ABC della gestione del progetto: struttura di scomposizione del lavoro (WBS)

Cos’è una WBS?

La Work Breakdown Structure (WBS) è uno strumento fondamentale nella gestione dei progetti utilizzato per scomporre progetti complessi in unità gestibili e strutturate gerarchicamente. L’idea della WBS è stata originariamente sviluppata nel contesto della gestione di progetti militari durante la Seconda Guerra Mondiale. Lì è stata sviluppata la “Tecnica di valutazione e revisione dei programmi” (PERT), che ha gettato le basi per la WBS. Negli anni ’50, la WBS fu ulteriormente perfezionata e alla fine trovò la sua strada in progetti e aziende civili.
La WBS consente di suddividere sistematicamente un progetto in sottoprogetti, fasi, pacchetti di lavoro e infine di scendere fino al livello più basso di compiti con i cosiddetti “deliverables”. Questa chiara gerarchia offre numerosi vantaggi nella gestione dei progetti. In primo luogo, rende molto più semplice pianificare, gestire e controllare i progetti, poiché la complessità dei progetti è ridotta. Ciò rende chiaro fin dall’inizio cosa deve essere fatto come parte di un progetto. La WBS è solitamente creata in modo tale che i singoli livelli, come i pacchetti di lavoro, possano essere riepilogati per mostrare o nascondere i dettagli. D’altro canto, la WBS consente una precisa allocazione di risorse, responsabilità e tempistiche per ciascun livello della struttura del progetto. Costituisce inoltre una base comprovata per la comunicazione con le parti interessate del progetto.
Nel corso del tempo, la WBS è diventata uno standard riconosciuto a livello internazionale nella gestione dei progetti, che è stato ulteriormente sviluppato e promosso da organizzazioni come il Project Management Institute (PMI) negli anni ’80. Oggi la WBS è uno strumento indispensabile che viene utilizzato in diverse industrie e settori per garantire un approccio sistematico ed efficiente a progetti complessi.

Vantaggi della WBS

• Pianificazione e supervisione semplificate: la WBS facilita una pianificazione dettagliata e una panoramica chiara suddividendo il progetto in fasi, pacchetti di lavoro e risultati finali ben definiti. Ciò consente ai project manager e ai membri del team di monitorare da vicino lo stato di avanzamento di ogni fase e garantire che il progetto rispetti i tempi e il budget.
• Migliore allocazione delle risorse: la struttura chiara della WBS facilita l’allocazione delle risorse a pacchetti di lavoro specifici. Ciò aiuta a evitare colli di bottiglia e a garantire che le risorse disponibili vengano utilizzate in modo efficiente.
• Responsabilità chiare: la WBS definisce responsabilità chiare per ciascun membro del team in relazione a pacchetti di lavoro o risultati finali specifici. Ciò promuove un lavoro di squadra efficace e riduce al minimo la confusione sulle responsabilità.
• Comunicazione migliorata: la WBS funge da mezzo di comunicazione comune all’interno del team e con le parti interessate. La struttura chiara facilita la comprensione degli obiettivi, dei progressi e dei requisiti del progetto.
• Minimizzazione del rischio: identificando i pacchetti di lavoro e la loro relazione reciproca, la WBS consente un’analisi mirata dei potenziali rischi. Ciò aiuta ad adottare misure proattive per ridurre al minimo i rischi.
• Migliore controllo dei costi: la WBS facilita il calcolo preciso dei costi fornendo una ripartizione dettagliata dei costi per ciascun pacchetto di lavoro. Ciò aiuta con un budget accurato e un controllo dei costi durante tutto il progetto.
• Flessibilità per apportare modifiche: la WBS fornisce una struttura flessibile che consente di accogliere cambiamenti nell’ambito del progetto o nei requisiti. Ciò consente al team di progetto di reagire rapidamente alle mutevoli condizioni senza mettere a repentaglio la struttura complessiva.
• Processi di rilascio e approvazione: la WBS costituisce anche la base per definire i processi di rilascio e approvazione. Ad esempio, per fasi di progetto, oggetti o prodotti, nonché per la pianificazione e il monitoraggio degli obiettivi di qualità.

Chi dovrebbe usarlo?

La WBS viene utilizzata raramente in progetti di piccole dimensioni, poiché questi progetti possono essere ben organizzati senza una pianificazione così dettagliata. Naturalmente, anche i progetti più piccoli dovrebbero essere ben pianificati e strutturati, ma questo può essere fatto anche con approcci di gestione del progetto più semplici. Per progetti più grandi e complessi, tuttavia, la WBS può offrire numerosi vantaggi, poiché senza una buona struttura si perde rapidamente traccia del progetto. Inoltre, la WBS è spesso una componente importante della gestione del programma.
Il nostro consiglio: se il grafico a barre del vostro progetto occupa già più di due pagine sullo schermo, dovreste prendere in considerazione la creazione di una struttura di suddivisione del lavoro. Questo renderà il progetto molto più chiaro. Inoltre, una WBS dovrebbe essere limitata agli elementi necessari per il controllo e la gestione del progetto. Ad esempio, non suddividendo i pacchetti di lavoro in molte attività, queste possono essere controllate in modo più efficiente nella gestione delle attività. Troppi elementi in una WBS riducono l’efficienza e la flessibilità riguardo a revisioni e aggiustamenti.

