Elegir el software de BI adecuado

La solución óptima en unos pocos pasos

Siete pasos hacia el software de BI óptimo

Pistoletazo de salida 1

En una reunión inicial con su equipo principal, no sólo se determinan los pasos que deben darse para seleccionar el software adecuado, sino que también se define quién, aparte de su equipo principal, debe participar en la selección del software. Este equipo central suele estar formado por los usuarios más importantes de la empresa, así como por los colegas necesarios del departamento de TI. Determine en el equipo si los requisitos para el software se recopilarán en talleres o en entrevistas y quién debe participar. Las entrevistas tienen la ventaja de que todos los implicados disponen de tiempo para formular con precisión sus necesidades y requisitos. Los talleres, en cambio, suelen generar ideas adicionales a través de la dinámica de grupo.

2. analizar la situación actual y definir los requisitos

A continuación, tómese su tiempo para analizar el estado actual en su empresa, así como para recopilar todos los requisitos que se exigirán al nuevo software. Debatir cómo se recogen y analizan los datos actualmente, dónde hay dificultades y cómo puede ayudar el software de BI. Así podrá elaborar un catálogo de requisitos. Hay cuatro categorías:

• Requisitos funcionales:
  Reúna todas las funciones que desee. El alcance de las funciones que debe tener finalmente el software también viene determinado por su posterior ámbito de aplicación. Muchos sistemas de BI pueden utilizarse de forma flexible, pero se centran en áreas o funciones específicas. Aclare también de qué funciones no se puede prescindir en ningún caso y cuáles son opcionales.
• Requisitos técnicos:
  Los requisitos técnicos abordan cuestiones como la seguridad de los datos, su protección, el rendimiento necesario, las plataformas, los sistemas operativos y la tecnología de las bases de datos. También deben tenerse en cuenta las interfaces necesarias con los sistemas utilizados actualmente, para que el software seleccionado pueda integrarse de forma óptima en su entorno informático.
• Requisitos organizativos:
  Este punto, por ejemplo, aborda la cuestión de los permisos. ¿Todos los usuarios deben tener acceso a todas las funciones y datos, o debe haber permisos diferentes para los distintos grupos de usuarios? ¿Cómo deben gestionarse los permisos?
• Requisitos generales:
  Además, puede haber requisitos generales, por ejemplo, puede ser importante que el soporte de software se ofrezca en un idioma determinado, quiere un proveedor de su país de origen o que le muestren referencias de un sector empresarial similar. La garantía de futuro del proveedor o el tiempo de implantación previsto también pueden ser criterios importantes.

Es importante implicar a todas las partes interesadas en este paso. Por lo tanto, no sólo hay que tener en cuenta a los futuros usuarios principales del software, sino también a la dirección o a los usuarios que sólo necesitan ocasionalmente información del software de BI o a los que se les presentan informes ya elaborados. Esta es la única manera de obtener una visión completa de los requisitos.
Tenga también en cuenta que los requisitos pueden cambiar con el tiempo. Por ello, puede ser útil analizar los requisitos en un proceso iterativo y modificar la lista según sea necesario.

3. definir criterios

Una vez recopilados todos los requisitos, puede convertirlos en criterios para la selección de software. Al hacerlo, sopese lo importantes que son los criterios en cada caso para averiguar qué criterios básicos debe aportar definitivamente su futuro software de BI.
A continuación, todos los participantes deberán aprobar el catálogo completo de criterios.

4. investigación de productos

Ahora puede empezar a buscar soluciones de BI adecuadas. No es tarea fácil, ya que existen innumerables opciones en el mercado y se añaden más constantemente. Sin embargo, basándose en sus criterios básicos, puede determinar rápidamente si una solución es elegible en general o no. Así obtendrá una larga lista con un máximo de 20 a 30 soluciones de software. A continuación, puede reducir la lista a tres o cinco soluciones utilizando los demás criterios.

5 Evaluar la idoneidad

Para comparar varias soluciones de BI y seleccionar el software óptimo para su empresa, debería concertar citas de demostración con los proveedores de su lista de preseleccionados. De este modo, podrá volver a comprobar exactamente en qué medida la solución ofrecida se ajusta a sus necesidades y verla en funcionamiento. De este modo, podrá reducir aún más su lista.
Posteriormente, las soluciones restantes deben comprobarse de forma detallada y minuciosa. Aquí no sólo son importantes las distintas funciones, sino también la facilidad de uso. Muchos proveedores te permiten una prueba o un piloto gratuitos. También puede utilizar una Prueba de Concepto (PdC). El proveedor de software utiliza una tarea de su empresa para mostrar cómo se implementan las funciones requeridas en el software.

Nuestro consejo:
Tómese el tiempo suficiente para este paso y pruebe las distintas opciones lo mejor posible. Prepare tareas para ello que le sirvan de apoyo en las pruebas o que pase a los proveedores para la PoC. Una hoja de evaluación basada en los criterios de requisitos seleccionados inicialmente también puede ayudarle a valorar las posibilidades.

6. estimar el esfuerzo y los costes de aplicación

El esfuerzo necesario para implantar el programa informático y los costes que conlleva también desempeñan un papel importante en el proceso de selección. Por lo tanto, aclare los siguientes puntos para todas las opciones:

• Tiempo necesario para la implantación del programa informático
• Costes de hardware, posible alojamiento del software o uso en una nube
• Tiempo necesario para la posible instalación del software
• Gastos de licencia
• Gastos de mantenimiento
• Gastos de consultoría
• Costes y tiempo necesarios para realizar los ajustes necesarios en el programa informático
• Costes y tiempo dedicados a la formación de directivos y empleados
• Costes de integración del software en su entorno de procesamiento electrónico de datos

7. selección

Ahora puede tomar una decisión informada con su equipo central sobre una de las soluciones de software. Sopese detenida y detalladamente cuál es la mejor opción para su empresa.

Conclusión

La decisión sobre el software de BI debe tomarse con cuidado, ya que su empresa debe trabajar con el mismo software a largo plazo para obtener el mayor beneficio posible del software. Para ello, hay que sopesar críticamente todos los requisitos funcionales, técnicos, organizativos y generales necesarios, así como el esfuerzo resultante, e incluir a todas las partes interesadas en el proceso de selección. También hay que tener en cuenta que los requisitos pueden cambiar con el tiempo y que, por tanto, debe ser posible adaptar el software a ellos en el futuro.

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