Projektmanagement-ABC: P wie Projektportfoliomanagement

Der Schlüssel zum erfolgreichen Management von Projekten

Was ist Projektportfoliomanagement?

In einer sich schnell verändernden Umgebung und Wirtschaft, ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Projekte effektiv zu planen, zu überwachen und zu steuern, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. Projektportfoliomanagement ist ein wichtiger Bestandteil jeder erfolgreichen Unternehmensstrategie, da es Unternehmen dabei hilft, Projekte auszuwählen, die die Unternehmensstrategie am besten unterstützen.
Projektportfoliomanagement (PPM) ist also ein systematischer Ansatz, um die Auswahl, Steuerung und Überwachung von Projekten innerhalb eines Unternehmens zu optimieren. Das Ziel des PPM ist es, die Gesamtleistung des Unternehmens durch die effektive Nutzung der vorhandenen Ressourcen zu maximieren. Dies erreicht man, indem man Projekte auswählt, die die Unternehmensstrategie am besten unterstützen, und indem man Ressourcen sorgfältig plant und verwaltet. Auch die Überwachung und Kontrolle der Projekte ist wichtig, um sicherzustellen, dass sie den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen und Anpassungen vorgenommen werden können, falls nötig.
Zu den Aufgaben des Projektportfoliomanagement gehören also:

• Unternehmensziele identifizieren
• Projektanfragen und -ideen sammeln
• Projekte bewerten, priorisieren, auswählen, initiieren und ablehnen
• Analysieren von Abhängigkeiten zwischen den Projekten
• Das Portfolio sowie die einzelnen Projekte überwachen und steuern
• Bewerten von beendeten Projekten

Das PPM ermöglicht es Unternehmen also, ihre Projekte effektiver zu planen, zu überwachen und zu steuern, um die Ziele des Unternehmens zu erreichen. So werden Risiken minimiert, die Nutzung von Ressourcen zu optimiert und sichergestellt, dass die Projekte den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen.

Unterschiede zu Multiprojektmanagement, Programmmanagement und Projektmanagement

• Projektportfoliomanagement (PPM): PPM bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung aller Projekte innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation. Es hilft Unternehmen, ihre Projekte mit ihren strategischen Zielen abzustimmen, Projekte zu priorisieren und Ressourcen effektiv zu nutzen.
• Programmmanagement: Programmmanagement bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung einer Gruppe von Projekten, die zusammengefasst werden, um gemeinsame Ziele zu erreichen. Es bezieht sich also auf die Gesamtheit der Projekte, die zusammengefasst werden, um ein grösseres Ziel zu erreichen.
• Multiprojektmanagement: Multiprojektmanagement bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung von mehreren Projekten gleichzeitig. Es bezieht sich auf die Fähigkeit, mehrere Projekte zeitgleich erfolgreich zu planen, auszuführen und abzuschliessen.
• Projektmanagement: Projektmanagement bezieht sich auf die Steuerung und Überwachung eines einzelnen Projekts. Es bezieht sich daher auf die Fähigkeit, ein Projekt erfolgreich zu planen, auszuführen und abzuschliessen.

Anwendungsbeispiele

• IT-Branche: Bei zahlreichen möglichen IT-Projekten hilft das PPM bei der Auswahl, Planung, Priorisierung und Überwachung, sodass die ausgewählten Projekte mit den Geschäftszielen des Unternehmens übereinstimmen. Das ist insbesondere deshalb nötig, da die IT-Branche stark unter Fachkräftemangel leidet. Mit einem guten PPM können die verfügbaren Fachkräfte also an Projekten arbeiten, die den Erfolg des Unternehmens optimal unterstützen.
• Bauindustrie: In der Bauindustrie hilft PPM dabei, die benötigten Ressourcen möglichst effektiv zu nutzen und gleichzeitig sicherzustellen, dass Bauprojekte den Anforderungen der Kunden entsprechen. Da Bauprojekte häufig eine sehr lange Umsetzungsphase von mehreren Jahren haben kann sich in dieser Zeit sehr viel ändern. Projektportfoliomanagement unterstützt Unternehmen in der Bauindustrie dabei, auch in diesem Fall das grosse Ganze im Blick zu behalten und Ziele nicht aus den Augen zu verlieren.
• Pharmaindustrie: Im Zusammenhang mit der Entwicklung von Medikamenten oder Therapien kann das PPM genutzt werden, um Projekten zu planen, zu priorisieren und zu überwachen. So hilft es, die Entwicklungsstrategie erfolgreich umzusetzen.
• Finanzbranche: Auch in der Finanzbranche kann PPM verwendet werden, um die Finanzstrategie mit den richtigen Projekten umzusetzen und so die Geschäftsziele zu erreichen. Das Portfoliomanagement unterstützt Unternehmen in der Finanzbranche also dabei, die Leistung ihrer Projekte im Blick zu behalten und sich an Trends anzupassen.

