El análisis ABC en la gestión de la cartera de proyectos

La clave de una priorización eficaz de los proyectos

¿Qué es el análisis ABC?

El análisis ABC es un método de priorización y toma de decisiones. Se basa en el principio de Pareto y puede ayudarte a centrarte en lo esencial y a priorizar tus próximos pasos. Basándose en criterios definidos por ti, los elementos analizados se dividen en las categorías A, B y C y se priorizan de esta forma. El análisis ABC procede originalmente de la gestión de materiales y se utilizaba para optimizar los niveles de existencias identificando los artículos de gran demanda, así como los que tienen un largo periodo de almacenamiento y, por tanto, provocan los costes más elevados. Sin embargo, el análisis también puede aplicarse a otros muchos ámbitos para aclarar cuestiones como

• Gestión de productos: ¿Cuáles son los productos o servicios más importantes que más contribuyen al éxito de la empresa? ¿Cuáles son las funciones más importantes de un producto?
• Análisis de clientes: ¿Quiénes son nuestros clientes más importantes y que más contribuyen a las ventas?
• Compras: ¿Quiénes son nuestros proveedores más importantes?
• Gestión del tiempo: ¿Cómo priorizar las tareas? ¿Qué actividades aportan el mayor beneficio y cuáles deben delegarse?
• Gestión de la cartera de proyectos: ¿Qué proyectos son especialmente importantes para alcanzar los objetivos de la empresa y de cuáles se podría prescindir? ¿Qué proyectos consumen muchos recursos sin contribuir en última instancia al éxito de la empresa?

Ventajas del análisis ABC en la gestión de la cartera de proyectos

El análisis ABC puede utilizarse para diversos fines en la gestión de proyectos:

• Priorización de proyectos: Al realizar un análisis ABC y presentarlo con una curva de Lorenz, puedes obtener fácilmente una visión general de tu cartera de proyectos, por ejemplo, en términos de qué proyectos requieren más recursos, qué proyectos son estratégicamente más importantes o cuáles tienen los costes más elevados. Por ejemplo, puedes priorizar los recursos para los proyectos de alta prioridad, a fin de garantizar que puedan ejecutarse con éxito.
• Gestión del riesgo: El análisis ABC puede utilizarse para clasificar los proyectos según sus perfiles de riesgo y aplicar así medidas adecuadas de minimización del riesgo. También puedes reconocer fácilmente a qué proyectos debes prestar especial atención y hacer un seguimiento. Puedes utilizar criterios como el alcance de los riesgos, su probabilidad de ocurrencia y el valor del riesgo, es decir, el producto de la probabilidad de ocurrencia y el alcance.
• Clasificación de las partes interesadas: Si no estás seguro de a qué partes interesadas debes prestar especial atención, también puedes clasificarlas utilizando el análisis ABC, por ejemplo, con los criterios de probabilidad de conflicto e influencia.
• Gestión del tiempo: Las tareas que surgen en un proyecto también pueden priorizarse utilizando el análisis ABC. Esto te permite priorizar las tareas que tienen mayor impacto en el éxito del proyecto.

Criterios para la clasificación ABC

Los criterios para la clasificación ABC pueden variar en función de la empresa, el sector y los requisitos específicos. En la gestión de proyectos y carteras de proyectos se suelen tener en cuenta los siguientes criterios:

• Aportación financiera: Este criterio evalúa la aportación de valor financiero de un proyecto a la empresa. Puede referirse a factores como las ventas previstas, los beneficios o el rendimiento del proyecto.
• Importancia estratégica: También se suele tener en cuenta la alineación de un proyecto con los objetivos y prioridades estratégicos de una empresa. Los proyectos estrechamente vinculados a los objetivos estratégicos de la empresa y de gran importancia estratégica suelen clasificarse como proyectos A. Los proyectos de menor importancia estratégica entran en las categorías B o C.
• Necesidades de recursos: Este criterio evalúa las necesidades de recursos de un proyecto, por ejemplo en términos de tiempo, dinero, personal u otros recursos necesarios.
• Valor para el cliente: El valor del proyecto desde el punto de vista del cliente o del grupo destinatario también suele ser un criterio importante. Los proyectos que tienen un alto valor para el cliente y repercuten directamente en la satisfacción del cliente, el crecimiento del mercado o la ventaja competitiva pueden clasificarse como proyectos A. Los proyectos con menor valor para el cliente pueden entrar en las categorías B o C.
• Riesgo: También se evalúa fácilmente el perfil de riesgo de un proyecto, incluidos los retos técnicos, las incertidumbres o el impacto potencial en la organización.

