Produktive Meetings: Mit den richtigen Warm-Up-Methoden gelingt ein optimaler Start

1. Check-in Runde

Das Ziel der Check-in Runde ist es, den Teilnehmenden die Möglichkeit zu geben, sich kurz zu äussern, was ihre aktuelle Stimmung oder Gedanken betrifft. Dadurch wird nicht nur eine persönliche Verbindung im Team gestärkt, sondern auch eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre geschaffen, die für den weiteren Verlauf des Meetings förderlich ist. Jeder im Team hat die Gelegenheit, sich gehört und gesehen zu fühlen, was die Zusammenarbeit und den Austausch im Meeting fördert. Die Check-in Runde ist zudem nützlich, um die emotionale Temperatur im Raum zu messen und sicherzustellen, dass alle mental bereit sind, sich auf das Meeting zu konzentrieren. Diese Methode funktioniert dann besonders gut, wenn ein vertrauensvolles Verhältnis zwischen den Teilnehmenden besteht, sodass jeder offen sprechen kann.

So funktioniert die Check-in Runde:

Zu Beginn des Meetings werden die Teilnehmenden gebeten, in wenigen Sätzen zu beschreiben, wie es ihnen gerade geht oder was sie gerade beschäftigt. Dies kann beispielsweise in Form einer Frage geschehen wie: „Wie geht es dir heute?“ oder „Mit welchem Gefühl startest du in dieses Meeting?“. Die Antworten sollten kurz und prägnant sein, sodass jeder die Möglichkeit hat, sich zu äussern, ohne dass die Runde zu viel Zeit in Anspruch nimmt.
Alternative Fragen, die Sie zum Check-in stellen können, sind beispielsweise welche Prioritäten die Teilnehmenden heute haben oder was sie von dem Meeting erwarten. Je nach Team kann es auch sinnvoll sein, eher bildlich nach dem aktuellen Befinden zu fragen, wie beispielsweise mit der Frage «Wie ist heute bei euch das Wetter?» So sind die Teilnehmenden nicht gezwungen Privates direkt anzusprechen.

2. Eisbrecher-Fragen

Das Ziel von Eisbrecher-Fragen ist es, eine lockere, informelle Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Teilnehmenden entspannen und leichter miteinander ins Gespräch kommen können. Eisbrecher-Fragen fördern den persönlichen Austausch und helfen, Barrieren abzubauen, insbesondere wenn sich die Teilnehmenden noch nicht gut kennen oder wenn das Meeting in einer eher formellen Umgebung stattfindet. Die Fragen sind flexibel einsetzbar und können an die jeweilige Gruppe oder den Kontext angepasst werden. Sie dauern in der Regel nur wenige Minuten, haben aber eine grosse Wirkung: Die Teilnehmenden fühlen sich entspannter, öffnen sich leichter und sind bereit, in einen konstruktiven Dialog zu treten.

So funktionieren Eisbrecher-Fragen:

Der Gruppe wird eine offene und unverfängliche Frage gestellt. Diese sollte so gewählt werden, dass sie leicht zu beantworten ist, aber dennoch genügend Spielraum für Kreativität und Persönlichkeit bietet. Die Teilnehmenden antworten nacheinander, was oft zu interessanten und manchmal unerwarteten Gesprächen führt.

Beispiel-Fragen:

• Was war als Kind euer Traumberuf?
• Was ist eure persönliche Superkraft und euer Kryptonit?
• Wenn ihr eine Superkraft wählen könntet, welche wäre das und warum?
• Was war das Highlight eurer letzten Woche?
• Wenn ihr irgendwo auf der Welt leben könntet, wo wäre das?
• Welches Reiseziel steht ganz oben auf eurer Wunschliste und warum?

3. Kurze Aktivierungseinheit

Die kurze Aktivierungseinheit ist eine Methode, um die Energie der Teilnehmenden zu steigern und ihren Fokus zu schärfen, bevor das Meeting inhaltlich beginnt. Das Ziel dieser Methode ist es, körperliche und geistige Müdigkeit abzubauen, die Konzentration zu verbessern sowie die Teilnehmenden aus einer passiven in eine aktive Haltung zu versetzen. Einfache Übungen helfen, den Körper aufzuwecken, die Durchblutung zu fördern und den Geist für die anstehenden Aufgaben zu fokussieren. Eine kurze Aktivierungseinheit kann besonders hilfreich sein, wenn das Meeting früh am Morgen stattfindet, nach einer längeren Pause beginnt oder wenn die Teilnehmenden gerade aus einer anderen, möglicherweise ermüdenden Tätigkeit kommen.

