Zeitmanagement im Projekt: Eat-that-Frog

Höhere Produktivität dank richtiger Priorisierung von Aufgaben

Was ist die Methode Eat-that-Frog?

Eat-that-Frog ist eine Methode zur Steigerung der Produktivität, die von dem Autor und Motivationscoach Brian Tracy entwickelt wurde. Die Idee dahinter ist, dass man jeden Tag mit der schwierigsten Aufgabe beginnen sollte. Wird diese schnell erledigt, arbeitet man laut Tracy den restlichen Tag mit einem guten Gefühl und einer erhöhten Motivation weiter. Die Methode basiert darauf, dass unangenehme Aufgaben oft aufgeschoben werden und man am Ende des Tages zu müde und unmotiviert ist, um sie anzugehen. Durch das Anpacken der schwierigsten Aufgabe zu Beginn des Tages, also durch das sprichwörtliche «Schlucken der Kröte», wird man dagegen nicht nur produktiver, sondern auch selbstbewusster und motivierter für die weiteren Aufgaben des Tages.
Die Metapher mit dem Frosch bezieht sich auf ein Zitat von Mark Twain und darauf, dass es für die meisten Menschen sehr unangenehm wäre, einen Frosch verspeisen zu müssen:

«Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.»

Mark Twain

Genauso kann es manchmal sehr schwierig sein, sich dazu zu motivieren, eine unangenehme Aufgabe anzugehen. Bemüht man sich aber, die Aufgabe gleich am Morgen so schnell wie möglich hinter sich zu bringen und beginnt einfach damit, stellt man häufig fest, dass die Aufgabe leichter wird. So hat man die schwierigste Aufgabe gemeistert und kann stolz auf sich selbst sein. Das verleiht einem Schwung für den Tag und macht den Kopf frei für andere Aufgaben.

So funktioniert Eat-that-frog

Das Konzept von Eat-that-Frog ist einfach: Jeden Abend wird eine Liste mit allen Aufgaben erstellt, die am nächsten Tag erledigt werden müssen. Danach wird die schwierigste Aufgabe herausgesucht, sodass man sich bei Arbeitsbeginn sofort daran machen kann, diese Aufgabe zu erledigen. Sobald man damit fertig ist, kann man mit einem guten Gefühl weiterarbeiten und die anderen Aufgaben auf der Liste angehen. Diese Methode hilft also dabei, den Fokus zu behalten und die richtigen Prioritäten zu setzen.

Schritt 1: Listen Sie all Ihre Aufgaben auf

Schreiben Sie am Vorabend alle Aufgaben auf, die Sie am nächsten Tag erledigen müssen – unabhängig davon, wie wichtig oder unangenehm sie sind.

Schritt 2: Identifizieren Sie den Frosch

Um den „Frosch“ zu identifizieren, sollten Sie jede Aufgabe bewerten und anschliessend die schwierigste Aufgabe auswählen. Berücksichtigen Sie dabei folgende Faktoren:

• Dringlichkeit: Welche Aufgabe muss zuerst erledigt werden, weil sie zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig sein muss? Wie lange benötigen Sie für die Aufgabe? Der «Frosch» ist nicht unbedingt die dringlichste Aufgabe, allerdings ist dies ein wichtiges Kriterium, das Sie mit in Betracht ziehen sollten, sodass Sie später nicht unter Druck geraten.
• Schwierigkeit: Welche Aufgabe ist am schwierigsten? Die Schwierigkeit einer Aufgabe ist häufig sehr subjektiv, denn jeder Mensch hat seine Stärken und Schwächen. Während es für den einen ein schier unüberwindbares Problem sein kann ein unangenehmes Telefonat zu führen, ist es für eine andere Person evtl. Kennzahlen in eine Excel-Datei zu übertragen. Fragen Sie sich auch, ob eine für Sie schwierige Aufgabe tatsächlich nur von Ihnen persönlich erledigt werden kann, oder ob Sie sie an jemanden übertragen können, dem die Aufgabe leichtfällt. Häufig ist der Frosch des Tages diejenige Aufgabe, die Sie am liebsten delegieren oder verschieben würden, da das die Aufgabe ist, die für Sie am unangenehmsten ist.
• Auswirkungen: Welche Aufgabe hat die grösste Auswirkung auf Ihre Ziele und Projekte? Das können einerseits Auswirkungen auf Ihr Unternehmen oder Ihr Team sein, aber auch Auswirkungen auf Sie persönlich, wie beispielsweise Ihre persönliche oder berufliche Entwicklung.
• Zeiteinsatz: Oftmals können wir unseren Tagesablauf nicht genau planen, da immer wieder unerwartete Dinge passieren. Daher ist es wichtig, dass Sie zu Tagesbeginn genau überlegen, wie Sie Ihre Zeit am wertvollsten einsetzen können. Schätzen Sie die einzelnen Aufgaben also möglichst genau ein oder teilen Sie sie in kleinere Aufgaben ein, die schneller zu erledigen sind.
  Wägen Sie diese Kriterien sorgfältig ab, um die richtigen Prioritäten für den Tag zu setzen. An manchen Tagen kann es auch vorkommen, dass Sie mehrere Frösche identifizieren. Versuchen Sie die Frösche daher anhand der oben genannten Kriterien zu priorisieren und arbeiten Sie sie fokussiert nacheinander ab.

