Comment lancer et mettre en place un bureau de gestion de projet (PMO)?

Quelques étapes pour une mise en place réussie d’un PMO

Qu’est-ce qu’un PMO? Quelles sont les tâches qu’il peut accomplir?

Le bureau de gestion de projet (PMO) est un bureau central au sein d’une entreprise qui sert à soutenir les projets, les chefs de projet et la gestion de projets multiples. Il contribue notamment aux tâches liées à la préparation, à la planification, au contrôle, à la documentation et au suivi des projets, et conserve une vue d’ensemble de tous les projets. Il peut donc assumer différentes tâches:

• Tâches stratégiques: Un PMO a une bonne vue d’ensemble du portefeuille de projets et une bonne connaissance de la stratégie de l’entreprise. Il peut donc sélectionner et hiérarchiser les projets qui aideront votre entreprise à réaliser sa stratégie. En outre, un PMO peut prendre en charge la gestion centrale des opportunités et des risques pour tous les projets.
  En outre, le PMO peut être chargé de définir des lignes directrices, d’élaborer des normes ou d’introduire de nouveaux outils et de nouvelles méthodes. Cela permet de garantir des normes et une qualité de gestion de projet cohérentes.
• Tâches de soutien: Conseiller sur la mise en œuvre des projets et fournir des informations, un soutien technique ou des modèles, ainsi que coacher et former les employés aux méthodes de gestion de projet peuvent également faire partie des tâches d’un PMO. Un PMO peut également contribuer à la réservation de salles de réunion, à l’organisation du matériel de travail, à la préparation et au suivi des réunions, ainsi qu’à l’enregistrement et à la mise à jour des données relatives au projet.
• Suivi des tâches: Le contrôle du projet en ce qui concerne les délais, la réalisation des objectifs, les coûts et la qualité peut également faire partie des tâches du PMO, de même que la vérification du respect des normes spécifiées.
• Tâches de contrôle: Les PMO opérationnels interviennent également directement dans les projets. Ils coordonnent, par exemple, l’utilisation des ressources entre différents projets, affectent des chefs de projet et des membres d’équipe ou mettent à disposition leur propre membre d’équipe pour la mise en œuvre d’un projet.

Quand est-il nécessaire de mettre en place un PMO?

Étant donné que la mise en place d’un PMO est non seulement coûteuse, mais qu’elle prend également beaucoup de temps, il convient d’examiner attentivement si elle se justifie dans votre cas. Plus il y a de projets différents à contrôler et plus les ressources sont utilisées dans différents départements, sites ou même pays, plus un bureau de gestion de projet est utile en tant qu’interface de coordination. Il est également utile lorsque des décisions rapides et des priorités doivent être prises sur la base de la stratégie de l’entreprise, ainsi que lorsque de nombreuses parties prenantes souhaitent être tenues informées avec précision des projets en cours.

Défis d’un PMO

(en fonction de son approche et de ses tâches)

• Coûts élevés
• La mise en œuvre est complexe et prend du temps
• Elle peut entraîner un surcroît de travail administratif et un ralentissement des processus
• L’acceptation au sein de l’entreprise n’est pas toujours acquise

Mise en place d’un PMO – Un projet

Comme les tâches et les responsabilités d’un PMO doivent être adaptées aux besoins de votre entreprise, la mise en place d’un PMO est structurée comme un projet: Vous préparez d’abord une analyse de la situation actuelle, à partir de laquelle vous élaborez un concept sur mesure, puis vous l’introduisez et le mettez en œuvre de manière régulière.

1. ANALYSE DE L’ÉTAT:

Afin de définir de manière optimale les objectifs et les tâches du PMO, vous devez d’abord établir une liste de projets. Si vous utilisez déjà un logiciel de gestion de projet doté d’une fonction de gestion de portefeuille, vous pouvez y consulter la liste complète. Vous devez également analyser l’état actuel de votre paysage de gestion de projet. Posez-vous la question:

• Quels sont les processus, méthodes et outils actuellement utilisés? Sont-ils efficaces et efficients?
• Comment les équipes de projet sont-elles formées?
• À quel moment un projet est-il traité en tant que tel?
• Quels sont les projets en cours et quelle est leur priorité?
• Quelle est l’utilité des rapports de statut actuels?
• Où se situent les problèmes ou les faiblesses?

