Selezione del software BI giusto

Alcuni passi verso la soluzione ottimale.

Sette passi per il miglior software BI

1. Avvio

In un primo incontro con il tuo gruppo principale, non solo determini quali passi devono essere compiuti per selezionare il software giusto, ma definisci anche chi, oltre alla tua squadra principale, dovrebbe essere coinvolto nella selezione del software. Un gruppo principale di solito è composto dagli utenti aziendali più importanti e dai colleghi necessari dal dipartimento IT. Decidi all’interno del team se i requisiti per il software dovrebbero essere raccolti in workshop o in interviste e chi dovrebbe partecipare. Le interviste offrono il vantaggio che tutti i coinvolti hanno il tempo di formulare con precisione le proprie esigenze e requisiti. I workshop, d’altra parte, spesso generano idee aggiuntive a causa della dinamica di gruppo.

2. Analizzare lo stato attuale e definire i requisiti

In seguito, dedica del tempo ad analizzare lo stato attuale della tua azienda e a raccogliere tutti i requisiti che il nuovo software deve soddisfare. Discuti come attualmente vengono raccolti ed analizzati i dati, dove ci sono difficoltà e come il software BI può aiutare. In questo modo, puoi compilare un catalogo di requisiti. Ci sono quattro categorie:

• Requisiti funzionali:
  Raccogli tutte le funzioni richieste. La gamma di funzioni che il software dovrebbe avere alla fine è dettata anche dalla sua successiva area di applicazione. Molti sistemi BI possono essere utilizzati in modo flessibile, ma si concentrano su specifiche aree o funzioni. Chiarisci anche quali funzioni sono essenziali e quali sono opzionali.
• Requisiti tecnici:
  I requisiti tecnici riguardano argomenti come la sicurezza dei dati, la protezione dei dati, le prestazioni necessarie, le piattaforme, i sistemi operativi e la tecnologia dei database. Le interfacce necessarie ai sistemi attualmente in uso devono essere considerate in modo che il software selezionato possa essere integrato ottimamente nella tua infrastruttura IT.
• Requisiti organizzativi:
  Questo punto tratta, ad esempio, la questione delle autorizzazioni. Tutti gli utenti dovrebbero avere accesso a tutte le funzioni e ai dati, oppure dovrebbero esserci diverse autorizzazioni per diversi gruppi di utenti? Come dovrebbero essere gestite le autorizzazioni?
• Requisiti generali:
  Inoltre, potrebbero esserci anche requisiti generali, ad esempio potrebbe essere importante che il supporto software venga offerto in una determinata lingua, potresti volere un fornitore del tuo paese d’origine o desiderare vedere riferimenti da un settore aziendale simile. Anche la solidità del fornitore o il tempo di implementazione previsto possono essere criteri importanti.

È importante coinvolgere tutte le parti interessate in questa fase. Pertanto, dovresti considerare non solo i futuri principali utenti del software, ma includere anche la dirigenza o gli utenti che necessitano occasionalmente di informazioni dal software BI o a cui vengono presentati rapporti preconfezionati. Solo in questo modo puoi ottenere una panoramica completa dei requisiti.
Considera anche che i requisiti potrebbero cambiare nel tempo. Pertanto, potrebbe essere utile analizzare i requisiti in un processo iterativo e modificare l’elenco secondo necessità.

3. Definire i criteri

Una volta raccolti tutti i requisiti, puoi trasformarli in criteri per la selezione del software. Valuta quanto sia importante ciascun criterio al fine di scoprire quali criteri principali il tuo futuro software BI dovrebbe avere in ogni caso.
Il catalogo finale dei criteri dovrebbe poi essere approvato da tutte le parti coinvolte.

4. Ricerca del prodotto

Ora puoi iniziare a cercare soluzioni BI adatte. Questo non è un compito facile, poiché sul mercato esistono innumerevoli opzioni e il numero è in costante crescita. Tuttavia, in base ai tuoi criteri principali, puoi rapidamente restringere la scelta su quali soluzioni siano generalmente idonee o meno. In questo modo otterrai un elenco lungo con un massimo di 20-30 soluzioni software. Successivamente, puoi ridurre ulteriormente l’elenco a una short list di tre-cinque soluzioni utilizzando gli altri criteri.

5. Valutare l’idoneità

Per confrontare tra loro diverse soluzioni BI e selezionare il software ottimale per la tua azienda, dovresti ora organizzare appuntamenti per le demo con i fornitori della tua short list. In questo modo potrai scoprire esattamente quanto bene la soluzione offerta corrisponde ai tuoi requisiti e vederla in azione. Potresti essere in grado di restringere ulteriormente la tua lista in questo modo.
Successivamente, le soluzioni rimanenti dovrebbero essere esaminate attentamente nel dettaglio. In questo caso, non sono importanti solo le diverse funzioni, ma anche l’usabilità. Molti fornitori offrono un test gratuito o un periodo di prova. In alternativa, puoi utilizzare una prova di concetto (PoC). In questo caso, il fornitore del software utilizza un compito dalla tua azienda per mostrare come le funzioni richieste vengono implementate nel software.
Il nostro consiglio: Dedica abbastanza tempo a questo passaggio e prova le diverse opzioni nel modo migliore possibile. Prepara attività che ti supportino nei test o che tu trasmetta ai fornitori per la PoC. Un foglio di valutazione basato sui criteri di requisito originariamente selezionati può anche aiutarti a valutare le opzioni.

6. Stimare l’effort di implementazione e i costi

L’effort necessario per implementare il software e i costi sostenuti dal software giocano anche un ruolo importante nel processo di selezione. Pertanto, chiarisci i seguenti punti per tutte le opzioni:

• Tempo necessario per implementare il software
• Costi per hardware, possibile hosting del software o utilizzo in cloud
• Tempo richiesto per eventuali installazioni del software
• Costi delle licenze
• Costi di manutenzione
• Costi per servizi di consulenza
• Costi e tempo per eventuali adeguamenti necessari al software
• Costi e tempo per la formazione di dirigenti e dipendenti
• Costi per l’integrazione del software nel tuo ambiente IT

7. Selezione

Tu e il tuo team principale potete ora prendere una decisione informata su una delle soluzioni software. Considerate con attenzione e nel dettaglio quale opzione è la migliore per la vostra azienda.

Conclusione

La decisione per un software BI dovrebbe essere presa con attenzione, poiché la vostra azienda dovrebbe lavorare con lo stesso software a lungo termine al fine di ottenere il massimo vantaggio possibile dal software. A questo scopo, tutti i requisiti necessari, funzionali, tecnici, organizzativi e generali, così come l’effort risultante, dovrebbero essere valutati criticamente e tutte le parti interessate dovrebbero essere coinvolte nel processo di selezione. Dovresti anche tenere presente che i requisiti possono cambiare nel tempo e che quindi dovrebbe essere possibile adattare il software a essi in futuro.

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