ABC della gestione dei progetti: B per Balanced Scorecard

Pianificare e misurare in modo sicuro il successo nella gestione strategica dei progetti

Che cos’è la Balanced Scorecard?

La Balanced Scorecard (BSC) è molto più di un semplice strumento per misurare parametri finanziari. Rappresenta un metodo di gestione completo che assiste le aziende nella definizione, misurazione e raggiungimento dei propri obiettivi strategici. Originariamente sviluppato da Robert Kaplan e David Norton, il BSC espande il tradizionale punto di vista finanziario incorporando tre prospettive aggiuntive: clienti, processi interni e apprendimento e sviluppo. Queste prospettive creano una visione equilibrata delle prestazioni aziendali e contribuiscono alla gestione mirata dei progetti e dell’organizzazione quando sono collegate a metriche, obiettivi e azioni. Di conseguenza, la Balanced Scorecard funge da dashboard per la strategia aziendale, rendendo visibile ai dipendenti ciò che conta e guidandoli verso decisioni allineate agli obiettivi, ovvero le azioni necessarie per raggiungere gli obiettivi.

Le quattro prospettive standard della Balanced Scorecard

1. Prospettive finanziarie:

Le prospettive finanziarie restano di fondamentale importanza poiché riflettono la salute finanziaria e il successo di un’impresa. Gli obiettivi vengono misurati con parametri quali entrate, profitto, ritorno sull’investimento e rendimento del capitale.

2. Prospettiva del cliente:

Questa prospettiva si concentra sulle esigenze dei clienti. La soddisfazione del cliente, la fedeltà, la quota di mercato o la qualità del servizio sono parametri tipici, così come lo sono raccomandazioni e reclami.

3. Prospettiva del processo interno:

Qui vengono esaminati i processi e i flussi di lavoro interni, consentendo all’azienda di soddisfare le aspettative dei clienti e raggiungere gli obiettivi finanziari. Efficienza, qualità, innovazione, tasso di rilavorazione e tempi di consegna del processo sono parametri tipici.

4. Prospettiva di apprendimento e sviluppo:

Questa prospettiva riguarda il miglioramento continuo e l’avanzamento dell’azienda, consentendo una valutazione del potenziale interno impiegato. Le competenze dei dipendenti, la formazione, l’innovazione e la gestione della conoscenza sono aspetti rilevanti qui.

Prospettive utilizzate anche nella Balanced Scorecard

5. Fattori esterni:

È importante considerare i fattori esterni nella Balanced Scorecard poiché possono influenzare in modo significativo la performance di un’azienda. Tenendo conto dei fattori esterni provenienti dal dominio economico, ambientale, sociale e tecnologico, le aziende acquisiscono una visione più olistica della loro direzione strategica e possono rispondere meglio ai cambiamenti nell’ambiente esterno. Ciò contribuisce a un utilizzo efficace della Balanced Scorecard come strumento di gestione aziendale.

6. Sostenibilità:

La sostenibilità svolge un ruolo sempre più importante nella governance e nel reporting aziendale. La Balanced Scorecard e il reporting della Global Reporting Initiative (GRI) sono due approcci che aiutano le aziende a definire, misurare e comunicare i propri obiettivi di sostenibilità.
In genere, i parametri ambientali, sociali e di governance (ESG) vengono considerati in una Balanced Scorecard incentrata sulla sostenibilità.
Le aziende possono utilizzare i dati raccolti nella prospettiva di sostenibilità della propria Balanced Scorecard per creare il proprio report GRI.

Le quattro prospettive standard della Balanced Scorecard sono strettamente interconnesse e tradizionalmente supportano la strategia complessiva di un’azienda. Ogni prospettiva offre un punto di vista unico che contribuisce a visualizzare obiettivi e misure da diverse angolazioni.

