Auswahl der richtigen BI-Software

In wenigen Schritten zur optimalen Lösung

In sieben Schritten zur optimalen BI-Software

1. Kick-Off

In einem ersten Meeting mit Ihrem Kernteam legen Sie nicht nur fest, welche Schritte zur Auswahl der richtigen Software unternommen werden sollten, sondern definieren auch, wer ausser Ihrem Kernteam an der Softwareauswahl beteiligt werden sollte. Ein solches Kernteam besteht in aller Regel aus den wichtigsten Fachanwendern, sowie den nötigen Kollegen aus der IT-Abteilung. Legen Sie im Team fest, ob die Anforderungen an die Software in Workshops oder in Interviews gesammelt werden und wer daran teilnehmen soll. Interviews haben den Vorteil, dass jeder Beteiligte Zeit hat, um seine Bedürfnisse und Anforderungen genau zu formulieren. Workshops dagegen bringen durch die Gruppendynamik oft noch zusätzliche Ideen hervor.

2. Ist-Zustand analysieren und Anforderungen festlegen

Nehmen Sie sich im Folgenden die Zeit, den aktuellen Zustand in Ihrem Unternehmen zu analysieren sowie sämtliche Anforderungen, die an die neue Software gestellt werden, zu sammeln. Besprechen Sie dabei, wie Daten aktuell gesammelt und analysiert werden, wo es Schwierigkeiten gibt und wie eine BI-Software unterstützend wirken kann. Auf diese Weise können Sie einen Katalog an Anforderungen zusammenstellen. Dabei gibt es vier Kategorien:

• Funktionale Anforderungen:
  Sammeln Sie alle Funktionen, die gewünscht werden. Welchen Funktionsumfang die Software letztlich haben sollte, wird auch von ihrem späteren Einsatzbereich vorgegeben. Viele BI-Systeme sind flexibel anwendbar, haben allerdings einen Fokus auf spezifische Bereiche oder Funktionen. Klären Sie auch, auf welche Funktionen auf keinen Fall verzichtet werden kann und welche optional sind.
• Technische Anforderungen:
  Die technischen Anforderungen befassen sich mit Themen wie Datensicherheit, Datenschutz, notwendige Leistung, Plattformen, Betriebssystemen und Datenbanktechnologie. Auch notwendige Schnittstellen zu aktuell genutzten Systemen müssen hierbei bedacht werden, damit die ausgewählte Software optimal in Ihre EDV-Landschaft integriert werden kann.
• Organisatorische Anforderungen:
  Bei diesem Punkt geht es beispielsweise um das Thema Berechtigungen. Sollen alle Nutzer auf alle Funktionen und Daten Zugriff haben, oder soll es unterschiedliche Berechtigungen für unterschiedliche Nutzergruppen geben? Wie sollen Berechtigungen gehandhabt werden?
• Allgemeine Anforderungen:
  Zusätzlich kann es auch allgemeine Anforderungen geben, z. B. kann es wichtig sein, dass der Softwaresupport in einer bestimmten Sprache angeboten wird, sie möchten einen Anbieter aus Ihrem Heimatland oder möchten Referenzen aus einem ähnlichen Unternehmenssektor vorgezeigt bekommen. Auch die Zukunftssicherheit des Anbieters oder die voraussichtliche Implementierungszeit können wichtige Kriterien sein.

Wichtig ist, in diesem Schritt alle Stakeholder einzubeziehen. Berücksichtigen Sie daher nicht nur die späteren Hauptnutzer der Software, sondern beziehen Sie auch das Management oder Nutzer mit ein, die nur gelegentlich Informationen aus der BI-Software benötigen, bzw. fertige Reports vorgelegt bekommen. Nur auf diese Weise erhalten Sie eine vollständige Übersicht über die Anforderungen.
Bedenken Sie auch, dass sich Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können. Daher kann es sinnvoll sein, in einem iterativen Prozess die Anforderungen zu analysieren und die Liste bei Bedarf zu ändern.

