Rischi nella gestione dei progetti

Come affrontare i rischi affinché il tuo progetto abbia successo

Cosa sono i rischi e la gestione del rischio nei progetti?

Nella gestione del progetto, un rischio è un evento con occorrenza incerta che ha conseguenze negative per il progetto. Al contrario, le opportunità sono eventi dal verificarsi incerto, ma con conseguenze positive.
Un progetto può essere esposto a diversi rischi:

La gestione del rischio è l’identificazione e l’analisi tempestiva di tali rischi potenziali. Ciò consente di adottare una strategia di rischio e definire contromisure per prevenire il fallimento del progetto e garantire il miglior risultato possibile del progetto. La gestione del rischio è un processo iterativo poiché i progetti cambiano nel corso della loro implementazione, alcuni rischi possono verificarsi o le opportunità possono essere colte. Ciò significa che durante l’attuazione del progetto si dovrebbe verificare regolarmente se i rischi identificati corrispondono ancora alla realtà, dovrebbero essere rivalutati e le misure dovrebbero essere adattate di conseguenza.

Quando è necessaria la gestione del rischio?

Se stai implementando solo progetti piccoli e gestibili con pochi rischi, probabilmente è sufficiente discutere i potenziali rischi con i membri del tuo team. Per progetti più complessi con molte persone coinvolte e una grande quantità di lavoro, o per progetti che comportano un grande rischio finanziario, varrà la pena disporre di un buon sistema di gestione del rischio.
Anche il settore svolge un ruolo importante nella gestione del rischio. I settori altamente regolamentati o rischiosi, come la finanza, o i settori che comportano grandi responsabilità, come l’aviazione, l’automotive o l’edilizia, necessitano di una buona gestione del rischio.

Il processo di gestione del rischio

Una buona gestione del rischio inizia durante la fase di pianificazione del progetto. In questo modo è possibile identificare in anticipo i potenziali rischi e le loro conseguenze e monitorarli durante il corso del progetto. In questo modo eviterete spiacevoli sorprese ancor prima dell’inizio del progetto. Inoltre, quanto prima si affronta un rischio nel processo progettuale, tanto più economico ed efficace sarà di solito.

1. Identificare i rischi

Il primo passo nella gestione del rischio è fare un elenco di tutti i rischi potenziali. Esistono diversi modi e tecniche per identificare i rischi:

• Liste di controllo
• Brainstorming
• Intervistare esperti
• Valutazione dei progetti passati
• Questionari
• Utilizzo di cataloghi dei rischi,
• ecc.

Spesso viene utilizzata una combinazione delle diverse opzioni per identificare il maggior numero possibile di rischi. È anche importante includere quanta più esperienza e prospettive diverse possibili. Pertanto, l’identificazione del rischio viene spesso effettuata in gruppo. Tuttavia, aspettatevi che possano emergere rischi non identificati in qualsiasi momento.
I rischi identificati vengono poi riepilogati in un registro dei rischi. Ciò aiuterà a determinare la probabilità che si verifichi, le conseguenze o gli impatti se il rischio si verifica, nonché la priorità da attribuire al rischio nella fase successiva. Inoltre, questo documento aiuta con la comunicazione, ad es. con le parti interessate.

2. Effettuare un’analisi dei rischi

L’analisi che segue riguarda l’assegnazione di un significato ai rischi identificati all’interno del progetto. Per fare ciò, vengono valutati, ad es. in base alla loro probabilità di accadimento nonché alla gravità del danno qualora il rischio dovesse verificarsi. Vengono presi in considerazione gli impatti finanziari, qualitativi e temporali. I rischi vengono poi classificati in diversi livelli, ad esempio “basso”, “medio” e “alto”. In alternativa vengono calcolati i numeri di priorità del rischio, ad esempio il prodotto della probabilità stimata di accadimento e dell’entità del danno. In questo modo è possibile creare una scala quantitativa in cui il livello della percentuale indica quanto è elevata l’importanza del rischio. Con un valore del 100% il rischio è un certo risultato che si verificherà e viene quindi stabilito come condizione quadro per il progetto.
In entrambi i casi, tuttavia, la valutazione è fortemente basata sulla tua esperienza e intuizione. Pertanto, è utile discuterne anche con il proprio team e quindi esaminare i rischi da diverse angolazioni.

