Projektbudget überschritten – und nun?

Das können Sie tun, wenn es passiert ist, und so können Sie es verhindern

Warum kann ein Projekt sein Budget überschreiten und wie kann das verhindert werden?

Es gibt unzählige Gründe, aus denen ein Projekt sein Budget überschreiten kann, z. B.:

• Falsche Schätzung: War die Aufwandsschätzung zu Beginn des Projektes zu optimistisch, wurde mit einem zu geringen Budget geplant. Eine möglichst genaue Aufwandsschätzung ist gerade zu Beginn eines Projektes ein schwieriges Unterfangen. Wie sie Ihnen dennoch gelingen kann und wie Sie somit eine Budgetüberschreitung verhindern, lesen Sie im Beitrag Aufwandsschätzung.
• Umfang: Der Umfang des Projektes ist gestiegen oder das Ziel des Projektes hat sich geändert. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Ihr Kunde zusätzliche Funktionen bei einem Projekt verlangt, das Budget allerdings nicht daran angepasst wird. Manche Kunden bitten häufig um kleinste Änderungen am Projekt, die schnell und einfach durchführbar sind. Aber auch kleine Änderungen summieren sich schnell zu einem grossen Posten. Natürlich spricht nichts dagegen, eine wenig aufwändige Änderung ohne zusätzliches Budget umzusetzen, um Ihrem Kunden eine Freude zu bereiten. Hierbei sollte es sich jedoch um eine einmalige Sache handeln. Bittet Ihr Kunde um weitere Änderungen, sollte das Budget für alles, was über den ursprünglichen Umfang des Projektes hinausgeht, erhöht werden. Hat sich sogar das eigentliche Ziel des Projektes im Laufe der Zeit geändert, sollte Ihr Budget in jedem Fall an die neuen Anforderungen angepasst werden. Um die Transparenz im Projekt zu wahren empfehlen wir, die Änderungen im Umfang sowie die daraus resultierenden Mehrkosten mittels Änderungs-, bzw. Nachtragsmanagement professionell zu handhaben.
• Externe Faktoren: Beispielsweise kann eine Inflation dafür sorgen, dass Ihre Lieferanten ihre Preise anheben müssen. Insbesondere wenn Ihr Projekt eine sehr lange Dauer hat, es für einige Zeit gestoppt werden musste, oder die Projektkalkulation in einer Zeit stattgefunden hat, in der Preise sehr niedrig waren, diese jetzt jedoch steigen, wird dies häufig zum Problem. Sind Sie sich im Vorhinein schon darüber bewusst, dass Ihr Projekt eine sehr lange Dauer haben wird, ist es ratsam, dies bei Vertragsschluss mit Ihren Lieferanten zu bedenken und entsprechende Sicherungen einzubauen.
• Schlechte Ressourcennutzung: Unter Umständen nutzen Sie für Ihr Projekt unnötig teure Ressourcen, oder Ihre Ressourcen können einfach nicht effizient arbeiten. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn Projektmitarbeitende ständig zwischen verschiedenen Projekten wechseln müssen, sodass sie sich nicht auf eines konzentrieren können. Bedenken Sie dies bereits bei der Ressourcenplanung, können Sie die optimalen Ressourcen für Ihr Projekt auswählen. Ausserdem können Sie Ihrem Projektteam Zeitmanagement-Methoden, wie beispielsweise die Pomodoro-Technik, an die Hand geben, damit es möglichst effizient arbeitet.
• Schlechtes Budgetmanagement: Haben Sie Ihr vorhandenes Budget nicht von Anfang an gut im Griff, kann es sein, dass zu viel Geld für weniger wichtige Dinge ausgegeben wird oder Sie den Überblick darüber verlieren, wie viel bereits ausgegeben wurde. Besonders am Anfang eines Projektes, wenn noch viel Budget vorhanden ist, wird gerne wenig auf die Kosten geachtet. Behalten Sie den Status Ihres Budgets und die laufenden Kosten jedoch von Anfang an genau im Blick, sollten Ihnen wenig negative Überraschungen drohen. Eine periodisch durchgeführte Budgetprüfung ist hier empfehlenswert.
• Überschreitung der geplanten Dauer: Auch wenn ein Projekt länger dauert als geplant, steigen hierdurch die Kosten. Planen Sie daher Ihre Projekte vorausschauend, überlegen Sie sich, wo Schwierigkeiten auftreten können und erstellen Sie eine Risikoanalyse. Ergreifen Sie Massnahmen gegen die Risiken, leiten Sie Ihre Projekte wachsam und behalten Sie den Status stets im Blick. Auf diese Weise können Sie frühzeitig eingreifen, wenn Sie feststellen, dass Ihr Projekt sich verspätet.