Applicazione della Balanced Scorecard nella gestione dei progetti

La gestione dei progetti dovrebbe inoltre essere in linea con gli obiettivi dell’azienda per implementare i giusti progetti che supportano la strategia aziendale. Il BSC fornisce una struttura chiara e un approccio equilibrato e olistico all’allineamento strategico e all’implementazione dei progetti nella gestione dei progetti. Applicando i concetti BSC agli obiettivi e alle misure del progetto, si garantisce che i progetti non siano considerati isolatamente ma si inseriscano nel contesto della strategia complessiva dell’azienda. La BSC può essere applicata nella gestione dei progetti come segue:

1. Selezione e allineamento dei progetti strategici:

Il BSC assiste nella selezione dei progetti dal portafoglio di progetti che meglio si allineano con la strategia aziendale a lungo termine. Allineando gli obiettivi del progetto con le prospettive del BSC, i progetti possono essere valutati per garantire che supportino gli obiettivi dell’azienda.

2. Definizione chiara degli obiettivi e misurazione delle prestazioni:

La BSC consente una definizione precisa degli obiettivi del progetto in ciascuna delle prospettive. Per ciascun obiettivo vengono definite misure di prestazione adeguate per misurare quantitativamente l’avanzamento e il successo del progetto. Ciò fornisce un potente strumento per monitorare e valutare le prestazioni del progetto.

3. Pianificazione equilibrata del progetto:

Considerando i progetti da diverse prospettive, il BSC garantisce che la pianificazione del progetto sia equilibrata. Oltre agli aspetti finanziari, nella pianificazione vengono integrati anche la soddisfazione del cliente, l’ottimizzazione dei processi e lo sviluppo del team. Ciò porta alla pianificazione e all’implementazione olistica del progetto.

4. Trasparenza e comunicazione:

Inoltre, la BSC facilita la comunicazione e migliora la trasparenza nella gestione dei progetti. Tutte le parti interessate, inclusi membri del team, dirigenti e partner esterni, possono utilizzare il BSC per comprendere gli obiettivi del progetto e il modo in cui contribuiscono alla strategia complessiva dell’azienda.

5. Identificazione precoce delle deviazioni:

Il monitoraggio e la misurazione continui consentono l’identificazione tempestiva delle deviazioni dagli obiettivi del progetto. Ciò consente azioni correttive tempestive per riportare il progetto sulla buona strada e ridurre al minimo gli impatti negativi sulla strategia complessiva.

L’applicazione della Balanced Scorecard nella gestione dei progetti crea quindi un quadro che aiuta le aziende a vedere i progetti non isolatamente ma come parte di una strategia più completa. Ciò favorisce un utilizzo efficace delle risorse, risultati ottimali e, in definitiva, garantisce il successo sia dei singoli progetti che dell’intera azienda.

Collegamento degli obiettivi del progetto con le prospettive della BSC

Collegare gli obiettivi del progetto con le prospettive della Balanced Scorecard aiuta a visualizzare i progetti in modo olistico e ad allinearli con la strategia dell’azienda. Ognuna delle quattro prospettive BSC offre una visione unica degli obiettivi del progetto, determinando una comprensione completa del valore e dell’impatto del progetto. Allo stesso tempo, ciascuna prospettiva funge da guida per garantire che non solo vengano raggiunti gli obiettivi del progetto a breve termine, ma che i progetti contribuiscano anche al successo a lungo termine e alla strategia dell’azienda.

1. Prospettive finanziarie:

gli obiettivi del progetto dal punto di vista finanziario mirano a valutare e misurare il contributo del progetto alla redditività e alla stabilità finanziaria dell’azienda. Ciò potrebbe includere l’aumento delle entrate, la riduzione dei costi di produzione o il miglioramento del ritorno del capitale sugli investimenti. La prospettiva finanziaria aiuta a identificare i progetti che influiscono direttamente sui profitti dell’azienda e quindi a sostenere gli obiettivi finanziari.

2. Prospettiva del cliente:

in questa prospettiva, gli obiettivi del progetto vengono definiti per soddisfare le aspettative e le esigenze del cliente. Ciò potrebbe comportare lo sviluppo di un prodotto specifico entro la fine di un progetto, l’aumento della soddisfazione del cliente, il miglioramento della qualità del prodotto o l’offerta di soluzioni personalizzate. Allineandosi con la prospettiva del cliente, i progetti garantiscono un adattamento ottimale alla domanda del mercato, rafforzano la fedeltà dei clienti e garantiscono la creazione di valore a lungo termine.