Schritt 3: Machen Sie sich sofort an die schwierigste Aufgabe

Es ist sinnvoll, die ersten beiden Punkte schon am Vorabend zu erledigen, damit Sie morgens sofort mit der schwierigsten Aufgabe beginnen können, ohne sich von anderen Dingen ablenken zu lassen. Fokussieren Sie sich zunächst daher ganz darauf, diese Aufgabe zu erledigen, anstatt erst E-Mails zu lesen oder Ihre To-Do-Liste zu überprüfen. Achten Sie auch während der Bearbeitung der Aufgabe darauf, dass sie möglichst störungsfrei arbeiten können, sodass die Aufgabe schnell abgeschlossen werden kann.

Schritt 4: Belohnen Sie sich

Nach dem Abschluss der schwierigsten Aufgabe sollten Sie sich eine kurze Pause gönnen, um sich zu belohnen und neue Energie zu sammeln.

Schritt 5: Machen Sie mit den übrigen Aufgaben weiter

Gehen Sie nun die Liste Ihrer Aufgaben durch und erledigen Sie die verbleibenden Aufgaben in der Reihenfolge, in der Sie sie für wichtig halten.

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre Fortschritte

Am Ende des Tages sollten Sie überprüfen, wie weit Sie gekommen sind, und überlegen, ob es noch Aufgaben gibt, die Sie morgen erledigen sollten. Aktualisieren Sie Ihre To-Do-Liste und legen Sie den Frosch für den nächsten Tag fest.

Vorteile von Eat-that-Frog

• Steigerung der Produktivität: Indem man sich sofort an die schwierigste Aufgabe des Tages macht, kann man sie schnell hinter sich bringen und den Rest des Tages produktiver und motivierter arbeiten.
• Reduzierung von Stress und Angst: Unangenehme Aufgaben können Stress und Angst verursachen, wenn man sie ständig aufschiebt. Durch die sofortige Erledigung dieser Aufgaben kann man diese negativen Emotionen reduzieren und bemerkt häufig, dass die Aufgaben gar nicht so schlimm waren, wie gedacht.
• Stärkung des Selbstbewusstseins: Nach dem Abschluss einer schwierigen Aufgabe fühlt man sich erfolgreich, was wiederum das Selbstbewusstsein und die Motivation für die weiteren Aufgaben des Tages erhöht.
• Einfache Anwendbarkeit: Die Methode ist einfach anzuwenden und kann in den Arbeitsablauf integriert werden, ohne dass grosse Veränderungen notwendig sind.

Nachteile von Eat-that-Frog

• Startschwierigkeiten: Es kann eine Herausforderung sein, sich an die Methode zu gewöhnen, insbesondere, wenn man es gewohnt ist, unangenehme Aufgaben aufzuschieben. Auch die Priorisierung der Aufgaben kann anfangs etwas schwierig sein. Mit etwas Zeit und Übung können Sie sich allerdings an die neue Methode gewöhnen und werden schnell ihre Vorteile erkennen.
• Nicht für komplexe Aufgaben: Die Methode ist am besten geeignet für einfache, klare Aufgaben. Komplexere und langwierige Aufgaben können sich als schwieriger erweisen, wenn man versucht, sie als erste Aufgabe des Tages zu erledigen. Das liegt auch daran, dass es einen unter Druck setzen kann, wenn man den ganzen Tag an einer wichtigen Aufgabe arbeiten muss. Daher ist es sinnvoll, diese Aufgaben in kleinere Arbeitspakete zu unterteilen, die Sie leichter bearbeiten können.
• Geringe Flexibilität: Da man sich an eine bestimmte Reihenfolge halten muss, kann es schwierig sein, unerwartete Aufgaben oder Veränderungen im Tagesplan zu berücksichtigen. Gleichzeitig benötigt diese Vorgehensweise eine grosse Disziplin und kann somit für Menschen, die gerne flexibler arbeiten, eine Herausforderung darstellen.
• Ablenkungen: Es ist leicht, abgelenkt zu werden, während Sie an einer wichtigen Aufgabe arbeiten, oder sogar bereits, bevor Sie damit begonnen haben. Geben Sie daher Ihrem Frosch die Priorität vor allem anderen und halten Sie sich daran. Versuchen Sie bereits im Vorfeld sämtliche Ablenkungen zu verhindern. Schalten Sie beispielsweise Ihr Telefon aus, öffnen Sie Ihr E-Mail-Postfach nicht und bitten Sie die Kollegen darum, sie bei der Bearbeitung des Frosches nicht zu stören.
• Der Frosch kann nicht gleich morgens erledigt werden: Auch mit von aussen vorgegebenen Einschränkungen, beispielsweise weil der Frosch ein Termin am Nachmittag ist oder ein Telefonat mit einem Kunden, der morgens nicht erreichbar ist, können Sie mit der Eat-that-Frog-Methode arbeiten. Sorgen Sie in diesem Fall dafür, dass Ihr Frosch tatsächlich sofort dann erledigt wird, wenn es möglich ist – ohne Ausreden oder Aufschieben. Ihr Meeting ist um 14 Uhr oder der Kunde ist ab 13 Uhr wieder erreichbar? Dann halten Sie sich an genau diesen Termin und erledigen Sie die Aufgabe sofort.

