So kann ChatGPT im Projektmanagement helfen

Effizientere Projektarbeit und höhere Erfolgschancen dank KI

Was ist ChatGPT?

ChatGPT (Generative Pre-trained Transformer) ist ein künstlicher Intelligenz-basierter Sprachgenerator, der von OpenAI entwickelt wurde. Die KI nutzt tiefes Lernen (Deep Learning), um natürliche Sprache zu verstehen und zu generieren. ChatGPT kann verwendet werden, um automatisch Texte zu schreiben, Fragen zu beantworten und sogar Prozesse auszuführen, die normalerweise von Menschen durchgeführt werden.

Welche Auswirkungen hat ChatGPT auf das Projektmanagement?

Fragen wir doch erst einmal die KI selbst, welche Auswirkungen sie ihrer Meinung nach auf das Projektmanagement hat:

ChatGPT hat mehrere Auswirkungen auf das Projektmanagement:

• Automatisierung von Aufgaben: ChatGPT kann Projektmanagement-Aufgaben wie die Erstellung von Projektplänen, die Überwachung von Fortschritt und Budget sowie die Erstellung von Dokumentationen automatisieren.
• Erhöhung der Effizienz: Durch die Automatisierung von Aufgaben kann ChatGPT dazu beitragen, Prozesse schneller und genauer auszuführen und Ressourcen effektiver zu verwalten.
• Risikominimierung: ChatGPT kann Projektmanager dabei unterstützen, Risiken frühzeitig zu erkennen und Lösungen vorzuschlagen, was dazu beiträgt, das Projektrisiko zu minimieren.
• Unterstützung bei der Kommunikation und Zusammenarbeit: ChatGPT kann Projektteams bei der Entwicklung von Kommunikationsplänen und beim Austausch von Projektdaten unterstützen.
• Erhöhung der Transparenz: Durch die Automatisierung von Berichterstattung und Dokumentation kann ChatGPT dazu beitragen, das Projekt für alle Beteiligten transparenter zu machen.

Wie kann ChatGPT im Projektmanagement helfen?

Natürlich möchten wir auch ganz konkret wissen, wie die künstliche Intelligenz helfen kann und wollen das auch gleich testen. ChatGPT sagt dazu:

Ich kann beim Projektmanagement auf verschiedene Weise helfen, je nach den spezifischen Anforderungen und Zielen des Projekts. Einige Beispiele können sein:

• Erstellung von Projektplänen: Ich kann verwendet werden, um Projektpläne zu erstellen, indem ich Aufgaben, Zeitpläne und Abhängigkeiten automatisch generiere.
• Erstellung von Projektstatusberichten: Ich kann verwendet werden, um Projektstatusberichte automatisch zu erstellen, indem ich Daten aus Projektmanagement-Tools analysiere und in lesbare Berichte umwandele.
• Unterstützung bei Meetings: Ich kann verwendet werden, um Protokolle von Projektmeetings automatisch zu erstellen, indem ich die gesprochenen Worte transkribiere und in schriftliche Notizen umwandele.
• Erstellung von Schulungsunterlagen: Ich kann verwendet werden, um Schulungsunterlagen für Projektteams automatisch zu erstellen, indem ich relevante Informationen aus Projektdokumenten und -daten extrahiere und in leicht verständliche Unterlagen umwandele.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ich ein automatisiertes Tool bin und daher nicht immer in der Lage sein werde, die komplexen Anforderungen und Anforderungen des Projektmanagements vollständig zu erfüllen. Es ist daher wichtig, mich als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen und Urteilsvermögen zu verwenden.

Unterstützung bei der Erstellung von Dokumenten

ChatGPT kann also verwendet werden, um beispielsweise Projektstatusberichte automatisch zu erstellen, indem es Daten aus Projektmanagement-Tools analysiert und in lesbare Berichte umwandelt. Genauer nachgefragt erklärt die künstliche Intelligenz, dass dazu mehrere Schritte durchlaufen werden:

1. Sammeln von Projektdaten: Ich kann verwendet werden, um relevante Projektdaten wie Aufgabenfortschritt, Ressourcennutzung und Budget aus verschiedenen Quellen wie Projektmanagement-Tools, E-Mails und anderen Dokumenten zu sammeln.
2. Analyse der Projektdaten: Die gesammelten Projektdaten kann ich analysieren, um wichtige Trends, Herausforderungen und Erfolge im Projekt zu identifizieren.
3. Generieren von Projektstatusberichten: Indem ich die analysierten Daten in eine lesbare Form wie Tabellen oder Diagramme umwandele und die wichtigsten Erkenntnisse zusammenfasse, kann ich Projektstatusberichte automatisch generieren.
4. Anpassen und Überprüfen: Da ich ein automatisiertes Tool bin, es ist wichtig, dass erstellte Projektstatusberichte von einem Projektmanager oder einem erfahrenen Teammitglied überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Zielen des Projekts entsprechen und aktuell sind.

