Obeya im Projektmanagement: Zusammenarbeit neu definiert

Was ist Obeya?

Obeya, was auf Japanisch „grosser Raum“ bedeutet, ist weit mehr als nur ein physischer Ort. Es ist ein Konzept, das Transparenz, Effizienz und Teamarbeit auf ein neues Level hebt. Obeya hat seine Wurzeln in der Lean-Philosophie und wurde ursprünglich von Toyota in den 1990er Jahren entwickelt. Das Konzept entstand als Teil der Toyota-Produktionssysteme (TPS), die darauf abzielen, Effizienz zu maximieren und Verschwendung zu minimieren.
Die Idee hinter Obeya war es, einen zentralen Raum zu schaffen, in dem alle relevanten Informationen eines Projektes sichtbar und zugänglich sind. In diesem Raum treffen sich Teams regelmässig, um den Fortschritt zu überwachen, Probleme zu identifizieren und schnelle Entscheidungen zu treffen. Durch die physische Nähe und die visuelle Darstellung von Daten werden Kommunikation und Zusammenarbeit erheblich verbessert. So kann Obeya nicht nur zur Statusberichterstattung für Projekte, sondern auch für Strategiebesprechungen, Planungssitzungen oder zur Problemlösung eingesetzt werden.
Der Obeya-Raum wurde erstmals bei der Entwicklung des Toyota Prius eingesetzt, um die komplexe und innovative Natur dieses Projektes zu bewältigen. Die erfolgreiche Implementierung führte dazu, dass das Konzept auf andere Bereiche und Projekte übertragen wurde. Heute wird Obeya in vielen Branchen weltweit eingesetzt, um Projekte effizienter zu managen und die Teamarbeit zu fördern.

Vorteile von Obeya

Obeya bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die das Projektmanagement erheblich verbessern können. So hilft Obeya bei der Kommunikation, da Teammitglieder regelmässig im Obeya-Raum zusammenkommen, um den Fortschritt zu besprechen und Probleme zu lösen. Die kontinuierliche Aktualisierung des Raumes und die visuelle Gestaltung unterstützen ebenfalls das Verständnis sowie den Informationsfluss im Team und sorgen für eine höhere Transparenz. Gleichzeitig können durch die ständige Verfügbarkeit aller notwendigen Daten und die enge Zusammenarbeit in dem Raum sehr schnell fundierte Entscheidungen getroffen werden, sodass Probleme zeitnah, effizient und ergebnisorientiert gelöst werden können.

Die Einrichtung eines Obeya Raumes

Bevor Sie mit Obeya starten können, ist es zunächst wichtig, den Raum dafür einzurichten. Dabei kann es sich um einen physischen Raum handeln, der zentral gelegen und gross genug ist, um alle Teammitglieder bequem unterzubringen. Wenn das nicht möglich ist, kann es aber auch ein virtueller Raum sein. Dazu muss allerdings gesagt werden, dass Obeya besser funktioniert, wenn alle Mitarbeitenden an einem Ort zusammenkommen. Um den Obeya-Raum perfekt einrichten zu können, sollten Sie zunächst definieren, zu welchem Zweck er genutzt werden soll, sodass Sie den Raum im Anschluss optimal mit wichtigen Inhalten bestücken können. Die Raumeinteilung oftmals entsprechend dem PDCA-Zyklus. Das heisst, er wird in die vier Bereiche Plan (Planen), Do (Durchführen), Check (Prüfen) und Act (Handeln) eingeteilt. Allerdings sollten die verschiedenen Bereiche an den definierten Zweck des Obeya-Raumes und die jeweiligen Anforderungen angepasst werden. So kann es sein, dass eine völlig andere Einteilung mit mehr als vier Bereichen notwendig ist. Das könnte sich beispielsweise um Inhalte wie Ziele, Projektstatus, Aufgabenmanagement, Leistungsmessung, Risikomanagement oder Problemlösung und Entscheidungen handeln.
In jedem dieser Bereiche werden dann sämtliche für den jeweiligen Schritt notwendigen Informationen auf dafür geplanten Flächen oder Wandabschnitten visualisiert. Werden diese Bereiche während des Obeya-Meetings abgelaufen, werden dadurch die vorbereiteten Informationen geteilt und die Teilnehmenden können die jeweils nötigen Aktionen durchführen.

