Il triangolo del progetto

Trovare l’equilibrio tra ambito, costi e tempi

Le tre dimensioni

Per bilanciare in modo ottimale le tre dimensioni del triangolo del progetto, un project leader dovrebbe avere una grande comprensione di come possono essere influenzate e dove esistono opportunità per adattarsi ai cambiamenti nel corso di un progetto. Pertanto deve essere chiaro da cosa sono composti.

1. Costi

Questa dimensione comprende non solo il puro budget di un progetto, ma anche le risorse disponibili. Questo perché le risorse possono essere ricondotte ad un valore finanziario. Ad esempio, se il progetto deve essere supportato da personale aggiuntivo, se sono necessarie nuove attrezzature o stanze aggiuntive, tutto ciò comporterà costi più elevati. Pertanto, questo punto comprende, tra l’altro:

• Il budget, ovvero il quadro finanziario del progetto
• Il numero di membri della squadra
• Attrezzature e dispositivi disponibili
• Spazio ufficio disponibile

2. Tempo

La dimensione del tempo va oltre anche la mera durata del progetto. Sono inclusi, tra gli altri:

• Il calendario del progetto e il numero di fasi del progetto
• Ore lavorate al progetto
• Tempo dedicato alla pianificazione e alla strategia
• Calendari e obiettivi interni

3. Ambito

L’ambito di un progetto comprende sia l’ambito dei risultati del progetto che la loro qualità. Nella gestione tradizionale del progetto, viene determinato prima il quadro temporale e il budget. Include:

• Ambito di lavoro
• Livello di dettaglio del prodotto finale, ad es. numero e complessità delle funzioni
• Qualità dei risultati
• Quantità di prodotti finali o numero di sviluppi di prodotto

Il nostro consiglio: nei progetti gestiti in modo classico, nel corso del progetto può verificarsi uno scope creep, ovvero un ampliamento dell’ambito di lavoro senza un contemporaneo adeguamento del budget e dei tempi. Pertanto, è importante che l’ambito dei servizi pianificati e la loro qualità siano documentati e approvati prima dell’inizio del progetto. Ogni modifica dovrebbe inoltre essere documentata e il suo impatto analizzato, per poi apportare le opportune modifiche alla pianificazione del budget e dei tempi. In questo modo è possibile approvare le modifiche, anche in termini di budget e tempi.

Come le tre dimensioni si relazionano tra loro

Esistono due diversi tipi di relazioni nel triangolo del progetto. Da un lato, il rapporto tra l’obiettivo da raggiungere e le altre due variabili è direttamente proporzionale. Ciò significa che l’ambito si muove nella stessa direzione del tempo e dei costi. Quindi, se la portata di un progetto aumenta, ad esempio perché aumenta il volume o migliora la qualità, è necessario adeguare anche il tempo a disposizione e/o i costi.
La relazione tra costi e tempo, invece, è inversamente proporzionale, con le variabili che si muovono in direzioni opposte. Pertanto, se si vogliono ridurre i costi, è necessario aumentare i tempi. Se un progetto deve essere completato più rapidamente, riducendo quindi la dimensione temporale, i costi devono aumentare.
Ciò porta ai seguenti approfondimenti:

Come il triangolo magico aiuta nella gestione dei progetti

È molto improbabile che non si verifichino cambiamenti in nessuna delle dimensioni del triangolo di progetto durante l’implementazione di un progetto. Pertanto, l’idea centrale alla base del concetto è che un progetto non può avere successo se tutte e tre le dimensioni sono fissate rigidamente. Pertanto, per avere un margine di manovra per eventuali aggiustamenti necessari, almeno una delle dimensioni dovrebbe essere flessibile. Pertanto, dovresti scegliere attentamente il tuo focus e coordinarlo con le parti interessate del tuo progetto. In questo modo, il triangolo del progetto ti aiuta nella pianificazione e nel controllo del progetto, nel controllo, ma anche nella gestione del rischio e del cambiamento. Se il tuo obiettivo è rispettare la pianificazione, è consigliabile, ad esempio, far approvare un budget aggiuntivo prima dell’inizio del progetto per eventuali risorse aggiuntive che potrebbero essere necessarie, o per chiarire quali risultati finali sono facoltativi. Se, invece, il tuo obiettivo fosse rispettare il budget, dovresti comunicare chiaramente che la data di fine del progetto dovrà essere posticipata o la portata dei risultati finali ridotta in caso di cambiamenti imprevisti.

Il nostro consiglio: per garantire chiarezza prima dell’inizio del progetto e sapere esattamente come procedere in caso di modifiche, dovreste già documentare i punti più importanti nell’ordine di progetto o nel manuale di progetto. Ciò comprende:

• Le preferenze del cliente nel caso in cui sia necessario apportare modifiche.
• Qualsiasi budget di emergenza pre-approvato
• Un elenco dei cambiamenti più probabili, nonché i possibili piani d’azione, descrivendo l’impatto su tempi, costi e portata

Durante l’implementazione del progetto, tieni sempre presenti tutte e tre le dimensioni in modo da poter reagire ai cambiamenti in qualsiasi momento o pensare alle misure da adottare se si verifica un cambiamento.

Differenze nella gestione dei progetti tradizionale e agile

Nella gestione tradizionale del progetto si presuppone che l’ambito sia fisso, poiché è definito in termini di ambito e qualità, ad esempio nelle specifiche. Costi e tempi sono più flessibili in questo caso. Sono pianificati, ma possono cambiare se necessario.
La gestione agile del progetto, tuttavia, capovolge questa visione, in modo che costi e tempi siano fissi, ma l’ambito possa essere adattato. Questo perché la pianificazione iterativa in Scrum, ad esempio, utilizza i cosiddetti sprint in cui viene svolto il lavoro. Il loro numero o la loro durata sono generalmente fissi, il che rende anche facile stimare i costi di un progetto. Quindi è l’ambito ad essere variabile.

Estensioni del triangolo di progetto

Oggi spesso non è più sufficiente concentrarsi solo su tre dimensioni nella gestione dei progetti. Pertanto, la dimensione dell’ambito è spesso suddivisa in qualità e contenuto. Si parla allora di quadrato magico o quadrato del diavolo.
Inoltre, il triangolo del progetto può essere esteso per includere il fattore onnicomprensivo della soddisfazione del cliente, che riguarda la soddisfazione di tutte le parti interessate. Poiché di solito hanno richieste diverse su un progetto, è importante che vengano soddisfatte le esigenze di tutte le parti interessate del progetto.

Conclusione

Il triangolo del progetto è particolarmente adatto per visualizzare le interrelazioni dei fattori più importanti nella gestione del progetto: tempo, costi e portata. Diventa subito chiaro che queste dimensioni dovrebbero essere bilanciate e che un cambiamento in una dimensione si tradurrà in un cambiamento nelle altre dimensioni. Una valutazione realistica di tutti e tre i fattori all’inizio del progetto, nonché la definizione delle giuste priorità e una comunicazione chiara sono quindi di grande importanza per il successo di un progetto.
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