Wie funktioniert Projektportfoliomanagement?

Projektportfoliomanagement umfasst in der Regel fünf Schritte, die eng miteinander verknüpft sind:

1. Identifizierung der Unternehmensziele:

Im ersten Schritt werden die Unternehmensziele und -strategien identifiziert, um in den nächsten Schritten sicherzustellen, dass die ausgewählten Projekte diese unterstützen. Dies umfasst die Analyse der aktuellen und zukünftigen Geschäftsbedingungen sowie die Identifizierung von Chancen und Herausforderungen.

2. Erfassen von Anfragen und Ideen:

Ideen für neue Projekte kommen aus verschiedenen Quellen eines Unternehmens. Diese Ideen sollten an einer zentralen Stelle gesammelt werden, damit sie im nächsten Schritt bewertet werden können. Dafür können Sie eine einfache Tabelle führen, oder die Daten in eine Projektportfoliomanagement-Software eingeben.

3. Auswahl von Projekten:

Sobald die Unternehmensziele und -strategien festgelegt sind, werden Projekte bewertet und diejenigen ausgewählt, die die Unternehmensziele und -strategien am besten unterstützen. Dies erfolgt anhand eines unternehmensinternen Standardverfahrens mit Kriterien wie strategischem Wert, Risiko, Zeit, Ressourcenbedarf und Finanzen. Während der Bewertung der Projekte, werden die Kriterien individuell auf jedes Projekt angewendet und die Ergebnisse werden dann in Bezug zueinander gesetzt. So kann man erkennen welches Projekt am besten geeignet ist. In diesem Schritt kann auch eine Rangliste der Projekte erstellt werden, um die Auswahl zu vereinfachen und die Projekte zu priorisieren. Bedenken Sie in diesem Schritt aber auch, dass nicht nur die einzelnen Projekte umsetzbar sein sollten, sondern auch das Portfolio in seiner Gesamtheit. So sollten die ausgewählten Projekte insgesamt weder zu gross, zu teuer, zu riskant oder zu stark voneinander abhängig sein.

4. Ressourcenplanung:

Im nächsten Schritt können Sie den ausgewählten Projekten einen Projektleitenden zuteilen und so die Projekte einleiten. Dazu gehört auch die Zuweisung der erforderlichen Ressourcen (Personal, Zeit, Budget) für jedes Projekt im Portfolio unter Berücksichtigung der Prioritäten der Projekte und der Verfügbarkeiten der Ressourcen.
Im PPM kann die Ressourcenplanung grob erfolgen, sodass der Projektleitende die detaillierte Planung übernimmt. Dennoch ist die Ressourcenplanung ein wichtiger Teil des PPM, um sicherzustellen, dass die Ressourcen effektiv genutzt werden. Während der Umsetzung der Projekte sollte die Ressourcenplanung zudem laufend überwacht werden, sodass sie angepasst werden kann, wenn dies nötig sein sollte. Dies kann erfordern, dass Ressourcen von einem Projekt auf ein anderes umgeleitet werden, um sicherzustellen, dass ein Projekt mit höherer Priorität erfolgreich abgeschlossen werden kann.

5. Überwachung und Kontrolle:

Projekte entwickeln sich im Laufe der Zeit und neue Ideen können jederzeit erscheinen. Daher ist es wichtig, sowohl den Fortschritt der Projekte, als auch die neuen Projektideen fortlaufend zu überprüfen und, falls nötig, Anpassungen vorzunehmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Projekte erfolgreich umgesetzt werden und sie noch den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen, auch wenn bereits einige Zeit seit der Auswahl und Planung vergangen ist. Regelmässige Projektberichte und Projektstatusmeetings ermöglichen es allen Beteiligten, stets auf dem neusten Stand bezüglich der Umsetzung der Projekte in Ihrem Portfolio zu bleiben und beispielsweise auf neue Risiken oder Chancen zu reagieren.

6. Berichterstattung und Kommunikation:

Auch die Erstellung von Projektstatusberichten ist von zentraler Bedeutung. Diese sollten regelmässig an das Management und andere interessierte Parteien weitergeleitet werden, um den Fortschritt, die Leistung und die Ausgaben jedes Projekts zu dokumentieren. Diese Berichte helfen dem Management, schnell auf Veränderungen zu reagieren und notwendige Anpassungen vorzunehmen. Nur mit einer guten Kommunikation können Sie sicherstellen, dass alle Beteiligten über den Fortschritt und die Ergebnisse der Projekte informiert sind und Probleme schnell angegangen werden können.

