Effektive Fragestellungen in der Business Intelligence

Die Rolle von Fragen in der Business Intelligence

Fragen spielen in der Business Intelligence eine zentrale Rolle, da sie den Prozess der Datenerfassung, Analyse und Entscheidungsfindung bestimmen. Hier sind einige wichtige Aspekte, die die Rolle von Fragen in der BI verdeutlichen:

• Datenerfassung und -verständnis: Fragen helfen dabei, den Umfang und die Art der benötigten Daten zu klären. Sie ermöglichen es Unternehmen, zu bestimmen, welche Datenquellen genutzt werden sollen, um bestimmte Informationen zu gewinnen.
• Problemidentifikation und Zielsetzung: Durch das Stellen von Fragen können Unternehmen Herausforderungen und Möglichkeiten identifizieren. Dies ist der Ausgangspunkt für BI-Initiativen. Die Fragen helfen dabei, klare Ziele und Erwartungen festzulegen.
• Datenmodellierung und -vorbereitung: Fragen unterstützen bei der Entwicklung von Datenmodellen und der Vorbereitung von Daten. Sie helfen dabei, relevante Datenquellen auszuwählen, Daten zu filtern, zu bereinigen und zu transformieren, um aussagekräftige Analysen durchzuführen.
• Erkundung und Analyse: BI-Systeme ermöglichen es, Fragen direkt an die Daten zu richten, um Erkenntnisse zu gewinnen. Analysten und Entscheidungsträger können mithilfe von BI-Tools ad-hoc Fragen formulieren, um Trends, Muster und Zusammenhänge in den Daten zu erkennen.
• Bereitstellung von Einblicken: Die richtigen Fragen führen zu wertvollen Einblicken. Diese Einblicke helfen Unternehmen, ihre Leistung zu bewerten, fundierte Entscheidungen zu treffen und Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Berichterstattung und Kommunikation: Fragen unterstützen die Entwicklung von Berichten und Dashboards. Sie ermöglichen es, relevante Kennzahlen und Informationen in einer verständlichen Form zu präsentieren, damit Entscheidungsträger die Daten leicht interpretieren können.
• Feedbackschleifen: Nach der Analyse generierte Fragen können zusätzliche Fragen aufwerfen und den BI-Prozess weiter vorantreiben. Dies führt zu kontinuierlicher Verbesserung und Anpassung.
• Unterstützung für datengesteuerte Entscheidungsfindung: Fragen sind das Werkzeug, mit dem datengesteuerte Entscheidungen getroffen werden. Sie helfen dabei, Hypothesen zu überprüfen, Geschäftsstrategien zu validieren und Massnahmen abzuleiten, um Geschäftsergebnisse zu verbessern.
• Anpassung an sich ändernde Anforderungen: In einer sich ständig verändernden Geschäftswelt ermöglichen Fragen die Anpassung von BI-Initiativen an neue Anforderungen. Unternehmen können ihre Fragen an die sich ändernde Umgebung anpassen, um relevant zu bleiben.
• Analyse der Datenqualität: Fragen sind auch die Basis zur Überprüfung der Qualität von vorhandenen Daten. Je höher die Qualität der vorhandenen Daten (inklusive deren Erfassung) ist, desto aussagekräftiger sind Analysen und Auswertungen in der Business Intelligence.

Insgesamt können die richtigen Fragen den gesamten BI-Lebenszyklus beeinflussen, angefangen bei der Planung und Datenerfassung bis hin zur Analyse und strategischen Entscheidungsfindung. Sie sind das Mittel, um aus Rohdaten wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern. Daher ist das richtige Stellen von Fragen ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher BI-Implementierungen.

Die Arten von Fragen in der Business Intelligence

In der Welt der Business Intelligence gibt es verschiedene Arten von Fragen, die Sie stellen können, um wichtige Informationen zu extrahieren und geschäftliche Entscheidungen zu unterstützen. Diese Fragen können grob in zwei Kategorien unterteilt werden: explorative Fragen und bestätigende Fragen.

1. Explorative Fragen:

Explorative Fragen werden oft gestellt, wenn Sie nach neuen Erkenntnissen suchen, Muster erkennen oder Trends identifizieren möchten. Sie helfen, die Daten zu erkunden und neue Wege zur Geschäftsoptimierung zu finden. Hier sind einige Beispiele für explorative Fragen in der BI:

• Welche Trends sind in den Verkaufszahlen des letzten Jahres erkennbar?
• Gibt es saisonale Schwankungen in den Bestellungen der Kunden?
• Welche Faktoren beeinflussen die Kundenzufriedenheit?
• Gibt es bisher unentdeckte Muster im Einkaufsverhalten unserer Kunden?