3. Prospettiva del processo interno:

gli obiettivi del progetto in questa prospettiva riguardano l’efficienza e l’ottimizzazione dei processi interni. Ciò può includere la riduzione dei tempi di consegna del processo, la minimizzazione dei colli di bottiglia o l’aumento della qualità della produzione. Migliorando i processi interni, i progetti contribuiscono a migliorare le prestazioni complessive dell’azienda e a ridurre i costi.

4. Prospettiva di apprendimento e sviluppo:

gli obiettivi da questa prospettiva si concentrano sul miglioramento continuo delle capacità e delle competenze del team. I progetti potrebbero, ad esempio, mirare a fornire formazione, promuovere talenti o stabilire processi di innovazione. Questa prospettiva garantisce che il team sia in grado di affrontare con successo le sfide del progetto e il futuro ambiente aziendale evolvendosi costantemente, apprendendo nuove competenze o utilizzando approcci innovativi.

Creazione di una Balanced Scorecard per un progetto

1. Definizione degli obiettivi del progetto: identificare gli obiettivi principali del progetto in termini di finanze, clienti, processi interni, nonché apprendimento e sviluppo. Questi obiettivi dovrebbero essere specifici, misurabili, realizzabili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).
2. Mappatura alle prospettive BSC: assegnare ciascun obiettivo del progetto a una o più prospettive BSC. Assicurarsi che ogni prospettiva sia adeguatamente considerata e che tutti gli aspetti rilevanti siano coperti.
3. Impostazione delle misure di prestazione: definire chiare misure di prestazione per ciascun obiettivo. Questi dovrebbero essere quantificabili per rendere misurabili i progressi del progetto verso ciascun obiettivo.
4. Stabilire valori target: stabilire valori target per ciascuna misura di prestazione da raggiungere. Questi servono come punti di riferimento per valutare lo stato di avanzamento del progetto.
5. Sviluppo di iniziative e azioni: identificare le iniziative, azioni o misure specifiche necessarie per raggiungere gli obiettivi del progetto. Questi dovrebbero essere descritti in dettaglio, delineando i passaggi pianificati per raggiungere gli obiettivi.
6. Revisione dell’equilibrio: garantire che il progetto BSC sia equilibrato e rappresenti adeguatamente tutte e quattro le prospettive. L’eccessiva enfasi su una prospettiva può portare a squilibri che influiscono sul successo complessivo.
7. Allineamento con il BSC aziendale: confrontare il BSC del progetto con il BSC dell’azienda per garantire che gli obiettivi del progetto siano in linea con la strategia aziendale complessiva.
8. Comunicazione e accettazione: comunicare chiaramente il progetto BSC creato a tutte le parti interessate del progetto, inclusi i membri del team, i leader e le parti interessate. Assicurarsi che il team comprenda il significato della BSC e possa identificarsi con essa.
9. Monitoraggio e adattamento continui: monitorare continuamente i progressi del progetto utilizzando le misure delle prestazioni BSC. Se necessario, adeguare il BSC per riflettere i cambiamenti nelle dinamiche del progetto o nella strategia aziendale.

Misurazione e valutazione delle prestazioni del progetto

Misurare e valutare le prestazioni del progetto è un passaggio cruciale per garantire che gli obiettivi della Balanced Scorecard siano raggiunti nella gestione del progetto. Attraverso il monitoraggio e l’analisi regolari delle misure di prestazione, il team di progetto può reagire tempestivamente alle deviazioni e garantire il successo del progetto.

