ABC della gestione dei progetti: P per gestione del portafoglio di progetti

La chiave per una gestione di progetto di successo

Cos’è la gestione del portafoglio progetti?

In un ambiente ed un’economia in rapida evoluzione, è essenziale per le aziende pianificare, monitorare e gestire in modo efficace i propri progetti per raggiungere gli obiettivi aziendali. La gestione del portafoglio progetti è parte integrante di qualsiasi strategia aziendale di successo in quanto aiuta le aziende a selezionare i progetti che meglio supportano la strategia aziendale.
Il Project Portfolio Management (PPM) è quindi un approccio sistematico per ottimizzare la selezione, il controllo e il monitoraggio dei progetti all’interno di un’azienda. L’obiettivo del PPM è massimizzare la performance complessiva dell’azienda attraverso l’uso efficace delle risorse disponibili. Ciò si ottiene selezionando i progetti che meglio supportano la strategia aziendale nonché pianificando e gestendo attentamente le risorse. Il monitoraggio e il controllo dei progetti sono essenziali anche per garantire che soddisfino gli obiettivi strategici dell’azienda e che, se necessario, possano essere apportati aggiustamenti.
I compiti della gestione del portafoglio progetti comprendono quindi

• Individuazione degli obiettivi aziendali
• Raccolta di richieste e idee di progetto
• Valutare, stabilire le priorità, selezionare, avviare e rifiutare i progetti
• Analizzare le dipendenze tra progetti
• Monitoraggio e controllo del portafoglio e dei singoli progetti
• Valutazione dei progetti completati

Pertanto, il PPM consente alle aziende di pianificare, monitorare e controllare i propri progetti in modo più efficace per raggiungere i propri obiettivi. Ciò riduce al minimo i rischi, ottimizza l’uso delle risorse e garantisce che i progetti soddisfino gli obiettivi strategici dell’azienda.

Differenze tra gestione multi-progetto, gestione del programma e gestione del progetto

• Gestione del portafoglio progetti (PPM): il PPM si riferisce alla gestione e al monitoraggio di tutti i progetti all’interno di un’azienda o organizzazione. Aiuta le aziende ad allineare i propri progetti con obiettivi strategici, a dare priorità ai progetti e a utilizzare le risorse in modo efficace.
• Gestione del programma: La gestione del programma si riferisce al controllo e al monitoraggio di un gruppo di progetti che vengono raggruppati insieme per essere realizzati obiettivi comuni. Quindi si riferisce alla totalità dei progetti che vengono raggruppati insieme per raggiungere un obiettivo più ampio.
• Gestione multi-progetto: La gestione multi-progetto si riferisce al controllo e al monitoraggio di più progetti contemporaneamente. Si riferisce alla capacità di pianificare, eseguire e completare con successo più progetti contemporaneamente.
• Gestione del progetto: la gestione del progetto si riferisce al controllo e al monitoraggio di un singolo progetto. Si riferisce quindi alla capacità di pianificare, eseguire e completare con successo un progetto.

Esempi di applicazione

• Settore IT: per numerosi potenziali progetti IT, PPM aiuta nella selezione, pianificazione, definizione delle priorità e monitoraggio in modo che i progetti selezionati siano in linea con gli obiettivi aziendali dell’azienda. Ciò è particolarmente necessario in quanto il settore IT soffre di una grave carenza di manodopera con le competenze richieste. Quindi, con un buon PPM, i professionisti disponibili possono lavorare su progetti che supportano in modo ottimale il successo dell’azienda.
• Settore edile: nel settore edile, il PPM aiuta a utilizzare nel modo più efficace le risorse necessarie garantendo al tempo stesso che i progetti di costruzione soddisfino i requisiti del cliente. Poiché i progetti di costruzione hanno spesso una fase di realizzazione molto lunga, che dura diversi anni, durante questo periodo molte cose possono cambiare. La gestione del portafoglio progetti aiuta le aziende del settore edile a tenere d’occhio il quadro generale, anche in questo caso tenendo a mente gli obiettivi.
• Industria farmaceutica: nello sviluppo di farmaci o terapie, il PPM può essere utilizzato per pianificare, stabilire le priorità e monitorare i progetti. In questo modo, aiuta ad attuare con successo la strategia di sviluppo.
• Settore finanziario: il PPM può essere utilizzato anche nel settore finanziario per attuare una strategia finanziaria con progetti adeguati e raggiungere così gli obiettivi aziendali. La gestione del portafoglio aiuta quindi le aziende del settore finanziario a tenere d’occhio l’andamento dei loro progetti e ad adattarsi alle tendenze.

