phasen klar abgebildet werden, sowie die Hierarchie sinnvoll ist. Anschliessend können Sie den Plan fertigstellen. Zudem können Sie die WBS auch grafisch, beispielsweise in Form eines Baumdiagramms darstellen, um sie noch einfacher überblicken zu können.
7. Regelmässige Aktualisierung: Die WBS sollte nicht als statisches Dokument betrachtet werden. Aktualisieren Sie sie während der Umsetzung Ihres Projektes regelmässig, insbesondere wenn sich der Projektumfang ändert oder neue Informationen verfügbar werden. Dies stellt sicher, dass die WBS stets den aktuellen Projektestatus widerspiegelt.

Best Practices

• Flexibilität für Änderungen einplanen: Die WBS sollte flexibel genug sein, um Änderungen im Projektumfang oder in den Anforderungen zu berücksichtigen. Eine zu starre Struktur kann die Reaktionsfähigkeit des Teams beeinträchtigen.
• Einbeziehung des Teams bei der Erstellung: Das Projektteam sollte aktiv in den Prozess der WBS-Erstellung einbezogen werden. Die Kenntnisse und Perspektiven der Teammitglieder sind wertvoll, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte des Projektes berücksichtigt werden.
• Kontinuierliche Kommunikation: Nutzen Sie die WBS als Kommunikationsmittel, um den Stakeholdern Ihres Projektes den Projektstatus zu vermitteln und Ihnen ein Verständnis für die Projektstruktur zu ermöglichen.
• Abstimmung mit Projektzielen: Die WBS sollte eng mit den übergeordneten Projektzielen abgestimmt sein. Jedes Element der Struktur sollte einen klaren Beitrag zum Erreichen dieser Ziele leisten, um sicherzustellen, dass das Projekt auf dem richtigen Kurs bleibt.
• Verwendung von Vorlagen (Templates): Nutzen Sie die Erfahrungen aus Projekten, in denen sich die verwendete WBS bewährt hat, indem Sie entsprechende Vorlagen bereitstellen und verwenden.

Herausforderungen bei der Verwendung von WBS

• Komplexität: Bei grossen Projekten kann die Erstellung und Pflege einer umfassenden WBS sehr komplex werden. Das Management der Struktur sowie ihre Aktualisierungen erfordern sorgfältige Planung und klare Prozesse.
• Widerstand im Team: Teammitglieder könnten möglicherweise Widerstand gegenüber der Verwendung der WBS zeigen, insbesondere wenn sie die Vorteile nicht vollständig verstehen. Daher ist es wichtig, das Team in den Prozess einzubeziehen und die Bedeutung der WBS zu kommunizieren.
• Änderungen im Projektumfang: Im Laufe der Umsetzung eines Projektes kann es zu Änderungen im Umfang kommen, die sich auf die Projektstruktur auswirken. Es ist eine Herausforderung, die Struktur bei sich ändernden Anforderungen flexibel zu halten, ohne ihre Gesamtintegrität zu beeinträchtigen.
• Kontinuierliche Aktualisierung: Die WBS sollte kontinuierlich aktualisiert werden, um den aktuellen Projektestatus widerzuspiegeln. Wird dies vernachlässigt, kann es zu Fehlinterpretationen und ineffektiver Ressourcennutzung führen.
• Schwierigkeiten bei der Definition von Arbeitspaketen: Es kann schwierig sein, klare und vollständige Definitionen für Arbeitspakete zu erstellen. Unklarheiten können aber zu Verzögerungen und Missverständnissen führen.
• Zu detaillierte Struktur: Eine WBS dient eigentlich dem klaren Überblick der Struktur eines Projektes. Eine übermässig detaillierte WBS kann aber auch zu einer Informationsüberlastung führen und so mehr schaden als nutzen. Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht zwischen Detailgenauigkeit und einer übersichtlichen Struktur zu finden, sodass sie Ihr Projekt möglichst schlank strukturieren.
• Abhängigkeiten übersehen: Das Übersehen von Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen oder Phasen kann zu Problemen bei der zeitlichen Planung und Umsetzung führen. Daher sollte die Projektstruktur genau auf Abhängigkeiten überprüft werden.
• Fehlende Integration mit anderen Tools: Wenn die WBS nicht nahtlos mit anderen Projektmanagement-Tools integriert ist, kann dies den Informationsfluss behindern. Eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Tools ist entscheidend.

Sind die WBS und agile Projekte kompatibel?

Agile Projekte zeichnen sich durch ihre iterative und flexible Natur aus und haben in aller Regel keine klar definierten Ziele. Das macht es schwierig einen Projektstrukturplan zu erstellen und durch die iterative Arbeit müsste dieser regelmässig geändert werden. Daher ist eine WBS, die ursprünglich für eher traditionelle, sequenzielle Projekte entwickelt wurde, in agilen Projekten unüblich. Dennoch kann sie in agilen Kontexten sinnvoll genutzt werden, wenn sie entsprechend angepasst wird. Ein Beispiel hierfür ist die Feature-driven Softwareplanung, bei der die Gliederung folgendermassen aussieht:

1. Feature: Die Anforderungen können als die oberste Ebene der Strukturplanung gelten.
2. Version: Die Version, bzw. die einzelnen Sprints eines agilen Projektes können als separate Phasen der Strukturplanung betrachtet werden.
3. Epic: Hierbei handelt es sich um die thematische Gruppierung verschiedener User Stories.
4. User Story: In agilen Projekten sind die User Stories, also die Anforderungen des Benutzers, grundlegend. Sie können als die „Arbeitspaket-Ebene“ der WBS angesehen werden, wobei jedes eine messbare Funktionalität oder Ergebnis repräsentiert.
5. Task: Konkrete Aufgaben.
   Ähnliche Anpassungen der WBS könnten auch in anderen Branchen oder bei anderen Projektarten eingesetzt werden. Die meisten agilen Teams arbeiten ohne solche Strukturen, da diese zu starr sein können. Insbesondere bei komplexen Projektumgebungen ist der Einsatz von solchen Strukturen allerdings sinnvoll.

Fazit

Die Work Breakdown Structure ist eine unverzichtbare Navigationshilfe im Projektmanagement. Von ihrer Entstehung im militärischen Kontext bis hin zur heutigen Anwendung in unterschiedlichen Branchen hat sie bewiesen, dass Strukturierung der Schlüssel zur erfolgreichen Umsetzung komplexer Projekte ist. Die klare Hierarchie der WBS ermöglicht nicht nur eine effiziente Planung, Steuerung und Kontrolle, sondern fördert auch eine präzise Zuordnung von Ressourcen, Verantwortlichkeiten und Zeitplänen. In einer Welt, in der die Komplexität von Projekten ständig zunimmt, bleibt die WBS ein zeitloses Instrument, um den Kurs zum Projekterfolg zu bestimmen.

Erfahren Sie mehr über die Projekt- und Portfoliomanagementsoftware myPARM:

Sie möchten myPARM in einer Demovorführung kennenlernen? Dann vereinbaren Sie gleich einen Termin mit uns!