Gestione delle idee ABC: I per gestione delle idee
Così si utilizza il potenziale dei tuoi dipendenti
Per avere successo in modo sostenibile, le aziende e le organizzazioni devono adattarsi ai tempi che cambiano ed essere innovative. Ciò richiede costantemente nuove idee che vengano poi implementate, e non è sempre facile sviluppare tali idee. Proprio qui può essere utile la gestione delle idee, coinvolgendo i dipendenti nel contribuire con le loro idee. Si assume che i dipendenti, che hanno contatto quotidiano con la tua azienda o organizzazione, i tuoi processi e i tuoi prodotti, siano degli esperti il cui potenziale dovrebbe essere utilizzato. Questo vale indipendentemente dal fatto che siano manager, sviluppatori o dipendenti di produzione.
Cos’è la gestione delle idee?
L’origine della gestione delle idee risiede nello schema di suggerimento aziendale. Pertanto, entrambi i termini vengono spesso usati in modo intercambiabile, anche se ci sono delle differenze: lo schema di suggerimento aziendale si basa su idee spontanee, mentre la gestione delle idee è un processo guidato.
Nella gestione delle idee, tutti i dipendenti di un’azienda o organizzazione vengono invitati a sviluppare e contribuire con idee, ad esempio per nuovi prodotti, miglioramenti dei prodotti esistenti o ottimizzazione dei processi produttivi. Queste idee vengono raccolte, gestite, valutate e implementate in modo strutturato.
>>La gestione delle idee è un processo di miglioramento continuo delle organizzazioni tramite il loro stesso sforzo, ossia attraverso la partecipazione dei dipendenti alla generazione e all’implementazione delle idee.<<
Vantaggi della gestione delle idee
- Miglioramento continuo di prodotti, processi, qualità, ecc.
- Aumento della redditività o risparmio di risorse, tempo e denaro attraverso processi e prodotti più efficienti.
- Proposte per nuovi prodotti
- Gestione sistematica e trasparente delle idee
- Partecipazione di tutti i dipendenti e conseguente motivazione, nonché promozione di una cultura di apprezzamento
- Miglioramento della comunicazione e della collaborazione tra dipendenti e dipartimenti
Come funziona la gestione delle idee?
La generazione di idee avviene attraverso una varietà di metodi diversi, sia spontanei che mirati. È fondamentale utilizzare la creatività dei dipendenti per sviluppare idee per miglioramenti o innovazioni e che il processo di gestione delle idee sia trasparente.
Questo processo si compone dei seguenti passaggi:
1. Documentazione di un’idea
Si chiede ai dipendenti di raccogliere idee. Ciò può avvenire in modi diversi, ad esempio tramite un annuncio sull’intranet. Per motivare i dipendenti, ad esempio, si può utilizzare un sistema di bonus o un concorso in cui la migliore idea viene premiata.
Ora i dipendenti dovrebbero documentare le loro idee, ossia descrivere le loro proposte e inviarle in un luogo centrale, ad esempio a un responsabile delle idee o tramite un software di gestione delle idee.
Un’idea di solito è composta da tre parti:
a. La descrizione di un problema
b. Una possibile soluzione
c. I benefici della soluzione proposta
2. Valutazione dell’idea
in base alla fattibilità e ai benefici, nonché decisione a favore o contro un’idea.
Ora si dovrebbero vagliare le diverse proposte. Valutare se le idee hanno senso, qual è il loro potenziale e se sono realizzabili. Poi selezionare le idee che si desidera implementare.
3. Implementazione
Ora è possibile trasmettere le idee che devono essere implementate ai dipartimenti pertinenti o creare un progetto per la loro realizzazione. Il software di gestione delle idee consente di verificare lo stato di implementazione e i risultati in qualsiasi momento.
4. Follow-up delle idee
in termini di utilità e relazione finale
La gestione delle idee include anche il controllo dell’implementazione riuscita e la creazione di una relazione finale. Poiché un sistema di ricompense o bonus è spesso parte integrante della gestione delle idee, la relazione finale aiuta a determinare il bonus speciale per il dipendente che ha presentato l’idea. Il bonus potrebbe essere, ad esempio, il 10% dei risparmi ottenuti attraverso l’idea.
Sfide della gestione delle idee
Nonostante la gestione delle idee abbia molti vantaggi, potresti affrontare alcune sfide nell’implementarla:
- Burocrazia delle idee: Il processo di gestione delle idee e la documentazione delle idee potrebbero spingerti a compilare statistiche sulle idee, ad esempio quanti suggerimenti provengono da quali dipartimenti o da quali dipendenti in quali periodi di tempo. Quello che inizialmente sembra una buona idea per rendere la gestione delle idee misurabile, può rapidamente portare i dipendenti e i dipartimenti a cercare di raggiungere il loro obiettivo. Le idee che hanno poco o nessun effetto vengono quindi trasmesse rapidamente al fine di aver presentato un certo numero di suggerimenti. Dovresti evitare ciò e trasmettere il concetto che il numero di idee non è rilevante, ma che apprezzi la loro qualità.
- Mancanza di idee: L’opposto della burocrazia delle idee può essere anche il caso in cui i dipendenti non presentano alcuna idea. Oltre a una mancanza di motivazione, un altro motivo potrebbe essere che i dipendenti temono che la loro idea non venga accettata o che vengano esposti da una cattiva idea. Un dipendente che ha sperimentato come una buona idea sia stata semplicemente respinta, ad esempio con le parole “ma lo abbiamo sempre fatto così”, non presenterà altre idee in futuro. Pertanto, dovresti cercare di creare una cultura aziendale aperta e priva di paure che favorisca l’innovazione. È anche possibile che la gestione delle idee sia anonima in modo che i dipendenti insicuri non debbano temere il rifiuto. Tuttavia, devi tenere presente che ciò significa che non può essere utilizzato un sistema di ricompense, il che riduce la motivazione a partecipare.
Suggerimenti per l’implementazione
- Per evitare incertezze e trarre il massimo dalle idee dei tuoi dipendenti, il processo di gestione delle idee dovrebbe essere chiaro e trasparente.
- Come per ogni cambiamento in un’azienda, è importante che i tuoi dipendenti si impegnino nel processo di gestione delle idee e vedano un beneficio per sé stessi. Assicurati quindi di incentivare le persone a partecipare alla gestione delle idee.
- Tratta le idee con apprezzamento, anche se vengono respinte. I dipendenti possono facilmente demotivarsi se, ad esempio, non ricevono riscontri sulle loro idee o se i supervisori bloccano le idee perché non hanno tempo per occuparsene o non vogliono apportare cambiamenti.
Conclusioni
La gestione delle idee può aiutarti facilmente a migliorare continuamente la tua azienda, i tuoi processi e i tuoi prodotti. Per motivare i tuoi dipendenti a partecipare, dovresti creare incentivi e rendere il processo il più chiaro e trasparente possibile. Il software o le app di gestione delle idee possono aiutarti in questo senso. Con essi, i tuoi dipendenti possono presentare facilmente idee, tu puoi valutare queste idee e gestire lo stato di implementazione.
Per saperne di più sul software di gestione delle idee:
Calcolate il beneficio finanziario delle idee dei vostri dipendenti: