Obeya nella gestione dei progetti: la collaborazione ridefinita

Cos’è Obeya?

Obeya, che in giapponese significa “grande spazio”, è molto più di un semplice luogo fisico. È un concetto che porta la trasparenza, l’efficienza e il lavoro di squadra a un nuovo livello. Obeya affonda le sue radici nella filosofia lean ed è stato originariamente sviluppato da Toyota negli anni ’90. Il concetto è nato come parte del Toyota Production Systems (TPS), che mira a massimizzare l’efficienza e ridurre al minimo gli sprechi.
L’idea alla base di Obeya era quella di creare uno spazio centralizzato in cui tutte le informazioni rilevanti su un progetto fossero visibili e accessibili. In questo spazio, i team si incontrano regolarmente per monitorare i progressi, identificare i problemi e prendere decisioni rapide. La vicinanza fisica e la rappresentazione visiva dei dati migliorano significativamente la comunicazione e la collaborazione. Obeya può essere utilizzato non solo per la rendicontazione sullo stato del progetto ma anche per riunioni strategiche, sessioni di pianificazione o risoluzione di problemi.
Lo spazio Obeya è stato utilizzato per la prima volta nello sviluppo della Toyota Prius per gestire la natura complessa e innovativa di questo progetto. Il successo dell’implementazione ha portato al trasferimento del concetto ad altri ambiti e progetti. Oggi Obeya viene utilizzato in molti settori in tutto il mondo per gestire i progetti in modo più efficiente e promuovere il lavoro di squadra.

Vantaggi di Obeya

Obeya offre una serie di vantaggi che possono migliorare significativamente la gestione dei progetti. Ad esempio, Obeya aiuta con la comunicazione poiché i membri del team si incontrano regolarmente nella stanza Obeya per discutere i progressi e risolvere i problemi. Il continuo aggiornamento della sala e il visual design favoriscono inoltre la comprensione e il flusso delle informazioni all’interno del team e garantiscono una maggiore trasparenza. Allo stesso tempo, la costante disponibilità di tutti i dati necessari e la stretta collaborazione in sala consentono di prendere rapidamente decisioni fondate in modo che i problemi possano essere risolti in modo rapido, efficiente e orientato ai risultati.

Allestimento di una stanza Obeya

Prima di poter iniziare con Obeya, è importante predisporre lo spazio per esso. Può trattarsi di uno spazio fisico situato in posizione centrale e abbastanza grande da ospitare tutti i membri del team. Se ciò non è possibile, può anche essere una stanza virtuale. Va detto però che Obeya funziona meglio quando tutti i dipendenti si riuniscono in un unico luogo. Per allestire perfettamente la stanza Obeya, dovresti prima definire lo scopo per il quale deve essere utilizzata in modo da poter poi equipaggiare in modo ottimale la stanza con contenuti importanti. La stanza è spesso divisa secondo il ciclo PDCA. Ciò significa che è diviso in quattro aree Plan, Do, Check e Act. Tuttavia, le diverse aree dovrebbero essere adattate allo scopo definito della sala Obeya e ai rispettivi requisiti. Può darsi che sia necessaria una divisione completamente diversa con più di quattro aree. Ciò potrebbe, ad esempio, coinvolgere contenuti quali obiettivi, stato del progetto, gestione delle attività, misurazione delle prestazioni, gestione del rischio o risoluzione di problemi e decisioni.
In ciascuna di queste aree, tutte le informazioni necessarie per il rispettivo passaggio vengono poi visualizzate in aree pianificate o sezioni di parete. Se queste aree vengono percorse durante l’incontro di Obeya, le informazioni preparate vengono condivise e i partecipanti possono svolgere le azioni necessarie.

Contenuti chiave

Ciascuna area dovrebbe presentare visivamente tutte le informazioni, i fatti e le cifre necessari. Nella gestione dei progetti, ad esempio, ciò può essere fatto utilizzando le pianificazioni e le tappe fondamentali del progetto, i più importanti indicatori chiave di prestazione (KPI), una panoramica dei rischi o protocolli decisionali e di risoluzione dei problemi. Questi possono essere aggiunti alla rispettiva area su display digitali, poster, etichette o anche foglietti adesivi e possono essere presentati, ad esempio, come diagrammi, infografiche, grafici a barre, roadmap o percorsi del cliente. Se vuoi consentire ai partecipanti di annotare pensieri o soluzioni suggerite per la rispettiva area, è utile fornire una lavagna o note adesive aggiuntive.

Ruoli in Obeya

• Obeya Master: L’Obeya Master è un ruolo chiave nella stanza Obeya paragonabile al ruolo di uno Scrum Master nei team agili. Questa persona allestisce la stanza Obeya, conduce le riunioni, garantisce un processo strutturato e che tutte le informazioni e le visualizzazioni necessarie siano disponibili. Questo ruolo è spesso assunto anche dal project manager.
• Membri dello Studio: i membri dello Studio sono i membri del team che lavorano regolarmente nella sala Obeya e prendono parte agli incontri di Obeya. Possono essere fornitori di informazioni, decisori, membri di un team di progetto o esperti. I membri dello Studio forniscono informazioni rilevanti, aiutano a risolvere i problemi e ad attuare le misure decise nella stanza Obeya.

Nella gestione dei progetti, un team Obeya è solitamente composto dal project manager e dal suo team principale. Inoltre, anche altre parti interessate possono partecipare regolarmente per fornire informazioni ed essere allo stesso tempo informate sul progetto. A seconda delle esigenze è possibile coinvolgere anche esperti tecnici per discutere con loro argomenti specifici.

Obeya-Incontri

Una volta che la sala sarà dotata di tutte le informazioni necessarie e tutte le persone interessate saranno state invitate, si potranno iniziare i primi incontri. È possibile programmare circa un’ora per una prova di Obeya. Tuttavia, è importante tenere questi incontri regolarmente. A seconda del progetto, possono quindi svolgersi una volta al trimestre, una volta al mese o una volta per sprint. A seconda dei requisiti del progetto, può anche essere sensato organizzare brevi riunioni giornaliere, settimanali o ad hoc per discutere lo stato attuale e risolvere immediatamente problemi minori.
Al primo incontro, il maestro Obeya dovrebbe spiegare le basi, le regole e il processo in modo che tutti i membri del team comprendano il metodo. Il maestro Obeya guida poi i partecipanti attraverso le singole aree della stanza. Le rispettive informazioni vengono presentate e, se necessario, discusse o vengono prese decisioni.

Esempio

In una disposizione della stanza basata sul ciclo PDCA, la prima sezione “Plan” contiene ad esempio gli obiettivi strategici e vengono presentati il team, i clienti o i clienti. Nella sezione “Do” è possibile valutare lo stato attuale del progetto. La terza sezione, “Check”, confronta gli obiettivi con l’implementazione al fine di identificare le deviazioni e risolvere i problemi, prendere decisioni e definire misure nella quarta fase, “Act”.

Conclusione

La Obeya Room sta rivoluzionando la gestione dei progetti ridefinendo trasparenza, efficienza e collaborazione. La presentazione visiva delle informazioni e la vicinanza fisica dei membri del team consentono di prendere decisioni più rapidamente e di risolvere tempestivamente i problemi. Questo approccio, radicato in una filosofia snella e comprovato nella pratica, consente ai team di gestire i progetti in modo più efficace e di migliorare continuamente.

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