Metti fine alle discussioni infinite: Come prendere decisioni più velocemente durante le riunioni

Perché le decisioni nelle riunioni sono spesso così difficili

Lunghe discussioni, disaccordo e mancanza di chiarezza sul risultato finale: questi aspetti trascinano molte riunioni e frustrano i partecipanti e i manager. Le ragioni sono molteplici:

• Diversità di prospettive: i diversi punti di vista all’interno del team sono di solito un vantaggio, ma più opinioni entrano in gioco, più tempo può essere necessario per raggiungere una decisione.
• Mancanza di focus e di obiettivi: se gli obiettivi non sono chiaramente definiti o le discussioni si impantanano in dettagli infiniti, il risultato è che ogni decisione richiede molto tempo.
• Ansia da decisione: le persone spesso continuano a discutere senza trovare una soluzione per paura di prendere la decisione sbagliata – la discussione si trascina e alla fine manca la chiarezza.

Un passo decisivo è quindi l’introduzione di strutture e metodi chiari che garantiscano un processo decisionale efficiente.

Le basi per prendere decisioni più rapide durante le riunioni

Con alcune regole di base, i project manager e i dirigenti possono impostare la giusta rotta già prima dell’inizio della riunione. Queste includono:

1. Stabilisci obiettivi chiari e un ordine del giorno: Solo se è chiaro fin dall’inizio quali decisioni devono essere prese durante la riunione, il team può prepararsi e concentrarsi in modo ottimale sulla decisione. Per questo motivo, prima della riunione è necessario redigere un ordine del giorno chiaramente strutturato. Ogni punto dell’ordine del giorno dovrebbe essere formulato in termini di un preciso requisito decisionale, ad esempio “Determinazione del calendario del progetto” anziché “Aggiornamento del progetto”. In questo modo si orienta automaticamente la discussione verso un obiettivo e si riducono al minimo le divagazioni.
2. Chiarire ruoli e responsabilità: È inoltre importante che all’inizio di ogni riunione sia chiaro chi è responsabile della decisione finale e chi ha solo un ruolo consultivo. Ruoli contrastanti non fanno altro che complicare inutilmente il processo decisionale. Un metodo per creare chiarezza sui ruoli è la matrice RACI, ad esempio. Questa suddivide il team in diversi ruoli, creando una struttura decisionale chiara e consentendo alle discussioni di essere più mirate. I singoli ruoli sono i seguenti:
   – Responsabile: Chi è responsabile dell’implementazione?
   – Responsabile: Chi è il responsabile finale?
   – Consultati: Chi deve essere consultato?
   – Informati: Chi deve essere informato?
3. Gestione del tempo attraverso il timeboxing: Nel timeboxing, viene fissato un limite di tempo per ogni punto di discussione e viene fatto rispettare durante la riunione, ad esempio con l’aiuto di un timer. Non appena il tempo limite viene raggiunto, viene presa una decisione o l’argomento viene rimandato. Questo metodo evita rigorosamente che il team si impantani in lunghe discussioni.

Metodi per prendere decisioni efficienti durante le riunioni

Esistono alcuni metodi comprovati che accelerano il processo decisionale. Ecco sei tecniche efficaci che puoi provare:

