ERP-System, Projektmanagementsoftware oder beides?

So nutzen Sie Synergieeffekte

Unterschiede in den Funktionen von ERP-Systemen und Projektmanagementsoftware

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) sind Softwarelösungen, die Unternehmen dabei unterstützen, ihre Ressourcen effizient zu planen und zu verwalten. Sie bieten Funktionen für Bereiche wie Finanzmanagement, Supply Chain, Personalwesen, Produktion, Einkauf, Vertrieb und mehr. Typischerweise bieten ERP-Systeme auch einige grundlegende Projektmanagement-Funktionen, da Projekte oft Teil der Geschäftsaktivitäten eines Unternehmens sind. Diese ermöglichen es Unternehmen, Projektaufgaben zu planen, Ressourcen zuzuweisen und den Fortschritt zu verfolgen.
Die grundlegenden Projektmanagement-Funktionen, die in vielen ERP-Systemen zu finden sind, umfassen oft:

• Aufgaben- und Aktivitätenverfolgung: Die Möglichkeit, Aufgaben und Aktivitäten im Zusammenhang mit Projekten zu erstellen, zuzuweisen und zu überwachen.
• Zeit- und Ressourcenmanagement: Die Fähigkeit, Zeitaufwände und Ressourcenverwendung in Projekten zu erfassen und zu verfolgen.
• Grundlegende Berichterstattung: Die Generierung von einfachen Berichten über Projektfortschritt, Ressourcenauslastung und Budgetierung.
• Budgetierung und Kostenkontrolle: Die Verwaltung von Projektbudgets, die Erfassung von Ausgaben und die Überwachung von Kosten.
• Grundlegende Teamkommunikation: Möglichkeiten zur Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb des Projektteams.

Es gibt jedoch auch spezialisierte ERP-Systeme, die sich stärker auf das Projektmanagement konzentrieren. Diese Systeme bieten erweiterte Funktionen und Tools, die über die grundlegenden Projektmanagement-Funktionen in herkömmlichen ERP-Systemen hinausgehen. Sie können speziell auf die Bedürfnisse von Projektteams zugeschnitten sein und eine verbesserte Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten ermöglichen.

Die grundlegenden Unterschiede zwischen ERP-Systemen mit Projektmanagement-Funktionen und eigenständiger Projektmanagement-Software liegen in der Spezialisierung und Tiefe der Funktionen:

• Spezialisierung: Projektmanagement-Software ist von Grund auf darauf ausgelegt, die spezifischen Anforderungen von Projekten zu erfüllen. Sie bietet umfassende Funktionen für die Projektplanung, Ressourcenallokation, Fortschrittsverfolgung, Risikomanagement, Berichterstattung und mehr.
• Flexibilität: Projektmanagement-Software ist oft flexibler und anpassungsfähiger, um den individuellen Anforderungen verschiedener Projekte gerecht zu werden. So können Sie beispielsweise oft frei wählen, ob sie ein Projekt klassisch, agil oder hybrid abwickeln möchten.
• Zusammenarbeit: Projektmanagement-Software legt in der Regel einen starken Fokus auf die Teamzusammenarbeit, Kommunikation und gemeinsame Nutzung von Informationen.
• Analyse und Berichterstattung: Eigenständige Projektmanagement-Software bietet oft ausgefeilte Analyse- und Berichterstattungsfunktionen, um umfassende Einblicke in Projektkennzahlen und -leistung zu ermöglichen.

Die Grenzen von ERP-Systemen im Projektmanagement

Während ein ERP-System also bei der Umsetzung kleiner Projekte sehr hilfreich sein kann, gibt es klare Grenzen, wenn es darum geht, komplexe Projekte effektiv zu managen. Hier sind einige der Herausforderungen und Grenzen von ERP-Systemen im Projektmanagement:

1. Mangelnde Flexibilität und Anpassungsfähigkeit:

Projekte sind einzigartig und kein Projekt gleicht dem anderen. Sie haben ihre eigenen Anforderungen, Zeitrahmen, Ressourcenbedürfnisse und Herausforderungen, die sich auch während der Umsetzung des Projektes ändern können. ERP-Systeme sind in der Regel allerdings darauf ausgelegt, standardisierten Prozessen und Geschäftsabläufen strikt zu folgen. Die hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die insbesondere komplexe Projekte erfordern, um individuelle Anforderungen, Projektstrukturen oder Workflows zu berücksichtigen, bietet ein ERP-System daher nicht. Dagegen ermöglicht eine eigenständige Projektmanagementsoftware eine flexible Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse jedes Projekts. Dies bedeutet, dass Sie nicht gezwungen sind, Ihren Prozess an die Software anzupassen, sondern die Software passt sich an Sie an. So können Sie beispielsweise Aufgaben oder Workflows erstellen, die den genauen Ablauf Ihres Projekts widerspiegeln, von der Aufgabenzuweisung über die Prüfung bis zur Freigabe. Dies steigert nicht nur die Effizienz, sondern minimiert auch das Risiko von Missverständnissen oder Fehlern im Projektablauf. Zudem kann eine Projektmanagementsoftware durch ihre Flexibilität mit Ihrem Unternehmen und seinen Anforderungen mitwachsen. So können Sie die Software anpassen, wenn sich Ihre Projekte entwickeln oder neue Herausforderungen auftreten, sodass die Software weiterhin Ihren Bedürfnissen gerecht wird.

2. Betonung auf Unternehmensressourcen und Finanzmanagement:

ERP-Systeme sind in erster Linie darauf ausgerichtet, Ressourcen wie Personal, Material und Finanzen über das gesamte Unternehmen hinweg zu optimieren. Dies bedeutet, dass das Projektmanagement in ERP-Systemen oft als Teil der Gesamtressourcenplanung betrachtet wird. Die spezifischen Anforderungen und die Komplexität einzelner Projekte können daher meist nur unzureichend erfasst werden. Auch Projektmanagement-Software ermöglicht die Überwachung von Budgets und Kosten in Echtzeit. Zusätzlich zeigen Berichte aber beispielsweise an, wie sich Ausgaben für ein Projekt im Vergleich zur Planung entwickeln. Diese Einblicke sind von entscheidender Bedeutung, um Budgetüberschreitungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmassnahmen zu ergreifen.

3. Schwierigkeiten bei der Verfolgung von Projektabläufen und -fortschritten:

Die Verfolgung und Überwachung von Projektabläufen, Meilensteinen, Aufgaben und dem Fortschritt ist ein wesentlicher Bestandteil des Projektmanagements. In vielen ERP-Systemen sind diese Funktionen jedoch nicht ausreichend entwickelt. So kann es schwierig sein, den aktuellen Status eines Projekts zu überblicken, Engpässe oder Verzögerungen zu erkennen und rechtzeitig geeignete Massnahmen zu ergreifen.
Das kann daran liegen, dass viele ERP-Systeme vordefinierte Datenfelder und Berichtsoptionen haben. Bei Projekten können jedoch die Erfassung und Analyse bestimmter zusätzlicher Daten entscheidend sein. Projektmanagement-Software erlaubt es Ihnen in der Regel, benutzerdefinierte Felder zu erstellen, um die Daten zu sammeln, die für Ihr Projekt relevant sind. Dies verbessert die Genauigkeit der Berichterstattung und fördert eine informierte Entscheidungsfindung. Zudem ermöglicht Projektmanagementsoftware durch klare Fortschrittsanzeigen, Gantt-Diagramme und Meilensteine allen Beteiligten, den aktuellen Stand des Projektes in Echtzeit zu überblicken. So können eventuell erforderliche Anpassungen direkt vorgenommen werden, beispielsweise wenn ein Engpass oder eine Überlastung Ihrer Ressourcen sichtbar wird.

4. Herausforderungen bei der Teamkommunikation und Zusammenarbeit:

Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine nahtlose Zusammenarbeit und effektive Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Eine Projektmanagement-Software dient daher auch als zentraler Knotenpunkt für die Kommunikation des Teams. Diskussionen, Aktualisierungen, Projektdokumente und Fragen können so an einem Ort gesammelt werden. Dies minimiert das Durcheinander von E-Mails und Chats, verbessert die Transparenz und erleichtert es Teammitgliedern, auf dem Laufenden zu bleiben. ERP-Systeme allerdings bieten oft nur begrenzte Möglichkeiten für die Teamkommunikation und Zusammenarbeit, insbesondere wenn es um den Austausch von Projektinformationen, das Teilen von Dokumenten, die Diskussion von Aufgaben oder die Koordination von Terminen geht. Diese Einschränkungen können die Effizienz und Effektivität des Projektteams beeinträchtigen.

Vorteile einer dedizierten Projektmanagementsoftware

Eine dedizierte Projektmanagementsoftware bietet eine Vielzahl von Vorteilen im Vergleich zu ERP-Systemen mit begrenzten Projektmanagement-Funktionen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die eine spezialisierte Projektmanagementsoftware bietet:

1. Fokus auf Projektplanung, -überwachung und -steuerung:

Projektmanagementsoftware ist speziell darauf ausgerichtet, die Planung, Überwachung und Steuerung von Projekten zu unterstützen. Sie bietet eine umfassende Palette von Funktionen, die es ermöglichen, Projektaufgaben zu definieren, Ressourcen zuzuweisen, Abhängigkeiten festzulegen, Meilensteine zu setzen und den Fortschritt zu verfolgen. So ermöglicht die Software eine detaillierte und strukturierte Projektplanung, was zu einer effektiveren Projektumsetzung führt.

