Reuniones productivas: empieza de la mejor manera posible con los métodos de calentamiento adecuados

1. Ronda de facturación

El objetivo de la ronda de registro es dar a los participantes la oportunidad de expresar brevemente su estado de ánimo o sus pensamientos actuales.
Esto no sólo refuerza la conexión personal dentro del equipo, sino que también crea un ambiente abierto y de confianza que favorece el resto de la reunión.
Todos los miembros del equipo tienen la oportunidad de sentirse escuchados y vistos, lo que fomenta la colaboración y el diálogo en la reunión.
La ronda de control también es útil para medir la temperatura emocional de la sala y asegurarse de que todo el mundo está mentalmente preparado para centrarse en la reunión.
Este método funciona especialmente bien cuando existe una relación de confianza entre los participantes, de modo que todos puedan hablar abiertamente.

Así funciona la ronda de facturación:

Al principio de la reunión, se pide a los participantes que describan en unas frases cómo se sienten o qué tienen en mente en ese momento.
Esto puede adoptar la forma de una pregunta del tipo: «¿Cómo te sientes hoy?» o «¿Cómo te sientes al inicio de esta reunión?».
Las respuestas deben ser breves y concisas para que todos tengan la oportunidad de expresarse sin ocupar demasiado tiempo.
Otras preguntas que puedes hacer en el check-in son cuáles son las prioridades de los participantes hoy o qué esperan de la reunión.
Según el equipo, también puede ser útil preguntar sobre su estado de ánimo actual de una forma más visual, por ejemplo con la pregunta «¿Qué tiempo hace hoy?». De este modo, los participantes no se ven obligados a abordar directamente asuntos privados.

2. Preguntas para romper el hielo

El objetivo de las preguntas para romper el hielo es crear un ambiente distendido e informal en el que los participantes puedan relajarse y hablar entre ellos con más facilidad.
Las preguntas para romper el hielo fomentan el diálogo personal y ayudan a derribar barreras, sobre todo si los participantes aún no se conocen bien o si la reunión se celebra en un entorno más formal.
Las preguntas pueden utilizarse con flexibilidad y adaptarse al grupo o contexto respectivo.
Normalmente sólo llevan unos minutos, pero tienen un gran impacto: los participantes se sienten más relajados, se abren más fácilmente y están dispuestos a entablar un diálogo constructivo.

Así funcionan las preguntas para romper el hielo:

Se plantea al grupo una pregunta abierta e inocua.
Debe elegirse de forma que sea fácil de responder, pero que ofrezca suficiente espacio para la creatividad y la personalidad.
Los participantes responden uno tras otro, lo que suele dar lugar a conversaciones interesantes y a veces inesperadas.

Ejemplos de preguntas:

• ¿Cuál era tu trabajo soñado de niño?
• ¿Cuál es tu superpoder personal y tu criptonita?
• Si pudieras elegir un superpoder, ¿cuál sería y por qué?
• ¿Qué fue lo más destacado de tu última semana?
• Si pudieras vivir en cualquier parte del mundo, ¿dónde sería?
• ¿Qué destino encabeza tu lista de deseos y por qué?

3. Unidad de activación corta

La breve sesión de activación es un método para aumentar la energía de los participantes y agudizar su concentración antes de que comience el contenido de la reunión.
El objetivo de este método es reducir la fatiga física y mental, mejorar la concentración y hacer que los participantes pasen de una mentalidad pasiva a una activa.
Unos ejercicios sencillos ayudan a despertar el cuerpo, favorecen la circulación sanguínea y centran la mente para las tareas que se avecinan.
Una breve sesión de activación puede ser especialmente útil si la reunión tiene lugar a primera hora de la mañana, empieza tras una larga pausa o si los participantes acaban de llegar de otra actividad posiblemente agotadora.

Así funciona la unidad de activación corta:

El facilitador dirige un ejercicio breve y sencillo que active a los participantes tanto física como mentalmente.
Puede incluir movimientos, técnicas de respiración o ejercicios mentales, por lo que los ejercicios deben ser fáciles de realizar para todos los participantes.
La sesión suele durar sólo unos minutos y puede realizarse de pie o sentado.
Algunos ejemplos de sesiones de activación son

• Estiramientos: Estiramientos sencillos de brazos, hombros y cuello para aliviar la tensión y favorecer la circulación sanguínea.
• Postura de poder: Ejercicio breve en el que los participantes adoptan una postura poderosa durante uno o dos minutos (por ejemplo, de pie con las piernas separadas, las manos en las caderas) para aumentar la confianza en sí mismos y la energía.
• Ejercicios de respiración: Un breve ejercicio de respiración en el que los participantes inspiran y espiran profundamente para despejar la mente y centrarse.

4. Ejercicio creativo

El ejercicio creativo es un método para estimular la creatividad y el pensamiento creativo de los participantes.
El objetivo de este método es abrir la mente, estimular los procesos de pensamiento y crear una atmósfera creativa que pueda dar lugar a ideas y soluciones innovadoras.
Un ejercicio creativo ayuda a los participantes a liberarse de patrones de pensamiento estancados y a adquirir nuevas perspectivas, lo que resulta especialmente útil en reuniones orientadas a la resolución de problemas o a la planificación estratégica.

