Sistema ERP, software di gestione dei progetti o entrambi?

Come sfruttare le sinergia

Differenze nelle funzioni del sistema ERP e del software di gestione dei progetti

I sistemi ERP (Enterprise Resource Planning) sono soluzioni software progettate per aiutare le aziende a pianificare e gestire in modo efficiente le proprie risorse. Forniscono funzionalità per aree quali gestione finanziaria, catena di fornitura, risorse umane, produzione, approvvigionamento, vendite e altro ancora. In genere, i sistemi ERP offrono anche alcune funzionalità di base per la gestione dei progetti, poiché i progetti fanno spesso parte delle attività commerciali di un’azienda. Queste funzionalità consentono alle aziende di pianificare le attività del progetto, allocare risorse e monitorare i progressi.
Le funzionalità fondamentali di gestione dei progetti comunemente presenti in molti sistemi ERP includono:

• Monitoraggio di compiti e attività: la possibilità di creare, assegnare e monitorare compiti e attività relative ai progetti.
• Gestione del tempo e delle risorse: capacità di acquisire e tenere traccia dell’utilizzo del tempo e delle risorse nei progetti.
• Reporting di base: generazione di semplici report sullo stato di avanzamento del progetto, sull’utilizzo delle risorse e sul budget.
• Budgeting e controllo dei costi: gestione dei budget di progetto, monitoraggio delle spese e monitoraggio dei costi.
• Comunicazione di squadra di base: funzioni per la comunicazione e la collaborazione all’interno del team di progetto.

Tuttavia, esistono anche sistemi ERP specializzati che si concentrano maggiormente sulla gestione dei progetti. Questi sistemi offrono funzionalità e strumenti avanzati che vanno oltre le funzioni di base della gestione dei progetti nei sistemi ERP convenzionali. Possono essere adattati specificamente alle esigenze dei team di progetto e consentono una pianificazione, un monitoraggio e un controllo migliorati del progetto.

Le differenze fondamentali tra i sistemi ERP con funzionalità di gestione dei progetti e i software di gestione dei progetti standalone risiedono nella specializzazione e nella profondità delle funzionalità:

• Specializzazione: il software di gestione dei progetti è progettato per soddisfare i requisiti specifici dei progetti. Fornisce funzionalità complete per la pianificazione dei progetti, l’allocazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi, la gestione dei rischi, il reporting e altro ancora.
• Flessibilità: il software di gestione dei progetti è spesso più flessibile e adattabile per soddisfare i requisiti individuali dei vari progetti. Spesso, ad esempio, puoi scegliere se gestire un progetto in maniera classica, agile o ibrida.
• Collaborazione: i software di gestione dei progetti in genere pongono una forte enfasi sulla collaborazione del team, sulla comunicazione e sulla condivisione delle informazioni.
• Analisi e reporting: i software di gestione dei progetti standalone offrono spesso sofisticate funzionalità di analisi e reporting per fornire informazioni complete sulle metriche e sulle prestazioni del progetto.

I limiti dei sistemi ERP nella gestione dei progetti

Sebbene un sistema ERP possa essere molto utile per l’esecuzione di piccoli progetti, ci sono limiti evidenti quando si tratta di gestire in modo efficace progetti complessi. Ecco alcune delle sfide e dei limiti dell’utilizzo dei sistemi ERP nella gestione dei progetti:

1. Mancanza di flessibilità e adattabilità:

I progetti sono unici e non esistono due progetti uguali. Hanno le proprie esigenze, tempistiche, esigenze di risorse e sfide, che possono anche cambiare durante l’implementazione del progetto. Tuttavia, i sistemi ERP sono generalmente progettati per seguire rigorosamente processi e flussi di lavoro aziendali standardizzati. L’elevata flessibilità e adattabilità di cui necessitano progetti complessi per soddisfare requisiti individuali, strutture di progetto o flussi di lavoro non sono fornite da un sistema ERP. Al contrario, il software di gestione dei progetti autonomo consente una personalizzazione flessibile in base alle esigenze specifiche di ciascun progetto. Ciò significa che non sei costretto ad adattare il tuo processo al software; invece, il software si adatta a te. Ad esempio, puoi creare attività o flussi di lavoro che rispecchiano l’esatta sequenza del tuo progetto, dall’assegnazione delle attività alla revisione e approvazione. Ciò non solo migliora l’efficienza ma riduce anche al minimo il rischio di incomprensioni o errori nell’esecuzione del progetto. Inoltre, grazie alla sua flessibilità, il software di gestione dei progetti può crescere insieme alla tua azienda e alle sue esigenze. Puoi personalizzare il software man mano che i tuoi progetti si evolvono o sorgono nuove sfide, assicurandoti che il software continui a soddisfare le tue esigenze.