• Raccolta e analisi dei dati: raccogliere continuamente dati rilevanti per le misurazioni BSC. Ciò potrebbe includere parametri finanziari, valutazioni della soddisfazione del cliente, tempi di consegna del processo e progressi nello sviluppo dei dipendenti. Analizzare i dati per identificare tendenze, modelli e potenziali deviazioni.
• Confronto con i valori target: confrontare i dati raccolti con i valori target predefiniti dal progetto BSC. Ciò indica se il progetto è sulla buona strada per raggiungere gli obiettivi desiderati o se sono necessari aggiustamenti.
• Individuazione precoce delle deviazioni: uno dei punti di forza della BSC è la sua capacità di individuare tempestivamente le deviazioni. Quando i dati suggeriscono che gli obiettivi del progetto non sono stati raggiunti, è possibile intraprendere azioni correttive in modo tempestivo per riportare il progetto sulla buona strada.
• Analisi delle cause profonde: quando si verificano deviazioni, è importante analizzare le cause profonde. Il problema è legato a processi interni, cambiamenti imprevisti del mercato o altri fattori? Questa analisi aiuta a identificare le misure necessarie per correggere la situazione.
• Comunicazione e reporting: il BSC facilita la comunicazione regolare dello stato di esecuzione del progetto a tutte le parti interessate. La condivisione di informazioni sui progressi e sulle sfide promuove la trasparenza e aiuta a mobilitare supporto e risorse.
• Adeguamento del progetto BSC: sulla base delle conoscenze acquisite e delle valutazioni delle prestazioni, è possibile apportare modifiche al progetto BSC. Ciò può comportare modifiche ai valori target, alle misure o alle priorità per garantire che la BSC rifletta continuamente i progressi del progetto.

Adattamento e flessibilità: vantaggi della Balanced Scorecard in un ambiente dinamico

Il mondo del business è soggetto a continui cambiamenti, che possono avere un impatto sulle aziende e sui loro progetti. In questo contesto, la Balanced Scorecard gioca un ruolo essenziale nella gestione dei progetti, consentendo alle aziende di rispondere in modo flessibile ai cambiamenti senza perdere di vista la strategia complessiva.

• Dinamiche dell’ambiente imprenditoriale: i progetti possono essere influenzati da fattori esterni come cambiamenti del mercato, scoperte tecnologiche o requisiti normativi. Il BSC aiuta a considerare questi cambiamenti incoraggiando le aziende ad analizzare il loro impatto sugli obiettivi del progetto e ad apportare modifiche, se necessario.
• Adeguamento delle misure di performance: quando le circostanze cambiano, le misure di performance originariamente definite potrebbero non essere più rilevanti. In questi casi, le aziende possono utilizzare la BSC per definire nuove misure che si allineino meglio alla situazione cambiata, pur continuando a sostenere la strategia complessiva.
• Nuove opportunità e rischi: la BSC nella gestione dei progetti consente alle aziende di identificare nuove opportunità e valutare i rischi che si presentano durante l’esecuzione del progetto. Ciò consente ai progetti di espandersi in aree potenzialmente redditizie o di affrontare in modo proattivo potenziali ostacoli.
• Agilità e iterazione: la BSC può anche essere perfettamente integrata in approcci agili di gestione dei progetti. I team agili possono adattare i propri obiettivi e le proprie misure di conseguenza mentre lavorano in modo iterativo e rispondono al feedback dei clienti. La BSC funge da quadro guida per questi adattamenti.
• Coerenza e strategia globale: nonostante la sua flessibilità, la BSC sottolinea l’importanza della coerenza nella strategia globale. Dovrebbero essere sempre apportati aggiustamenti agli obiettivi a lungo termine dell’azienda per garantire che i cambiamenti a breve termine non distorcano l’allineamento strategico.

Sfide e migliori pratiche nell’applicazione della Balanced Scorecard nella gestione dei progetti

Sebbene la Balanced Scorecard offra numerosi vantaggi nella gestione dei progetti, ci sono anche delle sfide da considerare. Implementarlo con successo richiede un approccio deliberato e la considerazione delle migliori pratiche per ottenere risultati ottimali.