Explorative Fragen sind oft offene Fragen, die breite und umfassende Antworten erfordern. Sie sind ideal, um neue Erkenntnisse und Potenziale in Ihren Daten zu entdecken.

2. Bestätigende Fragen:

Bestätigende Fragen werden gestellt, um bestehende Hypothesen zu überprüfen oder um sicherzustellen, dass bestimmte Annahmen oder Vermutungen korrekt sind. Diese Fragen zielen darauf ab, die Datenanalyse zu validieren. Hier sind einige Beispiele für bestätigende Fragen in der BI:

• Bestätigen die Daten, dass unsere Marketingkampagne die Verkaufszahlen gesteigert hat?
• Ist die Kundenzufriedenheit nach der Implementierung unseres neuen Supports gestiegen?
• Sind die Produktionskosten in den letzten sechs Monaten gesunken, wie erwartet?
• Stimmen die Verkaufsprognosen mit den tatsächlichen Verkaufszahlen überein?

Bestätigende Fragen sind oft geschlossene Fragen, die darauf abzielen, bereits vorhandene Annahmen zu überprüfen und die Datenkonsistenz sicherzustellen.
Es ist wichtig, die richtige Balance zwischen explorativen und bestätigenden Fragen zu finden, denn während explorative Fragen neue Erkenntnisse liefern und kreative Lösungen fördern, helfen bestätigende Fragen dabei, die Genauigkeit der Analyse sicherzustellen und die Verlässlichkeit der Daten zu überprüfen.
Die Wahl der richtigen Frageart hängt von den spezifischen Zielen Ihrer BI-Analyse und der Phase des Analyseprozesses ab. Oftmals beginnt die Analyse mit explorativen Fragen, um neue Ideen zu generieren, und geht dann zu bestätigenden Fragen über, um diese Ideen zu überprüfen und zu validieren.

So stellen Sie die richtigen Fragen

Die richtigen Fragen zu stellen kann eine komplexe Herausforderung sein. Als Leitfaden können Sie sich allerdings an die folgenden Punkte halten:

1. Klare Definition von Zielen und Zwecken:

Der erste und entscheidende Schritt, um die richtigen Fragen in der Business Intelligence zu stellen, besteht darin, klare Ziele und Zwecke zu definieren. Und das am besten bereits bevor Sie sich eine BI-Lösung anschaffen. Bevor Sie sich für Datenquellen und Analysen entscheiden, sollten Sie nämlich sicherstellen, dass Sie das Gesamtbild im Blick haben und Sie sich darüber im Klaren sind, was Sie mit Hilfe der BI-Lösung erreichen möchten. Eine starke Ausrichtung auf die Geschäftsziele stellt sicher, dass die gestellten Fragen sinnvoll und praxisorientiert beantwortet werden.

2. Identifikation der entsprechenden Kennzahlen (KPIs):

Der nächste Schritt in der Fragestellung ist die Identifikation der Key Performance Indicators (KPIs), die zur Beantwortung der Fragen beitragen können. KPIs sind Kennzahlen, die genutzt werden, um die Leistung und den Erfolg eines Unternehmens zu messen. Durch die Identifizierung dieser spezifischen Kennzahlen, die regelmässig aktualisiert und überwacht werden sollten, können Sie leichter verstehen, wie Ihr Unternehmen abschneidet und wo Optimierungspotenzial besteht. Gleichzeitig bestimmen die vorhandenen Kennzahlen auch die Fragen, die Sie stellen können. Sind für die nötigen Kennzahlen für die Beantwortung einer Frage nicht vorhanden, ist es nicht sinnvoll diese Frage zu stellen oder Sie müssen zunächst die benötigten Kennzahlen beschaffen.

3. Fokussierung auf die entscheidenden Fragen:

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Fragen, die in der Business Intelligence gestellt werden können. Gerade deshalb ist es aber entscheidend sicherzustellen, dass die Fragen, die gestellt werden, die relevantesten und wichtigsten sind. Ein bewährter Ansatz besteht darin, sich auf den Geschäftsbereich zu konzentrieren, der am meisten von den Erkenntnissen profitieren würde, und dann kritische Fragen zu formulieren, die dem Unternehmen bei besseren Entscheidungen helfen.