Unterstützung bei der Erstellung von Projektplänen

Da ChatGPT angibt, dass es auch verwendet werden kann, um Projektpläne zu erstellen, fragen wir auch hier genauer nach und erhalten die Antwort, dass es Aufgaben, Zeitpläne und Abhängigkeiten automatisch generieren kann. Die KI führt aus, dass sie folgende Aufgaben übernehmen kann:

• Sammeln von Projektdaten: Ich kann verwendet werden, um relevante Projektdaten wie Ziele, Anforderungen, Ressourcen und Budget automatisch aus verschiedenen Quellen wie Projektdokumenten, E-Mails und anderen Tools zu sammeln.
• Analyse der Projektdaten: Auf Grundlage dieser Daten identifiziere ich die wichtigsten Aufgaben, Abhängigkeiten und Zeitpläne.
• Generieren von Projektplänen: Ich generiere automatisch Projektpläne, indem ich die analysierten Daten in eine geeignete Form wie Gantt-Diagramme oder Tabellen umwandele.
• Anpassen und Überprüfen: Da ich ein automatisiertes Tool bin, es ist wichtig dass erstellte Projektpläne von einem Projektmanager oder einem erfahrenen Teammitglied überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen und Zielen des Projekts entsprechen.

Da die KI angibt, auch Gantt-Diagramme erstellen zu können, fragen wir nun genauer nach und bitten darum, ein Gantt-Diagramm zu einem Beispielprojekt zu erstellen. Doch hierbei muss ChatGPT uns leider enttäuschen:

Ich entschuldige mich, aber ich bin ein reiner Textgenerator und habe keine Möglichkeit, ein Gantt-Diagramm zu erstellen. Aber ich kann Ihnen helfen, eine Tabelle zu erstellen, die die notwendigen Informationen für ein Gantt-Diagramm enthält, wie z.B. die Aufgaben, den Zeitplan, die Abhängigkeiten und die Verantwortlichen.

Die künstliche Intelligenz erklärt uns zusätzlich, dass das Gantt-Diagramm mit einem speziellen Tool oder einer Software, die Gantt-Diagramme unterstützt, erstellt werden kann und die von ihr erstellte Tabelle dort importiert oder manuell eingegeben werden kann. Ausserdem schlägt sie uns gleich einige Tools vor, die hierfür verwendet werden können.
Wir bitten um eine solche Tabelle und das funktioniert tatsächlich sehr gut:

Tatsächlich kann die KI also keine Gantt-Diagramme erstellen, aber eine gute Grundlage hierfür liefern, die so in eine Projektmanagementsoftware importiert werden kann. Auf diese Weise ersetzt sie zwar weder den Projektleitenden noch eine entsprechende Software, bietet aber Unterstützung beim Zusammentragen der nötigen Informationen und dem Gestalten eines Projektplans.

Die Stärken von ChatGPT

Wir testen weiter und stellen fest, dass die KI Ihre Stärken vor allem beim Zusammenfassen von Informationen sowie bei der Recherchearbeit beweist. Auf diese Weise genutzt kann die künstliche Intelligenz also Projektmanagern und Teammitgliedern dabei helfen Projektberichte zu verfassen, Präsentationen zu erstellen oder Informationen zu einem bestimmten Thema zusammenzutragen. So können Sie sich beispielsweise über verschiedene Projektmethoden einen schnellen Überblick schaffen oder auch konkret nach möglichen Vorgehensweisen oder Problemstellungen fragen. Die KI kann z. B. beantworten, in welcher Reihenfolge Sie Aufgaben angehen sollten, wie Ihre Sie den Einsatz Ihrer Ressourcen optimieren können, oder Ihnen einen Vorschlag machen, wie Sie ein auftretendes Problem lösen können.

