Riunioni produttive: inizia al meglio con i giusti metodi di riscaldamento

1. Turno di check-in

Lo scopo del check-in è quello di dare ai partecipanti l’opportunità di esprimere brevemente il loro stato d’animo o i loro pensieri.
Questo non solo rafforza il legame personale all’interno del team, ma crea anche un’atmosfera di apertura e fiducia che favorisce il resto della riunione.
Tutti i membri del team hanno l’opportunità di sentirsi ascoltati e visti, il che favorisce la collaborazione e il dialogo durante la riunione.
Il check-in è utile anche per valutare la temperatura emotiva della stanza e per assicurarsi che tutti siano mentalmente pronti a concentrarsi sulla riunione.
Questo metodo funziona particolarmente bene quando c’è un rapporto di fiducia tra i partecipanti e tutti possono parlare apertamente.

Ecco come funziona il giro di check-in:

All’inizio della riunione, ai partecipanti viene chiesto di descrivere in poche frasi come si sentono o cosa hanno in mente al momento.
La domanda può essere del tipo: “Come ti senti oggi?” o “Come ti senti all’inizio di questa riunione?”.
Le risposte devono essere brevi e concise, in modo che tutti abbiano la possibilità di esprimersi senza perdere troppo tempo.
Altre domande che puoi fare durante il check-in sono: quali sono le priorità dei partecipanti oggi o cosa si aspettano dalla riunione.
A seconda del team, può anche essere utile chiedere lo stato d’animo attuale in modo più visivo, ad esempio con la domanda “Com’è il tempo oggi?”. In questo modo, i partecipanti non sono costretti a parlare direttamente di questioni private.

2. Domande per rompere il ghiaccio

Lo scopo delle domande per rompere il ghiaccio è quello di creare un’atmosfera rilassata e informale in cui i partecipanti possano rilassarsi e parlare più facilmente tra loro.
Le domande per rompere il ghiaccio incoraggiano il dialogo personale e aiutano a rompere le barriere, soprattutto se i partecipanti non si conoscono ancora bene o se la riunione si svolge in un contesto più formale.
Le domande possono essere utilizzate in modo flessibile e possono essere adattate al gruppo o al contesto di riferimento.
Di solito richiedono solo pochi minuti, ma hanno un grande impatto: i partecipanti si sentono più rilassati, si aprono più facilmente e sono pronti ad avviare un dialogo costruttivo.

Ecco come funzionano le domande rompighiaccio:

Al gruppo viene posta una domanda aperta e innocua.
La domanda deve essere scelta in modo che sia facile da rispondere, ma che lasci spazio alla creatività e alla personalità.
I partecipanti rispondono uno dopo l’altro, il che spesso porta a conversazioni interessanti e talvolta inaspettate.

Domande di esempio:

• Qual era il lavoro dei tuoi sogni da bambino?
• Qual è il tuo superpotere personale e la tua kryptonite?
• Se potessi scegliere un superpotere, quale sarebbe e perché?
• Qual è stato il momento più importante della tua ultima settimana?
• Se potessi vivere in qualsiasi parte del mondo, dove sarebbe?
• Quale destinazione è in cima alla tua lista dei desideri e perché?

3. Unità di attivazione breve

La breve sessione di attivazione è un metodo per aumentare l’energia dei partecipanti e per affinare la loro concentrazione prima dell’inizio del contenuto della riunione.
L’obiettivo di questo metodo è ridurre la stanchezza fisica e mentale, migliorare la concentrazione e spostare i partecipanti da una mentalità passiva a una attiva.
Semplici esercizi aiutano a risvegliare il corpo, a favorire la circolazione sanguigna e a concentrare la mente sui compiti da svolgere.
Una breve sessione di attivazione può essere particolarmente utile se la riunione si svolge al mattino presto, se inizia dopo una lunga pausa o se i partecipanti sono appena usciti da un’altra attività, magari faticosa.

Ecco come funziona l’unità di attivazione breve:

Il facilitatore conduce un breve e semplice esercizio che attiva i partecipanti sia fisicamente che mentalmente.
Può includere movimenti, tecniche di respirazione o esercizi mentali; gli esercizi devono essere facili da eseguire per tutti i partecipanti.
La sessione di solito dura solo pochi minuti e può essere svolta sia in piedi che seduti.
Alcuni esempi di sessioni di attivazione sono

• Stretching: semplice stretching di braccia, spalle e collo per alleviare la tensione e favorire la circolazione sanguigna.
• Posa di potenza: un breve esercizio in cui i partecipanti assumono una posizione di forza per uno o due minuti (ad esempio in piedi con le gambe divaricate, le mani sui fianchi) per aumentare la fiducia in se stessi e l’energia.
• Esercizi di respirazione: Un breve esercizio di respirazione in cui i partecipanti inspirano ed espirano profondamente per liberare la mente e centrarsi.

4. Esercizio creativo

L’esercizio creativo è un metodo per stimolare la creatività e il pensiero fuori dagli schemi dei partecipanti.
Lo scopo di questo metodo è quello di aprire la mente, stimolare i processi di pensiero e creare un’atmosfera creativa che possa portare a idee e soluzioni innovative.
Un esercizio creativo aiuta i partecipanti a liberarsi da schemi di pensiero bloccati e ad acquisire nuove prospettive, il che è particolarmente utile nelle riunioni finalizzate alla risoluzione di problemi o alla pianificazione strategica.

