Projektmanagement-ABC: O wie OKR

Strategieumsetzung im agilen Umfeld mit OKR – Teil 2: Anwendung

Objectives und Key Results richtig formulieren

Um fokussiert arbeiten zu können, sollten nicht zu viele Objectives formuliert werden, daher werden in der Regel maximal fünf Objectives je Organisationsebene festgelegt. Wichtig ist ausserdem, dass es möglich sein muss, die gewählten Objectives innerhalb eines OKR-Zyklus, also innerhalb von circa drei Monaten, abzuschliessen. Dabei gilt aber, dass OKRs ambitioniert formuliert werden sollten, sodass sie nicht vollständig erreicht werden müssen. Ein Wert von 60 – 70 Prozent der Zielerreichung gilt daher als zufriedenstellend. 

«If you set crazy ambitious goals and miss them, you’ve probably still achieved something remarkable.»

Ken Norton, Ex-Director of Product Management at Google

Ein Objective beschreibt einen gewünschten zukünftigen Zustand und sollte bei allen Beteiligten motivierend wirken. Jedem Objective werden zwei bis maximal fünf Key Results zugeordnet, die den Grad der Zielerreichung messbar machen. Bei den KRs handelt es sich also um quantitativ messbare und abschliessend bewertbare Kennzahlen. Daher sollten Sie SMART formuliert werden, d. h. spezifisch, messbar, attraktiv, relevant und terminiert.

Hilfreich für die Formulierung ist die OKR-Formel:

„We will {Objective} as measured by {Set of KR}.”
(Wir werden {Objective} gemessen an {Key Results}

Wie läuft der OKR-Zyklus ab?

Grundlagen

Der OKR-Zyklus besteht aus dem OKR Planning, OKR Refinement, Weekly OKR, OKR-Review und OKR-Retrospektive. Wichtig ist, dass während eines laufenden Zyklus die bestehenden OKR-Regeln nicht verändert werden dürfen und das Commitment des Teams sich in dieser Zeit nicht ändert. Das Besondere am OKR ist, dass die Zielsetzung und -überprüfung in einem recht kurzen Zeitraum von circa drei Monaten vorgenommen wird und die Mitarbeitenden aktiv eingebunden werden. Endet ein solcher Zyklus, fängt der nächste sofort an.

1. OKR Planning – einmalig zu Zyklusbeginn ca. 4 Stunden:

Zu Beginn eines neuen OKR-Zyklus werden im OKR Planning die Objectives und Key Results auf allen Organisationsebenen für die nächsten Monate festgelegt. Bei Bedarf können aber auch kürzere oder längere Zeiträume gewählt werden. In dieser Phase werden zunächst die unternehmensweiten OKRs formuliert und den Mitarbeitenden vorgestellt. Hierbei werden die Vision, die Mission und die Moals des Unternehmens einbezogen. Anschliessend erarbeitet dann jedes einzelne Team seine OKRs. Bedenken Sie hierbei, dass die verschiedenen Teams oder Abteilungen eines Unternehmens sich transparent über ihre OKRs austauschen sollten, da es sonst zu unvorhergesehenen Abhängigkeiten, Doppelarbeit oder Konflikten kommen kann. Auf diese Weise werden circa 40 Prozent der Ziele top-down vom Management vorgegeben und 60 Prozent bottom-up in der operativen Ebene erarbeitet. Dadurch identifizieren sich Mitarbeitende mit den Zielen und sind intrinsisch motiviert.

2. OKR Refinement:

Im nächsten Schritt geht es darum, die OKRs zu pflegen und zu verbessern. Hierzu findet ein Refinement Meeting meist in der Mitte des Zyklus statt, sodass überprüft werden kann, ob alle Objectives und Key Results verständlich und noch aktuell sind.

3. Weekly OKR – ca. 15 Minuten pro Woche:

Zusätzlich gibt es ein wöchentliches Meeting, das dazu dient, sich über den aktuellen Status auszutauschen. Die Mitarbeitenden können in dem Meeting kurz berichten, was der aktuelle Stand ist, welcher Schritt als nächster ansteht, ob Probleme bestehen oder Unterstützung benötigt wird.

4. OKR Review – einmalig am Zyklusende ca. 4 Stunden:

Am Ende eines OKR-Zyklus werden die Ergebnisse im OKR Review präsentiert und mit Blick auf die Zielsetzung bewertet. Die Key Results zeigen dabei konkret, zu welchem Grad die Objectives erreicht wurden. Zudem kann ein OKR Review genutzt werden, um zusammenzufassen, was während des Zyklus gelernt wurde und welche Konsequenzen daraus gezogen werden sollten.