Welche Kennzahlen Ihnen dabei helfen, zu erkennen ob Ihr Projekt das Budget überschreitet, und wie diese als Frühwarnindikator dienen können, lesen Sie im Blogbeitrag Earned Value.

Projektstatus überprüfen und Aktionsplan aufstellen

Stellen Sie fest, dass Ihr Projektbudget überschritten wurde, ist es wichtig, zunächst genau herauszufinden, wo das Problem lag. Nur auf diese Weise können Sie im Folgenden eine optimale Lösung entwickeln. Haben Sie den Grund gefunden, sollten Sie zudem kontrollieren, ob er sich auch auf andere Bereiche des Projektes auswirkt, wie zum Beispiel auf die Projektdauer, den Umfang, die Qualität, Ressourcen oder Risiken.
Mit den gesammelten Informationen können Sie nun alternative Lösungen abwägen.

1. Kosten reduzieren:

Ein erster Schritt könnte sein zu versuchen, die Kosten zu reduzieren. Das können Sie auf unterschiedlichen Wegen erreichen:

• Ressourcen tauschen:
  Tauschen Sie Ressourcen gegen weniger kostspielige Optionen. Beispielsweise können Sie einen sehr erfahrenen Mitarbeitenden, der unterfordert ist, durch einen Mitarbeitenden tauschen, der weniger Erfahrung hat und damit günstiger ist. Hierbei sollten Sie allerdings bedenken, dass der Mitarbeitende unter Umständen Einarbeitungszeit in das neue Projekt benötigt und eventuell mehr Zeit für die einzelnen Aufgaben braucht. Daher sollten Sie einen solchen Wechsel nur dann vornehmen, wenn Ihr Projekt nicht zeitkritisch ist. In manchen Fällen kann es dagegen sinnvoll sein, einen wenig erfahrenen Mitarbeitenden um einen sehr erfahrenen auszutauschen, da durch die höhere Expertise Zeit und damit Kosten gespart werden könnten.
  Ähnliches gilt bei benötigten Materialien oder Dienstleistungen: Sie können versuchen, auf eine kostengünstigere Variante umzusteigen, wenn das Zeit und Qualität nicht negativ beeinflusst oder diese Faktoren weniger kritisch sind. Alternativ können Sie auf besser ausgereifte Materialien umsteigen, wenn Sie so ausreichend kritische Projektzeit einsparen können.
• Unnötige Kosten reduzieren:
  Prüfen Sie zudem, ob es Kosten gibt, die vermeidbar wären. Dabei kann es sich beispielsweise um häufige Reisen zur Absprache mit dem Kunden handeln, die seltener durchgeführt werden könnten oder bei denen Sie auf günstigere Optionen umsteigen können. Es kann sich aber auch um teure Hardware oder Softwarelizenzen handeln, die nicht alle Mitarbeitenden tatsächlich nutzen, uvm. Sparen Sie solche Kosten ein, können Sie Ihr Budget evtl. einhalten, ohne am Projekt selbst etwas verändern zu müssen.
• Mit Lieferanten verhandeln:
  Auch mit den Lieferanten zu verhandeln ist immer eine Option, um Kosten einzusparen. Eventuell kann Ihr Lieferant Ihnen mit einer Preissenkung entgegenkommen oder eine Preiserhöhung zurücknehmen, sodass Sie Ihr Projektbudget einhalten können.

