ABC della gestione del progetto: S per la mappatura degli stakeholder
La chiave per una comunicazione e collaborazione efficaci
Il supervisore sollecita il completamento del progetto in tempi brevi in modo che rimanga all’interno del tempo specificato. Allo stesso tempo, lo sponsor desidera che il progetto non superi il budget e il cliente richiede la massima qualità possibile. Come project manager, può essere difficile tenere d’occhio gli interessi spesso contrastanti dei diversi stakeholder e implementare il progetto di conseguenza. La mappatura degli stakeholder può aiutare a mantenere una panoramica dei vari gruppi di interesse e delle loro aspettative, nonché a derivare strategie adatte per trattare con gli stakeholder individuali.
Cosa è la mappatura degli stakeholder?
Come project manager, è essenziale comprendere l’importanza degli stakeholder per il successo di un progetto. Gli stakeholder sono le persone o i gruppi che hanno un interesse legittimo in un progetto o che sono influenzati da esso. Questi possono essere stakeholder interni, come dipendenti o un cliente interno, ma anche stakeholder esterni come clienti, fornitori, autorità regolatorie, media, pubblico o investitori.
Identificare e coinvolgere gli stakeholder giusti nel progetto è cruciale per garantire una comunicazione e collaborazione efficaci con tutti i gruppi di interesse. Solo se sono conosciuti e presi in considerazione i bisogni, le preoccupazioni e le aspettative di tutti gli stakeholder, possono essere evitati i conflitti e aumentata l’accettazione del progetto.
La mappatura degli stakeholder è un processo che aiuta i project manager a identificare e analizzare tutti gli stakeholder rilevanti di un progetto per comprendere la loro influenza sul progetto. Consente ai project manager di avere un quadro chiaro di quali stakeholder sono più colpiti dal progetto e come possono essere meglio coinvolti.
Vantaggi della mappatura degli stakeholder
I vantaggi della mappatura degli stakeholder sono molteplici. In primo luogo, aiuta a comprendere meglio i bisogni e le aspettative degli stakeholder. Ciò consente al project manager di adattare la comunicazione e la collaborazione alle esigenze degli stakeholder individuali.
In secondo luogo, la mappatura degli stakeholder consente di identificare potenziali conflitti o resistenze in fase precoce. Tenendo conto degli interessi e delle relazioni di potere dei diversi stakeholder, possono essere adottate misure mirate per evitare o risolvere i conflitti. La mappatura degli stakeholder aiuta quindi a prevenire il fallimento del progetto.
Il processo di mappatura degli stakeholder
Il processo di mappatura degli stakeholder consiste in cinque passaggi:
1. Identificare gli stakeholder:
Innanzitutto, è necessario identificare tutti gli stakeholder rilevanti: dagli investitori e dipendenti, ai clienti e fornitori, ai media o persino ai politici. Nessun gruppo di interesse rilevante dovrebbe essere trascurato. A seconda del progetto, può essere effettuata un’analisi completa degli stakeholder. Tuttavia, le seguenti domande possono anche aiutare a identificare tutti gli stakeholder:
- Chi è interessato al progetto e al suo risultato?
- Chi beneficia del progetto? Chi potrebbe essere svantaggiato dal progetto?
- Chi è finanziariamente coinvolto nel progetto?
- Chi è professionalmente coinvolto?
- Chi potrebbe essere disturbato dal progetto?
2. Comprendere e valutare gli stakeholder:
Una volta identificati gli stakeholder, è importante comprendere i loro interessi, bisogni e aspettative. Questo può essere ottenuto attraverso interviste, sondaggi o altre forme di analisi degli stakeholder. Le informazioni dovrebbero essere raccolte e documentate in modo strutturato per consentire una valutazione successiva e la derivazione di una strategia. Inoltre, questa analisi aiuta a capire quali stakeholder sono particolarmente importanti, poiché non ogni gruppo di interesse ha la stessa influenza o è favorevolmente disposto verso il progetto. Influenza, potere e probabilità di conflitto si sono dimostrati criteri utili per valutare gli stakeholder.