Principi base della WBS

Alcuni dei principi fondamentali della WBS sono rimasti invariati dalle sue origini fino ai giorni nostri. Questi sono:

• Frammentazione come strumento più importante: scomporre il progetto in unità più piccole è la tecnica più importante quando si creano strutture di scomposizione del lavoro.
• Struttura gerarchica: la WBS ha una struttura gerarchica e quindi divide un progetto in livelli e sottolivelli chiaramente definiti.
• Completezza e unicità: la WBS dovrebbe coprire l’intero progetto e non presentare lacune o sovrapposizioni. Ogni elemento dovrebbe essere assegnato in modo chiaro e inequivocabile a uno specifico livello della gerarchia per garantire completezza e unicità. Nessuno dei singoli elementi deve verificarsi più di una volta.
• Separazione dei pacchetti di lavoro e delle attività: i pacchetti di lavoro rappresentano il livello più basso di una struttura di ripartizione del lavoro. Le attività lavorative effettive di un progetto vengono assegnate a questi pacchetti di lavoro ma non fanno parte della WBS.

I componenti di una WBS

I componenti di una struttura di scomposizione del lavoro costituiscono la struttura di base per scomporre progetti complessi in parti chiare. La WBS è composta da tre componenti principali: fasi, pacchetti di lavoro e risultati finali.

1. Fasi: il livello più alto della WBS è costituito dalle fasi del progetto. Questi rappresentano le fasi principali o pietre miliari del progetto. Le fasi sono categorie generali che illustrano l’avanzamento e lo sviluppo del progetto. Ad esempio, le fasi di un progetto di costruzione potrebbero essere la fase di pianificazione, la fase di costruzione e la fase di finalizzazione. Queste fasi servono anche come base per i processi di approvazione, come il completamento della fase e il rilascio della fase.
2. Pacchetti di lavoro: i pacchetti di lavoro sono definiti sotto ciascuna fase. I pacchetti di lavoro sono compiti o attività specifici necessari per completare la rispettiva fase. Questi elementi possono essere ulteriormente suddivisi in unità più piccole e gestibili. Nell’ambito di un progetto di costruzione, ad esempio, un pacchetto di lavoro potrebbe essere la posa della prima pietra o l’installazione degli impianti elettrici.
3. Deliverables: il livello più basso della WBS è costituito dai deliverable, dai risultati concreti o dai prodotti di ciascun livello del pacchetto di lavoro. Questi sono misurabili e servono come base per rivedere lo stato di avanzamento del progetto. Nel progetto di costruzione i risultati finali potrebbero essere, ad esempio, il progetto di costruzione approvato, la fondazione completata o gli impianti elettrici installati.

La rappresentazione grafica della WBS assume spesso la forma di un diagramma ad albero, che illustra la struttura gerarchica e la relazione tra le varie componenti. Questa struttura chiara semplifica notevolmente la pianificazione, l’esecuzione e il controllo dei progetti fornendo una tabella di marcia dettagliata per tutti i soggetti coinvolti.

Come può essere strutturata una WBS?

Esistono diverse opzioni di strutturazione della WBS, che puoi selezionare in base alle tue esigenze:

1. Orientata alle fasi: la struttura di suddivisione del lavoro orientata alle fasi viene utilizzata particolarmente frequentemente, poiché consente ai project manager di tenere d’occhio la pianificazione tenendo traccia di tutti i risultati finali.
2. Orientata alla funzione: una struttura di suddivisione del lavoro orientata alla funzione, d’altro canto, è utile quando team provenienti da diverse aree funzionali assumono aspetti diversi di un progetto e si supportano a vicenda. Dato che i team hanno le proprie aree, è più facile per loro tenere traccia dei propri compiti all’interno del progetto. Allo stesso tempo, però, in una WBS di questo tipo è più difficile riconoscere le dipendenze tra i singoli elementi di un team.
3. Orientato agli oggetti: se un progetto riguarda il collegamento di singole parti del progetto tra loro, ha senso una struttura di scomposizione del lavoro orientata agli oggetti. Questo può essere il caso, ad esempio, quando si tratta della costruzione di un edificio.