En comparación con otras áreas en las que se puede utilizar el análisis ABC, la gestión de proyectos a menudo tiene que basarse en valores estimados porque los valores reales aún no se conocen. Por ejemplo, el esfuerzo real necesario no se conoce antes del inicio del proyecto y debe utilizarse una estimación del esfuerzo para el análisis.

El proceso de análisis ABC en la gestión de la cartera de proyectos

El proceso de análisis ABC en la gestión de la cartera de proyectos consta de varios pasos. Aquí tienes una descripción del procedimiento típico:

1. objetivo y lista de proyectos a analizar:

Primero pregúntate qué objetivo quieres alcanzar con el análisis ABC o qué pregunta te gustaría responder. A continuación, obtén una buena visión general de tu cartera de proyectos y de los proyectos relevantes.

2. identificación de los criterios de evaluación:

A continuación, hay que definir los criterios de evaluación que se utilizarán para clasificar los proyectos. Pueden ser, por ejemplo, el gasto o el volumen de negocio previstos, la importancia estratégica o el valor de riesgo. Es importante definir criterios que sean lo más claros y mensurables posible y que correspondan a los objetivos y necesidades de la empresa.

3. adquisición de datos:

Ahora se recopilan los datos y la información pertinentes sobre los proyectos individuales de la cartera. Calcula también la parte respectiva del volumen total de datos para establecer la comparabilidad entre los distintos proyectos. Por ejemplo, si has definido como criterio los costes de realización de un proyecto, debes sumar los costes de todos los proyectos para poder determinar la parte porcentual de los proyectos individuales en los costes totales. A continuación, ordena los proyectos según su cuota en orden ascendente o descendente.

4. categorización de los proyectos:

Los proyectos se clasifican ahora en diferentes clases. Originalmente, se utilizaron tres clases en el análisis ABC. Sin embargo, puedes ajustar este número a tus necesidades. Esto tiene sentido si se definen diferentes estrategias de acción para diferentes clases. Esto significa, por ejemplo, que necesitas cuatro categorías si quieres definir cuatro estrategias diferentes. Sin embargo, si sólo puedes elegir entre dos estrategias diferentes, sólo necesitarás dos categorías de las siguientes.
La división en las distintas clases sigue aproximadamente la regla 80/20 del principio de Pareto. En él se afirma que, en la mayoría de los casos, el 20% de los elementos considerados son responsables del 80% del éxito, los costes, las ventas, etc. Por tanto, es necesario un análisis objetivo y una consideración cuidadosa de las características de cada proyecto para clasificar los distintos proyectos. Por ejemplo, puedes ver que una división en 15%, 20% y 65% tiene sentido, o que una división en 5%, 15% y 80% es más adecuada para tus proyectos.
En general, puede decirse que los proyectos de la categoría A son los pocos que representan la mayor parte de los criterios analizados. Estos son los proyectos a los que debes prestar especial atención, ya que suelen tener el mayor impacto en tu empresa. Los proyectos B forman el medio campo con un número medio y una contribución moderada a los criterios analizados. Los proyectos de la categoría C se dan en un número relativamente grande, pero sólo tienen un impacto menor en la situación general.
Puedes visualizar los resultados del análisis en una curva de Lorenz para facilitar su comprensión. La zona fuertemente ascendente al principio de la curva simboliza la gran proporción de proyectos de la categoría A, mientras que puedes ver las proporciones decrecientes de las categorías B y C mediante una curva menos fuertemente ascendente.

5. priorización y derivación de la estrategia:

A partir de la categorización de los proyectos, ahora puedes derivar acciones adecuadas, por ejemplo asignando recursos a los proyectos importantes o priorizando los proyectos.

6. seguimiento y actualización:

El análisis ABC es un proceso continuo. La clasificación de los proyectos debe revisarse periódicamente y actualizarse si es necesario. Esto permite un ajuste dinámico de los proyectos de la cartera de proyectos. Esto te permite ajustar los recursos con flexibilidad, identificar los riesgos en una fase temprana o cambiar tu estrategia si es necesario.