Anpassungen der Methode

Die Eat-that-Frog-Methode kann an die unterschiedlichen Bedürfnisse und Arbeitsstile der Anwender angepasst werden. Einige Menschen können beispielsweise mehrere „Frosch-Aufgaben“ pro Tag haben, während andere eine einzige schwierige Aufgabe pro Tag bewältigen möchten.
Die Methode kann ausserdem mit anderen Zeitmanagement-Methoden wie Pomodoro, GTD (Getting Things Done) oder dem Eisenhower-Prinzip kombiniert werden, um eine optimale Effektivität zu erzielen. Dies hängt ganz von Ihrem Arbeitsstil und Ihren Bedürfnissen ab. Es ist wichtig, die verschiedenen Methoden zu testen und zu überprüfen, welche am besten für Sie funktioniert.

So wird Eat-that-Frog noch effektiver

• Pflegen Sie eine Aufgabenliste: Notieren Sie alle aufkommenden Aufgaben direkt auf einer Aufgabenliste und streichen Sie die Aufgaben, die sie bereits erledigt haben. Das sorgt nicht nur dafür, dass Sie keine Aufgabe vergessen, sondern kann auch einen motivierenden Effekt haben. Für die Liste können Sie Zettel und Stift, eine To-Do-Liste auf Ihrem Smartphone, aber auch ein praktisches Kanban-Board verwenden.
• Vermeiden Sie Ablenkungen: Versuchen Sie Ablenkungen wie Telefonate, E-Mails und Nachrichten so weit wie möglich zu vermeiden, während Sie an Ihrer schwierigsten Aufgabe arbeiten. Auf diese Weise können Sie sich vollkommen darauf konzentrieren und werden sie schnell hinter sich bringen.
• Machen Sie Pausen: Insbesondere bei aufwändigen Aufgaben ist es sehr wichtig, sich ausreichend Zeit für Pausen zu nehmen. Hier kann es helfen, die Aufgaben in kleinere Einheiten einzuteilen und Eat-that-Frog beispielsweise mit der Pomodoro-Technik zu kombinieren, um Ihre Produktivität noch weiter zu erhöhen, regelmässige Pausen einzuplanen und motivierter mit dem Frosch beginnen zu können.
• Belohnen Sie sich: Belohnen Sie sich, wenn Sie eine schwierige Aufgabe erfolgreich abgeschlossen haben, um Ihre Motivation und Ihren Fokus für die weiteren Aufgaben des Tages aufrechtzuerhalten. Die schwierigste Aufgabe des Tages in Ihrer To-Do-Liste abzuhaken oder durchzustreichen kann bereits einen motivierenden Effekt haben.
• Bleiben Sie flexibel: Die Eat-that-Frog-Methode ist ein allgemeiner Ansatz für Zeitmanagement. Seien Sie bereit, Anpassungen vorzunehmen, wenn Sie merken, dass etwas nicht funktioniert oder die Prioritäten des Tages sich ändern.

Eat-that-frog im Projektmanagement

Auch im Projektmanagement kann die Methode sinnvoll angewendet werden, indem Sie Ihnen hilft, die zahlreichen Aufgaben von Ihnen und Ihrem Team zu priorisieren. Der Fokus liegt hierbei also nicht mehr nur auf Ihren eigenen Aufgaben, sondern auf der Teamarbeit.
Haben Sie klare Ziele für Ihr Projekt definiert, können Sie anhand dieser Ziele jeden Tag bestimmen, welche Aufgaben die wichtigsten für den Erfolg Ihres Projektes sind und welche daher als erstes bearbeitet werden sollten. Wichtig ist bei der Anwendung von Eat-that-Frog im Projektmanagement, dass Sie eng mit Ihrem Team zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben effektiv sowie effizient bearbeitet werden und sie gleichzeitig das grosse Ganze nicht aus dem Blick verlieren. Verfolgen Sie ausserdem den Projektfortschritt regelmässig und seien Sie bereit Anpassungen vorzunehmen, wenn etwas nicht funktioniert. Belohnen Sie zudem Ihr Team, wenn schwierige Aufgaben erledigt worden sind oder besondere Meilensteine erreicht wurden, um das Team für das weitere Projekt zu motivieren.

Fazit

Die Eat-that-Frog-Methode ist ein wirksames und einfaches Werkzeug für das Zeitmanagement, das es ermöglicht, die wichtigsten Aufgaben des Tages effektiv und effizient zu erledigen. Die Methode kann auch erfolgreich im Projektmanagement eingesetzt werden, indem man Prioritäten setzt, den Fortschritt verfolgt und bereit ist, Anpassungen vorzunehmen, wenn erforderlich.

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