Wie können Projekte bewertet werden?

Im Rahmen des Projektportfoliomanagements werden Projekte normalerweise anhand von bestimmten Kriterien bewertet, um diejenigen auszuwählen, die die strategischen Ziele des Unternehmens am besten unterstützen. Einige häufig verwendete Kriterien sind:

• Strategischer Wert: Wie gut unterstützt das Projekt die Unternehmensstrategie und trägt es zur Erreichung der Unternehmensziele bei?
• Finanzen: Was sind die erwarteten Kosten und Erträge des Projekts, und wie passt es in das Finanzbudget des Unternehmens?
• Risiko: Welche Risiken sind mit dem Projekt verbunden, und wie können diese minimiert werden?
• Ressourcenbedarf: Welche Ressourcen sind für das Projekt erforderlich, und wie gut sind diese verfügbar?
• Zeitplan: Wie lange wird das Projekt dauern, und passt es in den Zeitplan des Unternehmens?
• Erfolgspotential: Wie hoch ist die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt erfolgreich abgeschlossen wird?

Die Gewichtung dieser Kriterien variiert je nach Unternehmen und kann sich auch im Laufe der Zeit ändern. Es ist wichtig, dass die Kriterien klar definiert und verständlich sind, damit alle beteiligten Personen diese verstehen und anwenden können, und die Bewertung der Projekte konsistent sowie objektiv erfolgt.

PPM im agilen Projektmanagement

Agiles PPM ist ein Ansatz, der die agilen Prinzipien und Methoden des Projektmanagements in das Projektportfoliomanagement integriert. Dabei werden agile Ansätze wie Scrum, Kanban und Lean-Prinzipien genutzt, um Projekte schneller und flexibler abzuschliessen. Es ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren und Projekte besser an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Im Gegensatz zum traditionellen PPM, bei dem Projekte in langen Phasen geplant und durchgeführt werden, erfolgt die Planung und Durchführung von Projekten in kürzeren Iterationen und Schritten. So werden auf der operativen Ebene jede Woche, bis zu alle vier Wochen Sprints durchgeführt, während es auf der taktischen Ebene zwei bis drei Monate und auf der strategischen Ebene sogar ein bis zwei Jahre sein können. Dies ermöglicht es Unternehmen, schneller auf Veränderungen zu reagieren und Projekte besser an die Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Agiles PPM nicht für jeden Einsatzbereich geeignet ist und es in einigen Fällen sinnvoller sein kann, traditionelle Methoden des Projektportfoliomanagements zu verwenden.

Herausforderungen von PPM

Es gibt einige Herausforderungen und Risiken, die im Zusammenhang mit dem Projektportfoliomanagement stehen:

• Unzureichende Ressourcen: Eine der grössten Herausforderungen besteht darin, genügend Ressourcen (Personal, Zeit, Geld) für alle Projekte bereitzustellen. Fehlende Ressourcen können dazu führen, dass Projekte verzögert werden oder nicht erfolgreich abgeschlossen werden können.
• Falsche Priorisierung: Ein weiteres Risiko besteht darin, dass Projekte nicht richtig priorisiert werden und Ressourcen an Projekte vergeudet werden, die keinen strategischen Wert haben.
• Schwierigkeiten bei der Kommunikation und Zusammenarbeit: Projektportfoliomanagement erfordert eine enge Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionsbereichen des Unternehmens. Dies kann zu Schwierigkeiten führen, wenn es um die Überwachung und Steuerung von Projekten geht.
• Mangelnde Transparenz und Nachverfolgbarkeit: Ein weiteres Risiko besteht darin, dass es schwierig sein kann, den Fortschritt und die Leistung von Projekten zu überwachen und nachzuverfolgen, wenn es keine geeigneten Mechanismen und Berichtsverfahren gibt.
• Risiken bei der Projektauswahl: Eine schlechte Auswahl von Projekten, die nicht den Unternehmensstrategien entsprechen, kann dazu führen, dass Ressourcen und Zeit verschwendet werden, ohne dass ein erfolgreiches Ergebnis erzielt wird.
• Geringe Anpassungsfähigkeit: In sich schnell verändernden Umgebungen ist es wichtig, flexibel zu sein, um Projekte und Ressourcenbedarfe entsprechend anzupassen, wenn sich die Unternehmensumgebung oder die strategischen Ziele ändern.