Ejemplo: Análisis ABC para visualizar la cartera de proyectos

En nuestro ejemplo, una empresa quiere presentar su cartera de proyectos y priorizarlos. El volumen de negocios estimado de los proyectos se define como criterio de evaluación para ello. Se anota el volumen de negocio previsto de cada proyecto y se calcula su participación en el volumen de negocio total. A continuación, los proyectos se clasifican en orden descendente en función de este porcentaje. El resultado es la siguiente tabla:

Es fácil ver en esta tabla que los proyectos P2 y P1 representan la mayor parte de las ventas. Los proyectos P3 y P7 ya tienen una cuota significativamente menor, mientras que los demás proyectos sólo aportan una pequeña contribución. Ahora dividimos los proyectos en las distintas categorías. Esto funciona sobre la base del principio de Pareto, es decir, la regla 80/20. En nuestro caso, ajustamos la división a las proporciones de nuestros proyectos y, por tanto, obtenemos la división siguiente:
Categoría A: Proyecto P2 y P1 – facturación total 59,3
Categoría B: Proyectos P3 y P7 – facturación total 22,8
Categoría C: todos los demás proyectos – volumen de negocios total 17,8
Visualizamos esta división con la curva de Lorenz para una comprensión especialmente sencilla.

La subida inicialmente muy pronunciada de la curva muestra claramente que los proyectos P2 y P 1 de la categoría A representan la mayor parte de las ventas, mientras que los proyectos de la categoría B aportan otro 22,8%. Por tanto, estas dos categorías ya son responsables de más del 80% del volumen de negocio previsto, mientras que la categoría C es la que contiene más proyectos, aunque éstos sólo contribuyen en un 17,8% al volumen de negocio.
El siguiente paso es definir estrategias para tratar las distintas categorías. La empresa del ejemplo podría dar prioridad a los proyectos de categoría A, ya que es probable que generen muchos ingresos. Podría priorizar la asignación de recursos a estos proyectos y, al mismo tiempo, supervisarlos más de cerca durante su ejecución para garantizar que se completan con éxito. Los proyectos de categoría B tienen un volumen de negocio medio y, por tanto, podrían tener una prioridad moderada. Esto significa, por ejemplo, que reciben recursos suficientes, pero se da prioridad a los proyectos de la categoría A en caso de conflicto. En este caso, los proyectos de la categoría C tienen la facturación prevista más baja. Por tanto, podría aclararse aquí si estos proyectos deben ejecutarse realmente, por ejemplo, porque son estratégicamente importantes.

Ventajas del análisis ABC

• Se centra en lo esencial
• Método fácil de usar
• Ayuda a la orientación estratégica de la empresa
• Las prioridades se presentan de forma claramente reconocible
• Puede utilizarse de forma flexible para una amplia gama de ámbitos y cuestiones
• Constituye una buena base para la comunicación con las partes interesadas y para la toma de decisiones
• Los problemas complejos se presentan de forma muy sencilla

Retos del análisis ABC

• Sobre todo en la gestión de proyectos, el análisis puede arrojar resultados inexactos cuando se utilizan valores estimados.
• La categorización en las distintas clases requiere valoraciones subjetivas, lo que significa que el análisis puede arrojar resultados distintos si lo realizan personas diferentes.
• El análisis es puramente un inventario, es decir, sólo se representa la situación actual, mientras que el potencial futuro, por ejemplo, no se tiene en cuenta. Los cambios en la cartera de proyectos, como los proyectos recién añadidos, tampoco se mapean.
• Los elementos y proyectos analizados se consideran aisladamente unos de otros. Esto significa que se descuidan las dependencias o sinergias entre los proyectos.
• La priorización de los proyectos puede realizarse analizando en función de un único criterio, por lo que sólo refleja de forma inexacta la compleja realidad.
• El análisis ABC no proporciona ninguna recomendación de actuación.
• La clasificación en sólo tres categorías se simplifica enormemente. Esto puede hacer que se pierdan matices o diferencias importantes entre los proyectos.

Conclusión

El análisis ABC es una herramienta sencilla que permite a las empresas centrarse en lo esencial y establecer prioridades. En la gestión de la cartera de proyectos en particular, puede ayudar a priorizar los proyectos adecuados, distribuir los recursos de forma óptima y minimizar los riesgos.

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