Schlüsselinhalte

Jeder der Bereiche sollte alle notwendigen Informationen, Zahlen und Fakten visuell darstellen. Das kann im Projektmanagement beispielsweise durch Projektzeitpläne und Meilensteine, die wichtigsten Kennzahlen (KPIs), eine Risikoübersicht oder Problemlösungs- und Entscheidungsprotokolle geschehen. Diese können auf digitalen Displays, Postern, Etiketten oder sogar Haftnotizen zum jeweiligen Bereich hinzugefügt werden und können beispielsweise als Diagramme, Infografiken, Balkenpläne, Roadmaps oder Customer Journeys dargestellt werden. Möchten Sie den Teilnehmenden ausserdem ermöglichen, Gedanken oder Lösungsvorschläge zu dem jeweiligen Bereich zu notieren, hilft es, auch ein Whiteboard oder zusätzliche Haftnotizen zur Verfügung zu stellen.

Rollen bei Obeya

• Obeya-Master: Der Obeya-Master ist eine Schlüsselrolle im Obeya-Raum, die mit der Rolle eines Scrum Masters in agilen Teams vergleichbar ist. Diese Person richtet den Obeya-Raum ein, leitet die Meetings, sorgt für einen strukturierten Ablauf und dafür, dass alle notwendigen Informationen und Visualisierungen vorhanden sind. Oft wird diese Rolle auch vom Projektleitenden übernommen.
• Studio Member: Studio Member sind die Teammitglieder, die regelmässig im Obeya-Raum arbeiten und an den Obeya-Meetings teilnehmen. Das können Informationsgeber, Entscheider, Mitglieder eines Projektteams oder auch Experten sein. Die Studio Member tragen relevante Informationen bei, arbeiten mit an der Lösung von Problemen und setzen die im Obeya-Raum beschlossenen Massnahmen um.

Im Projektmanagement besteht ein Obeya-Team meist aus dem Projektleitendem und seinem Kernteam. Darüber hinaus können auch weitere Stakeholder regelmässig teilnehmen, um Informationen beizusteuern und gleichzeitig über das Projekt informiert zu werden. Je nach Anforderungen können ausserdem Fachexperten hinzugezogen werden, um mit ihnen spezifische Themen zu besprechen.

Obeya-Meetings

Ist der Raum mit allen notwendigen Informationen bestückt und sind alle relevanten Personen eingeladen, können erste Meetings gestartet werden. Für einen Obeya-Durchlauf kann ungefähr eine Stunde eingeplant werden. Wichtig ist allerdings, diese Meetings regelmässig durchzuführen. Der jeweilige Zeitpunkt kann daher je nach Projekt einmal im Quartal, einmal im Monat oder einmal pro Sprint stattfinden. Je nach Projektanforderungen kann es aber auch sinnvoll sein, kurze tägliche, wöchentliche oder Ad-hoc-Meetings durchzuführen, um den aktuellen Status zu besprechen und kleinere Probleme sofort zu lösen.
Der Obeya-Master sollte beim ersten Meeting die Grundlagen, Regeln und den Ablauf erklären, damit alle Teammitglieder die Methode verstehen. Im Anschluss führt der Obeya-Master die Teilnehmenden durch die einzelnen Bereiche des Raumes. Die jeweiligen Informationen werden vorgestellt und, wenn nötig, wird darüber diskutiert oder es werden Entscheidungen getroffen.

Beispiel

Bei einer Raumeinteilung nach dem PDCA-Zyklus befinden sich im ersten Abschnitt «Plan» beispielsweise die strategischen Ziele, und das Team, die Kunden oder Auftraggeber werden vorgestellt. Im Bereich «Do» kann der aktuelle Stand des Projektes begutachtet werden. Der dritte Bereich «Check» vergleicht die Ziele mit der Durchführung, um so Abweichungen zu erkennen und im vierten Schritt «Act» Probleme zu lösen, Entscheidungen zu treffen und Massnahmen zu definieren.

Fazit

Der Obeya-Raum revolutioniert das Projektmanagement, indem er Transparenz, Effizienz und Zusammenarbeit neu definiert. Durch die visuelle Darstellung von Informationen und die physische Nähe der Teammitglieder werden Entscheidungen schneller getroffen und Probleme zeitnah gelöst. Dieser Ansatz, der in der Lean-Philosophie verwurzelt ist und sich in der Praxis bewährt hat, ermöglicht es Teams so, Projekte effektiver zu managen und kontinuierlich zu verbessern.

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