4. Hypothesen mit Daten testen:

Die Nutzung von BI bietet oft die Möglichkeit, Annahmen auf den Prüfstand zu stellen. Statt auf Vermutungen oder Ihre Intuition zu vertrauen, sollten Sie auf datenbasiertes Denken setzen und Daten verwenden, um zu überprüfen, ob eine Hypothese wahr ist oder nicht. So lernen Sie, Ihr Unternehmen oder sein Geschäftsfeld besser zu verstehen.

5. Förderung einer datenbasierten Entscheidungskultur:

Ein effektiver Einsatz von Business Intelligence führt zu einem besseren Verständnis dessen, was im Unternehmen vor sich geht. Dies wiederum führt zu fundierten und datenbasierten Entscheidungen bei Teams und Führungskräften. Es ist von Vorteil, eine Kultur zu etablieren, die datenbasierte Entscheidungen priorisiert und unterstützt. Mitarbeiter sollten daher gut geschult sein und über entsprechende Tools verfügen, um sich auf Daten stützen zu können.

Best Practices

Das Erlernen, die richtigen Fragen zu stellen, erfordert Übung und bewusste Anstrengung. Hier sind einige Schritte und Tipps, um diese Fähigkeit zu entwickeln:

• Verstehen Sie Ihr Ziel: Bevor Sie Fragen stellen, klären Sie genau, welches Ziel Sie durch die Beantwortung Ihrer Frage erreichen möchten. Das Verständnis Ihrer Ziele hilft Ihnen dabei, gezielte Fragen zu formulieren.
• Lernen Sie von den Besten: Zögern Sie nicht, von Ihren Kollegen oder aus Büchern und Fachzeitschriften zu lernen, wie Sie die besten Fragen stellen. So können Sie Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln.
• Fragen Sie „Warum“ und „Wie“: Offene Fragen, die mit „Warum“ und „Wie“ beginnen, fördern tiefergehende und informative Antworten. Zum Beispiel: „Warum haben unsere Verkaufszahlen im letzten Quartal abgenommen?“ oder „Wie können wir unsere Marketingstrategie optimieren?“
• Antworten verstehen: Oft ergeben sich aus Antworten zu einer Frage weitere Folgefragen. Versuchen Sie daher genau nachzuvollziehen, warum ein bestimmtes Ergebnis die Antwort auf Ihre Frage ist, und entwickeln Sie darauf basierend weitere Fragen.
• Verstehen Sie den Kontext: Berücksichtigen Sie den Kontext, in dem Sie Fragen stellen. Welche Informationen sind bereits verfügbar? Welche Daten stehen zur Verfügung? Da sie nur Fragen stellen können, die mit vorhandenen Daten beantwortet werden können, beeinflusst der Kontext Ihre Fragen.
• Bauen Sie auf Vorwissen auf: Nutzen Sie Ihr Vorwissen über das Thema, um informierte Fragen zu stellen. Je mehr Sie über das Thema wissen, also beispielsweise je besser Sie sich mit den für eine Frage relevanten Kennzahlen auskennen, desto besser können Sie relevante und tiefgehende Fragen entwickeln.
• Testen und Lernen: Stellen Sie Fragen und überprüfen Sie, wie gut sie die gewünschten Informationen liefern. Lernen Sie aus Ihren Erfahrungen und passen Sie sich zukünftig daran an.
• Üben Sie regelmässig: Das Stellen der richtigen Fragen ist eine Fähigkeit, die Sie durch regelmässige Übung verbessern können. Nehmen Sie sich Zeit, um bewusst Fragen zu entwickeln und zu stellen.
• Feedback einholen: Bitten Sie ausserdem Kollegen oder Vorgesetzte um Feedback zu Ihren Fragen. Sie können wertvolle Einblicke geben und Ihnen helfen, Ihre Fragetechnik zu verbessern.
• Seien Sie geduldig: Das Erlernen, die richtigen Fragen zu stellen, erfordert Zeit und Geduld. Geben Sie nicht auf und bleiben Sie motiviert, diese wichtige Fähigkeit zu entwickeln.