2. Intuitive Benutzeroberfläche und spezialisierte Funktionen:

Projektmanagementsoftware bietet oft eine benutzerfreundliche und intuitive Benutzeroberfläche, die es den Projektteams erleichtert, ihre Arbeit zu erledigen. Sie bietet spezialisierte Funktionen wie Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Aufgabenlisten, Kalenderansichten und Berichterstattungstools. Diese Funktionen helfen den Projektbeteiligten, den Überblick über ihre Aufgaben zu behalten, Prioritäten zu setzen und Engpässe zu identifizieren.

3. Verbesserte Teamkollaboration und Kommunikation:

Zudem fördert Projektmanagementsoftware die Teamkollaboration und erleichtert die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten. Sie vereinfacht das Teilen von Projektinformationen, das Kommentieren von Aufgaben, das Zuweisen von Verantwortlichkeiten und das Durchführen von Diskussionen an zentraler Stelle. Die Teammitglieder können so leicht zusammenarbeiten, Informationen austauschen und über den Projektstatus auf dem Laufenden bleiben.

4. Verfolgung von Aufgaben, Meilensteinen und Ressourcenallokation:

Funktionen zur Verfolgung von Aufgaben, Meilensteinen und Ressourcenallokation sind Teil jeder Projektmanagementsoftware. Dies ermöglicht es den Projektmanagern, den Fortschritt einzelner Aufgaben im Auge zu behalten, den Erfüllungsgrad von Meilensteinen zu überwachen sowie Ressourcen effizient zu planen und zuzuweisen. Zusätzlich hilft ein detaillierter Einblick in den Projektfortschritt dabei, Engpässe oder Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

5. Umfangreiche Berichterstattung und Analysemöglichkeiten:

Des Weiteren ermöglicht Projektmanagementsoftware eine umfangreiche Berichterstattung und Analyse von Projektdaten. Sie bietet eine Vielzahl von flexibel anpassbaren Berichtsformaten, die es ermöglichen, den Projektstatus, den Ressourcenverbrauch, die Kostenentwicklung und andere relevante Kennzahlen zu analysieren. Diese Berichte helfen dabei, den Projektfortschritt zu bewerten, Entscheidungen zu treffen und das Projektmanagement kontinuierlich zu verbessern.

Synergien zwischen Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen

Sowohl ERP-Systeme als auch Projektmanagementsoftware haben Ihre Vorteile und Ihre Daseinsberechtigung. Die Integration einer Projektmanagementsoftware mit einem bestehenden ERP-System ermöglicht es Unternehmen, die Vorteile beider Systeme zu nutzen und so Synergien zu schaffen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie sich beide Lösungen ergänzen und wie Unternehmen diese Synergien optimal nutzen können:

• Integration von Daten und Informationsaustausch: Durch die Integration von Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen können relevante Daten nahtlos ausgetauscht werden. Projektbezogene Informationen wie Projektbudgets, Ressourcenverfügbarkeit und Kosten können aus dem ERP-System in die Projektmanagementsoftware übertragen werden. Umgekehrt können Projektdaten wie abgeschlossene Aufgaben, Projektstatus und Fortschrittsberichte in das ERP-System zurückfliessen. Dadurch entsteht ein ganzheitlicher Blick auf das Projektgeschehen und ermöglicht eine bessere Koordination zwischen den Systemen.
• Nutzung von ERP-Daten zur Ressourcenplanung und -verwaltung: Ein ERP-System enthält wichtige Informationen über Unternehmensressourcen wie Personal, Material und Finanzen. Diese Daten können in der Projektmanagementsoftware genutzt werden, um eine realistische Ressourcenplanung und -verwaltung vorzunehmen. Indem Projektmanager auf Echtzeitdaten aus dem ERP-System zugreifen, können sie Ressourcenbedarfe besser abschätzen, Engpässe vermeiden und eine effiziente Ressourcenzuweisung gewährleisten.
• Synchronisation von Finanzdaten für Budgetierung und Kostenkontrolle: Die Integration von Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen ermöglicht auch eine bessere Budgetierung und Kostenkontrolle. Finanzdaten aus dem ERP-System, wie beispielsweise Budgets, Kosten und Buchhaltungsinformationen, können automatisch in die Projektmanagementsoftware übertragen werden. Dadurch haben Projektmanager eine klare Sicht auf die finanzielle Performance des Projekts, können Budgetüberschreitungen erkennen und rechtzeitig entsprechende Massnahmen ergreifen.
• Optimierung von Geschäftsprozessen durch die Kombination beider Systeme: Die Kombination von Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. Durch den automatischen Datenaustausch und die Zusammenführung relevanter Informationen können Projekt- und Unternehmensdaten besser integriert werden. Dies erleichtert die Identifizierung von Abhängigkeiten, verbessert die Kommunikation und trägt zu einer effizienteren Projektdurchführung bei. Unternehmen können ihre Projektmanagementpraktiken weiterentwickeln und standardisieren, indem sie bewährte Methoden und Prozesse in der Projektmanagementsoftware implementieren und diese mit den ERP-Systemen verknüpfen.