Sfide:

• Complessità della misurazione: selezionare misure di prestazione adeguate può essere impegnativo, poiché non tutti gli obiettivi del progetto sono facilmente quantificabili. Sono necessari creatività e pensiero strategico per identificare indicatori che rappresentino adeguatamente il progresso.
• Disponibilità e qualità dei dati: l’accuratezza delle misurazioni BSC dipende dalla disponibilità di dati di alta qualità. Le aziende devono garantire di disporre di fonti di dati affidabili per condurre valutazioni accurate delle prestazioni.
• Allineamento con gli obiettivi aziendali: armonizzare il progetto BSC con l’azienda globale BSC può essere impegnativo. È importante garantire che i progetti non solo perseguano i propri obiettivi ma contribuiscano anche alla strategia complessiva.

Migliori pratiche:

• Comunicazione chiara: garantire che tutte le parti interessate del progetto comprendano gli obiettivi e i principi della BSC. Una comunicazione chiara promuove l’accettazione e il coinvolgimento di tutti i membri del team.
• Coinvolgimento dei dipendenti: coinvolgere il team nel processo di sviluppo di BSC. Ciò migliora la loro comprensione del significato dell’obiettivo e promuove la collaborazione nell’implementazione.
• Formazione continua: formare i dipendenti all’utilizzo della BSC e delle sue misurazioni. Ciò consente loro di interpretare correttamente i dati e ricavare misure per il miglioramento delle prestazioni in modo indipendente.
• Monitoraggio e adattamento: la BSC richiede un monitoraggio continuo e un adattamento alle mutevoli condizioni. Le revisioni periodiche aiutano a identificare le deviazioni e ad adeguare la BSC in risposta ai cambiamenti.
• Concentrarsi su obiettivi rilevanti: assicurarsi che il progetto BSC sia equilibrato e non sovraccaricato da troppi obiettivi. Concentrarsi sugli obiettivi che hanno il maggiore impatto sul successo del progetto.

BSC e gestione agile dei progetti: sinergia tra struttura e flessibilità

Combinare la Balanced Scorecard con approcci agili di gestione dei progetti può sembrare a prima vista paradossale. Dopotutto, il BSC enfatizza la struttura e la pianificazione, mentre i metodi agili richiedono flessibilità e adattabilità. Tuttavia, questi due approcci possono fondersi efficacemente. Ecco alcuni suggerimenti su come potrebbe apparire:

• Principi agili e prospettive BSC: principi agili come il miglioramento continuo, la stretta collaborazione e l’attenzione al cliente possono essere facilmente integrati nel BSC. Gli obiettivi finanziari a breve termine dal punto di vista finanziario potrebbero, ad esempio, essere adattati alle rapide esigenze delle iterazioni agili. La prospettiva del cliente può essere rafforzata attraverso un costante feedback da parte dei clienti. I metodi agili possono ottimizzare i processi interni nella prospettiva dei processi interni. Nel frattempo, la prospettiva di apprendimento e sviluppo si allinea con il miglioramento continuo delle competenze del team, aspetto centrale dei metodi agili.
• Flessibilità nell’attuazione: la BSC può fungere da quadro flessibile nei progetti agili. Mentre gli obiettivi e le misure specifici di un progetto si evolvono in modo agile, la BSC rimane una guida per l’allineamento con gli obiettivi strategici. Le prospettive BSC forniscono una visione olistica, garantendo che gli aggiustamenti agili siano allineati con la strategia complessiva dell’azienda.
• Misurazione e adattamento: i team di progetto Agile possono anche utilizzare il BSC per misurare i progressi e valutare continuamente se gli aggiustamenti agili corrispondono ai risultati strategici desiderati. Il BSC supporta l’analisi retrospettiva per determinare quali adattamenti portano a risultati migliori.

BSC nella gestione del portafoglio progetti: allineamento strategico e definizione delle priorità

La gestione del portafoglio progetti si concentra sulla selezione, definizione delle priorità e controllo dei progetti per garantire che supportino la strategia complessiva dell’azienda. In questo contesto, la Balanced Scorecard gioca un ruolo cruciale nella selezione dei progetti giusti e nell’allineamento ottimale del portafoglio.