2. Enfasi sulle risorse aziendali e sulla gestione finanziaria:

I sistemi ERP sono principalmente orientati all’ottimizzazione delle risorse come personale, materiali e finanze dell’intera azienda. Ciò significa che la gestione dei progetti nei sistemi ERP è spesso considerata parte della pianificazione complessiva delle risorse. Pertanto spesso i requisiti specifici e la complessità dei singoli progetti non possono essere adeguatamente colti. Mentre i software di gestione dei progetti consentono anche il monitoraggio in tempo reale di budget e costi, i report, ad esempio, possono mostrare come si stanno sviluppando le spese per un progetto rispetto al piano. Queste informazioni sono fondamentali per individuare tempestivamente i superamenti del budget e adottare contromisure.

3. Sfide nel monitoraggio dei flussi di lavoro e dei progressi del progetto:

Il monitoraggio e il monitoraggio dei flussi di lavoro, delle tappe fondamentali, delle attività e dei progressi del progetto è una parte cruciale della gestione del progetto. Tuttavia, queste funzioni non sono adeguatamente sviluppate in molti sistemi ERP. Può essere difficile ottenere una panoramica dello stato attuale di un progetto, identificare colli di bottiglia o ritardi e intraprendere tempestivamente le azioni appropriate.
Ciò potrebbe essere dovuto al fatto che molti sistemi ERP dispongono di campi dati e opzioni di reporting predefiniti. Tuttavia, nei progetti, acquisire e analizzare alcuni dati aggiuntivi può essere cruciale. In generale, il software di gestione dei progetti ti consente di creare campi personalizzati per raccogliere i dati rilevanti per il tuo progetto. Ciò migliora l’accuratezza del reporting e supporta un processo decisionale informato. Inoltre, attraverso chiare visualizzazioni dello stato di avanzamento, diagrammi di Gantt e tappe fondamentali, il software di gestione del progetto consente a tutte le parti interessate di avere una panoramica in tempo reale dello stato del progetto. Ciò consente modifiche immediate, ad esempio quando diventa visibile un collo di bottiglia o un sovraccarico delle risorse.

4. Sfide nella comunicazione e collaborazione del team:

Una gestione di progetto di successo richiede una collaborazione continua e una comunicazione efficace tra i partecipanti al progetto. Il software di gestione dei progetti funge anche da hub centrale per la comunicazione del team. Discussioni, aggiornamenti, documenti di progetto e domande possono essere raccolti in un unico posto, riducendo al minimo il disordine di e-mail e chat, migliorando la trasparenza e facilitando i membri del team a rimanere informati. Tuttavia, i sistemi ERP offrono spesso opzioni limitate per la comunicazione e la collaborazione del team, in particolare quando si tratta di condividere informazioni sul progetto, distribuire documenti, discutere attività o coordinare programmi. Queste limitazioni possono ostacolare l’efficienza e l’efficacia del team di progetto.

Vantaggi del software di gestione dei progetti dedicato

Il software di gestione dei progetti dedicato offre numerosi vantaggi rispetto ai sistemi ERP con funzionalità di gestione dei progetti limitate. Ecco alcuni dei principali vantaggi offerti dal software specializzato di gestione dei progetti:

1. Concentrarsi sulla pianificazione, sul monitoraggio e sul controllo del progetto:

Il software di gestione dei progetti è specificamente progettato per supportare la pianificazione, il monitoraggio e il controllo del progetto. Offre una gamma completa di funzionalità che consentono di definire le attività del progetto, allocare risorse, impostare dipendenze, stabilire tappe fondamentali e monitorare i progressi. Ciò consente una pianificazione del progetto dettagliata e strutturata, che porta a un’esecuzione del progetto più efficace.

