L’ABC de la gestion de projet : O pour OKR
Mise en œuvre de la stratégie dans un environnement agile avec OKR – Partie 2 : Application
La méthode OKR peut soutenir une entreprise dans la poursuite de sa déclaration de mission. De cette manière, elle peut efficacement contribuer à atteindre les objectifs de l’entreprise et motiver les employés à contribuer à la réalisation de ces objectifs de manière engagée. Cet article est la deuxième partie sur les OKR et traite de l’application de la méthode ainsi que des conseils sur son utilisation. Les bases des OKR se trouvent dans la première partie.
Expression adéquate des objectifs et des résultats clés.
Pour pouvoir travailler de manière ciblée, il ne faut pas définir trop d’objectifs ; en règle générale, un maximum de cinq objectifs par unité opérationnelle est fixé. Il est également important que les objectifs sélectionnés puissent être atteints dans un seul cycle OKR, c’est-à-dire environ trois mois. Cependant, les OKR doivent être formulés de manière ambitieuse afin de ne pas avoir à être entièrement atteints. Une valeur de réalisation de l’objectif de 60 à 70 pour cent est donc considérée comme satisfaisante.
« Si vous fixez des objectifs follement ambitieux et que vous les manquez, vous avez probablement quand même accompli quelque chose de remarquable. »
Ken Norton, Ex-Directeur de la gestion des produits chez Google
Un objectif décrit un état futur souhaité et devrait avoir un effet motivant sur tous les participants. Chaque objectif est associé à un maximum de cinq résultats clés qui rendent mesurable le degré de réalisation de l’objectif. Les Résultats Clés représentent des mesures quantitatives qui peuvent être évaluées de manière concluante. Par conséquent, ils doivent être formulés de manière SMART, c’est-à-dire spécifique, mesurable, attractif, pertinent et temporellement défini.
La formule OKR est utile pour la formulation :
« Nous atteindrons {Objective} mesuré par {Ensemble de RC}. »
« We will {Objective} as measured by {Set of KR}.”
Comment fonctionne le cycle OKR ?
Les Bases
Le cycle OKR se compose de la planification des OKR, de l’affinement des OKR, des OKR hebdomadaires, de l’examen des OKR et de la rétrospective des OKR. Il est important de noter que pendant un cycle en cours, les règles OKR existantes ne peuvent pas être modifiées et l’engagement de l’équipe ne change pas pendant ce temps. Ce qui est spécial dans les OKR, c’est que la définition des objectifs et la revue se font sur une période assez courte d’environ trois mois et que le personnel est activement impliqué. Dès qu’un cycle se termine, le suivant commence immédiatement.
1. Planification OKR – une fois au début du cycle environ 4 heures :
Au début d’un nouveau cycle OKR, la planification OKR définit les objectifs et les résultats clés à tous les niveaux organisationnels pour les mois à venir. Cependant, des périodes plus courtes ou plus longues peuvent également être choisies si nécessaire. À cette phase, les OKR à l’échelle de l’organisation sont d’abord formulés et présentés au personnel. La vision, la mission et les objectifs à moyen terme de l’entreprise sont inclus dans ce processus. Ensuite, chaque équipe individuelle développe ses OKR. Gardez à l’esprit que les différentes équipes ou départements d’une entreprise devraient partager leurs OKR de manière transparente, sinon des dépendances, des duplications ou des conflits imprévus pourraient survenir. De cette manière, environ 40 pour cent des objectifs sont fixés de manière descendante par la direction et 60 pour cent sont développés de manière ascendante au niveau opérationnel. Par conséquent, les employés s’identifient aux objectifs et sont intrinsèquement motivés.
2. Affinement des OKR :
La prochaine étape est de maintenir et d’améliorer les OKR. À cette fin, une réunion d’affinement a généralement lieu au milieu du cycle afin de vérifier si tous les objectifs et résultats clés sont compréhensibles et toujours à jour.
3. OKR Hebdomadaires – environ 15 minutes par semaine :
De plus, il y a une réunion hebdomadaire qui sert à échanger des informations sur l’état actuel. Au cours de cette réunion, le personnel peut brièvement faire part de l’état actuel, des prochaines étapes, s’il y a des problèmes ou si un soutien est nécessaire.
4. Examen OKR – une fois à la fin du cycle environ 4 heures :
À la fin d’un cycle OKR, les résultats sont présentés dans l’examen OKR et évalués par rapport aux objectifs. Les résultats clés montrent dans quelle mesure les objectifs ont été atteints. De plus, un examen OKR peut être utilisé pour résumer ce qui a été appris au cours du cycle et quelles conséquences en tirer.