Vorteile vom PPM

• Ideale Abstimmung der Projekte mit den Unternehmenszielen sowie der Projekte untereinander
• Verbessertes Ressourcenmanagement
• Risikominderung
• Grosse Transparenz
• Ganzheitliche Planung von Projekten
• Klare Entscheidungsgrundlage

Nachteile von PPM

• Grosser Aufwand: Das Projektportfoliomanagement erfordert viel Zeit und Ressourcen, um die Projekte auszuwählen, zu priorisieren und zu überwachen.
• Hohe Kosten: Insbesondere wenn spezielle Software oder Berater benötigt werden, kann das Portfoliomanagementmanagement recht teuer sein.
• Potentiell komplex: Das Projektportfoliomanagement kann komplex sein und erfordert ein tiefes Verständnis der Unternehmensstrategie und -umgebung.
• Schwierigkeit bei der Umsetzung: Es kann schwierig sein, die richtige Projektauswahl, Ressourcenplanung und Überwachungsprozesse umzusetzen, insbesondere in Unternehmen mit zahlreichen Abteilungen und Projekten.
• Konflikte bei der Ressourcenverteilung: Projektportfoliomanagement kann auch dazu führen, dass es zu Konflikten bei der Ressourcenverteilung kommt, insbesondere wenn es um die Verteilung von begrenzten Ressourcen geht.
• Mögliche Missverständnisse bei der Zusammenarbeit: Da Projektportfoliomanagement die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen und Funktionsbereichen erfordert, kann es zu Missverständnissen kommen, die die Durchführung und den erfolgreichen Abschluss von Projekten beeinträchtigen können.

Tipps zur Anwendung von PPM

Um mögliche Schwierigkeiten beim PPM zu vermeiden, hier einige Tipps und Best Practices:

• Klare Ziele und Strategien: Es ist wichtig, dass die Unternehmensziele und -strategien klar definiert sind, damit Projekte ausgewählt werden können, die diese unterstützen.
• Konsistente Kriterien: Verwenden Sie konsistente Kriterien zur Bewertung von Projekten, um sicherzustellen, dass alle Projekte fair bewertet werden. Achten Sie auch darauf, dass alle beteiligten Personen diese Kriterien verstehen und anwenden können.
• Ressourcenmanagement: Es ist wichtig, dass Ressourcen (Personal, Zeit, Geld) sorgfältig geplant und verwaltet werden, um sicherzustellen, dass sie für die ausgewählten Projekte verfügbar sind.
• Überwachung und Kontrolle: Überwachen Sie regelmässig den Fortschritt der Projekte und machen Sie Anpassungen, falls erforderlich, um sicherzustellen, dass die Projekte auch in Zukunft den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen.
• Kommunikation und Berichterstattung: Eine regelmässige Berichterstattung an die Geschäftsleitung und andere interessierte Parteien ist erforderlich, damit jeder über den Fortschritt und die Leistung der Projekte informiert ist.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Seien Sie flexibel und anpassungsfähig, um Projekte und Ressourcenbedarfe entsprechend anzupassen, wenn sich die Unternehmensumgebung oder die strategischen Ziele ändern.
• Projektportfolio Governance: Die Projektportfolio Governance definiert die Struktur und die Verfahren, die verwendet werden, um die Auswahl, Steuerung und Überwachung von Projekten innerhalb eines Unternehmens zu regeln. Sie beinhaltet die Entscheidungsfindungsprozesse, Richtlinien, Verfahren und Verantwortlichkeiten, die hierfür innerhalb des Unternehmens festgelegt werden. Sie beinhaltet auch die Schaffung von Mechanismen zur Überwachung der Einhaltung dieser Regeln sowie die Schaffung von Berichtsmechanismen, die es ermöglichen, den Fortschritt und die Leistung der Projekte zu überwachen. Eine effektive Projektportfolio Governance ist wichtig, um sicherzustellen, dass die Projekte, die durchgeführt werden, den strategischen Zielen des Unternehmens entsprechen und die Ressourcen effektiv genutzt werden. So hilft sie auch, Risiken zu minimieren und sicherzustellen, dass Projekte erfolgreich abgeschlossen werden.

Fazit

Das Projektportfoliomanagement kann Sie dabei unterstützen, die Unternehmensziele zu erreichen und dafür die richtigen Projekte auszuwählen. Es macht die Entscheidungsgrundlagen transparent und hilft Ihnen dabei, die vorhandenen Ressourcen optimal einzusetzen.

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