ABC della gestione del progetto: M per milestone (analisi delle tendenze)

Controllare e valutare il rispetto delle scadenze di un progetto

Perché le tappe fondamentali sono importanti?

• Struttura: le pietre miliari danno struttura a un progetto. Ogni membro del team di progetto sa quali punti devono essere completati per portare il progetto ad un risultato positivo. In questo modo hanno anche un effetto motivante sul team di progetto.
• Controllo del progetto: le pietre miliari aiutano a valutare la tempestività di un progetto. Se un traguardo viene raggiunto nei tempi previsti, il tuo progetto è sulla buona strada. Tuttavia, se risulta evidente che un traguardo non verrà raggiunto in tempo, è possibile verificare il motivo e quale impatto avrà sulle fasi successive del progetto. Ciò ti consentirà di rispondere al ritardo.
• Punti decisionali: le pietre miliari possono fungere da punti decisionali, ad esempio, quando a un certo punto del progetto si deve decidere se e come proseguirlo. Una pietra miliare può quindi segnare un punto in cui viene riprogrammato il corso successivo del progetto, vengono scelte alternative e vengono date le approvazioni.
• Garanzia di qualità: fissando le tappe è anche possibile verificare regolarmente nel corso del progetto se i risultati raggiunti sono conformi alle specifiche.

Cosa dovrebbe essere considerato quando si stabiliscono le tappe fondamentali?

• Durata: una tappa fondamentale dovrebbe servire solo come punto di controllo. Pertanto, non ha durata.
• Formulazione: poiché una formulazione imprecisa può portare a malintesi, è necessario prestare attenzione a come si denominano le tappe fondamentali. Dovrebbe essere chiaro cosa si vuole ottenere esattamente in questo momento e quali sono le prove a sostegno di ciò. Ad esempio, la pietra miliare “avvio completato” può essere evidenziata dai verbali della riunione.
• Numero: di solito c’è almeno una tappa fondamentale per l’inizio del progetto e una per ciascuna fase del progetto completata. Ma potrebbe essere utile definire più tappe fondamentali. Pertanto, un progetto può avere tutte le tappe fondamentali che ritieni utili. Tuttavia, non dovresti utilizzare troppe pietre miliari: non tutte le attività devono essere completate con una pietra miliare, altrimenti troppe pietre miliari potrebbero rallentare il progetto.

Che cos’è l’analisi delle tendenze cardine?

L’analisi delle tendenze delle tappe fondamentali (MTA) è un metodo per verificare e monitorare il rispetto delle scadenze di un progetto. In tempi di reporting predefiniti di un progetto, l’MTA viene utilizzato per ciascuna tappa fondamentale per determinare quando può essere raggiunta o se è già stata raggiunta. Questi dati vengono aggiunti a un grafico MTA in modo che l’andamento delle linee di previsione mostri se è probabile che un progetto possa essere completato nei tempi previsti.

Processo e struttura dell’MTA

1. Definizione delle tappe fondamentali e delle date di rendicontazione

Un prerequisito per un MTA sono, da un lato, tappe chiaramente definite con date fisse. D’altro canto, devono essere determinate anche le date di rendicontazione, cioè le date chiave in cui avrà luogo la revisione delle tappe fondamentali. Questo di solito viene fatto prima dell’inizio del progetto o prima dell’inizio di una nuova fase del progetto.

2. Creare un grafico MTA

Ora viene creato un grafico.

• Sull’asse x (orizzontale) inserire le date di riferimento.
• Sull’asse y (verticale) inserire le date pianificate delle tappe fondamentali.

3. Valutare la situazione al momento della segnalazione

Alle date di reporting definite, è ora chiarito entro quale data ogni traguardo potrà essere probabilmente raggiunto. Spesso questa valutazione avviene in una riunione alla quale partecipano, se possibile, tutti i membri del team responsabili di un traguardo.

Chiarire le seguenti domande:

• Quali traguardi sono già stati raggiunti?
• Si sono verificati difficoltà o problemi dall’ultima data di rendicontazione?
• Nel frattempo, sono stati risolti eventuali problemi esistenti alla data di riferimento del bilancio precedente?
• Quale lavoro è ancora necessario fare per raggiungere un traguardo?
• La data prevista per il traguardo deve essere posticipata? Se sì, qual è la nuova data?

Questa scadenza prevista viene quindi aggiunta al grafico al momento del report.

4. Interpretazione dei risultati

Dopo alcune date di reporting, emerge una tendenza dalle diverse date per ciascuna pietra miliare. Al project manager spetta ora il compito di interpretare questa tendenza.