Ecco come funziona l’esercizio creativo:

Il facilitatore conduce un esercizio creativo, come un brainstorming, attività di improvvisazione o giochi di associazione.
È importante che i compiti siano semplici e divertenti, in modo che i partecipanti si avvicinino al pensiero creativo in modo giocoso.
Alcuni esempi di esercizi di questo tipo sono

• Brainstorming con un tocco di novità: invece di cercare una soluzione diretta a un problema, ai partecipanti viene chiesto di proporre idee assurde o estremamente non convenzionali.
  In seguito, si cerca di capire come queste idee possano essere realizzabili o ispirate.
• Associazione di parole: un partecipante nomina una parola e gli altri, a turno, nominano le prime parole che gli vengono in mente.
  L’obiettivo è quello di reagire in modo rapido e intuitivo senza pensare troppo a lungo.
• Mappatura mentale: i partecipanti lavorano insieme per creare una mappa mentale su un argomento specifico, raccogliendo vari aspetti e idee su un grande foglio di carta o in formato digitale.
  Questo aiuta a organizzare visivamente le idee e a riconoscere nuovi collegamenti.

5. Recensioni positive

Le recensioni positive sono un metodo per migliorare l’umore del team e promuovere un sentimento di apprezzamento e di condivisione dei successi.
L’obiettivo di questo metodo è quello di concentrare i partecipanti sulle esperienze positive e sui successi ottenuti, in modo da creare un’atmosfera ottimista e motivata per la riunione.
La condivisione di esperienze positive aumenta la fiducia in se stessi e rafforza lo spirito di squadra, il che può portare a una migliore collaborazione e a una maggiore produttività.

Ecco come funziona il metodo:

A ogni partecipante viene chiesto di condividere brevemente con il gruppo un successo, un momento saliente o un evento positivo avvenuto dopo l’ultima riunione.
Potrebbe trattarsi di un successo professionale, di una collaborazione di squadra o di un’esperienza personale che porta energia positiva al gruppo.
Le risposte devono essere brevi e concise in modo che tutti abbiano la possibilità di contribuire.

6. Contare

Il metodo del conteggio è un esercizio semplice ma efficace per promuovere la concentrazione e il senso di solidarietà all’interno di un gruppo.
Lo scopo di questo metodo è armonizzare i partecipanti, focalizzare l’attenzione e rafforzare il lavoro di squadra.
L’esercizio richiede che tutti i partecipanti siano consapevoli e presenti, il che crea una buona base per una riunione mirata ed efficace.

Ecco come funziona il metodo:

Il gruppo si dispone in cerchio o si siede insieme e il compito è quello di contare insieme da 1 a un certo numero (ad esempio 20).
Ogni persona può dire un solo numero alla volta.
Tuttavia, non c’è un ordine prestabilito su chi parla quando, quindi i partecipanti devono reagire spontaneamente.
La parte difficile è che nessuno può parlare contemporaneamente.
Se due persone dicono un numero contemporaneamente o se c’è una pausa più lunga, il gruppo ricomincia da 1. L’esercizio richiede quindi un alto grado di attenzione e sincronizza il team in modo naturale.
Il racconto con una sola parola funziona in modo simile: al team viene chiesto di raccontare una storia, ma ogni persona contribuisce con una sola parola alla volta.

Suggerimenti per l’implementazione dei metodi

Con tutti questi esercizi, è importante che il moderatore si assicuri che non durino troppo a lungo.
Dieci o quindici minuti dovrebbero essere sufficienti nella maggior parte dei casi, in modo che ci sia abbastanza tempo per la riunione vera e propria e che l’argomento principale della riunione non passi inavvertitamente in secondo piano.
Un riscaldamento troppo lungo può anche portare i partecipanti a spazientirsi o a perdere l’attenzione.
Una volta completato con successo un esercizio, è opportuno provare un esercizio diverso o una nuova variante durante la riunione successiva.
In questo modo si evita la noia e si motivano i partecipanti ogni volta.
È anche importante adattare il riscaldamento al gruppo e al contesto della riunione.
Mentre alcuni esercizi possono essere svolti bene da gruppi che non si conoscono ancora, altri sono più adatti a team che già si conoscono.
Inoltre, gli esercizi interattivi possono essere difficili da realizzare in gruppi numerosi, per cui sono più adatti a team più piccoli.
Il metodo deve anche essere adattato al team in questione o alla dinamica del team stesso.
Ad esempio, ci possono essere membri del team che non amano parlare di questioni private o che non sono in grado di partecipare a brevi sessioni di attivazione.
È anche importante considerare la composizione del team, dove potrebbero esserci diversi livelli gerarchici o relazioni importanti che potrebbero influenzare il riscaldamento.
Anche il contesto della riunione è importante.
È quindi opportuno pensare in anticipo a ciò che si vuole ottenere con il riscaldamento.
Ad esempio, l’obiettivo è creare un’atmosfera positiva, vuoi favorire la concentrazione dei partecipanti prima di una lunga e intensa riunione strategica o vuoi preparare il team al lavoro creativo?
Allora scegli gli esercizi più adatti.

Conclusione

Un riscaldamento ben studiato è un elemento fondamentale per il successo delle riunioni.
Assicura che tutti i partecipanti siano motivati e concentrati fin dall’inizio, migliorando la collaborazione e promuovendo soluzioni creative.
Scegliendo i metodi giusti e adattandoli alle esigenze del gruppo, puoi gettare le basi per una riunione produttiva e stimolante.

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