Die Grenzen von ChatGPT

Trotz der Stärken der künstlichen Intelligenz sollte man vorsichtig und bedacht mit ihr umgehen, denn sie hat auch ihre Grenzen:

• Abhängigkeit von der Qualität der Trainingsdaten: ChatGPT ist nur so gut wie die Daten, auf denen die KI trainiert wurde. Wenn die Trainingsdaten nicht repräsentativ oder unvollständig sind, kann ChatGPT Fehler oder Unzulänglichkeiten aufweisen.
• Schwierigkeiten bei der Behandlung von komplexen Problemen: ChatGPT kann Schwierigkeiten haben, komplexe Probleme oder Abweichungen von Standardprozessen zu verstehen und zu lösen.
• Unfähigkeit zur Empathie: Die KI kann keine Emotionen oder Bedürfnisse von Teammitgliedern verstehen und berücksichtigen, was zu Missverständnissen oder Konflikten führen kann.
• Fehlende Fähigkeit zur Entscheidungsfindung: ChatGPT kann nur auf Basis der ihm zur Verfügung stehenden Daten und seines Trainings entscheiden. Dadurch kann die KI nicht autonom und flexibel Entscheidungen treffen.
• Sicherheitsrisiken: Wenn ChatGPT Zugang zu sensiblen Daten und Projektinformationen hat, gibt es immer ein Risiko von Datenlecks oder Cyberangriffen.

ChatGPT als Ersatz für Mitarbeitende?

Uns fällt auf, dass die KI selbst immer wieder betont, dass sie nur als Unterstützung dienen soll und sie keinen Ersatz für menschliche Entscheidungen oder Urteilsvermögen liefert. Sie weist auch stets darauf hin, dass Projektleitende und Teammitglieder die von der KI erstellten Texte, Pläne und Tabellen überprüfen und anpassen sollten, damit sie auch allen Anforderungen des jeweiligen Projektes entsprechen.
Wir fragen die KI, ob sie glaubt, dass sie zukünftig Mitarbeitende im Projektmanagement ersetzen kann, und erhalten diese Antwort:

Ich kann bestimmte Aufgaben im Projektmanagement automatisieren und erleichtern, wie z.B. die Erstellung von Projektplänen, die Überwachung von Fortschritt und Budget sowie die Erstellung von Dokumentationen. Ausserdem kann ich Projektmanager auch dabei unterstützen, Ressourcen effektiver zu verwalten und Risiken frühzeitig zu erkennen.
Es ist jedoch unwahrscheinlich, dass ich in naher Zukunft in der Lage sein werde, Mitarbeitende im Projektmanagement vollständig zu ersetzen. Projektmanagement erfordert nicht nur die Durchführung von Aufgaben, sondern auch die Fähigkeit zur Entscheidungsfindung, zur Problemlösung, zur Kommunikation und zur Führung von Menschen. Ich kann zwar bestimmte Aufgaben automatisieren, aber ich kann die sozialen und emotionalen Kompetenzen von Menschen nicht ersetzen. Daher bin ich ein Werkzeug, das Projektmanager unterstützt, aber sie nicht ersetzt.

Zudem zeigt unser Test, dass die künstliche Intelligenz zwar sehr gute Texte erstellen kann, sie aber gelegentlich Fehler aufweisen oder auf Daten basieren, die nicht ganz korrekt sind. Ausserdem verfügt die KI nur über Wissen bis zum Jahr 2021. Dadurch hat sie keinerlei Informationen über neuere Entwicklungen im Projektmanagement. Zum jetzigen Zeitpunkt kann eine künstliche Intelligenz wie ChatGPT also nicht die Erfahrung eines guten Projektleitenden ersetzen. Bleiben wir auf weitere Entwicklungen gespannt!

Fazit

ChatGPT kann ein nützliches Werkzeug für Projektmanager sein, da es ihnen dabei helfen kann, bestimmte Aufgaben im Projektmanagement automatisch zu erledigen und Ressourcen effektiver zu verwalten. Die KI kann Projektpläne erstellen, den Fortschritt überwachen, Risiken identifizieren, Dokumentationen erstellen oder Antworten auf spezifische Fragestellungen liefern.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ChatGPT kein Ersatz für erfahrene Projektmanager ist und dass die KI auch ihre Grenzen hat, wie z.B. Schwierigkeiten bei der Behandlung von komplexen Problemen oder der Fähigkeit zur Empathie. ChatGPT sollte daher als Unterstützung und nicht als Ersatz für menschliche Entscheidungen und Interaktionen verwendet werden.

Wir empfehlen Ihnen, einfach einmal auszuprobieren, wie die künstliche Intelligenz Sie bei Ihren Projekten unterstützen kann. Insbesondere in Kombination mit einer Projektmanagementsoftware wie myPARM kann die KI dazu beitragen, Ihre Projekte effizienter und präziser zu steuern.

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