5. Rétrospective OKR – une fois à la fin du cycle environ 2 heures :
La rétrospective est importante pour l’amélioration continue et le développement d’une organisation car elle reflète sur le cycle. Cette réunion marque non seulement la fin d’un cycle, mais révèle également les obstacles dans l’équipe qui entravent la réalisation des objectifs, ainsi que les facteurs qui favorisent la réalisation des objectifs. De cette manière, le potentiel d’amélioration est découvert et l’équipe décide de ce qui doit être changé dans le prochain cycle. La rétrospective OKR sert donc de base pour les leçons apprises. Ensuite, un nouveau cycle commence sans interruption.
Mise en pratique en gestion de projet
Les projets sont également un moyen d’atteindre les objectifs fixés par l’entreprise. Si votre entreprise utilise les OKR, ils peuvent être utilisés pour s’assurer que les projets mis en œuvre soutiennent la stratégie, la déclaration de mission et les objectifs de l’entreprise. Cependant, les OKR ne peuvent pas seulement aider à sélectionner les bons projets, mais peuvent également être appliqués dans la gestion de projet elle-même. Ils peuvent être utilisés pour définir les objectifs du projet, qui sont ensuite suivis dans un cycle OKR régulier. Cela est particulièrement utile pour les projets agiles. Dans les projets particulièrement complexes, les OKR offrent également une bonne orientation et aident ainsi à maintenir une vue d’ensemble des sous-projets et des objectifs.
Domaines d’application
En raison des cycles courts, la méthode OKR peut être bien utilisée dans les organisations agiles – et dans toutes les tailles d’entreprise. La méthode peut être utilisée pour l’ensemble de l’organisation ainsi que dans des équipes et départements individuels, et pour des produits spécifiques, des projets ou des développements. Les OKR conviennent également à une utilisation à différentes phases du cycle de vie d’une entreprise. Ainsi, la méthode peut aider aussi bien dans la création que dans le développement et la gestion d’entreprises déjà établies.
Conseils
- Durée du cycle : La durée d’un cycle dépend principalement de votre entreprise et de la dynamique de l’environnement. Par exemple, il peut être judicieux de mettre en œuvre un cycle de 12 mois pour les objectifs à long terme au niveau supérieur, avec un cycle de 3 mois pour tous les autres niveaux de l’entreprise. Il est important que la durée du cycle soit vérifiée régulièrement lors de la rétrospective OKR pour voir si elle est raisonnable et ajustée si nécessaire. Un cycle est trop court si les objectifs ne peuvent pas être atteints d’ici la fin du cycle et trop long si les objectifs ne sont plus pertinents à la fin du cycle ou si le focus a changé.
- Ouverture : Pour que les OKR fonctionnent, les employés et les managers devraient être ouverts à cette méthode afin d’être motivés à contribuer au développement des objectifs de l’entreprise. Sinon, en raison de la grande transparence de la méthode, un mécontentement pourrait survenir dans l’entreprise. Dans le même temps, il est important que la direction soutienne la méthode et fasse confiance aux employés dans la définition de leurs propres objectifs.
- Pas d’évaluation : Le fait que tous les objectifs soient divulgués ne doit pas être perçu comme un contrôle, car cela pourrait avoir un effet démoralisant et comporter le danger de résultats manipulés ou embellis. Par conséquent, il n’est pas non plus utile d’utiliser les objectifs fixés pour l’évaluation du personnel.
- Objectifs ambitieux : Pour être vraiment motivants, les OKR doivent être ambitieux et élevés afin de ne pas avoir à être entièrement atteints. Cependant, ils devraient toujours être réalisables, sinon ils auront un effet démoralisant. Un niveau de réalisation de l’objectif de 60 à 70 pour cent devrait être une attente réaliste.
Conclusion
Les OKR offrent aux entreprises un grand potentiel. Les cycles courts et les examens réguliers permettent un haut degré de transparence et de flexibilité, ce qui permet de réagir rapidement aux conditions ou aux besoins changeants. Avec un peu de pratique, le cycle OKR devient rapidement une routine et garantit que les objectifs de votre entreprise sont atteints et que vos employés sont motivés.
Le module de tableau de bord équilibré de myPARM CorporateNavigator peut être utilisé de manière flexible et est donc également adapté à une utilisation avec les OKR. Les périodes d’évaluation sont librement définissables, de sorte que vous pouvez fixer des objectifs avec une période de 3 mois, un an ou entièrement selon vos souhaits. Les objectifs ainsi que la réalisation des objectifs peuvent être ajustés de manière agile. Avec la gestion des tâches intégrée des tableaux Kanban et un système de notification intégré, la communication est également favorisée – à la fois de haut en bas et de bas en haut.
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