Best Practices für die Integration von Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen

Die Integration von Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um optimale Ergebnisse zu erzielen. Hier sind einige bewährte Methoden, die Unternehmen bei der Integration beider Systeme beachten sollten:

• Auswahl kompatibler Systeme mit Schnittstellenmöglichkeiten: Bei der Auswahl einer Projektmanagementsoftware und eines ERP-Systems ist es wichtig, auf die Kompatibilität und die vorhandenen Schnittstellenmöglichkeiten zu achten. Überprüfen Sie, ob die beiden Systeme Daten miteinander austauschen und Informationen nahtlos integrieren können. Arbeiten Sie eng mit den Anbietern zusammen, um sicherzustellen, dass die Integration reibungslos funktioniert.
• Klare Definition der Datenflüsse und Verantwortlichkeiten: Es ist wichtig, klare Definitionen für den Datenfluss und die Verantwortlichkeiten zwischen der Projektmanagementsoftware und dem ERP-System festzulegen. Bestimmen Sie, welche Daten und Informationen zwischen den Systemen ausgetauscht werden sollen und wer für die Pflege und Aktualisierung der jeweiligen Daten verantwortlich ist. Dadurch wird sichergestellt, dass beide Systeme stets auf dem neuesten Stand sind.
• Schulung der Mitarbeitenden für die effektive Nutzung beider Systeme: Eine gründliche Schulung der Mitarbeitenden ist entscheidend, um sicherzustellen, dass sie sowohl die Projektmanagementsoftware als auch das ERP-System effektiv nutzen können. Bieten Sie Schulungen und Schulungsmaterialien an, um den Mitarbeitenden die Funktionen und Möglichkeiten beider Systeme zu vermitteln. Sensibilisieren Sie sie für die Vorteile der Integration und zeigen Sie ihnen, wie sie die Systeme optimal nutzen können, um ihre Arbeit effizient zu erledigen.
• Regelmässige Überprüfung und Anpassung der Integration: Eine erfolgreiche Integration erfordert eine regelmässige Überprüfung und Anpassung. Überwachen Sie die Leistung der Integration, um sicherzustellen, dass der Datenfluss reibungslos verläuft und die gewünschten Ergebnisse erzielt werden. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Integration zu verbessern und den sich ändernden Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.
• Sicherung der Datensicherheit und Datenschutzbestimmungen: Bei der Integration von Systemen ist es wichtig, die Datensicherheit und die geltenden Datenschutzbestimmungen zu beachten. Stellen Sie sicher, dass sensible Daten angemessen geschützt sind und nur befugten Personen zugänglich sind. Implementieren Sie Sicherheitsmassnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmässige Datensicherungen, um die Integrität und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.
  Durch die Einhaltung dieser Best Practices können Unternehmen eine reibungslose Integration zwischen Projektmanagementsoftware und ERP-Systemen gewährleisten. Dadurch wird eine effektive Nutzung beider Systeme ermöglicht und die Gesamteffizienz des Projektmanagements gesteigert.

Fazit

Insbesondere, wenn die Projekte in Ihrem Unternehmen komplex sind und sie wechselnden Anforderungen oder Bedürfnissen unterliegen, ist es sinnvoll, neben einem ERP-System auch eine Projektmanagementsoftware zu nutzen. Die Integration einer solchen Software neben Ihrem bestehenden ERP-System bietet zahlreiche Vorteile und ermöglicht es Ihnen, das Beste aus beiden Welten zu nutzen sowie Synergien zu erschaffen. Dadurch können Sie Ihre Projekte effizient umsetzen, Ressourcen optimal nutzen und behalten eine optimale Kontrolle über Ihre Projektfinanzen.

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