3. Kriterien definieren

Haben Sie sämtliche Anforderungen erhoben, können Sie diese in Kriterien für die Softwareauswahl umwandeln. Wägen Sie dabei ab, wie wichtig die Kriterien jeweils sind, um herauszufinden, welche Kernkriterien Ihre zukünftige BI-Software auf jeden Fall mit sich bringen sollte.
Der fertige Katalog an Kriterien sollte im Anschluss von allen Beteiligten abgesegnet werden.

4. Produktrecherche

Nun können Sie anfangen, geeignete BI-Lösungen zu suchen. Kein einfaches Unterfangen, denn es gibt unzählige Optionen auf dem Markt und es werden stetig mehr. Anhand Ihrer Kernkriterien können Sie aber schnell eingrenzen, ob eine Lösung generell infrage kommt oder nicht. Auf diese Weise erhalten Sie eine Long List mit maximal 20 bis 30 Softwarelösungen. Die Liste können Sie im Anschluss auf eine Short List von drei bis fünf Lösungen eingrenzen, indem Sie sie mit den weiteren Kriterien eingrenzen.

5. Eignung evaluieren

Um mehrere BI-Lösungen miteinander zu vergleichen und die optimale Software für Ihr Unternehmen auszuwählen, sollten Sie nun Demo-Termine mit den Anbietern Ihrer Short List vereinbaren. Auf diese Weise können Sie nochmal genau abfragen, wie weit die angebotene Lösung mit Ihren Anforderungen übereinstimmt und sie in Anwendung sehen. Unter Umständen können Sie auf diese Weise Ihre Liste noch weiter eingrenzen.
Anschliessend sollten die übrig gebliebenen Lösungen detailliert und gründlich überprüft werden. Hierbei sind nicht nur die verschiedenen Funktionen wichtig, sondern auch die Benutzerfreundlichkeit. Viele Anbieter ermöglichen Ihnen einen kostenlosen Test oder einen Pilotbetrieb. Alternativ können Sie einen Proof of Concept (PoC) nutzen. Hierbei zeigt der Softwareanbieter an einer Aufgabenstellung Ihres Unternehmens, wie die benötigten Funktionen in der Software umgesetzt sind.
Unser Tipp: Nehmen Sie sich ausreichend Zeit für diesen Schritt und testen Sie die verschiedenen Optionen so gut wie möglich. Bereiten Sie dafür Aufgabenstellungen vor, die Sie beim Testen unterstützen oder die Sie für den PoC an die Anbieter weitergeben. Auch ein Bewertungsbogen anhand der ursprünglich ausgewählten Anforderungskriterien kann Sie bei der Beurteilung der Möglichkeiten unterstützen.

6. Implementierungsaufwand und Kosten abschätzen

Auch der Aufwand für die Implementierung der Software sowie die durch die Software entstehenden Kosten spielen eine wichtige Rolle bei der Auswahl. Klären Sie daher für alle Optionen die folgenden Punkte:

• Benötigte Zeit für die Implementierung der Software
• Kosten für Hardware, eventuelles Hosting der Software oder die Nutzung in einer Cloud
• Zeitaufwand für eine eventuelle Installation der Software
• Lizenzkosten
• Wartungskosten
• Kosten für Beratungsleistungen
• Kosten und Zeitaufwand für allenfalls nötige Anpassungen der Software
• Kosten und Zeitaufwand für Schulungen der Führungskräfte und Mitarbeitenden
• Kosten für die Integration der Software in Ihre EDV-Landschaft

7. Auswahl

Nun können Sie mit Ihrem Kernteam eine fundierte Entscheidung für eine der Softwarelösungen treffen. Wägen Sie sorgfältig und detailliert ab, welche Option für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist.

Fazit

Die Entscheidung für eine BI-Software sollte sorgfältig getroffen werden, da in Ihrem Unternehmen langfristig mit derselben Software gearbeitet werden sollte, um den grösstmöglichen Nutzen aus der Software zu ziehen. Dafür sollten alle notwendigen funktionalen, technischen, organisatorischen und allgemeinen Anforderungen sowie der entstehende Aufwand kritisch abgewägt werden und alle Stakeholder mit in den Auswahlprozess einbezogen werden. Bedenken Sie ausserdem, dass sich die Anforderungen im Laufe der Zeit ändern können und es daher möglich sein sollte, die Software zukünftig daran anzupassen.

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