Come ottimizzare il passaggio di consegne dei progetti

Rilassati in vacanza con la consapevolezza che il tuo progetto è in buone mani

1. determinare la rappresentazione

I tuoi compiti dovrebbero essere svolti da un sostituto durante il periodo di ferie.
Mentre nella maggior parte dei dipartimenti di un’azienda esistono regole chiare su chi debba essere sostituito da chi, nel lavoro a progetto non è così.
Al contrario, i progetti richiedono un sostituto che abbia già familiarità con il lavoro a progetto e con il tuo progetto specifico.
In questo modo, puoi evitare che in tua assenza si verifichino errori critici dovuti alla tua ignoranza.
Per questo motivo può essere opportuno nominare come sostituto una persona del tuo team di progetto.

Se il sostituto che desideri non ha abbastanza tempo per occuparsi di tutti i tuoi compiti a causa delle sue mansioni, puoi anche nominare più sostituti per diverse aree di responsabilità. In ogni caso, è importante che tu comunichi chiaramente i compiti e le responsabilità all’interno del tuo team di progetto.

Consegna del 2° progetto

Crea una panoramica sullo stato attuale del tuo progetto.
Dovrebbe includere anche i seguenti punti:

• Attività e punti attualmente aperti
• Problemi tipici
• Priorità e compiti rimandati
• Date e tappe importanti
• Rischi attuali
• Linee guida per riunioni, processi e documentazione
• Persone di contatto e responsabilità

Questo elenco ti aiuterà nella fase di consegna delle vacanze.
Prenditi il tempo necessario per informare il tuo sostituto in vacanza in modo dettagliato sul progetto e spiega cosa ti aspetti da lui.
Consegnagli anche la panoramica preparata in precedenza, in modo che il tuo sostituto possa verificare in qualsiasi momento della vacanza se il progetto è ancora in corso e se tutti i punti importanti sono stati presi in considerazione.
Tuttavia, dovresti anche affidarti alle capacità del tuo sostituto: non è necessario che tu pianifichi ogni processo nei minimi dettagli.
Allo stesso tempo, dovresti utilizzare il passaggio di consegne per pianificare una data per il ritorno del progetto.
In questo modo potrai riprendere in mano il progetto in tutta tranquillità dopo il tuo ritorno e ricevere tutte le informazioni importanti dal tuo sostituto.

Dovresti considerare i seguenti punti quando consegni il progetto:

• Struttura il passaggio di consegne: da un lato, non dimenticherai nessun punto importante e, dall’altro, darai al tuo sostituto una buona sensazione.
  Una struttura chiara ti aiuta anche a trasmettere tutte le informazioni necessarie in modo chiaro e trasparente.
• Nota bene: Il tuo sostituto per le vacanze è un membro del tuo team di progetto?
  Perfetto, perché in questo caso dovrai spiegare solo le caratteristiche più importanti da tenere in considerazione.
  Tuttavia, se la tua controparte non ha molta dimestichezza con il tuo progetto o con la gestione del progetto, dovrai spiegare tutto in modo più dettagliato.
• Seleziona i compiti: Per non sovraccaricare il tuo sostituto, è opportuno affidargli solo i compiti che devono assolutamente essere portati a termine durante le vacanze.
  Tieni presente che anche il tuo sostituto ha i suoi compiti da portare a termine e difficilmente sarà molto entusiasta se si occuperà esclusivamente dei tuoi compiti.
  Pertanto, rimanda i compiti più piccoli e meno importanti a dopo le vacanze.
• Verifica le autorizzazioni: Prima del passaggio di consegne, verifica che il tuo sostituto abbia già tutte le autorizzazioni necessarie per poter svolgere i compiti in tua assenza.
  Potrebbe trattarsi di diritti di accesso digitali, come ad esempio ai dischi, alle caselle di posta elettronica o al tuo progetto nel software di gestione del progetto, ma anche di autorizzazioni generali, come quelle per la firma.
  Se mancano delle autorizzazioni importanti, dovresti occupartene prima di andare in vacanza e informare il tuo sostituto di questi nuovi diritti.
• Rispondi alle domande: Prenditi il tempo necessario per rispondere a tutte le domande del tuo sostituto per le vacanze e chiedi se c’è bisogno di chiarimenti.
  In questo modo potrai essere sicuro che tutti i punti importanti siano stati compresi dalla tua controparte.

