Les principes fondamentaux en gestion de projet: la loi de Parkinson

Exécuter les tâches dans des délais impartis de manière efficace.

Qu’est-ce que la Loi de Parkinson?

Cyril Northcode Parkinson, un historien britannique, a formulé la maxime suivante sur la théorie de l’administration et de l’économie:

>>Le travail se dilate de manière à remplir le temps disponible pour sa réalisation.<<

Il’ a eu cette idée en examinant la marine britannique. Parkinson a réalisé qu’en 14 ans, le nombre d’officiers et de marins avait diminué d’un tiers, car la marine ne disposait que de 20 navires de guerre au lieu de 62. En même temps, cependant, l’équipe de commandement avait augmenté de 78 %, même s’il y avait moins de personnes à superviser. Parkinson a conclu que plus il y a de personnes impliquées dans une tâche, plus elles ont besoin de temps pour la réaliser.

Pourquoi le travail se dilate-t-il?

En d’autres termes: quelle que soit la complexité ou la difficulté d’une tâche, celle-ci prendra exactement autant de temps qu’il y a de temps disponible pour la réaliser. Cela peut avoir différentes raisons:

1. Le travail est effectué plus lentement et sans pression car il y a suffisamment de temps.
2. Le temps est utilisé pour perfectionner chaque détail du travail.
3. Le travail n’est pas commencé avant la dernière minute car il y a suffisamment de temps et d’autres tâches peuvent être terminées en premier. Cependant, commencer à la dernière minute conduit souvent au stress et aux heures supplémentaires, même si la tâche aurait pu être terminée bien avant.
4. Une tâche n’est signalée comme terminée qu’à la fin du temps disponible afin de ne pas avoir moins de temps pour le projet suivant.

Pourquoi alloue-t-on trop de temps?

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles on alloue trop de temps aux projets et que des marges supplémentaires sont intégrées.

• Respecter le planning: Personne ne souhaite dépasser le temps ou le budget prévus pour un projet. C’est pourquoi une marge généreuse est souvent intégrée dès le départ, au cas où des événements imprévus retarderaient la fin du projet.
• Estimations d’effort incorrectes: Les estimations d’effort sont également données avec prudence. Certains employés travaillent plus efficacement que d’autres. Par conséquent, ces estimations sont souvent basées sur l’employé qui prend le plus de temps pour accomplir une tâche, plutôt que sur celui qui est le plus rapide.
• Doutes concernant les estimations: Si un chef de projet a déjà appris qu’un employé a sous-estimé l’effort d’une tâche parce qu’il ne pouvait pas voir le tableau d’ensemble, par exemple, ce chef de projet ajoutera souvent une marge générale à l’effort à l’avenir afin de ne pas se retrouver en difficulté.

Comment savoir si la Loi de Parkinson a frappé?

Étant donné que, selon Parkinson, autant de temps est utilisé pour accomplir les tâches que celui qui est disponible, il est généralement difficile de déterminer si la tâche a été réalisée efficacement. Cependant, un signe distinctif de la Loi de Parkinson est lorsque l’effort de gestion de projet augmente même si la qualité des projets ou des tâches reste la même, voire se détériore. Cela peut même être mesuré en déterminant l’indice de performance du planning, l’indice de performance des coûts et l’effort consacré à la gestion de projet. Pour en savoir plus, consultez l’article « Valeur acquise« .

Mesures contre la Loi de Parkinson

Pour éviter qu’un projet ne devienne volumineux et pour travailler le plus efficacement possible, vous pouvez prendre diverses mesures:

• Planification des tâches: Si vous connaissez la Loi de Parkinson, vous pouvez essayer de planifier généralement moins de temps pour les tâches que vous ne le feriez normalement. Éliminez les marges de temps, par exemple. Le planning plus serré peut motiver les employés à travailler de manière plus efficace. C’est particulièrement important lors des réunions, car les points les plus importants sont souvent abordés dans les premières minutes, mais ensuite le temps prévu est utilisé pour discuter d’autres choses qui ne sont pas pertinentes pour tous les participants. Si vous planifiez moins de temps pour une réunion à l’avance, vous pouvez vous attendre à ce qu’elle soit plus efficace.
• Fixez des échéances et des jalons: Selon Parkinson, sans une échéance fixe à laquelle une tâche doit être terminée, elle ne le sera jamais. Par conséquent, veillez à attribuer à chaque tâche une échéance. Utilisez, par exemple, la planification de projet avec le chemin critique. De cette façon, chaque tâche se voit attribuer une échéance et vous pouvez vérifier le chemin critique pour identifier les marges inutiles. Vous devriez également diviser les grandes tâches en étapes plus petites. Avec de tels jalons, vous vous assurez que même les grandes tâches peuvent être terminées à temps.
• Planifiez les ressources de manière efficace: Selon les observations de Parkinson, trop d’employés se gênent mutuellement et créent même plus de travail pour eux-mêmes. Par conséquent, lors de la planification d’un projet, vous ne devriez prévoir que le nombre d’employés absolument nécessaire. Examinez donc attentivement qui peut faire quoi, quelles compétences vous avez besoin dans votre équipe et qui pourrait retarder le projet en raison d’un manque de connaissances. Les petites équipes sont généralement plus rapides pour se coordonner mutuellement, ce qui vous permet d’économiser des discussions ou des explications inutiles à d’autres membres de l’équipe.
• Évaluez l’effort de manière plus précise: Apprenez également à évaluer vos membres d’équipe. Y a-t-il des personnes parmi vos membres d’équipe qui ne commencent généralement une tâche qu’à la dernière minute ou qui estiment généralement leur effort de manière trop optimiste ou pessimiste? Vous pouvez alors prendre en compte cette connaissance dans la planification du projet ou effectuer une estimation de l’effort en groupe, par exemple avec la méthode Planning Poker. De cette manière, vous pouvez mieux évaluer les estimations et, en cas d’estimations pessimistes, réduire la marge. Les connaissances d’expert sur le projet ainsi que l’expérience accumulée en gestion de projet peuvent également vous aider à mieux estimer les charges de travail.
• Limitez le perfectionnisme: Pour éviter que le perfectionnisme ne retarde inutilement un projet, essayez d’appliquer le principe de Pareto. Celui-ci suppose que 80 % des résultats sont obtenus avec seulement 20 % de l’effort de travail. Pour perfectionner le résultat du travail, les 80 % restants du temps sont ensuite nécessaires. Si vous gardez à l’esprit que le résultat peut déjà être tout à fait suffisant après 20 % du temps, vous pouvez économiser le reste du temps si nécessaire.
• Outils et méthodes de gestion des tâches: Utilisez des listes de tâches, des tableaux kanban ou des outils de gestion des tâches pour structurer votre travail et celui de votre équipe de projet. De cette manière, vous garderez une bonne vue d’ensemble des tâches et pourrez mieux planifier votre temps. Les méthodes de gestion du temps, telles que « Getting Things Done » ou la technique Pomodoro, vous aideront également à hiérarchiser vos tâches et à les traiter de la manière la plus efficace possible.
• Optimisez les processus: Analysez consciemment les processus de vos tâches et projets pour identifier les économies potentielles. Profitez également de la fin d’un projet pour revoir les processus et ainsi obtenir des informations importantes pour les projets futurs.

Conclusion

Avec les bonnes stratégies et une connaissance de la Loi de Parkinson, vous pouvez terminer les projets et les tâches à temps, les réaliser en moins de temps et travailler de manière plus efficace, même si vous ne pouvez pas éliminer complètement la Loi de Parkinson. Cependant, lors de la planification de projets et de tâches, gardez également à l’esprit qu’il est judicieux de travailler efficacement, mais que vous et votre équipe de projet ne devriez pas travailler en permanence sous pression. Vous pouvez utiliser le temps gagné pour continuer à travailler, mais aussi pour faire une courte pause et ainsi pouvoir commencer la tâche suivante avec une nouvelle énergie.

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