Gestione del tempo di progetto: Getting Things Done

Come portare a termine tutte le tue attività senza dimenticare nulla

Cos’è il GTD?

Getting Things Done è un metodo di autogestione sviluppato da David Allen. Il principio alla base è quello di registrare tutte le attività in elenchi scritti in modo da avere la mente libera di concentrarsi su un’attività corrente. Mira inoltre a semplificare l’organizzazione e la strutturazione dei compiti. Naturalmente, anche con un buon sistema di autogestione, la maggior parte dei compiti dovrà essere svolta da soli. Tuttavia, il metodo GTD ti aiuta ad avere sempre una visione d’insieme dei tuoi compiti e allo stesso tempo aumenta la tua capacità di concentrazione perché non devi tenere a mente tutti i singoli compiti.

I cinque passi

Passaggio 1: cattura

Il primo passo è raccogliere tutti i compiti, gli appuntamenti o le idee in uno o solo pochi posti centrali, se possibile. Allen chiama questi luoghi “caselle di posta”. Questo ti dà un elenco di tutte le cose da fare in sospeso. Sia che creiate queste liste di cose da fare in forma analogica, cioè su un pezzo di carta o in un taccuino, o in forma digitale, ad es. in una casella di posta elettronica o in un software di gestione dei progetti, dipende interamente dalle tue preferenze personali. L’unica cosa importante è che tu possa accedervi in ogni momento e che tu possa registrare facilmente le attività in modo da poter annotare immediatamente tutte le attività che si presentano.
Questa procedura ti facilita immediatamente il lavoro perché non hai più pensieri per il futuro e ti aiuta a non dimenticare nulla.
Il nostro consiglio: spuntare le attività su un taccuino è piacevole, ma le note digitali hanno il vantaggio che cancellarle è più semplice e puoi spostare o copiare facilmente le attività. Inoltre, puoi condividere attività con i colleghi, delegarle e archiviare informazioni importanti necessarie per completarle. A questo scopo è adatto, ad esempio, il software di gestione dei progetti.

Passaggio 2: chiarire

Dopo aver inserito le attività, il passaggio successivo è elaborarle. In questo passaggio controlli tutte le tue caselle di posta e ordini le attività. Per fare ciò, poniti innanzitutto tre domande importanti:

• Che tipo di compito è?
  Qui è dove decidi in quale categoria inserire l’attività in seguito.
• C’è qualcosa che posso fare al momento?
  Se le cose ti vengono fornite solo a titolo informativo o al momento non sono rilevanti, puoi decidere se smaltire la nota associata, se prima o poi potresti ancora averne bisogno e quindi archiviarla come materiale di riferimento, ad esempio in una cartella, oppure se inserirlo nell’elenco “Un giorno / Forse”.
• Qual’è il prossimo passo?
  Se al momento ci fosse un compito da svolgere, dovresti chiederti quale sarà esattamente il prossimo passo. Se ti fosse stato assegnato un compito che non rientra nella tua area di responsabilità, dovresti affidarlo a una persona che ne è responsabile e trasferire questo compito in un’ulteriore lista di attesa con tutti i compiti delegati.
  Tieni presente, tuttavia, che le attività che richiedono meno di due minuti del tuo tempo dovrebbero essere gestite immediatamente da te, perché ci vorrebbe più tempo per gestirle o delegarle che per gestirle tu stesso immediatamente.
  Inoltre, è importante decidere se l’attività richiede un solo passaggio o se sono necessari più passaggi per completarla. Secondo Allen, tutto ciò che richiede più passaggi è un progetto e i progetti vengono successivamente trasferiti in un elenco di progetti separato. Per l’ulteriore elaborazione, questi progetti vengono suddivisi in singole fasi.

Il nostro consiglio: per facilitarvi il lavoro in seguito, potete assicurarvi già in questo passaggio di nominare correttamente l’attività e di memorizzare tutte le informazioni necessarie per la sua elaborazione. Secondo Allen è importante dare a ogni compito un titolo che renda immediatamente chiaro cosa bisogna fare senza che tu debba pensarci. Anche le informazioni contestuali, come documenti, partecipanti, rapporti sullo stato, informazioni sul budget o anche l’iniziativa del progetto associato, dovrebbero essere archiviate con l’attività, a portata di mano. Inoltre, in questo passaggio puoi impostare priorità e annotare le scadenze per le attività.