5. OKR Retrospektive – einmalig am Zyklusende ca. 2 Stunden:

Die Retrospektive ist für die kontinuierliche Verbesserung und Entwicklung eines Unternehmens wichtig, da in ihr über den Zyklus reflektiert wird. Mit diesem Meeting wird nicht nur der Abschluss eines Zyklus markiert, sondern es werden im Team Hindernisse aufgedeckt, die der Erreichung der Ziele im Wege stehen, ebenso wie Faktoren, die die Zielerreichung fördern. So wird Verbesserungspotenzial aufgedeckt und das Team entscheidet, was im nächsten Zyklus verändert werden soll. Die OKR Retrospektive dient also als Grundlage für Lessons Learned. Anschliessend beginnt nahtlos ein neuer Zyklus.

Anwendung im Projektmanagement

Auch Projekte sind Möglichkeiten, um die gesetzten Unternehmensziele zu erreichen. Nutzt Ihr Unternehmen OKRs können diese genutzt werden, um sicherzustellen, dass die Projekte, die umgesetzt werden, die Unternehmensstrategie, das Leitbild und die Ziele unterstützen. OKR kann allerdings nicht nur bei der Auswahl der richtigen Projekte helfen, sondern auch im Projektmanagement selbst angewandt werden. So kann es einerseits dazu dienen, die Projektziele festzulegen, die dann in einem regelmässigen OKR-Zyklus nachverfolgt werden. Das bietet sich insbesondere bei agilen Projekten an. Bei besonders komplexen Projekten bieten OKRs zudem eine gute Orientierung und helfen so dabei, den Überblick über Teilprojekte und Ziele zu behalten.

Anwendungsbereiche

Durch die kurzen Zyklen kann die OKR-Methode gut in agilen Organisationen eingesetzt werden – und das in jeder Unternehmensgrösse. Dabei kann die Methode sowohl für die Gesamtorganisation als auch in einzelnen Teams und Abteilungen, sowie für spezifische Produkte, Projekte oder Entwicklungsvorhaben eingesetzt werden. Ausserdem eignet sich OKR in verschiedenen Phasen im Lebenszyklus von Unternehmen. So kann die Methode sowohl bei der Gründung als auch beim Aufbau und der Steuerung bereits etablierter Unternehmen helfen.

Tipps

• Zykluslänge: Die Länge eines Zyklus hängt vor allem von Ihrem Unternehmen und der Dynamik des Umfeldes ab. So kann es beispielsweise sinnvoll sein einen 12-monatigen Zyklus für das Top Level, also übergeordnete, langfristige Ziele, mit einem 3-monatigen Zyklus für alle anderen Unternehmensebenen zu implementieren. Wichtig ist, dass die Länge des Zyklus in der OKR-Retrospektive immer wieder auf seine Sinnhaftigkeit überprüft und gegebenenfalls angepasst wird. Ein Zyklus ist zu kurz gewählt, wenn die Ziele bis zum Ende des Zyklus nicht erreicht werden können und zu lang, wenn die Ziele bei Zyklusende nicht mehr relevant sind oder der Fokus sich geändert hat.
• Offenheit: Damit OKR funktioniert, sollten Mitarbeitende und Führungskräfte dieser Methode gegenüber offen eingestellt sein, sodass sie motiviert sind, zur Zielentwicklung des Unternehmens beizutragen. Durch die hohe Transparenz der Methode könnte andernfalls Unmut im Unternehmen entstehen. Gleichzeitig ist es wichtig, dass das Management hinter der Methode steht, und den Mitarbeitenden vertraut, da diese ihre eigenen Ziele festlegen.
• Keine Bewertung: Dass alle Ziele offengelegt werden, sollte nicht als Kontrolle wahrgenommen werden, da dies demotivierend wirken könnte und zudem die Gefahr von manipulierten oder beschönigten Ergebnissen nach sich ziehen könnte. Daher ist es auch nicht sinnvoll, die festgelegten Ziele zur Mitarbeiterbeurteilung heranzuziehen.
• Ambitionierte Ziele: Um wirklich motivierend zu wirken, sollten die OKRs anspruchsvoll sein und hoch angesetzt werden, sodass sie nicht vollständig erreicht werden müssen. Allerdings sollten sie trotzdem machbar sein, da sie sonst demotivierend wirken. Ein Grad von 60 bis 70 Prozent Zielerreichung sollte eine realistische Erwartung sein.

Fazit

OKR bietet Unternehmen ein grosses Potenzial. Die kurzen Zyklen und regelmässigen Reviews ermöglichen eine hohe Transparenz und Flexibilität, sodass auf veränderte Rahmenbedingungen oder Bedürfnisse schnell reagiert werden kann. Mit einiger Übung wird der OKR-Zyklus schnell zur Routine und sorgt dafür, dass Ihre Unternehmensziele erreicht werden sowie Ihre Mitarbeitenden motiviert sind.

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