1. Votazione a punti: con la votazione a punti puoi registrare rapidamente le opinioni e stabilire le priorità. Tutte le opzioni vengono scritte e i partecipanti assegnano dei punti (ad esempio punti adesivi o altri marcatori) per le loro opzioni preferite. Se necessario, questa procedura può essere svolta anche in forma anonima. Alla fine, l’idea con il maggior numero di punti viene classificata come prioritaria. In alternativa, le idee con il maggior numero di punti possono essere selezionate e discusse ulteriormente. Il voto per punti è particolarmente utile per selezionare le idee migliori tra un certo numero di idee senza impantanarsi in lunghe discussioni.
2. Matrice decisionale (matrice decisionale): Una matrice decisionale può aiutare a prendere decisioni più complesse, consentendo una valutazione oggettiva delle opzioni. A tal fine, viene creata una matrice con le varie opzioni nelle righe. Nelle colonne vengono inseriti dei criteri decisionali predefiniti (ad esempio, costi, tempo necessario, benefici). Ogni opzione viene valutata in base a ciascun criterio e i punteggi vengono sommati. L’opzione che riceve il maggior numero di punti viene selezionata come migliore. La matrice decisionale è particolarmente utile quando le decisioni sono molto complesse o devono essere assolutamente obiettive.
3. Pugno dei cinque: il metodo del pugno dei cinque può essere utilizzato per determinare rapidamente il grado di accordo con una decisione. Ogni persona segnala il proprio accordo con il numero di dita alzate. Un pugno dà zero punti e indica un rifiuto totale, mentre cinque dita tese danno cinque punti per il pieno accordo. Questo metodo è rapido e visivo e fornisce un feedback immediato per capire se il team è pronto per una decisione o se sono ancora necessarie delle discussioni.
4. 25/10 crowd sourcing: questo metodo è ideale se ci sono molte idee nella stanza e solo le migliori devono essere filtrate prima. Nel 25/10 crowd sourcing, ogni idea viene prima scritta su un cartoncino. Le schede vengono poi passate da una persona all’altra in cinque turni. Ogni persona valuta l’idea sulla scheda con un punteggio da 1 a 5. Le idee che ottengono il punteggio totale più alto vengono discusse ulteriormente. Questa valutazione rapida permette di valutare facilmente un gran numero di idee, anche in un gruppo numeroso, e di selezionare quelle più promettenti.
5. Sondaggio del consenso: Simile al metodo del Pugno dei Cinque, il sondaggio del consenso viene utilizzato per verificare il livello di consenso. Dopo una breve discussione, tutti mostrano la loro opinione su una decisione per alzata di mano. Questo metodo è particolarmente efficace per capire rapidamente se è possibile prendere una decisione o se è necessario discuterne ulteriormente.
6. Brainstorming inverso: se un team ha generalmente difficoltà a prendere una decisione, il brainstorming inverso può essere un’alternativa creativa. Invece di chiedere come si può risolvere il problema, ci si chiede in che modo è garantito il fallimento. Vengono quindi formulate delle misure per evitare questi errori.

Suggerimenti per un’implementazione di successo dei metodi

I vari metodi offrono un grande potenziale per strutturare le riunioni in modo più mirato e prendere decisioni in modo più efficiente. Tuttavia, ci sono alcune sottigliezze che devono essere prese in considerazione per garantire un’implementazione di successo, che accelererà ulteriormente il processo decisionale e garantirà i risultati a lungo termine.

• Adattamento alle dimensioni del gruppo: non tutti i metodi sono adatti a team di ogni dimensione. Spesso le decisioni possono essere prese in modo più informale nei team più piccoli. Un metodo come il “Pugno di Cinque” funziona bene in questo caso e favorisce una rapida coordinazione. I gruppi più grandi, invece, spesso traggono vantaggio da un approccio più strutturato, come una matrice decisionale che pondera vari criteri e crea chiarezza sulla migliore opzione possibile.
• Riunioni orientate agli obiettivi: anche se l’ordine del giorno è già allineato con le decisioni da prendere, può essere utile iniziare ogni riunione con una domanda sugli obiettivi. Questo aiuta a mettere il team sulla stessa lunghezza d’onda e a chiarire ancora una volta a tutti i presenti quali decisioni devono essere prese durante la riunione.
• Combinazione di metodi: la combinazione di diversi metodi spesso produce i risultati migliori. Ad esempio, puoi iniziare una riunione con una breve discussione con un limite di tempo rigoroso, ma poi finalizzare la decisione con una votazione rapida come il voto a punti o il pugno di cinque.
• Follow-up della decisione: è utile documentare le decisioni prese in modo che i membri del team che non hanno potuto partecipare alla riunione possano vederle anche in seguito. Non limitarti a registrare la decisione presa, ma indica chiaramente chi è responsabile della sua attuazione. Questo non solo crea chiarezza sui passi successivi, ma assicura anche che la riunione si concluda in modo produttivo e che tutti i partecipanti possano attenersi agli accordi discussi.

Conclusione

Decisioni più rapide sono la chiave per riunioni più efficienti e produttive. Con una struttura chiara, responsabilità definite e l’uso di metodi efficaci come il voto per punti, il pugno di cinque o una matrice decisionale, puoi accelerare il processo decisionale in modo mirato.

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