Un software di gestione del progetto può fornirti servizi preziosi per la compilazione delle informazioni necessarie per il passaggio delle vacanze.
Ti permette di tenere traccia dell’intero progetto e dei singoli compiti.
Vengono elencate le scadenze importanti e gli eventuali rischi.
Puoi anche archiviare documenti e informazioni sulle singole attività.
Questa funzione non è utile solo per i passaggi di consegne durante le vacanze.
È utile anche se il tuo sostituto annota le informazioni importanti durante la tua assenza, in modo che tu possa vedere rapidamente lo stato attuale del progetto al tuo ritorno.

3. informare le parti interessate

Il tuo sostituto per le ferie e il team del progetto sanno già tutto quello che c’è da sapere.
Ora devi informare tutti gli altri stakeholder della tua assenza e del tuo sostituto.
Per evitare incomprensioni e fastidi, i reparti interni, i partner del progetto, i clienti o i fornitori devono sapere chi possono contattare durante la tua assenza e quando tornerai.
Hai diversi rappresentanti durante le vacanze?
Allora compila un elenco con i dettagli di tutti i contatti rilevanti e invialo agli interessati.

4. preparare il posto di lavoro

Gli ultimi giorni in ufficio sono solitamente molto frenetici, soprattutto prima di lunghe assenze.
Tuttavia, dovresti comunque investire un po’ di tempo nella preparazione del tuo posto di lavoro.

• Completa i compiti in sospeso: è da un po’ che rimandi i piccoli compiti meno importanti o le cose che non ti piace fare?
  Allora dovresti trovare il tempo di completare questi compiti adesso.
  In questo modo non avrai sensi di colpa durante le vacanze e non avrai una lista inutilmente lunga di compiti da svolgere al tuo ritorno.
  
• Prepara la tua casella di posta elettronica: Se hai ancora e-mail non lette e richieste di informazioni in sospeso, questa è l’occasione giusta per occupartene.
  Dopo il tuo ritorno, ci sarà sicuramente un gran numero di nuovi messaggi che attendono di essere letti e risolti.
  Tuttavia, se la tua casella di posta viene riordinata prima di andare in vacanza, il numero sembrerà minore e meno opprimente.
  Puoi anche cogliere l’occasione per impostare un messaggio fuori ufficio nel tuo programma di posta elettronica.
  
• Devia il telefono: Prima di lasciare l’ufficio la sera prima delle vacanze, ricordati di deviare il telefono verso il tuo sostituto.
  È consigliabile non essere disponibili per le richieste di informazioni durante le vacanze, in modo da potersi riprendere nel migliore dei modi.
  Tuttavia, se il tuo progetto è in una fase critica, puoi fornire al tuo incaricato i tuoi dati di contatto.
  In questo caso, però, devi definire esattamente quando e per quali questioni puoi essere contattato per evitare che il tuo telefono squilli ininterrottamente e che tu venga chiamato per questioni banali.
• Riordino: non vorrai certo tornare in un posto di lavoro caotico.
  Per questo è utile riordinare la tua scrivania prima di andare in vacanza.
  Poiché durante la tua assenza potrebbe accumularsi molta posta sulla scrivania, non solo i tuoi colleghi apprezzeranno una scrivania in ordine, ma anche tu sarai soddisfatto al tuo ritorno.
  Quindi occupati dell’archiviazione, elimina le stoviglie usate e pulisci la tua scrivania.
• Il nostro consiglio: per evitare che la posta e i documenti si accumulino sulla scrivania in modo disorganizzato, puoi creare diversi cestini di archiviazione, ad esempio per i documenti urgenti o per quelli a scopo informativo.
  In questo modo potrai avere una rapida panoramica dei punti più importanti dopo le vacanze.

5. goditi la tua vacanza

Anche se a volte è difficile: la tua vacanza è lì per rilassarti ed è proprio per questo che dovresti usarla.
Per questo motivo non devi essere raggiungibile al telefono o via e-mail e non devi controllare o rispondere costantemente ai tuoi messaggi.
È molto probabile che durante la tua assenza le cose non vadano esattamente come avresti voluto.
Tuttavia, dato che hai fatto un ottimo passaggio di consegne in vacanza, puoi rilassarti e confidare che il tuo sostituto e il tuo team di progetto faranno un buon lavoro.

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