Come funziona la gestione del portafoglio progetti?

La gestione del portfolio progetti prevede solitamente cinque passaggi strettamente collegati:

1. Individuazione degli obiettivi aziendali:

Nella prima fase vengono identificati gli obiettivi e le strategie aziendali per garantire che i progetti selezionati li supportino nelle fasi successive. Ciò include l’analisi delle condizioni aziendali attuali e future, nonché l’identificazione di opportunità e sfide.

2. Raccogliere richieste e idee:

Le idee per nuovi progetti provengono da diverse fonti all’interno di un’azienda. Queste idee dovrebbero essere raccolte in un luogo centrale in modo che possano essere valutate nella fase successiva. Per questo puoi tenere un semplice foglio di calcolo o inserire i dati in un software di gestione del portafoglio progetti.

3. Selezione dei progetti:

Una volta stabiliti gli obiettivi e le strategie aziendali, i progetti vengono valutati e vengono selezionati quelli che meglio supportano gli obiettivi e le strategie aziendali. Ciò avviene utilizzando un processo aziendale standard con criteri quali valore strategico, rischio, tempo, requisiti di risorse e finanze. Man mano che i progetti vengono valutati, i criteri vengono applicati individualmente a ciascun progetto e i risultati vengono quindi correlati. Questo aiuta a identificare quali progetti sono i più adatti. In questa fase è anche possibile stilare una classifica dei progetti per semplificare la selezione e dare priorità ai progetti. Tuttavia, in questa fase, dovresti anche tenere presente che i singoli progetti dovrebbero essere fattibili e il portfolio nel suo insieme. Pertanto, i progetti selezionati nel loro insieme non dovrebbero essere troppo grandi, troppo costosi, troppo rischiosi o troppo interdipendenti.

4. Pianificazione delle risorse:

Nella fase successiva è possibile assegnare un responsabile di progetto ai progetti selezionati e avviare così i progetti. Ciò include l’allocazione delle risorse necessarie (personale, tempo, budget) per ciascun progetto nel portafoglio, considerando le priorità dei progetti e la disponibilità delle risorse.
Nel PPM, la pianificazione delle risorse può essere eseguita in modo approssimativo, lasciando al project manager il compito di eseguire la pianificazione dettagliata. Tuttavia, la pianificazione delle risorse è una parte importante del PPM per garantire che le risorse vengano utilizzate in modo efficace. Durante l’implementazione del progetto, inoltre la pianificazione dovrebbe essere costantemente monitorata per poter essere adeguata, se necessario. Ciò potrebbe richiedere il dirottamento delle risorse da un progetto a un altro per garantire che un progetto con priorità più elevata possa essere completato con successo.

5. Monitoraggio e controllo:

I progetti si evolvono nel tempo e nuove idee possono apparire in qualsiasi momento. Pertanto, è importante rivedere continuamente sia lo stato di avanzamento dei progetti sia le nuove idee di progetto e apportare modifiche, se necessario. Ciò garantisce che i progetti vengano implementati con successo e che continuino a soddisfare gli obiettivi strategici dell’azienda, anche se è trascorso del tempo da quando sono stati selezionati e pianificati. Rapporti frequenti sui progetti e riunioni sullo stato dei progetti consentono a tutte le parti interessate di rimanere aggiornati sull’implementazione dei progetti nel proprio portafoglio e di reagire, ad esempio, a nuovi rischi o opportunità.

