Il budget del progetto è stato superato – e ora?

Ecco cosa si può fare in caso di incidente e come prevenirlo.

Perché un progetto può superare il budget e come si può evitare?

Le ragioni per cui un progetto può superare il budget sono innumerevoli, ad esempio:

• Stima errata: se la stima dello sforzo all’inizio del progetto era troppo ottimistica, il budget pianificato era troppo basso. Stimare lo sforzo nel modo più accurato possibile è un compito difficile, soprattutto all’inizio di un progetto. Per scoprire come puoi ancora avere successo e come evitare di superare il budget, leggi l’articolo sulla stima dello sforzo.
• Ambito: l’ambito del progetto è aumentato o l’obiettivo del progetto è cambiato. Questo può accadere, ad esempio, se il tuo cliente richiede funzionalità aggiuntive in un progetto, ma il budget non è adeguato. Alcuni clienti richiedono spesso le più piccole modifiche al progetto che possono essere eseguite rapidamente e facilmente. Ma anche piccole modifiche si sommano rapidamente a un elemento di grandi dimensioni. Naturalmente, non c’è niente di sbagliato nell’implementare una piccola modifica senza un budget aggiuntivo per soddisfare il tuo cliente. Tuttavia, questo dovrebbe essere un affare una tantum. Se il tuo cliente richiede ulteriori modifiche, il budget dovrebbe essere aumentato per tutto ciò che va oltre lo scopo originale del progetto. Se anche l’obiettivo effettivo del progetto è cambiato nel tempo, il tuo budget dovrebbe essere sicuramente adeguato per soddisfare i nuovi requisiti. Al fine di mantenere la trasparenza nel progetto, raccomandiamo di gestire in modo professionale le modifiche dell’ambito e i conseguenti costi aggiuntivi mediante modifiche o gestione supplementare.
• Fattori esterni: l’inflazione, ad esempio, può significare che i fornitori devono aumentare i prezzi. Soprattutto se il tuo progetto ha una durata molto lunga, se ha dovuto essere fermo per diverso tempo, o se il calcolo del progetto è avvenuto in un momento in cui i prezzi erano molto bassi ma ora stanno aumentando, questo spesso diventa un problema. Se siete a conoscenza in anticipo che il vostro progetto avrà una durata molto lunga, è consigliabile tenerne conto quando si stipula un contratto con i fornitori e prevedere adeguate garanzie.
• Scarso utilizzo delle risorse: Potreste utilizzare risorse inutilmente costose per il vostro progetto, o semplicemente le vostre risorse non possono lavorare in modo efficiente. Questo può accadere, ad esempio, se il personale del progetto deve passare continuamente da un progetto all’altro, senza potersi concentrare su uno di essi. Se tenete conto di questo aspetto nella pianificazione delle risorse, potrete scegliere le risorse ottimali per il vostro progetto. Potete anche fornire al vostro team di progetto metodi di gestione del tempo, come la tecnica del Pomodoro, in modo che lavorino nel modo più efficiente possibile.
• Cattiva gestione del budget: Se non si ha una buona padronanza del budget esistente fin dall’inizio, è possibile che vengano spesi troppi soldi per cose meno importanti o che si perda traccia di quanto è già stato speso. Soprattutto all’inizio di un progetto, quando il budget è ancora molto ampio, si tende a prestare poca attenzione ai costi. Tuttavia, se si tiene sotto controllo lo stato del budget e dei costi di gestione fin dall’inizio, si dovrebbero avere poche sorprese negative. In questo caso si raccomanda una revisione periodica del budget
• Superamento della durata prevista: Se un progetto dura più a lungo del previsto, i costi aumentano. Pertanto, pianificate i vostri progetti con lungimiranza, valutate dove possono sorgere difficoltà e preparate un’analisi dei rischi. Adottate misure contro i rischi, gestite i progetti in modo vigile e tenetene sempre sotto controllo lo stato. In questo modo, potrete intervenire tempestivamente se notate che il vostro progetto è in ritardo.

Per sapere quali cifre chiave vi aiutano a riconoscere se il vostro progetto è fuori budget e come possono fungere da indicatore di allarme precoce, consultate il post sul blog Earned Value.

Controllare lo stato del progetto e impostare un piano d’azione

Se vi rendete conto che il budget del progetto è stato superato, è importante innanzitutto scoprire esattamente dove è iniziato il problema. Solo in questo modo è possibile sviluppare una soluzione ottimale. Una volta individuata la causa, dovreste anche verificare se il problema riguarda altre aree del progetto, come la durata, l’ambito, la qualità, le risorse o i rischi.
Con le informazioni raccolte, si possono ora valutare soluzioni alternative.