2. Interfaccia utente intuitiva e funzionalità specializzate:

Inoltre, il software di gestione dei progetti spesso fornisce un’interfaccia facile da usare e intuitiva, rendendo più semplice per i team di progetto svolgere i propri compiti. Offre funzionalità specializzate come diagrammi di Gantt, schede Kanban, elenchi di attività, visualizzazioni di calendario o strumenti di reporting. Queste funzionalità aiutano le parti interessate al progetto a tenere traccia delle proprie attività, stabilire le priorità e identificare i colli di bottiglia.

3. Collaborazione e comunicazione del team migliorate:

Inoltre, il software di gestione del progetto promuove la collaborazione del team e facilita la comunicazione tra i partecipanti al progetto. Semplifica la condivisione delle informazioni sul progetto, i commenti sulle attività, l’assegnazione delle responsabilità e la conduzione delle discussioni in una posizione centralizzata. I membri del team possono collaborare facilmente, scambiare informazioni e rimanere aggiornati sullo stato del progetto.

4. Monitoraggio di attività, tappe fondamentali e allocazione delle risorse:

Il monitoraggio di attività, tappe fondamentali e allocazione delle risorse è parte integrante di qualsiasi software di gestione dei progetti. Ciò consente ai project manager di tenere d’occhio lo stato di avanzamento delle singole attività, monitorare i risultati raggiunti, nonché pianificare e allocare in modo efficiente le risorse. Inoltre, ottenere informazioni dettagliate sullo stato di avanzamento del progetto aiuta a identificare tempestivamente colli di bottiglia o ritardi e ad affrontarli.

5. Ampie funzionalità di reporting e analisi:

Il software di gestione dei progetti consente anche ampie funzionalità di reporting e analisi dei dati di progetto. Offre una varietà di formati di report personalizzabili che consentono di analizzare lo stato del progetto, il consumo di risorse, lo sviluppo dei costi e altri parametri rilevanti. Questi report aiutano a valutare l’avanzamento del progetto, a prendere decisioni e a migliorare continuamente le pratiche di gestione del progetto.

Sinergie tra software di gestione dei progetti e sistemi ERP

Sia i sistemi ERP che i software di gestione dei progetti hanno i loro vantaggi e ragioni di esistenza. L’integrazione del software di gestione dei progetti con un sistema ERP esistente consente alle aziende di sfruttare i vantaggi di entrambi i sistemi e creare sinergie. Ecco alcuni modi in cui entrambe le soluzioni si completano a vicenda e come le aziende possono sfruttare in modo ottimale queste sinergie:

• Integrazione di dati e scambio di informazioni: integrando software di gestione del progetto e sistemi ERP, i dati rilevanti possono essere scambiati senza problemi. Le informazioni relative al progetto, come budget di progetto, disponibilità delle risorse e costi, possono essere trasferite dal sistema ERP al software di gestione del progetto. Al contrario, i dati del progetto, come le attività completate, lo stato del progetto e le relazioni sullo stato di avanzamento, possono rifluire nel sistema ERP. Ciò crea una visione olistica delle attività del progetto e consente un migliore coordinamento tra i sistemi.
• Utilizzo dei dati ERP per la pianificazione e la gestione delle risorse: un sistema ERP contiene informazioni vitali sulle risorse aziendali come personale, materiali e finanze. Questi dati possono essere utilizzati nel software di gestione del progetto per eseguire una pianificazione e una gestione realistica delle risorse. Accedendo ai dati in tempo reale dal sistema ERP, i project manager possono stimare meglio il fabbisogno di risorse, evitare colli di bottiglia e garantire un’allocazione efficiente delle risorse.
• Sincronizzazione dei dati finanziari per il budget e il controllo dei costi: l’integrazione del software di gestione dei progetti e dei sistemi ERP facilita anche un miglioramento del budget e del controllo dei costi. I dati finanziari dal sistema ERP, come budget, costi e informazioni contabili, possono essere trasferiti automaticamente al software di gestione del progetto. Di conseguenza, i project manager ottengono una visione chiara della performance finanziaria del progetto, possono identificare i superamenti del budget e intraprendere azioni correttive tempestive.
• Ottimizzazione dei processi aziendali attraverso la combinazione di entrambi i sistemi: la combinazione di software di gestione dei progetti e sistemi ERP consente alle aziende di ottimizzare i propri processi aziendali. Attraverso lo scambio automatico di dati e l’integrazione delle informazioni rilevanti, i dati del progetto e dell’azienda possono essere meglio allineati. Ciò facilita l’identificazione delle dipendenze, migliora la comunicazione e contribuisce a un’esecuzione più efficiente del progetto. Le aziende possono migliorare e standardizzare le proprie pratiche di gestione dei progetti implementando metodi e processi comprovati nel software di gestione dei progetti e collegandoli ai sistemi ERP.

