Principi guida nella gestione dei progetti: la Legge di Parkinson

Completare i compiti puntualmente ed efficientemente

Cos’è la Legge di Parkinson?

Cyril Northcode Parkinson, uno storico britannico, coniò il seguente massimo sulla teoria dell’amministrazione ed economia:

>>Il lavoro si espande fino a riempire il tempo disponibile per il suo completamento.<<

L’idea gli venne osservando la marina britannica. Parkinson si accorse che in 14 anni il numero di ufficiali e marinai era diminuito di un terzo, poiché la marina aveva solo 20 corazzate invece di 62. Nel frattempo, però, l’equipaggio di comando era cresciuto del 78%, nonostante ci fossero meno persone da supervisionare. Parkinson concluse che più persone sono coinvolte in un compito, più tempo ci metteranno per portarlo a termine.

Perché il lavoro si espande?

In altre parole, indipendentemente dalla complessità o difficoltà di un compito, esso richiederà esattamente il tempo disponibile per completarlo. Ciò può avvenire per diverse ragioni:

1. Il lavoro viene svolto più lentamente e senza pressioni perché c’è abbondante tempo a disposizione.
2. Il tempo viene impiegato per perfezionare ogni dettaglio del lavoro.
3. Il lavoro non viene iniziato fino all’ultimo minuto perché c’è tempo sufficiente e altri compiti possono essere completati prima. Tuttavia, iniziare all’ultimo minuto spesso porta a stress e straordinari, anche se il compito avrebbe potuto essere completato molto tempo prima.
4. Un compito viene segnalato come completato solo alla fine del tempo disponibile per evitare di ricevere meno tempo per il progetto successivo.

Perché viene allocato troppo tempo?

Ci sono diverse ragioni per cui vengono allocati troppi tempi nei progetti e vengono inseriti margini aggiuntivi.

• Rispettare la pianificazione: Nessuno vuole superare il tempo o il budget previsto per un progetto. Quindi spesso si inserisce un ampio margine fin dall’inizio, nel caso in cui eventi imprevisti possano altrimenti posticipare la conclusione del progetto.
• Stime errate dello sforzo: Anche le stime dello sforzo vengono date in modo cauto. Alcuni dipendenti lavorano in modo più efficiente di altri. Pertanto, tali stime tendono ad essere basate sul dipendente che impiega più tempo per completare un compito anziché su quello più veloce.
• Dubbi sulle stime: Se un responsabile di progetto ha mai scoperto che un dipendente ha sottostimato lo sforzo di un compito perché, ad esempio, non poteva vedere l’intero quadro, in futuro il responsabile di progetto spesso aggiungerà un margine generale allo sforzo, per evitare problemi.

Come puoi capire se è entrata in gioco la Legge di Parkinson?

Poiché, secondo Parkinson, si impiega tutto il tempo disponibile per completare i compiti, è generalmente difficile determinare se il compito è stato completato efficientemente. Tuttavia, una caratteristica della Legge di Parkinson è quando lo sforzo di gestione del progetto aumenta anche se la qualità dei progetti o dei compiti rimane la stessa, o addirittura peggiora. Questo può essere misurato anche determinando l’Indice di Prestazione del Programma, l’Indice di Prestazione dei Costi e lo sforzo per la gestione del progetto. Leggi di più su questo nell’articolo “Valore Acquisito“.

Misure contro la Legge di Parkinson

Per evitare che un progetto diventi ingombrante e per lavorare il più efficientemente possibile, puoi adottare varie misure:

• Pianificazione delle attività: Se conosci la Legge di Parkinson, puoi cercare di pianificare generalmente meno tempo per le attività rispetto a quanto fai normalmente. Elimina ad esempio i tempi di buffer. La pianificazione più stretta può motivare i dipendenti a lavorare in modo più efficiente. Questo è particolarmente importante nelle riunioni, poiché i punti più importanti vengono spesso discussi nei primi minuti, ma poi il tempo programmato viene utilizzato per discutere altre questioni non rilevanti per tutti i partecipanti. Se pianifichi meno tempo per una riunione in anticipo, puoi aspettarti che sia più efficiente.
• Stabilisci scadenze e milestone: Secondo Parkinson, senza una scadenza fissata entro la quale completare un’attività, non verrà mai terminata. Pertanto, assicurati che ogni attività abbia una scadenza. Ad esempio, utilizza la pianificazione del progetto con il percorso critico. In questo modo, a ogni attività viene assegnata una scadenza e puoi controllare il percorso critico per eventuali buffer inutili. Dovresti anche suddividere le grandi attività in milestone più piccole. Con queste milestone, ti assicuri che anche le grandi attività possano essere completate in tempo.
• Pianifica le risorse in modo efficiente: Secondo le osservazioni di Parkinson, troppi dipendenti si intralciano reciprocamente e creano persino più lavoro per sé stessi. Pertanto, quando pianifichi un progetto, dovresti pianificare solo il numero di dipendenti strettamente necessario. Verifica attentamente chi può fare cosa, di quali competenze hai bisogno nel tuo team e chi potrebbe ritardare il progetto a causa di una mancanza di conoscenze. I team più piccoli di solito sono più veloci nel coordinarsi tra di loro e in questo modo risparmi discussioni o spiegazioni inutili ad altri membri del team.
• Valuta l’impegno in modo più accurato: Impara anche a valutare i membri del tuo team. Ci sono persone tra i membri del tuo team che in genere iniziano un’attività all’ultimo minuto o che generalmente stimano il proprio impegno in modo troppo ottimistico o pessimistico? Allora puoi tenere conto di questa conoscenza nella pianificazione del progetto o effettuare una stima degli sforzi in gruppo, ad esempio con il metodo Planning Poker. In questo modo puoi valutare meglio le stime e, nel caso di stime pessimistiche, puoi ridurre il buffer. La competenza tecnica sul progetto e l’esperienza accumulata nella gestione dei progetti possono anche aiutarti a valutare meglio i carichi di lavoro.
• Limita il perfezionismo: Per evitare che il perfezionismo ritardi inutilmente un progetto, cerca di applicare il principio di Pareto. Questo principio sostiene che l’80% dei risultati si ottiene con solo il 20% dello sforzo. Per perfezionare il risultato del lavoro, è poi necessario l’80% del tempo rimanente. Se si tiene presente che il risultato può essere completamente sufficiente già dopo il 20% del tempo, si può risparmiare il resto del tempo, se necessario.
• Strumenti e metodi di gestione delle attività: Utilizza liste di cose da fare, bacheche Kanban o strumenti di gestione delle attività per strutturare il tuo lavoro e il lavoro del tuo gruppo di progetto. In questo modo avrai una buona panoramica delle attività e sarai in grado di pianificare meglio il tuo tempo. Anche i metodi di gestione del tempo, come Getting Things Done o la tecnica del Pomodoro, vi aiuteranno a stabilire le priorità dei vostri compiti e a elaborarli nel modo più efficiente possibile.
• Ottimizza i processi: Analizza consapevolmente i processi delle tue attività e dei tuoi progetti per individuare potenziali risparmi. Utilizza anche la conclusione di un progetto per rivedere nuovamente i processi e ottenere importanti informazioni per i progetti futuri.

Conclusioni

Con le giuste strategie e conoscenze della Legge di Parkinson, puoi completare i progetti e le attività in tempo, svolgerle in meno tempo e lavorare in modo più efficiente, anche se non puoi eliminare completamente la Legge di Parkinson. Tuttavia, quando si pianificano i progetti e i compiti, bisogna anche tenere presente che, sebbene sia ragionevole lavorare in modo efficiente, voi e il vostro team di progetto non dovreste lavorare costantemente sotto pressione. Il tempo risparmiato può essere utilizzato per continuare a lavorare, ma anche per fare una breve pausa ed essere così in grado di iniziare l’attività successiva in modo rafforzato.

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