Nell’esempio sopra, sono possibili queste interpretazioni di base:

• La linea rossa mostra una tappa fondamentale per la quale la data di previsione non è cambiata nel corso del progetto. Il traguardo è stato raggiunto secondo i piani.
• L’andamento a zig-zag della linea blu mostra che una data è stata riprogrammata frequentemente. Ciò indica che in generale c’era molta incertezza sulle date fissate. Pertanto, la scadenza ha dovuto essere spostata avanti e indietro più volte. Se un appuntamento è stato inizialmente spostato indietro, ma poi nuovamente spostato avanti, ciò indica anche che i problemi sono stati individuati alla data di riferimento del bilancio e sono stati successivamente risolti con contromisure.
• L’andamento fortemente ascendente della linea verde dimostra che inizialmente la scadenza era stata prevista in modo troppo ottimistico e quindi non può essere rispettata. Inoltre, qui possono essere sorti problemi o difficoltà che fanno sì che la data venga posticipata sempre di più. Può trattarsi della perdita di risorse importanti, di un compito che si rivela molto più complesso del previsto o di colli di bottiglia nella consegna di un fornitore.
• Con la linea gialla avviene il contrario: la rotta sempre in discesa indica che la pianificazione è stata effettuata in modo troppo pessimistico e con buffer troppo ampi. La cancellazione di incarichi, una consegna più rapida o anche un incarico più semplice del previsto possono essere ragioni di ciò. Pertanto, questo traguardo viene raggiunto molto prima del previsto. Ciò che a prima vista sembra molto positivo ha anche un lato negativo, poiché ad esempio le risorse non possono essere pianificate in anticipo in modo ottimale e distribuite su altri compiti.
• Distanza tra le linee: oltre all’andamento effettivo delle tappe fondamentali è possibile interpretare anche la distanza tra le tappe fondamentali. Se la distanza diventa più piccolo, il tempo disponibile tra le tappe si accorcia. Ciò è particolarmente importante se le singole tappe fondamentali sono interdipendenti.
• Combinazione di più linee:
  • Se diventa evidente che tutte o la maggior parte delle tappe fondamentali devono essere spostate indietro contemporaneamente, questo dovrebbe essere discusso urgentemente, perché in questo caso ci sono probabilmente difficoltà con il team di progetto. Può darsi che al progetto stesso non sia stata data la necessaria priorità, che ci siano controversie o mancanza di chiarezza nella squadra o che le scadenze generalmente non vengano accettate. In questo caso è necessaria un’analisi precisa per poter adottare contromisure.
  • o Se le scadenze inizialmente rimangono le stesse, ma man mano che si avvicina la data di completamento vengono spostate sempre più indietro, anche il progetto è in crisi e forse nessuno si sente responsabile del rispetto delle scadenze. In questo caso, le risorse potrebbero essere sprecate inutilmente e potrebbe avere senso abbandonare del tutto il progetto.

Svantaggi dell’MTA

• L’analisi dell’andamento delle tappe fondamentali non mostra le dipendenze tra le singole tappe fondamentali. In particolare, il percorso critico, che determina il ritardo temporale dell’intero progetto, non è riportato nell’MTA.
• L’interpretazione dell’analisi dell’andamento delle tappe fondamentali è soggettiva e dipende dall’esperienza del project manager. Pertanto, l’MTA è utile per ottenere una rapida panoramica. Tuttavia, se si vuole lavorare sull’interpretazione, è opportuno commentarla.
• Le pietre miliari corrono il pericolo di essere utilizzate in modo dispendioso e di essere impostate esclusivamente a fini di controllo. In tal caso, possono rallentare l’avanzamento del progetto.

Aree di applicazione

Le analisi delle tendenze fondamentali forniscono una buona panoramica del rispetto del progetto rispetto ai programmi. Sono quindi spesso utilizzati nei rapporti di stato, che presentano lo stato attuale di un progetto in modo molto sintetico. Possono essere utilizzati, ad esempio, per informare clienti o superiori. Allo stesso tempo, l’MTA può essere utilizzato per mantenere aggiornati tutti i membri del team al di là dei propri compiti, soprattutto nei progetti di grandi dimensioni. Inoltre, un MTA non dovrebbe mancare in ogni rapporto di completamento del progetto, dove non solo illustra il tempestivo riconoscimento dei ritardi di pianificazione, ma consente anche di parlare delle contromisure introdotte e dei loro effetti nel quadro delle lezioni apprese.

Conclusione

Le pietre miliari e l’analisi delle tendenze delle pietre miliari possono essere strumenti importanti nel controllo del progetto. Non solo forniscono una rapida panoramica del rispetto del progetto rispetto alla pianificazione. In particolare, i project manager con molta esperienza possono interpretare il corso dell’analisi delle tendenze delle tappe fondamentali e ottenere così informazioni importanti per il corso successivo del progetto e ricavare misure.

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