Pour compléter cette analyse, vous devez également discuter avec les différentes parties prenantes afin de comprendre ce que l’on attend d’un PMO. Cela signifie que vous devez clarifier qui sont les parties prenantes et quels sont les avantages qu’elles attendent.
Si vous comparez les attentes avec les résultats de l’analyse réelle, vous pouvez en déduire des recommandations pour votre futur PMO.

2. CONCEPTION:

Vous devez maintenant déterminer les tâches, les droits et les compétences qui doivent être attribués à votre nouveau PMO et l’orientation qu’il doit prendre. L’analyse de l’état d’avancement avec les exigences identifiées sert de base à cet effet. En outre, vous devez examiner dans cette phase où le PMO doit être intégré dans la hiérarchie de votre entreprise et quels sont les collaborateurs nécessaires.
Notre conseil: Les parties prenantes ont souvent des attentes très différentes à l’égard d’un nouveau PMO. Mais il faudra beaucoup de temps avant qu’il ne soit réellement accepté par tous les collaborateurs et pour qu’il puisse fonctionner de manière efficace. Il est donc plus facile de se concentrer d’abord sur quelques tâches essentielles et d’élargir progressivement le champ des tâches. L’acceptation et la compréhension au sein de l’organisation s’en trouveront renforcées.

3. MISE EN ŒUVRE:

Vous pouvez maintenant commencer la mise en œuvre de votre PMO, engager le responsable du PMO et son équipe et former l’équipe. Lors du recrutement, vous devez vous assurer que le candidat possède de nombreuses années d’expérience en gestion de projet, qu’il a le sens du service et qu’il est capable de s’affirmer.
Vous devez également assurer une bonne communication avec les parties prenantes et le personnel pendant la mise en œuvre. Le marketing interne vous aidera à communiquer les tâches et les services offerts par le nouveau département.
Préparez également les tâches du PMO dès à présent: Par exemple, les critères de sélection d’une méthode de gestion de projet peuvent être établis, les processus peuvent être conçus ou une liste des ressources disponibles avec leurs tâches peut être compilée.

4. OPÉRATION RÉGULIÈRE:

Après la mise en œuvre, le fonctionnement régulier suit, c’est-à-dire que l’équipe de votre bureau de gestion de projet prend désormais en charge toutes les tâches de manière indépendante. Il est important que les tâches et les domaines de responsabilité du PMO soient constamment remis en question pendant le fonctionnement régulier. De cette manière, le PMO peut être optimisé et mieux adapté à votre entreprise et à ses besoins actuels.

Quelques conseils pour instaurer un PMO

• Des gains rapides: Quelques victoires rapides directement après la mise en place du PMO peuvent susciter l’enthousiasme et augmenter l’acceptation au sein de l’entreprise. Réfléchissez donc dès la phase de conception aux domaines dans lesquels vous pouvez obtenir une victoire rapide ou aux problèmes pour lesquels vous pouvez facilement soutenir les équipes de projet. Pour ce faire, il est important de procéder à une analyse précise et honnête des points faibles de la gestion de projet actuelle.
• Impliquez les parties prenantes: Veillez à communiquer de manière transparente avec toutes les parties prenantes à un stade précoce. De cette manière, chacun sait exactement pourquoi le PMO est mis en place et où il peut apporter son aide. Si les parties prenantes sont informées des avantages du bureau de gestion de projet, elles seront plus enclines à collaborer de manière constructive avec vous. D’après notre expérience, certains membres du personnel peuvent toutefois se montrer initialement sceptiques à l’égard d’un nouveau PMO. Il est donc particulièrement important que la direction soutienne fermement ce nouveau département.
• Définissez clairement les tâches: Un PMO peut se charger d’un nombre incalculable de tâches différentes et ce, simultanément dans différents départements et sites. Surtout dans les premiers temps, cela peut entraîner une certaine confusion et une surcharge de travail. C’est pourquoi il est judicieux de commencer par quelques tâches essentielles, définies avec précision et de portée limitée, en élargissant ensuite les tâches du PMO en fonction des besoins.

Conclusion

Chaque bureau de gestion de projet est différent, car il doit être adapté aux besoins individuels de l’entreprise. C’est pourquoi il peut également assumer de nombreuses tâches différentes, allant de simples fonctions de soutien à la gestion de projets entiers. Toutefois, un PMO ne peut vraiment bien fonctionner que si toutes les parties prenantes comprennent la valeur ajoutée de ce département et collaborent avec lui. C’est alors qu’il peut contribuer de manière significative au succès de l’entreprise.

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