Migliori pratiche per l’integrazione del software di gestione dei progetti e dei sistemi ERP

L’integrazione del software di gestione dei progetti e dei sistemi ERP richiede un’attenta pianificazione e implementazione per ottenere risultati ottimali. Ecco alcune best practice che le aziende dovrebbero prendere in considerazione quando integrano entrambi i sistemi:

• Selezionare sistemi compatibili con capacità di interfaccia: quando si sceglie un software di gestione dei progetti e un sistema ERP, è fondamentale considerare la compatibilità e le capacità di interfaccia disponibili. Verificare se i due sistemi possono scambiare dati e integrare informazioni senza soluzione di continuità. Lavorare a stretto contatto con i fornitori per garantire un’integrazione fluida.
• Definire chiaramente i flussi di dati e le responsabilità: definire chiaramente il flusso di dati e le responsabilità tra il software di gestione del progetto e il sistema ERP è essenziale. Determinare quali dati e informazioni devono essere scambiati tra i sistemi e chi è responsabile del mantenimento e dell’aggiornamento dei rispettivi dati. Ciò garantisce che entrambi i sistemi siano sempre aggiornati.
• Formare i dipendenti per un utilizzo efficace di entrambi i sistemi: una formazione approfondita dei dipendenti è fondamentale per garantire che possano utilizzare in modo efficace sia il software di gestione del progetto che il sistema ERP. Fornire sessioni di formazione e materiali per familiarizzare i dipendenti con le caratteristiche e le capacità di entrambi i sistemi. Aumentare la consapevolezza dei vantaggi dell’integrazione e mostrare loro come ottimizzare l’uso dei sistemi per svolgere i propri compiti in modo efficiente.
• Revisione e adeguamento regolari dell’integrazione: un’integrazione riuscita richiede revisione e adeguamento regolari. Monitorare le prestazioni dell’integrazione per garantire un flusso di dati regolare e ottenere i risultati desiderati. Apportare le modifiche necessarie per migliorare l’integrazione e soddisfare le mutevoli esigenze dell’azienda.
• Garantire la sicurezza dei dati e la conformità alle normative sulla privacy: quando si integrano i sistemi, è importante considerare la sicurezza dei dati e le normative sulla privacy applicabili. Garantire che i dati sensibili siano adeguatamente protetti e accessibili solo al personale autorizzato. Implementare misure di sicurezza come crittografia, controlli di accesso e backup regolari dei dati per garantire l’integrità e la riservatezza dei dati.
  Aderendo a queste migliori pratiche, le aziende possono garantire una perfetta integrazione tra il software di gestione dei progetti e i sistemi ERP. Ciò consente l’uso efficace di entrambi i sistemi e migliora l’efficienza complessiva della gestione del progetto.

Conclusione

Soprattutto per le aziende che affrontano progetti complessi soggetti a requisiti o esigenze mutevoli, è opportuno utilizzare un software di gestione dei progetti, oltre a un sistema ERP. L’integrazione di tale software insieme al sistema ERP esistente offre numerosi vantaggi, consentendoti di sfruttare il meglio di entrambi i mondi e creare sinergie. Ciò consente un’esecuzione efficiente del progetto, un utilizzo ottimale delle risorse e mantiene un controllo preciso sulle finanze del progetto.

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