| Influenza / Potere | Probabilità di conflitto |
| Ha lo stakeholder il potere… …di promuovere il progetto? …di far fallire il progetto? …di influenzare l’opinione degli altri stakeholder? |
Lo stakeholder… …trae vantaggio o svantaggio dal progetto? …ha obiettivi che corrispondono o contraddicono quelli del progetto? …comunica un’attitudine positiva o negativa verso il progetto? |
3. Creazione della matrice degli stakeholder:
La matrice degli stakeholder aiuta a visualizzare i risultati dell’analisi. Questa matrice consiste in quattro campi nei quali gli stakeholder vengono inseriti in base ai criteri. Ciò consente ai project manager di identificare rapidamente quali stakeholder sono più importanti per il progetto e come dovrebbero essere meglio coinvolti.
4. Derivare la strategia:
La matrice degli stakeholder serve come base per la prioritizzazione degli stakeholder e lo sviluppo di strategie di comunicazione e collaborazione adatte. Le seguenti strategie si sono dimostrate efficaci:
| MOLTO POTERE, BASSA PROBABILITÀ DI CONFLITTO: Informare e coinvolgere |
MOLTO POTERE, ALTA PROBABILITÀ DI CONFLITTO: Coinvolgimento e gestione dei conflitti |
| Una comunicazione regolare e trasparente è fondamentale per queste parti interessate. Informateli tempestivamente sugli sviluppi rilevanti e coinvolgeteli attivamente nei processi decisionali. Puoi anche fare un uso costruttivo delle competenze di questi stakeholder o chiedere loro supporto per convincere altri stakeholder del progetto. | Questi stakeholder possono causare il fallimento del progetto, motivo per cui sono necessarie una comunicazione intensiva e una gestione proattiva dei conflitti. Assicurarsi che queste parti interessate siano coinvolte in una fase iniziale, cercare di comprendere le loro preoccupazioni e prospettive e lavorare insieme per trovare soluzioni. Comunicare con questo gruppo nel modo più personale e regolare possibile per evitare conflitti, creare fiducia e renderli il più entusiasti possibile riguardo al progetto |
| BASSO POTERE, BASSO POTENZIALE DI CONFLITTO: Comunicazione standard |
BASSO POTERE, MA ALTO POTENZIALE DI CONFLITTO: Comunicazione proattiva / costruzione di relazioni |
| Gli stakeholder con poco potere e una bassa probabilità di conflitto richiedono informazioni regolari ma standardizzate. Una comunicazione chiara e semplice è importante per tenerli informati senza causare inutili disordini. Tuttavia, è importante monitorare questo gruppo di stakeholder nel caso in cui la loro influenza e il potenziale conflitto cambino durante il progetto. | Nonostante abbia poco potere, questo gruppo può avere un impatto significativo sul progetto. Per riconoscere e prevenire potenziali conflitti in una fase iniziale, dovresti cercare di costruire un rapporto forte con queste parti interessate. Adatta le informazioni a questo gruppo, mostra empatia e fornisci aggiornamenti regolari. |
5. Monitorare gli stakeholder:
La mappatura degli stakeholder non dovrebbe essere un’attività isolata. Piuttosto, dovrebbe essere verificata ripetutamente durante l’implementazione di un progetto per assicurarsi che sia ancora aggiornata. Ad esempio, se la tua strategia di comunicazione porta a una diminuzione del potenziale conflittuale di uno stakeholder, la tua matrice degli stakeholder dovrebbe essere aggiornata di conseguenza. Al contrario, può anche accadere che un gruppo di interesse acquisisca influenza, ad esempio, perché è efficace nei media. In tali casi, la matrice degli stakeholder e quindi la strategia di comunicazione dovrebbero anche essere adattate.
Conclusione
La mappatura degli stakeholder è uno strumento importante per i project manager in quanto può contribuire a garantire il successo di un progetto. Identificando e tenendo conto degli interessi, dei bisogni e delle aspettative degli stakeholder, è possibile evitare conflitti o affrontarli proattivamente.
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