Passaggio 3: organizzare

Questo passaggio si sovrappone al passaggio 2 perché riguarda l’ordinamento di tutte le attività in quattro elenchi diversi per un’ulteriore elaborazione:

• Calendario: nel calendario inserisci tutti gli appuntamenti imminenti.
• Progetti: le attività che devono essere completate in più passaggi vengono inserite nell’elenco dei progetti. Successivamente vengono suddivisi in singoli passaggi in un piano di progetto e il passaggio successivo da eseguire in ciascun caso viene indicato nell’elenco “Passi successivi”.
• Passaggi successivi: tutte le attività che devono essere completate vengono inserite in questo elenco. Se questo elenco è molto ampio, dovresti dividerlo in categorie significative, le cosiddette liste di contesto. Possono essere, ad esempio, le categorie “Privato” o “Ufficio”, ma anche “Telefonate”, “Incontro con XY”, “Progetto ABC”. Puoi anche ordinare le attività in base alla priorità in modo da poter capire a colpo d’occhio con quali attività iniziare.
• Lista d’attesa: tutte le attività che hai delegato vanno in questo elenco. In questo modo puoi tenerli d’occhio e verificare lo stato di avanzamento del lavoro con le persone interessate. Ciò è particolarmente importante per i progetti in cui l’attività successiva dipende dal completamento del lavoro delegato.

Passaggio 4: riflettere

Solo con una manutenzione sufficiente GTD è un sistema di successo che aumenta la vostra produttività. Pertanto, è importante controllare regolarmente la propria casella di posta e le varie liste. Ti consigliamo di farlo due volte al giorno. Inoltre, dovresti fare un ripasso settimanale in cui schiarirti di nuovo la mente e annotare tutte le idee o attività, lavorare sulla casella di posta e spuntare le attività completate negli elenchi e nel calendario. In questo modo avrai una buona panoramica di ciò che è stato fatto, potrai verificare che nulla sia stato dimenticato o lasciato incompiuto e potrai iniziare la settimana successiva ben preparato.

Passaggio 5: impegnarsi

Questo passaggio riguarda l’esecuzione delle attività che hai annotato. Non ci sono regole rigide da seguire, ma Allen dà alcuni suggerimenti:

• Prestare attenzione alla priorità dei compiti: se i compiti dovessero assolutamente essere completati immediatamente, si dovrebbe evitare di lasciare loro il compito di completare compiti con una priorità inferiore.
• Completare le attività con lo stesso contesto una dopo l’altra: per evitare di doversi adattare a ciascuna attività, può essere utile completare le attività che hanno lo stesso contesto una dopo l’altra. Ad esempio, lavorate insieme su più compiti di un progetto, gestite le vostre e-mail tutte in una volta o gestite tutte le chiamate della vostra lista telefonica una dopo l’altra.
• Considerare il tempo a disposizione: se si ha poco tempo a disposizione, non ha senso iniziare un’attività che richiede più del tempo disponibile, perché in tal caso si dovrebbe familiarizzare con l’attività una seconda volta ad un certo punto per poter essere in grado di completarlo. Pertanto, quando scegli su quale compito lavorare in questo momento, presta attenzione al tempo che hai a disposizione in questo momento.
• Considera l’energia disponibile: hai molta energia al mattino ma tendi ad essere scarico la sera, o viceversa? Quindi dovresti pianificare le tue cose da fare di conseguenza in modo che le attività impegnative vengano completate quando hai più energia disponibile. Oppure non riesci a motivarti per iniziare un determinato compito in questo momento? Quindi può essere utile lavorare prima su un compito con priorità più bassa per entrare nell’umore giusto. Puoi anche provare a motivarti con la tecnica del Pomodoro, ad esempio.

Svantaggi del GTD

• L’impostazione e la manutenzione di GTD richiedono molto tempo
• Il sistema può essere troppo complesso per i principianti che non sono stati ben organizzati prima
• Per evitare il caos, la procedura deve essere seguita rigorosamente
• Sebbene GTD aiuti a strutturare le attività, non a tutti piace la flessibilità nel completare le attività in un secondo momento

A chi è adatto Getting Things Done?

Coloro che lavorano già in modo molto strutturato, che si confrontano regolarmente con i compiti più diversi e che sono coinvolti in diversi progetti contemporaneamente, possono aumentare la propria produttività con il metodo GTD. Tuttavia, per attività ripetitive e un numero gestibile di progetti, Getting Things Done diventa rapidamente sovradimensionato. In questo caso dovrebbe essere sufficiente mantenere regolarmente il calendario e annotare attività e priorità in una semplice lista di cose da fare. Inoltre, chi utilizza il metodo GTD dovrebbe essere in grado di gestire con flessibilità il completamento dei compiti o, in caso contrario, utilizzare a questo scopo un altro metodo di gestione del tempo, come la tecnica del Pomodoro, il timeboxing o il timeblocking.

Conclusione

Fare le cose può essere un metodo molto utile per strutturare molte attività diverse, aumentare la produttività ed evitare errori. Dopo lo sforzo iniziale di impostare il metodo, con la pratica diventa rapidamente un’abitudine.

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