Un project manager deve scegliere fin dall’inizio una forma di strutturazione adeguata. Strutture diverse possono avere senso a seconda del settore, ma anche a seconda del progetto. È però anche possibile combinare le diverse opzioni, ad esempio dividendo un progetto in fasi e suddividendo poi queste fasi in oggetti.

Dal punto di vista dell’azienda è opportuno lavorare anche con modelli di struttura del progetto (ad esempio modelli per diversi tipi di progetto). Da un lato, ciò semplifica la creazione di una WBS per i nuovi progetti. D’altro canto, una certa armonizzazione delle strutture del progetto aiuta nel controllo di livello superiore.

Procedure per la creazione di una WBS

Prima di creare una struttura di suddivisione del lavoro, dovresti anche avere chiaro quale approccio desideri utilizzare. Ci sono le seguenti alternative:

• Dall’alto verso il basso: in questo caso, si inizia con il livello più alto della WBS e si procede lentamente fino alla pianificazione dettagliata. I pacchetti di lavoro individuali rappresentano quindi l’ultimo passo logico. Questo approccio è particolarmente utile se si conoscono già gli aspetti di un progetto e si può attingere all’esperienza.
• Bottom-up: se il tuo progetto ha una struttura più agile, allora ha senso procedere al contrario, ovvero utilizzando il metodo bottom-up. Qui sali dai pacchetti di lavoro individuali ai livelli più alti. Ciò rende particolarmente facile riconoscere relazioni o dipendenze tra singoli pacchetti di lavoro.
• YoYo: se trovi difficile decidere tra le due opzioni sopra, l’approccio YoYo potrebbe fare al caso tuo. Qui si alterna tra top-down e bottom-up, ad esempio creando prima una struttura approssimativa per il progetto, quindi definendo i pacchetti di lavoro necessari e quindi collegando i due tramite i livelli intermedi necessari nella fase successiva.

Istruzioni per la creazione di una WBS

La creazione di una struttura di scomposizione del lavoro richiede un’attenta pianificazione e analisi. Ecco i passaggi necessari per sviluppare una WBS efficace:

1. Analisi del progetto: inizia con un’analisi approfondita dell’intero progetto. Per fare ciò, è importante comprendere in dettaglio gli obiettivi, i requisiti e la portata del progetto. Identificare le fasi principali e le tappe fondamentali da raggiungere.
2. Aree di responsabilità: elencare le diverse aree di responsabilità all’interno del progetto.
3. Struttura: a seconda dell’approccio scelto, ora puoi strutturare il progetto. È importante che alla fine di questo passaggio tu abbia diviso il progetto in fasi, pacchetti di lavoro e risultati finali. Assicurati che ogni singolo elemento contribuisca a rappresentare l’intero progetto e sia chiaramente definito. Per ciascun pacchetto di lavoro, è necessario definire i risultati finali corrispondenti, ovvero i risultati o i prodotti specifici che devono essere completati alla fine di questo pacchetto di lavoro. Ciò ti consentirà di monitorare lo stato di avanzamento del progetto in un secondo momento.
4. Strutturazione: strutturare la WBS in modo che segua uno schema standardizzato. Se non si utilizza una strutturazione orientata alle funzioni, è necessario assicurarsi in questa fase che le rispettive responsabilità siano assegnate correttamente ai pacchetti di lavoro.
5. Pianificazione: se si vuole tenere conto della pianificazione, ora è possibile aggiungere anche i dati chiave necessari.
6. Convalida e revisione: consigliamo di controllare nuovamente la WBS creata per garantire che tutte le attività e le fasi necessarie siano chiaramente mappate e che la gerarchia abbia un senso. È quindi possibile finalizzare il piano. Puoi anche visualizzare graficamente la WBS, ad esempio sotto forma di diagramma ad albero, per renderne ancora più semplice il monitoraggio.
7. Aggiornamento regolare: la WBS non deve essere considerata un documento statico. Aggiornalo regolarmente durante la realizzazione del tuo progetto, soprattutto se l’ambito del progetto cambia o diventano disponibili nuove informazioni. Ciò garantisce che la WBS rifletta sempre lo stato attuale del progetto.

Migliori pratiche

• Flessibilità del piano per i cambiamenti: la WBS dovrebbe essere sufficientemente flessibile da consentire cambiamenti nell’ambito del progetto o nei requisiti. Una struttura troppo rigida può compromettere la capacità di reazione della squadra.
• Coinvolgere il team nella creazione: il team di progetto dovrebbe essere attivamente coinvolto nel processo di creazione della WBS. Le conoscenze e le prospettive dei membri del team sono preziose per garantire che tutti gli aspetti rilevanti del progetto siano presi in considerazione.
• Comunicazione continua: utilizzare la WBS come strumento di comunicazione per trasmettere lo stato del progetto alle parti interessate e consentire loro di comprendere la struttura del progetto.
• Allineamento con gli obiettivi del progetto: la WBS dovrebbe essere strettamente allineata con gli obiettivi generali del progetto. Ogni elemento della struttura dovrebbe dare un chiaro contributo al raggiungimento di questi obiettivi per garantire che il progetto rimanga sulla buona strada.
• Utilizzo di modelli: sfruttare l’esperienza acquisita da progetti in cui la WBS utilizzata si è rivelata efficace fornendo e utilizzando modelli appropriati.