• Selezione e allineamento strategico: il BSC fornisce una struttura chiara per garantire che i progetti siano in linea con le varie prospettive della strategia aziendale. Obiettivi finanziari, orientati al cliente, relativi ai processi e allo sviluppo possono essere considerati nel portafoglio per garantire che i progetti forniscano il valore desiderato.
• Definizione delle priorità e allocazione delle risorse: il BSC consente la definizione informata delle priorità dei progetti all’interno del portafoglio. Gli obiettivi strategici e i risultati attesi definiti dal BSC possono servire come linee guida per allocare in modo efficiente le risorse ai progetti che contribuiscono maggiormente al raggiungimento degli obiettivi.
• Impatto sul portafoglio progetti: la BSC consente una migliore valutazione dell’impatto dei progetti sul portafoglio complessivo. I progetti possono essere valutati in base al loro contributo alle diverse prospettive BSC, rendendo più semplice decidere strategicamente quali progetti includere, mantenere o rifiutare.
• Revisione e adeguamento continui: il BSC sostiene anche la revisione continua del portafoglio di progetti. Quando la strategia dell’azienda cambia o si presentano nuove opportunità, i progetti esistenti possono essere rivalutati in base al BSC e nuovi progetti possono essere aggiunti al portafoglio utilizzando i criteri BSC.

Il futuro della Balanced Scorecard nella gestione dei progetti

La Balanced Scorecard si è affermata come uno strumento estremamente prezioso nel mondo del project management, aiutando le aziende a fissare obiettivi strategici e misurare il successo dei progetti. Tuttavia, sebbene i principi fondamentali della BSC siano senza tempo, il suo futuro, a nostro avviso, sarà caratterizzato da innovazione e ulteriore sviluppo.

1. Integrazione di tecnologia e analisi dei dati: il progresso tecnologico consente una migliore acquisizione e analisi dei dati. In futuro, tecnologie come l’intelligenza artificiale, i sistemi di business intelligence e l’analisi dei dati verranno sempre più utilizzate per creare un BSC per ottenere informazioni significative sulle prestazioni e sulle tendenze del progetto.
2. Misurazione delle prestazioni in tempo reale: il BSC si sposterà verso la misurazione delle prestazioni in tempo reale, consentendo alle aziende di monitorare in qualsiasi momento lo stato di avanzamento del progetto fino allo stato attuale. Ciò consente risposte rapide ai cambiamenti e un’esecuzione più agile dei progetti.
3. Integrazione di sostenibilità e CSR: il futuro della BSC nella gestione dei progetti considererà più fortemente gli aspetti sociali, ambientali ed etici. Incorporare la sostenibilità e la responsabilità sociale d’impresa (CSR) nel BSC dimostrerà l’impegno di un’azienda nei confronti della società.
4. Approcci BSC personalizzati e adattivi: anche il BSC si evolverà per supportare approcci personalizzati e adattivi. A seconda del tipo di progetto, settore e obiettivi aziendali, i concetti BSC potrebbero essere adattati individualmente in futuro per garantire la massima pertinenza ed efficacia.
5. Integrazione di approcci agili e ibridi: man mano che i metodi agili continuano ad acquisire importanza, il BSC diventerà più flessibile nell’integrare approcci agili nella gestione dei progetti. Potrebbero emergere approcci ibridi, in cui la BSC fornisce struttura e allineamento, mentre i metodi agili guidano l’esecuzione.
6. L’intelligenza artificiale per il supporto decisionale: l’intelligenza artificiale contribuirà sempre più al processo decisionale basato sui dati nella gestione dei progetti. Gli algoritmi basati sull’intelligenza artificiale possono fornire raccomandazioni per le decisioni di progetto basate sui dati BSC.
7. Collegare la BSC con altri framework: Inoltre, la BSC sarà sempre più collegata ad altri framework e metodi, come Design Thinking o Lean Six Sigma. Ciò consente un approccio globale alla gestione del progetto che combina diversi metodi.

Conclusione

La Balanced Scorecard collega gli obiettivi strategici con i risultati tangibili del progetto, creando un chiaro allineamento, trasparenza e misurazione efficace delle prestazioni, rendendola uno strumento prezioso nella gestione dei progetti. Consente alle aziende di considerare i progetti non isolatamente ma come parte integrata della loro strategia complessiva, promuovendo così il successo in modo olistico.

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