2. Kosten intern abfangen:

Auch wenn das nicht die Regel sein sollte, kann es in manchen Fällen sinnvoll sein, die entstandenen Mehrkosten intern abzufangen, beispielsweise um die gute Beziehung zum Kunden nicht zu gefährden. In diesem Fall können z. B. Mitarbeitende an dem Projekt weiterarbeiten, ohne dies auf dem Projekt zu verbuchen. Es könnte aber auch sein, dass beispielsweise gestiegene Materialkosten von Ihrem eigenen Unternehmen übernommen werden.

3. Umfang anpassen:

Hat Ihr Kunde den Umfang des Projektes im Nachhinein erhöht, kann eine Lösung sein, wieder zu dem ursprünglichen Umfang zurückzukehren oder neu zu verhandeln. Prüfen Sie zudem genau, ob es Aufgaben oder Anforderungen an das Projekt gibt, die von Seite des Kunden nicht notwendig sind. Beispielsweise kann es sein, dass eine geringere Qualität des Ergebnisses völlig ausreicht, oder dass Sie bei einem zu entwickelnden Produkt Funktionen eingeplant haben, die dem Kunden nicht wichtig sind. Können Sie die Prioritäten auf diese Weise ändern, reduziert sich auch der Projektumfang und damit die Kosten.
Steht Ihr Projekt unter Zeit- und Kostendruck, können Sie zudem einen „Scope Freeze“ für weitere Änderungen einführen. Das bedeutet, dass Sie nur noch geplante Arbeiten abschliessen und keine weiteren Änderungen akzeptiert werden, um im Budget zu bleiben.

4. Budget anpassen:

Haben Sie bei der ursprünglichen Aufwandsschätzung bereits einen Puffer beim Budget eingeplant, so können Sie diesen nutzen, um die gestiegenen Projektkosten abzufangen. Haben Sie jedoch keinen Puffer oder ist dieser schon aufgebraucht, besteht die Möglichkeit, um weiteres Budget zu bitten. Dies sollten Sie allerdings nur dann tun, wenn Sie alle anderen Möglichkeiten bereits ausgeschöpft haben. Ausserdem sollten Sie in diesem Fall genau darauf achten, dass Sie das benötigte zusätzliche Budget exakt abschätzen. So vermeiden Sie, im schlimmsten Fall innerhalb von kurzer Zeit mehrfach um eine Budgeterhöhung bitten zu müssen. Bedenken Sie auch, dass die Anpassung des Budgets für einen Kunden nur dann sinnvoll ist, wenn er die gestiegenen Kosten mitzuverantworten hat oder äussere Umstände vorliegen. Haben Sie allerdings den Aufwand selbst falsch geschätzt, ein schlechtes Budget- oder Ressourcenmanagement betrieben, wird es schwierig werden, den Kunden um weitere finanzielle Mittel zu bitten. 

Kommunikation mit Stakeholdern

Haben Sie alle wichtigen Informationen zusammengestellt, sollten Sie alle Stakeholder informieren – ganz gleich, ob Sie sie um die Aufstockung des Budgets bitten wollen, oder ob die nötigen Änderungen am Projekt abgestimmt werden sollen. Streben Sie ein offenes Gespräch an, in dem Sie den Grund der Budgetüberschreitung, die Auswirkungen und die möglichen Lösungen vorstellen. Auf diese Weise können Sie allen Projektbeteiligten klar machen, warum eine Änderung nötig und erfolgversprechend ist.

Team informieren und Änderungen umsetzen

Informieren Sie auch Ihr Team darüber, was passiert ist und welche Änderungen nun vorgenommen werden. So wissen Ihre Mitarbeitenden, was von Ihnen erwartet wird und worauf aktuell die Prioritäten liegen. Unter Umständen haben Ihre Mitarbeitenden auch weitere Ideen, wie das Budget eingehalten werden kann. Anschliessend können Sie die Änderungen umsetzen.

Fazit

Eine Überschreitung des Projektbudgets sollte nicht vorkommen, aber bestimmt wurde jeder Projektleitende bereits einmal mit einer solchen Situation konfrontiert. Mit einer vorausschauenden Planung kann verhindert werden, dass ein Projekt zu teuer wird. Sollten die Kosten dann doch aus dem Rahmen laufen, sind eine klare Analyse, schnelle Handlungen und offene Kommunikation den Stakeholdern und dem Team gegenüber gefragt.

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