Vorteile der richtigen Fragen

Insbesondere, wenn eine BI-Software mit Self-Service-Funktionen genutzt wird, also jeder Mitarbeitende selbst die vorhandenen Daten erkunden kann, ist es wichtig, dass Fragen richtig gestellt werden. Zu gross ist die Wahrscheinlichkeit, dass ansonsten unnötig viel Zeit damit verschwendet wird, die Daten auf eine nicht weiterführende Weise zu erkunden, oder dass Entscheidungen auf einer falschen Analyse basierend getroffen werden. Falsche Fragestellungen führen also beispielsweise zu Zeitverschwendung, Ressourcenverschwendung und Energieverlust. Das Stellen der richtigen Fragen ist aber auch aus verschiedenen weiteren Gründen von entscheidender Bedeutung:

• Präzise Entscheidungsfindung: Die richtigen Fragen ermöglichen es Unternehmen, präzise und fundierte Entscheidungen zu treffen. Sie helfen dabei, relevante Informationen aus grossen Datenmengen zu extrahieren und die Daten in wertvolle Erkenntnisse umzuwandeln.
• Effiziente Ressourcennutzung: Das Stellen der richtigen Fragen trägt zudem dazu bei, Zeit und Ressourcen effizienter einzusetzen. Es verhindert, dass Unternehmen wertvolle Ressourcen für die Analyse von Daten verschwenden, die keine direkte Relevanz für ihre Geschäftsziele haben.
• Identifizierung von Chancen und Herausforderungen: Auch Chancen und Herausforderungen können dank der richtigen Fragen einfach erkannt werden. So können Trends, Muster und Probleme, die sonst unentdeckt bleiben würden, einfach abgeleitet werden.
• Optimierung von Geschäftsprozessen: Durch das Stellen der richtigen Fragen können Unternehmen auch ihre Geschäftsprozesse optimieren. Sie können Engpässe identifizieren, Effizienzsteigerungen vornehmen und die Kundenzufriedenheit verbessern.
• Wettbewerbsvorteil: Unternehmen, die die Kunst des Fragenstellens beherrschen, haben oft einen Wettbewerbsvorteil, da sie besser in der Lage sind, die sich ständig ändernden Marktbedingungen zu verstehen und schnell auf Veränderungen zu reagieren.
• Fehlervermeidung: Das Stellen der richtigen Fragen hilft ausserdem dabei, Fehler und falsche Annahmen zu vermeiden. Es fördert eine datengesteuerte Entscheidungskultur, bei der Entscheidungen auf objektiven Informationen basieren, anstatt auf Vermutungen, Meinungen oder dem Bauchgefühl.
• Kundenorientierung: Die richtigen Fragen ermöglichen es Unternehmen, die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Kunden besser zu verstehen. Dies führt zu einer verbesserten Kundenorientierung und ermöglicht es, massgeschneiderte Lösungen anzubieten.
• Kontinuierliche Verbesserung: Zudem sind die richtigen Fragen ein Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung. Unternehmen können durch den Einsatz von BI-Tools und den richtigen Fragen kontinuierlich ihre Leistung steigern und sich an veränderte Marktbedingungen anpassen.

Die Herausforderungen von Fragestellungen in der Business Intelligence

• Mangelnde Klarheit: Einer der häufigsten Gründe für falsche Fragestellungen in der Business Intelligence ist ein Mangel an Klarheit bei den Entscheidungsträgern. Wenn nicht die richtigen Fragen gestellt werden, können falsche Daten analysiert werden, was zu unzuverlässigen Ergebnissen führt. Die Folgen können verheerend sein und zu finanziellen Verlusten, unzufriedenen Kunden und Reputationsproblemen führen. Um dies zu vermeiden, sollten Entscheidungsträger sicherstellen, dass sie klare und präzise Fragen formulieren, die auf konkreten Problemen oder Herausforderungen basieren.
  Ein wichtiger Schritt zur Verbesserung der Klarheit besteht darin, einen klaren Prozess für die Formulierung von Fragen in der BI zu etablieren. Dazu können Entscheidungsträger eng mit den betroffenen Teams zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Fragen auf tatsächlichen geschäftlichen Anforderungen basieren. Schulungen und Schulungsprogramme können ebenfalls dazu beitragen, das Verständnis für die Bedeutung von klaren Fragestellungen zu fördern.
• Datenqualität: Falsche Fragestellungen können auch dann auftreten, wenn die Qualität der Daten unzureichend ist. Selbst wenn die richtigen Fragen gestellt werden, können falsche oder unvollständige Daten zu falschen Schlussfolgerungen führen. Überprüfen Sie Ihre Datenquellen daher sorgfältig und stellen Sie sicher, dass nur hochwertige Informationen verwendet werden.
• Mangelnde Kommunikation: Eine weitere Schwierigkeit im Zusammenhang mit falschen Fragestellungen in der Business Intelligence ist ein Mangel an Kommunikation. Oftmals haben Manager und Mitarbeitende in verschiedenen Abteilungen unterschiedliche Sichtweisen auf dieselben Daten. Deshalb ist es wichtig, sicherzustellen, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis für die Daten haben und sie dasselbe Ziel sowie dieselben Prioritäten verfolgen. Eine effektive Kommunikation innerhalb des Unternehmens ist also unerlässlich, um sicherzustellen, dass die bereitgestellten Daten sinnvoll sind. Regelmässige Besprechungen, in denen Teams und Abteilungen ihre Sichtweisen auf die Daten teilen, können dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden. Zudem ist es wichtig, klare Kommunikationswege und Verantwortlichkeiten für die Datenanalyse festzulegen.
• Nicht angepasste BI-Tools: In einigen Fällen können falsche Fragestellungen auf den Einsatz ungeeigneter Tools zurückzuführen sein. Wenn Ihr Unternehmen eine veraltete Software verwendet, die nicht den spezifischen Anforderungen entspricht, können falsche Fragen gestellt werden. Eine Lösung hierfür besteht darin, neue BI-Tools einzusetzen, die auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und Ihrer Daten zugeschnitten sind. Daher sollten Sie regelmässig überprüfen, ob die von Ihnen verwendete Software noch den aktuellen Anforderungen entspricht.
• Veraltete Methoden: Auch das Festhalten an alten Methoden kann ein Grund für falsche Fragestellungen sein. So können neue Methoden Ihnen andere Fragen ermöglichen, als das bei älteren Methoden der Fall war, und Ihnen eine effektivere Nutzung Ihrer Daten ermöglichen. Gleichzeitig kann es vorkommen, dass sich Ihr Unternehmen schlichtweg weiterentwickelt hat und bisherige Fragen nicht mehr relevant sind. Daher sollten Sie die Fragen regelmässig auf ihre Relevanz überprüfen und darauf achten, dass Sie stets auf dem neuesten Stand der Technik sowie der Trends in der Datenerhebung und -analyse bleiben.