Sfide quando si utilizza la WBS

• Complessità: per progetti di grandi dimensioni, la creazione e il mantenimento di una WBS completa può diventare molto complessa. Gestire la struttura e aggiornarla richiede un’attenta pianificazione e processi chiari.
• Resistenza del team: i membri del team possono mostrare resistenza all’utilizzo della WBS, soprattutto se non ne comprendono appieno i vantaggi. Pertanto, è importante coinvolgere il team nel processo e comunicare l’importanza della WBS.
• Cambiamenti nell’ambito del progetto: nel corso dell’implementazione di un progetto, potrebbero esserci cambiamenti nell’ambito che influenzano la struttura del progetto. È una sfida mantenere la struttura flessibile man mano che i requisiti cambiano senza comprometterne l’integrità complessiva.
• Aggiornamento continuo: la WBS dovrebbe essere continuamente aggiornata per riflettere lo stato attuale del progetto. Se questo viene trascurato, può portare a interpretazioni errate e a un utilizzo inefficace delle risorse.
• Difficoltà nella definizione dei pacchetti di lavoro: può essere difficile creare definizioni chiare e complete per i pacchetti di lavoro. Tuttavia, le ambiguità possono portare a ritardi e incomprensioni.
• Struttura eccessivamente dettagliata: una WBS serve a fornire una chiara panoramica della struttura di un progetto. Tuttavia, una WBS eccessivamente dettagliata può anche portare a un sovraccarico di informazioni e quindi causare più danni che benefici. È quindi importante trovare un equilibrio tra attenzione ai dettagli e una struttura chiara in modo da strutturare il tuo progetto nel modo più snello possibile.
• Trascurare le dipendenze: trascurare le dipendenze tra pacchetti di lavoro o fasi può portare a problemi con la pianificazione e l’implementazione. La struttura del progetto dovrebbe quindi essere attentamente controllata per le dipendenze.
• Mancanza di integrazione con altri strumenti: se la WBS non è perfettamente integrata con altri strumenti di gestione del progetto, ciò può ostacolare il flusso di informazioni. La collaborazione fluida tra diversi strumenti è fondamentale.

La WBS e i progetti agili sono compatibili?

I progetti agili sono noti per la loro natura flessibile e iterativa e spesso mancano di obiettivi chiaramente definiti. Ciò rende difficile creare una struttura di scomposizione del lavoro e la natura iterativa del lavoro implica che deve essere modificato regolarmente. Una WBS, originariamente sviluppata per progetti sequenziali più tradizionali, è quindi insolita nei progetti agili. Tuttavia, può essere utilizzato in modo vantaggioso in contesti agili se adattato di conseguenza. Un esempio di ciò è la pianificazione del software basata sulle funzionalità, dove la struttura è la seguente:

1. Caratteristica: i requisiti possono essere considerati il livello più alto della pianificazione strutturale.
2. Versione: la versione o i singoli sprint di un progetto agile possono essere considerati fasi separate della pianificazione strutturale.
3. Epico: questo è il raggruppamento tematico di diverse storie di utenti.
4. User story: Nei progetti agili le user story, cioè i requisiti dell’utente, sono fondamentali. Possono essere visti come il “livello del pacchetto di lavoro” della WBS, ciascuno dei quali rappresenta una funzionalità o un risultato misurabile.
5. Compito: compiti concreti.
   Adattamenti simili della WBS potrebbero essere utilizzati anche in altri settori o per altri tipi di progetti. La maggior parte dei gruppi agili lavora senza tali strutture poiché possono essere troppo rigide. Tuttavia, l’uso di tali strutture è particolarmente utile in ambienti di progetto complessi.

Conclusione

La struttura di scomposizione del lavoro è un aiuto indispensabile alla navigazione nella gestione del progetto. Originariamente radicata nel settore militare e ora applicata in tutti i settori, questa struttura ha dimostrato il suo ruolo fondamentale nell’esecuzione con successo di progetti complessi. La chiara gerarchia della WBS non solo consente una pianificazione, gestione e controllo efficienti, ma promuove anche la precisa allocazione di risorse, responsabilità e tempistiche. In un mondo in cui la complessità dei progetti è in costante aumento, la WBS rimane uno strumento senza tempo per tracciare la rotta verso il successo del progetto.

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