1. Ridurre i costi:

Un primo passo potrebbe essere cercare di ridurre i costi. Puoi ottenere questo risultato in diversi modi:

• Scambia risorse:
  Scambia le risorse con opzioni meno costose. Ad esempio, puoi scambiare un dipendente molto esperto e poco utilizzato con uno che ha meno esperienza e quindi è meno costoso. Tuttavia, dovresti tenere presente che il dipendente potrebbe aver bisogno di tempo per abituarsi al nuovo progetto e potrebbe aver bisogno di più tempo per le singole attività. Pertanto, dovresti apportare tale modifica solo se il tuo progetto non è critico in termini di tempo. In alcuni casi, invece, può avere senso sostituire un dipendente meno esperto con uno molto esperto, in quanto il livello di competenza più elevato potrebbe far risparmiare tempo e quindi costi.
  Lo stesso vale per materiali o servizi necessari: puoi provare a passare a un’opzione più economica se ciò non influisce negativamente sul tempo e sulla qualità o se questi fattori sono meno critici. In alternativa, puoi passare a materiale ingegnerizzato meglio se ti consente di risparmiare tempo di progetto critico sufficiente.
• Ridurre i costi inutili:
  Controlla anche se ci sono costi che potrebbero essere evitati. Questi potrebbero essere, ad esempio, viaggi frequenti per consultarsi con il cliente che potrebbero essere fatti meno spesso o in cui potresti passare a opzioni meno costose. Potrebbero anche essere costose licenze hardware o software che non tutti i dipendenti utilizzano effettivamente e molto altro. Se risparmi tali costi, potresti essere in grado di rimanere nei limiti del tuo budget senza dover modificare nulla nel progetto stesso.
• Negoziare con i fornitori:
  Negoziare con i fornitori è sempre un’opzione per risparmiare sui costi. Il tuo fornitore potrebbe essere in grado di accontentarti con una riduzione di prezzo o annullare un aumento di prezzo in modo che tu possa rimanere nei limiti del budget del tuo progetto.

2. Assorbire internamente i costi:

Anche se questa non dovrebbe essere la regola, in alcuni casi può avere senso assorbire internamente i costi aggiuntivi, ad esempio per non compromettere il buon rapporto con il cliente. In questo caso, ad esempio, i dipendenti possono continuare a lavorare al progetto senza addebitarlo al progetto. Ma potrebbe anche essere che, ad esempio, l’aumento dei costi dei materiali venga assorbito dalla propria azienda.

3. Regola l’ambito:

Se il tuo cliente ha successivamente aumentato l’ambito del progetto, una soluzione potrebbe essere tornare all’ambito originale o rinegoziare. Inoltre, controlla attentamente se ci sono attività o requisiti per il progetto che non sono necessari da parte del cliente. Ad esempio, può darsi che un prodotto di qualità inferiore sia abbastanza sufficiente o che tu abbia incluso funzionalità in un prodotto da sviluppare che non sono importanti per il cliente. Se puoi cambiare le priorità in questo modo, anche l’ambito del progetto sarà ridotto e con esso i costi.
Se il tuo progetto è sotto pressione in termini di tempo e costi, puoi anche introdurre un “congelamento dell’ambito” per ulteriori modifiche. Ciò significa che completerai solo il lavoro pianificato e non saranno accettate ulteriori modifiche per rispettare il budget.

4. Modifica il budget:

Se hai già pianificato una contingenza per il budget nella stima dell’impegno originale, puoi utilizzarla per assorbire l’aumento dei costi del progetto. Tuttavia, se non hai una sopravvenienza o se è già stata esaurita, puoi chiedere più budget. Questo dovrebbe essere fatto solo se hai già esaurito tutte le altre possibilità. Inoltre, in questo caso dovresti assicurarti di stimare esattamente quanto budget aggiuntivo ti servirà. In questo modo eviterai di dover chiedere più volte un aumento di budget in un breve lasso di tempo. Tieni inoltre presente che per un cliente ha senso adeguare il budget solo se è in parte responsabile dell’aumento dei costi o se ci sono circostanze esterne. Se tu stesso hai valutato erroneamente lo sforzo, o se hai un budget o una gestione delle risorse scadenti, sarà difficile chiedere al cliente più fondi.

Comunicazione con le parti interessate

Una volta raccolte tutte le informazioni importanti, dovete informare tutte le parti interessate, sia che vogliate chiedere loro di aumentare il budget sia che vogliate concordare le modifiche necessarie al progetto. Puntate a una conversazione aperta in cui presentate il motivo dello sforamento del budget, gli effetti e le possibili soluzioni. In questo modo potrete chiarire a tutti i partecipanti al progetto perché un cambiamento è necessario e promettente.

Informare il team e implementare i cambiamenti

Informate anche il vostro team di ciò che è accaduto e di quali cambiamenti verranno ora apportati. In questo modo, il personale saprà cosa ci si aspetta da loro e quali sono le priorità attuali. Il personale potrebbe anche avere altre idee su come rimanere all’interno del budget. In seguito, potrete implementare i cambiamenti.

Conclusione

Il superamento del budget del progetto non dovrebbe accadere, ma sicuramente ogni project manager si è trovato di fronte a una situazione del genere ad un certo punto. Pianificare in anticipo può evitare che un progetto diventi troppo costoso. Se i costi sfuggono di mano, sono necessarie un’analisi chiara, un’azione rapida e una comunicazione aperta con le parti interessate e il team.

Per saperne di più sul software di gestione dei progetti myPARM:

Volete conoscere myPARM in una demo? Allora fissate subito un appuntamento con noi!