So funktioniert die kurze Aktivierungseinheit:

Der Moderator leitet eine kurze, einfache Übung an, die die Teilnehmenden sowohl körperlich als auch mental aktiviert. Das kann Bewegungen, Atemtechniken oder mentale Übungen umfassen, wobei die Übungen für alle Teilnehmenden leicht durchführbar sein sollten. Die Einheit dauert in der Regel nur wenige Minuten und kann sowohl im Stehen als auch im Sitzen durchgeführt werden. Einige Beispiele für Aktivierungseinheiten sind:

• Stretching: Einfaches Dehnen von Armen, Schultern und Nacken, um Verspannungen zu lösen und die Durchblutung zu fördern.
• Power-Pose: Eine kurze Übung, bei der die Teilnehmenden für ein bis zwei Minuten eine kraftvolle Körperhaltung einnehmen (z. B. breitbeinig stehen, die Hände in die Hüften gestützt), um Selbstbewusstsein und Energie zu steigern.
• Atemübungen: Eine kurze Atemübung, bei der die Teilnehmenden tief ein- und ausatmen, um den Geist zu klären und sich zu zentrieren.

4. Kreative Übung

Die kreative Übung ist eine Methode, um die Kreativität und das out-of-the-box-Denken der Teilnehmenden anzuregen. Das Ziel dieser Methode ist es, den Geist zu öffnen, die Denkprozesse zu stimulieren und eine kreative Atmosphäre zu schaffen, die zu innovativen Ideen und Lösungen führen kann. Eine kreative Übung hilft den Teilnehmenden, sich von festgefahrenen Denkmustern zu lösen und neue Perspektiven zu gewinnen, was insbesondere bei Meetings nützlich ist, die Problemlösungen oder strategische Planungen zum Ziel haben.

So funktioniert die kreative Übung:

Der Moderator leitet eine kreative Übung an, wie z. B. Brainstorming, Improvisationsaufgaben oder Assoziationsspiele. Wichtig ist, dass die Aufgaben einfach und unterhaltsam sind, sodass die Teilnehmenden spielerisch ins kreative Denken kommen. Einige Beispiele für solche Übungen sind:

• Brainstorming mit Twist: Anstatt eine direkte Lösung für ein Problem zu suchen, werden die Teilnehmenden gebeten, absurde oder extrem unkonventionelle Ideen zu äussern. Danach wird geschaut, wie diese Ideen vielleicht doch umsetzbar oder inspirierend sein könnten.
• Wort-Assoziation: Ein Teilnehmender nennt ein Wort, und die anderen nennen abwechselnd die ersten Begriffe, die ihnen dazu einfallen. Ziel ist es, schnell und intuitiv zu reagieren, ohne lange nachzudenken.
• Mind Mapping: Die Teilnehmenden erstellen gemeinsam eine Mind Map zu einem bestimmten Thema, indem sie verschiedene Aspekte und Ideen dazu auf einem grossen Blatt Papier oder digital zusammentragen. Dies hilft, Ideen visuell zu ordnen und neue Zusammenhänge zu erkennen.

5. Positive Rückblicke

Positive Rückblicke sind eine Methode, um die Stimmung im Team zu heben und ein Gefühl der Wertschätzung und des gemeinsamen Erfolgs zu fördern. Das Ziel dieser Methode ist es, die Teilnehmenden auf positive Erlebnisse und Erfolge zu fokussieren, um so eine optimistische und motivierte Atmosphäre für das Meeting zu schaffen. Durch das Teilen von positiven Erfahrungen wird das Selbstvertrauen gestärkt, und das Teamgefühl wird gefestigt, was zu einer besseren Zusammenarbeit und einer höheren Produktivität führen kann.

So funktioniert die Methode:

Jeder Teilnehmende wird gebeten, kurz einen Erfolg, ein Highlight oder ein positives Ereignis seit dem letzten Treffen mit der Gruppe zu teilen. Dies kann ein beruflicher Erfolg, eine gelungene Zusammenarbeit im Team oder auch ein persönliches Erlebnis sein, das positive Energie in die Gruppe bringt. Die Antworten sollten kurz und prägnant sein, damit jeder die Möglichkeit hat, einen Beitrag zu leisten.