3. Ponderazione dei rischi

Nella fase successiva i rischi vengono ponderati e definiti in ordine di priorità. Per un’analisi più dettagliata, esistono varie tecniche, come la simulazione Monte Carlo per percorrere diversi scenari utilizzando un generatore casuale, il diagramma tornado per visualizzare l’impatto stimato o gli alberi decisionali per restringere le possibili misure. Raccomandiamo di predisporre una matrice di rischio che mostri i rischi attivi in termini di impatto e probabilità. Tale matrice vi supporta nella comunicazione con il team di progetto o con le parti interessate, nonché nella definizione delle priorità e nello sviluppo di strategie e misure contro i rischi.

È inoltre particolarmente importante tenere d’occhio le possibili perdite finanziarie per poterle ammortizzare in caso di evento. A questo scopo è possibile utilizzare l’analisi EMV (Expected Monetary Value Analysis). Il valore monetario atteso è qui fornito utilizzando metodi di calcolo delle probabilità.

EMV = probabilità di un rischio in percentuale * impatto finanziario previsto

Nella fase successiva l’EMV vi aiuta a ricavare i premi di rischio e a decidere le misure ottimali

4. Definire strategie di rischio e creare piani d’azione

Dall’analisi e dalla valutazione è ora possibile ricavare misure o interi pacchetti di misure per i rischi. Inizialmente dovreste concentrarvi soprattutto sui rischi con priorità alta.

• I rischi bassi non necessitano necessariamente di misure, ma può essere sufficiente tenere conto delle possibili perdite, ad esempio creando supplementi o riserve di rischio o trasferendo questi rischi a un altro, ad esempio una compagnia assicurativa.
• Per i rischi medi, è necessario sviluppare misure preventive e piani di emergenza da utilizzare in caso di evento. Dovresti tenere d’occhio questi rischi durante il corso del progetto e rivederli regolarmente.
• In caso di rischi elevati dovreste adottare misure immediate per prevenire il verificarsi del rischio e per ridurre la probabilità o l’entità del danno che ne deriva. Adatta la pianificazione del tuo progetto di conseguenza.

5. Monitorare e rispondere ai rischi

I rischi cambiano nel corso del progetto. Può ad esempio verificarsi un rischio, cambiare la probabilità che si verifichi o l’entità del danno, aggiungersi nuovi rischi oppure eliminare singoli rischi. Pertanto, è importante monitorare costantemente i rischi durante l’implementazione del progetto e aggiornare regolarmente il registro dei rischi, la ponderazione e il piano d’azione. Inoltre, le misure implementate dovrebbero essere riviste per verificarne il successo. Da ciò si possono trarre lezioni apprese e le misure di successo possono essere archiviate nel catalogo dei rischi come modello.
Non puoi monitorare tu stesso tutti i rischi? Quindi designa i proprietari del rischio, ovvero i membri del gruppo che sono responsabili del monitoraggio di determinati rischi e che ti informeranno dei cambiamenti o definiranno e adotteranno misure se ciò dovesse essere necessario.
Se in qualsiasi momento dovesse effettivamente verificarsi un rischio, è possibile ricorrere alle misure di emergenza precedentemente definite e sfruttare così al meglio la situazione.

Conclusione

Una buona gestione del rischio dovrebbe far parte della pianificazione del progetto. Permette di identificare i rischi in una fase iniziale e di includerli nella pianificazione. In questo modo è possibile evitare che si verifichino rischi, mitigare i danni e reagire con competenza in caso di emergenza.

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