Así funciona el ejercicio creativo:

El facilitador dirige un ejercicio creativo, como una lluvia de ideas, tareas de improvisación o juegos de asociación.
Es importante que las tareas sean sencillas y entretenidas para que los participantes se adentren en el pensamiento creativo de forma lúdica.
Algunos ejemplos de este tipo de ejercicios son

• Lluvia de ideas con un giro: En lugar de buscar una solución directa a un problema, se pide a los participantes que aporten ideas absurdas o muy poco convencionales.
  A continuación, analizan cómo esas ideas podrían ser realizables o inspiradoras después de todo.
• Asociación de palabras: Un participante nombra una palabra y los demás se turnan para nombrar las primeras palabras que les vengan a la mente.
  El objetivo es reaccionar rápida e intuitivamente sin pensar demasiado.
• Mapas mentales: Los participantes trabajan juntos para crear un mapa mental sobre un tema concreto, recopilando diversos aspectos e ideas en una hoja grande de papel o digitalmente.
  Esto ayuda a organizar las ideas visualmente y a reconocer nuevas conexiones.

5. Críticas positivas

Las críticas positivas son un método para levantar el ánimo en el equipo y promover un sentimiento de aprecio y éxito compartido.
El objetivo de este método es centrar la atención de los participantes en las experiencias positivas y los éxitos, a fin de crear un ambiente optimista y motivado para la reunión.
Compartir experiencias positivas aumenta la confianza en uno mismo y refuerza el espíritu de equipo, lo que puede conducir a una mejor colaboración y a una mayor productividad.

Así funciona el método:

Se pide a cada participante que comparta brevemente con el grupo un éxito, un momento destacado o un acontecimiento positivo desde la última reunión.
Puede tratarse de un éxito profesional, una colaboración de equipo satisfactoria o una experiencia personal que aporte energía positiva al grupo.
Las respuestas deben ser breves y concisas para que todos tengan la oportunidad de contribuir.

6. Contar

El método de recuento es un ejercicio sencillo pero eficaz para fomentar la concentración y el sentido de la solidaridad dentro de un grupo.
El objetivo de este método es armonizar a los participantes, centrar la atención y reforzar el trabajo en equipo.
El ejercicio requiere que todos los participantes estén atentos y presentes, lo que crea una buena base para una reunión centrada y eficaz.

Así funciona el método:

El grupo se coloca en círculo o se sienta junto y la tarea consiste en contar juntos del 1 a un número determinado (por ejemplo, 20).
Cada persona sólo puede decir un número cada vez.
Sin embargo, no hay un orden establecido sobre quién habla y cuándo, así que los participantes tienen que reaccionar espontáneamente.
Lo difícil es que nadie puede hablar al mismo tiempo.
Si dos personas dicen un número al mismo tiempo o se produce una pausa más larga, el grupo vuelve a empezar por el 1. Por tanto, el ejercicio requiere un alto grado de atención y sincroniza al equipo de forma natural.
La historia de una palabra funciona de forma similar, en la que se pide al equipo que cuente una historia, pero cada persona sólo aporta una palabra cada vez.

Consejos para aplicar los métodos

Con todos estos ejercicios, es importante que el moderador se asegure de que no duren demasiado.
Entre diez y quince minutos deberían bastar en la mayoría de los casos, para que haya tiempo suficiente para la reunión propiamente dicha y el tema principal de la reunión no pase inadvertidamente a un segundo plano.
Un calentamiento demasiado largo también puede hacer que los participantes se impacienten o que su atención decaiga.
Una vez completado con éxito un ejercicio, tiene sentido probar un ejercicio distinto o una variación nueva en la siguiente reunión.
Esto evita el aburrimiento y motiva de nuevo a los participantes cada vez.
También es importante adaptar el calentamiento al grupo correspondiente y al contexto de la reunión.
Mientras que algunos ejercicios pueden realizarse bien en grupos que aún no se conocen, otros son más adecuados para equipos que ya están familiarizados entre sí.
Además, los ejercicios interactivos pueden ser difíciles de realizar en grupos grandes, por lo que son más adecuados para equipos más pequeños.
El método también debe adaptarse al equipo respectivo o a la propia dinámica del equipo.
Por ejemplo, puede haber miembros del equipo a los que no les guste hablar de asuntos privados o que no puedan participar en sesiones cortas de activación.
También es importante tener en cuenta cómo está formado el equipo, donde puede haber distintos niveles jerárquicos o relaciones importantes que podrían influir en el calentamiento.
El contexto de la reunión también es importante.
Por lo tanto, tiene sentido pensar de antemano qué quieres conseguir con el calentamiento.
Por ejemplo, ¿el objetivo es crear un ambiente positivo, quieres favorecer la concentración de los participantes antes de una reunión de estrategia larga e intensa o quieres preparar al equipo para el trabajo creativo?
Entonces selecciona los ejercicios adecuados.

Conclusión

Un calentamiento bien pensado es un elemento fundamental para el éxito de las reuniones.
Garantiza que todos los participantes estén motivados y centrados desde el principio, lo que mejora la colaboración y fomenta las soluciones creativas.
Eligiendo los métodos adecuados y adaptándolos a las necesidades del grupo, puedes sentar las bases de una reunión productiva e inspiradora.

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