6. Zählen

Die Methode Zählen ist eine einfache, aber wirkungsvolle Übung, um die Konzentration und das Gefühl der Verbundenheit innerhalb einer Gruppe zu fördern. Das Ziel dieser Methode ist es, die Teilnehmenden aufeinander abzustimmen, die Aufmerksamkeit zu bündeln und die Teamarbeit zu stärken. Die Übung erfordert, dass alle Teilnehmenden achtsam und präsent sind, was eine gute Grundlage für ein fokussiertes und effektives Meeting schafft.

So funktioniert die Methode:

Die Gruppe stellt sich im Kreis auf oder setzt sich zusammen, und die Aufgabe besteht darin, gemeinsam von 1 bis zu einer bestimmten Zahl (z. B. 20) zu zählen. Dabei darf jede Person immer nur eine Zahl sagen. Es gibt jedoch keine festgelegte Reihenfolge, wer wann spricht, sodass die Teilnehmenden spontan reagieren müssen. Das Schwierige dabei ist, dass niemand gleichzeitig sprechen darf. Wenn zwei Personen gleichzeitig eine Zahl nennen oder eine längere Pause entsteht, beginnt die Gruppe daher wieder bei 1. Die Übung erfordert also ein hohes Mass an Achtsamkeit und synchronisiert das Team auf natürliche Weise. Ähnlich funktioniert auch die Ein-Wort-Geschichte, bei der das Team eine Geschichte erzählen soll, jeder aber immer nur ein Wort dazu steuert.

Tipps zur Durchführung der Methoden

Wichtig bei all diesen Übungen ist es, dass der Moderator darauf achtet, dass sie nicht zu lange dauern. Zehn bis fünfzehn Minuten sollten in den meisten Fällen ausreichen, sodass genug Zeit für das eigentliche Meeting bleibt und das Hauptthema des Meetings nicht versehentlich in den Hintergrund rückt. Ein zu langes Warm-Up kann ausserdem dazu führen, dass die Teilnehmenden ungeduldig werden oder ihre Aufmerksamkeit nachlässt. Haben Sie eine Übung erfolgreich durchgeführt ist es sinnvoll, beim nächsten Meeting eine andere Übung oder eine neue Variante auszuprobieren. Auf diese Weise kehrt keine Langeweile ein und die Teilnehmenden werden jedes Mal aufs Neue motiviert. Zudem ist es wichtig, das Warm-Up an die jeweiligen Gruppe sowie an den Kontext des Meetings anzupassen. Während manche Übungen gut in Gruppen, die sich noch nicht kennen, durchgeführt werden können, eignen sich andere besser für Teams, die bereits miteinander vertraut sind. Ausserdem können interaktive Übungen in grossen Gruppen möglicherweise schwer umzusetzen sein, weshalb sie sich eher für kleinere Teams eignen. Aber auch an das jeweilige Team, bzw. die Teamdynamik an sich sollte die Methode angepasst werden. Beispielsweise kann es Teammitglieder geben, die nicht gerne über private Angelegenheiten sprechen oder die vielleicht an kurzen Aktivierungseinheiten nicht teilnehmen können. Wichtig ist auch zu beachten, wie das Team zusammengesetzt ist, wo eventuell unterschiedliche Hierachieebenen oder wichtige Beziehungen bestehen, die das Warm-Up beeinflussen könnten. Auch der Kontext des Meetings ist wichtig. Daher ist es sinnvoll, sich bereits vorher zu überlegen, was mit dem Warm-Up erreicht werden soll. Geht es beispielsweise darum, eine positive Stimmung zu erzeugen, wollen Sie die Konzentration der Teilnehmenden vor einem langen, intensiven Strategie-Meeting fördern oder möchten Sie das Team auf kreative Arbeit vorbereiten? Dann wählen Sie hierfür passende Übungen aus.

Fazit

Ein durchdachtes Warm-Up ist ein entscheidender Baustein für erfolgreiche Meetings. Es sorgt dafür, dass alle Teilnehmenden von Anfang an motiviert und fokussiert werden, was die Zusammenarbeit verbessert und kreative Lösungen fördert. Indem man die richtigen Methoden wählt und an die Bedürfnisse der Gruppe anpasst, kann man die Basis für ein produktives und inspirierendes Meeting legen.

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