Questi sono i documenti di progetto più importanti
Trasparenza ottimale con una documentazione di progetto coerente
Una documentazione coerente del progetto è la pietra miliare dei progetti di successo.
Tuttavia, non ha senso documentare tutto in modo non strutturato.
Piuttosto, la documentazione di progetto deve contenere le informazioni e le decisioni essenziali in modo che sia significativa e possa essere eseguita con uno sforzo ragionevole.
I diversi settori, le diverse dimensioni dell’azienda e i mutevoli requisiti del progetto influenzano il contenuto e l’ambito della documentazione di progetto necessaria.
Ti presentiamo i cinque documenti di progetto essenziali che, secondo la nostra esperienza, dovrebbero essere utilizzati per ogni progetto.
Vantaggi di una documentazione di progetto coerente
- Una migliore visione d’insieme: Una buona documentazione di progetto aiuta i dipendenti, i project manager e gli altri stakeholder a mantenere una chiara visione d’insieme.
- Aiutano a soddisfare i requisiti del progetto: I documenti di progetto ti aiutano a definire e supervisionare i requisiti e gli obiettivi di un progetto e quindi a garantire che il tuo progetto si muova sempre nella giusta direzione.
- Imparare dai progetti: dopo il completamento del progetto, la documentazione ti aiuta ad analizzare l’andamento del progetto e a trarne insegnamento.
In questo modo puoi riconoscere cosa è andato bene, dove sono stati commessi errori e dove sono state necessarie delle modifiche.
In questo modo potrai ottimizzare il tuo prossimo progetto.
Nelle diverse fasi del progetto sono richiesti documenti diversi.
Abbiamo quindi classificato i vari documenti in base alle fasi del progetto: inizializzazione, pianificazione, implementazione e completamento.
1. inizializzazione del progetto
1.1 Manuale del progetto
Il manuale del progetto contiene tutte le regole che si applicano a un progetto specifico e le informazioni necessarie per la sua realizzazione.
Fornisce quindi una rapida panoramica ai dipendenti o alle parti interessate e stabilisce tutti i principi fondamentali.
Questo documento viene solitamente creato dal project manager.
A seconda della metodologia utilizzata per la gestione dei progetti, il contenuto può differire e anche il nome del documento può cambiare.
Ad esempio, il manuale di progetto nella DIN 69901-5 è chiamato “Piano di gestione del progetto” nella Guida PMBOK e “Documentazione di gestione del progetto” in PRINCE2.
Il manuale del progetto di solito contiene i seguenti punti:
- Definizione del progetto e obiettivi del progetto
- Struttura organizzativa del progetto con tutti i ruoli, le responsabilità e le persone di contatto.
- I dettagli dei membri del team e i loro contatti
- le regole del progetto, come gli strumenti da utilizzare, il software di gestione del progetto da utilizzare o il software per la documentazione del progetto, nonché i requisiti di comunicazione e documentazione
- un orario approssimativo
Tuttavia, il manuale del progetto può includere molto di più, come il business case, i requisiti di modifica o un glossario dei termini più importanti.
1.2 Assegnazione del progetto
Non dovrebbe esistere alcun progetto senza un brief di progetto formale, poiché questo documento autorizza ufficialmente il project manager a utilizzare le risorse e a spendere denaro.
Inoltre, in esso vengono definiti con precisione l’obiettivo del progetto e le condizioni quadro.
A seconda dell’azienda e del progetto, il brief di progetto può essere una singola pagina con le informazioni più importanti o un documento completo.
Questo ordine viene firmato dal cliente e dal project manager e quindi è anche un contratto tra le due parti.
Anche se nella pratica viene spesso gestito in modo diverso, siamo convinti che non si debba mai rinunciare a un brief di progetto scritto.
2. pianificazione
Piano del progetto
Un piano di progetto descrive ciò che deve essere implementato nel progetto e include almeno la struttura di ripartizione del lavoro.
La struttura di ripartizione del lavoro è la rappresentazione gerarchica di tutte le attività di un progetto, mentre la pianificazione presenta la sequenza cronologica del progetto in modo strutturato.
Le attività e le tappe sono organizzate tenendo conto delle interrelazioni, delle condizioni al contorno e dell’obiettivo del progetto.
Il piano dei costi indica i costi che probabilmente verranno sostenuti in quale momento del progetto, mentre il piano delle risorse mostra le risorse necessarie per il progetto e il loro utilizzo.
3. realizzazione
Rapporto sullo stato del progetto
Il rapporto sullo stato di avanzamento del progetto aiuta i project manager e i membri del team a ottenere una panoramica sullo stato attuale del progetto, a riconoscere i problemi e i rischi e a ricavarne delle misure.
Può anche essere utilizzato per informare le persone coinvolte nel progetto sullo stato intermedio dello stesso.
Un rapporto sullo stato del progetto redatto a intervalli regolari è quindi uno strumento importante durante la realizzazione dei tuoi progetti.
4. conclusione
Relazione finale del progetto
La conclusione di un progetto offre una buona opportunità per riflettere e valutare il progetto passato.
In questo modo, puoi assicurarti che il prossimo progetto abbia ancora più successo.
Anche se è facile essere tentati di iniziare subito il progetto successivo, è opportuno investire un po’ di tempo nella preparazione di una relazione finale del progetto.
La relazione finale del progetto serve anche a confermare per iscritto che tutte le parti coinvolte hanno approvato il progetto completato – in altre parole, che il progetto realizzato ha soddisfatto tutti gli obiettivi e le aspettative.
Poiché la relazione di completamento del progetto è la controparte dell’incarico, viene firmata anche dal cliente e dal project manager.
Conclusione
Con questi cinque documenti di progetto, sei ben equipaggiato per portare a termine con successo i tuoi progetti e ottenere il massimo da essi: l’unica domanda che rimane è dove conservare questi documenti in modo che siano sempre a disposizione del tuo team, degli stakeholder e di te stesso.
Il software di gestione dei progetti con gestione integrata dei documenti è il più adatto a questo scopo.
Questo ti permette di archiviare tutti i documenti importanti direttamente con il progetto, i singoli processi o le attività.
Ciò significa che i documenti importanti sono disponibili in modo permanente, indipendentemente dal luogo in cui si trovano e in modo rapido, poiché sono archiviati e possono essere recuperati a livello centrale.
Puoi anche specificare chi è autorizzato a recuperare o modificare i documenti e il pratico versioning rende le modifiche tracciabili.
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