6. Reporting e comunicazione:

Anche la preparazione delle relazioni sullo stato dei progetti è di fondamentale importanza. Questi dovrebbero essere regolarmente condivisi con la direzione e le altre parti interessate per documentare i progressi, le prestazioni e le spese di ciascun progetto. Questi report aiutano il management a reagire rapidamente ai cambiamenti e ad apportare le modifiche necessarie. Solo comunicando correttamente garantirai che tutte le parti interessate siano consapevoli dei progressi e dei risultati dei progetti e che eventuali problemi possano essere risolti rapidamente.

Come si possono valutare i progetti?

Nella gestione del portafoglio progetti, i progetti vengono solitamente valutati rispetto a determinati criteri per selezionare quelli che meglio supportano gli obiettivi strategici dell’organizzazione. Alcuni criteri comunemente utilizzati sono:

• Valore strategico: in che misura il progetto supporta la strategia dell’azienda e contribuisce al raggiungimento degli obiettivi aziendali?
• Dati finanziari: quali sono i costi e i ricavi previsti del progetto e come si inseriscono nel budget finanziario dell’azienda?
• Rischio: quali sono i rischi associati al progetto e come possono essere minimizzati?
• Requisiti delle risorse: quali risorse sono necessarie per il progetto e quanto sono prontamente disponibili?
• Tempistiche: quanto tempo richiederà il progetto e rientra nel programma dell’azienda?
• Potenziale di successo: qual è la probabilità che il progetto venga completato con successo?

La ponderazione di questi criteri varia da azienda a azienda e può anche cambiare nel tempo. I criteri devono essere chiaramente definiti e comprensibili affinché tutte le persone coinvolte possano comprenderli e applicarli, nonché affinché la valutazione dei progetti sia coerente e obiettiva.

PPM nella gestione agile dei progetti

Agile PPM è un approccio che integra i principi e i metodi agili della gestione dei progetti nella gestione del portafoglio di progetti. Utilizza approcci agili come Scrum, Kanban e i principi Lean per completare i progetti in modo più rapido e flessibile. Ciò consente alle aziende di reagire rapidamente ai cambiamenti e di adattare meglio i progetti alle esigenze dell’azienda.
A differenza del PPM tradizionale, in cui i progetti vengono pianificati ed eseguiti in fasi lunghe, la pianificazione e l’esecuzione dei progetti avvengono in iterazioni e passaggi più brevi. Ad esempio, a livello operativo, gli sprint vengono condotti ogni settimana, fino a ogni quattro settimane, mentre a livello tattico possono essere due o tre mesi e, a livello strategico, anche uno o due anni. Ciò consente alle aziende di reagire più rapidamente ai cambiamenti e di adattare meglio i progetti alle esigenze dell’azienda.
Tuttavia, è importante notare che Agile PPM non è adatto a ogni area di applicazione e in alcuni casi potrebbe essere più appropriato utilizzare metodi tradizionali di gestione del portafoglio progetti.

Le sfide del PPM

Esistono alcune sfide e rischi legati alla gestione del portafoglio progetti:

• Risorse insufficienti: una delle sfide più grandi è fornire risorse sufficienti (personale, tempo, denaro) per tutti i progetti. La mancanza di risorse può portare a ritardi o al mancato completamento dei progetti.
• Definizione delle priorità inadeguata: un altro rischio è che ai progetti non venga assegnata una priorità adeguata e che le risorse vengano sprecate in progetti che non hanno valore strategico.
• Difficoltà di comunicazione e collaborazione: la gestione del portafoglio progetti richiede una stretta cooperazione e comunicazione tra i diversi dipartimenti e aree funzionali dell’azienda. Ciò può portare a difficoltà quando si tratta di monitorare e controllare i progetti.
• Mancanza di trasparenza e tracciabilità: un altro rischio è che possa essere difficile monitorare e monitorare i progressi e le prestazioni dei progetti se non sono in atto meccanismi e procedure di rendicontazione adeguati.
• Rischi legati alla selezione dei progetti: una scarsa selezione di progetti non in linea con le strategie aziendali può portare a uno spreco di risorse e tempo senza risultati positivi.
• Adattabilità insufficiente: in ambienti in rapido cambiamento, è importante essere flessibili per adattare i progetti e i requisiti delle risorse, di conseguenza, quando cambiano l’ambiente aziendale o gli obiettivi strategici.