Beispiele für die richtigen Fragen

Hier einige beispielhafte Fragen, die Sie mit Business Intelligence Software beantworten können.

1. Vertrieb / Marketing:

• Welche Produkte verkaufen sich am besten? Welche sollten aus dem Sortiment genommen werden?
• Gibt es saisonale Trends in den Verkaufszahlen, die bei der Bestandsplanung berücksichtigt werden müssen?
• Wie beeinflussen Werbekampagnen die Kundennachfrage und den Umsatz?

2. Finanzdienstleistungen:

• Welche Kundengruppen haben das höchste Risiko für Kreditausfälle, und wie können wir diese Risiken minimieren?
• Wie entwickeln sich die Zinsraten, und wie wird sich dies auf unsere Investitionsstrategie auswirken?
• Wie können wir betrügerische Transaktionen in Echtzeit erkennen?

3. Produktion und Fertigung:

• Wie können wir die Produktionsauslastung optimieren, um die Effizienz zu steigern?
• Wie sollten Maschinen oder Anlagen am besten gewartet werden, um Ausfallzeiten zu minimieren?
• Wie können wir den Energieverbrauch in der Produktion reduzieren, um Kosten zu senken?

4. Logistik und Lieferkettenmanagement:

• Wie können wir die Lieferkettenkosten senken und gleichzeitig die Lieferzuverlässigkeit erhöhen?
• Welche Lieferanten haben die besten Lieferleistungen, und wie können wir unsere Beschaffungsstrategie optimieren?
• Wie können wir die Lagerbestände reduzieren, um Kapital freizusetzen, ohne die Lieferfähigkeit zu gefährden?

Fazit

In der Business Intelligence ist es von entscheidender Bedeutung, die richtigen Fragen zu stellen, um datengesteuerte Entscheidungen zu ermöglichen. Falsche Fragestellungen können zu unzuverlässigen Analysen führen und somit auch zu fehlerhaften Entscheidungen. Daher ist es wichtig, sich bereits vor der Beschaffung einer Business Intelligence Software zu überlegen, welche Fragen Sie von dem System beantwortet bekommen wollen und mit welchen Daten die Fragen beantwortet werden können.

Eine gute BI Software wie myPARM BI^act kommt bereits mit einigen fertigen Dashboards, sodass Ihnen bei der Einführung der Software die richtige Fragestellung erleichtert wird. Darüber hinaus helfen wir von der Parm AG gerne beim Erstellen neuer Dashboards und unterstützen Sie mit unserer Erfahrung dabei, die richtigen Fragen zu stellen und sie mit den zur Beantwortung nötigen Daten zu verbinden. Gerne unterstützen wir Sie auch mit Schulungen dabei, myPARM BI^act optimal zu nutzen und die Software an Ihre Bedürfnisse und Fragen anzupassen.

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