Das magische Dreieck im Projektmanagement

Die Balance zwischen Leistung, Kosten und Zeit finden

Die drei Dimensionen

Um die drei Dimensionen des magischen Dreiecks optimal ausbalancieren zu können, sollte ein Projektleitender ein grosses Verständnis dafür haben, wie sie beeinflussbar sind und an welcher Stelle Möglichkeiten bestehen, um sich im Laufe eines Projektes auf Änderungen einzustellen. Daher muss klar sein, aus welchen Bestandteilen sie zusammengesetzt sind.

1. Kosten

Diese Dimension beinhaltet nicht nur das reine Budget eines Projektes, sondern auch die verfügbaren Ressourcen. Das liegt daran, dass die Ressourcen sich auf einen finanziellen Wert zurückführen lassen. Soll beispielsweise zusätzliches Personal das Projekt unterstützen, werden neue Geräte oder zusätzliche Räume benötigt, verursacht all dies höhere Kosten. Daher gehören zu diesem Punkt u. a.:

• Das Budget, also der finanzielle Rahmen des Projektes
• Die Anzahl der Teammitglieder
• Verfügbare Ausstattung und Geräte
• Verfügbare Geschäftsräume

2. Zeit

Auch die Dimension Zeit geht über die reine Projektlaufzeit hinaus. Inbegriffen sind u. a.:

• Der Projektzeitplan sowie die Anzahl der Projektphasen
• Geleistete Arbeitsstunden für das Projekt
• Zeit, die für Planung und Strategie benötigt wird
• Interne Kalender und Zielvorgaben

3. Leistung

Die Leistung eines Projektes beinhaltet sowohl den Umfang der Projektergebnisse als auch deren Qualität und wird bei klassischen Projekten schon vor dem zeitlichen Rahmen sowie dem Kostenrahmen festgelegt. Dazu gehören:

• Leistungsumfang
• Detaillierungsgrad des Endproduktes, z. B. Anzahl und Komplexität der Funktionen
• Qualität der Ergebnisse
• Menge der Endprodukte oder Anzahl der Produktentwicklungen

Unser Tipp: Bei klassisch geleiteten Projekten kann es im Laufe eines Projektes zum sogenannten Scope Creep kommen, also einer Ausweitung der Leistung ohne eine gleichzeitige Anpassung von Budget und Zeit. Daher ist es wichtig, dass der geplante Leistungsumfang und seine Qualität vor Projektbeginn dokumentiert und abgesegnet werden. Jede Änderung sollte ebenfalls dokumentiert und ihre Auswirkungen analysiert sowie entsprechende Anpassungen in Budget und Zeitplanung vorgenommen werden. So können die Änderungen, auch im Hinblick auf Budget und Zeit abgesegnet werden.

Wie die drei Dimensionen zusammenhängen

Im magischen Dreieck gibt es zwei verschiedene Arten von Beziehungen. Einerseits ist die Beziehung zwischen der zu erbringenden Leistung und den anderen beiden Variablen direkt proportional. Das bedeutet, die Leistung bewegt sich in dieselbe Richtung wie Zeit und Kosten. Nimmt die Leistung eines Projektes also zu, weil beispielsweise der Umfang vergrössert oder die Qualität gesteigert wird, müssen auch die verfügbare Zeit und / oder die Kosten angepasst werden.
Beim Zusammenhang zwischen Kosten und Zeit handelt es sich dagegen um ein umgekehrt proportionales Verhältnis, bei dem die Variablen sich in entgegengesetzte Richtungen bewegen. Sollen Kosten gesenkt werden, muss also die Zeit verlängert werden. Soll ein Projekt schneller abgeschlossen werden, verringert sich also die Dimension Zeit, steigen die Kosten.
Daraus ergeben sich folgende Erkenntnisse:

So hilft das magische Dreieck im Projektmanagement

Es ist sehr unwahrscheinlich, dass es im Laufe der Umsetzung eines Projektes bei keiner der Dimensionen des magischen Dreiecks zu Änderungen kommt. Daher ist der zentrale Gedanke hinter dem Konzept, dass ein Projekt nicht erfolgreich sein kann, wenn alle drei Dimensionen starr fixiert sind. Um ein wenig Spielraum für eventuell nötige Anpassungen zu haben, sollte also mindestens einer der Punkte flexibel sein. Daher sollten Sie Ihren Schwerpunkt mit Bedacht wählen und mit den Stakeholdern Ihres Projektes abstimmen. So hilft Ihnen das magische Dreieck bei der Projektplanung und -steuerung, beim Controlling, aber auch beim Risikomanagement und Change Management. Liegt der Schwerpunkt auf der Einhaltung des Zeitplans ist es beispielsweise ratsam, sich bereits vor Projektstart ein zusätzliches Budget für eventuell notwendige weitere Ressourcen genehmigen zu lassen oder zu klären, welche Leistungen optional sind. Liegt Ihr Fokus dagegen auf der Einhaltung des Budgets sollten Sie klar kommunizieren, dass der Endtermin des Projektes verschoben werden muss oder der Leistungsumfang verringert, wenn es zu unvorhergesehenen Änderungen kommen sollte.

Unser Tipp: Um bereits vor Projektbeginn für Klarheit zu sorgen und im Falle von Änderungen genau zu wissen, wie vorgegangen werden sollte, sollten Sie die wichtigsten Punkte bereits im Projektauftrag oder Projekthandbuch dokumentieren. Das beinhaltet:

• Die Präferenzen des Kunden, falls Anpassungen vorgenommen werden müssen
• Ein eventuell vorab genehmigtes Notfall-Budget
• Eine Liste der wahrscheinlichsten Veränderungen, sowie möglicher Handlungspläne für die diese, in denen die Auswirkungen auf Zeit, Kosten und Leistung beschrieben werden

Behalten Sie alle drei Dimensionen während der Projektumsetzung stets im Blick, sodass Sie jederzeit auf Änderungen reagieren können oder sich Massnahmen überlegen können, falls eine Änderung eintritt.

Unterschiede im klassischen und agilen Projektmanagement

Im traditionellen Projektmanagement geht man davon aus, dass die Leistung fix ist, da diese in Bezug auf Umfang und Qualität beispielsweise im Lastenheft definiert wird. Kosten und Zeit sind in diesem Fall flexibler. Sie werden zwar geplant, können sich aber ändern, wenn dies nötig ist.
Das agile Projektmanagement dreht diese Sicht allerdings um, sodass Kosten und Zeit fixiert sind, die Leistung aber angepasst wird. Das liegt daran, dass die iterative Planung beispielsweise bei Scrum sogenannte Sprints nutzt, in welchen die Leistung erbracht wird. Ihre Anzahl, bzw. Dauer ist in der Regel fixiert, wodurch auch die Kosten eines Projektes gut abschätzbar sind. So ist es die Leistung, die variabel ist.

Erweiterungen des magischen Dreiecks

Heute reicht es im Projektmanagement oftmals nicht mehr, sich auf drei Dimensionen zu konzentrieren. Daher wird die Dimension Leistung oftmals unterteilt in Qualität und Inhalt. Man spricht dann vom magischen Viereck oder dem Teufelsquadrat.
Zudem kann das magische Dreieck um den allumfassenden Faktor Kundenzufriedenheit erweitert werden, bei dem es um die Zufriedenheit aller Stakeholder geht. Da diese meist unterschiedliche Ansprüche an ein Projekt haben, ist es wichtig, dass auf die Bedürfnisse aller Projektbeteiligten eingegangen wird.

Fazit

Das magische Dreieck eignet sich gut zur Visualisierung der Zusammenhänge der wichtigsten Faktoren im Projektmanagement: Zeit, Kosten und Leistung. So wird schnell klar, dass diese Dimensionen ausbalanciert sein sollten und dass die Änderung einer Dimension eine Änderung der anderen Dimensionen nach sich zieht. Eine realistische Einschätzung aller drei Faktoren zu Projektbeginn sowie das Setzen der richtigen Prioritäten und eine klare Kommunikation sind also von hoher Bedeutung für den Erfolg eines Projektes.
Mit einer Projektmanagementsoftware wie myPARM können Sie alle drei Dimensionen jederzeit im Blick behalten und so Massnahmen ergreifen, wenn sich an einer Dimension etwas ändern sollte. Dabei hilft ihnen ein Echtzeit-Reporting in Dashboards mit allen wichtigen Kennzahlen sowie ein Frühwarnsystem. Sollten Änderungen an einer der Dimensionen auftreten, erkennen Sie innerhalb der Software schnell, wie sich diese Änderungen auf die weiteren Faktoren auswirken und daher auch wie sie eingreifen können.

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