Vantaggi del PPM

• Allineamento ideale dei progetti con gli obiettivi aziendali e dei progetti tra loro
• Migliore gestione delle risorse
• Riduzione del rischio
• Migliore trasparenza
• Pianificazione olistica dei progetti
• Una base chiara per il processo decisionale

Svantaggi del PPM

• Impegno elevato: la gestione del portafoglio progetti richiede molto tempo e risorse per selezionare, stabilire le priorità e monitorare i progetti.
• Costi elevati: la gestione del portafoglio progetti può essere costosa, soprattutto se sono necessari software o consulenti specializzati.
• Potenzialmente complesso: la gestione del portafoglio progetti può essere complessa e richiede una profonda comprensione della strategia e dell’ambiente aziendale.
• Difficoltà di implementazione: implementare i giusti processi di selezione dei progetti, pianificazione delle risorse e monitoraggio può essere difficile, soprattutto nelle aziende con numerosi dipartimenti e progetti.
• Conflitti nell’allocazione delle risorse: la gestione del portfolio di progetti può anche portare a conflitti nell’allocazione delle risorse, soprattutto quando si assegnano risorse limitate.
• Possibili malintesi nella collaborazione: poiché la gestione del portafoglio progetti richiede collaborazione e comunicazione tra diversi dipartimenti e aree funzionali, possono sorgere malintesi che possono influenzare l’implementazione e il completamento con successo dei progetti.

Suggerimenti per l’applicazione del PPM

Per evitare potenziali difficoltà con PPM, ecco alcuni suggerimenti e best practice:

• Obiettivi e strategie chiari: è importante che gli obiettivi e le strategie aziendali siano chiaramente definiti in modo che i progetti che li supportano possano essere selezionati.
• Criteri coerenti: utilizzare criteri coerenti per valutare i progetti per garantire che tutti i progetti siano valutati equamente. Assicurarsi inoltre che tutte le persone coinvolte comprendano e possano applicare questi criteri.
• Gestione delle risorse: è importante che le risorse (personale, tempo, denaro) siano attentamente pianificate e gestite per garantire che siano disponibili per i progetti selezionati.
• Monitoraggio e controllo: monitorare regolarmente lo stato di avanzamento dei progetti e apportare modifiche, se necessario, per garantire che i progetti continuino a soddisfare gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
• Comunicazione e reporting: è necessario un reporting frequente al management e alle altre parti interessate per tenere tutti informati sullo stato di avanzamento e sulle prestazioni dei progetti.
• Flessibilità e adattabilità: essere flessibili e adattabili per adattare i progetti e le esigenze di risorse, di conseguenza, al cambiamento dell’ambiente aziendale o degli obiettivi strategici.
• Governance del portafoglio progetti: la governance del portafoglio progetti definisce la struttura e le procedure utilizzate per governare la selezione, il controllo e il monitoraggio dei progetti all’interno di un’organizzazione. Comprende i processi decisionali, le politiche, le procedure e le responsabilità stabilite a tale scopo all’interno dell’azienda. Prevede inoltre la creazione di meccanismi per monitorare il rispetto di tali norme e meccanismi di reporting per monitorare lo stato di avanzamento e le prestazioni dei progetti. Un’efficace governance del portafoglio progetti è importante per garantire che i progetti implementati siano in linea con gli obiettivi strategici dell’azienda e che le risorse vengano utilizzate in modo efficace. In questo modo si contribuisce anche a ridurre al minimo i rischi e a garantire che i progetti vengano completati con successo.

Conclusione

La gestione del portafoglio progetti può aiutarti a raggiungere gli obiettivi dell’azienda e a selezionare i progetti giusti per raggiungerli. Rende trasparenti le basi per il processo decisionale e aiuta a utilizzare al meglio le risorse disponibili.

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