Leitsätze im Projektmanagement: Parkinsons Gesetz

Aufgaben pünktlich und effizient fertigstellen

Was ist das Parkinsonsche Gesetz?

Cyril Northcode Parkinson, ein britischer Historiker, prägte zur Verwaltungs- und Wirtschafslehre folgenden Leitsatz:

>>Arbeit dehnt sich in genau dem Mass aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.<<

Auf diese Idee kam er, als er die britische Marine untersuchte. Er erkannte, dass innerhalb von 14 Jahren die Zahl der Offiziere und Matrosen um ein Drittel gesunken war, da die Marine nur noch über 20 statt 62 Schlachtschiffe verfügte. Gleichzeitig wuchs allerdings die Führungsmannschaft um 78 Prozent, obwohl es weniger zu beaufsichtigen gab. Parkinson schlussfolgerte: Je mehr Menschen an einer Aufgabe beteiligt sind, desto mehr Zeit benötigen sie für diese Aufgabe.

Warum dehnt sich die Arbeit aus?

Anders formuliert: Unabhängig von der Komplexität oder Schwierigkeit einer Aufgabe, wird die Aufgabe genau so lange dauern, wie Zeit dafür zur Verfügung steht. Das kann unterschiedliche Gründe haben:

1. Es wird langsamer und ohne Druck gearbeitet, da ausreichend Zeit zur Verfügung steht.
2. Die Zeit wird ausgenutzt, um jedes Detail der Arbeit zu perfektionieren.
3. Mit dem Beginn der Arbeit wird bis zur letzten Minute gewartet, da ausreichend Zeit zur Verfügung steht und so andere Aufgaben vorgeschoben werden können. Da erst in letzter Minute gestartet wurde, führt dies aber häufig zu Stress und Überstunden, obwohl die Aufgabe schon längst abgeschlossen sein könnte.
4. Eine Aufgabe wird erst zu Ende der zur Verfügung stehenden Zeit als fertig zurückgemeldet, um beim nächsten Projekt nicht weniger Zeit zur Verfügung gestellt zu bekommen.

Warum wird zu viel Zeit zur Verfügung gestellt?

Es gibt verschiedene Gründe, aus denen in Projekten zu viel Zeit eingeplant wird und zusätzliche Puffer eingebaut werden.

• An den Zeitplan halten: Niemand möchte die geplante Zeit oder das geplante Budget eines Projektes überschreiten. Also wird von vornherein oftmals ein grosszügiger Puffer eingebaut, falls unvorhergesehene Ereignisse sonst das Projektende verschieben würden.
• Falsche Aufwandsschätzungen: Auch Aufwandsschätzungen werden vorsichtig angegeben. Manche Mitarbeitende arbeiten effizienter als andere. Daher wird bei solchen Schätzungen eher von dem Mitarbeitenden ausgegangen, der am längsten braucht, um eine Aufgabe zu bewältigen, anstatt sich an demjenigen zu orientieren, der am schnellsten ist.
• Zweifel an den Schätzungen: Musste ein Projektleitender schon einmal erfahren, dass ein Mitarbeitender den Aufwand einer Aufgabe zu gering eingeschätzt hat, weil er beispielsweise nicht das Gesamtbild überblicken konnte, wird dieser Projektleitende in Zukunft häufig einen allgemeinen Puffer zu dem Aufwand hinzufügen, um keine Probleme zu bekommen.

Wie kann man erkennen, ob das Parkinsonsche Gesetz zugeschlagen hat?

Da laut Parkinson für die Erledigung von Aufgaben so viel Zeit genutzt wird, wie zur Verfügung gestellt wird, ist es generell schwierig festzustellen, ob die Aufgabe effizient fertiggestellt wurde. Ein Kennzeichen für das Parkinsonsche Gesetz ist allerdings, wenn der Aufwand für das Projektmanagement steigt, obwohl die Qualität der Projekte oder Aufgaben gleichbleibt, oder sich sogar verschlechtert. Dies kann sogar gemessen werden durch die Bestimmung des Schedule Performance Index, des Cost Performance Index und des Aufwands für das Projektmanagement. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag „Earned Value.“

Massnahmen gegen das Parkinsonsche Gesetz

Um zu verhindern, dass ein Projekt aufgebläht wird und um möglichst effizient zu arbeiten, können Sie verschiedene Massnahmen treffen:

• Aufgabenplanung: Wenn Sie das Parkinsonsche Gesetz kennen, können Sie versuchen, generell weniger Zeit für Aufgaben einzuplanen, als Sie das normalerweise tun. Streichen Sie beispielsweise Pufferzeiten. Die nun knapper bemessene Zeit kann Mitarbeitende motivieren, effizienter zu arbeiten. Wichtig ist das insbesondere bei Meetings, denn in Meetings werden die wichtigsten Punkte häufig in den ersten Minuten abgehakt, aber dann die eingeplante Zeit ausgenutzt, um weitere Dinge zu besprechen, die nicht für alle Teilnehmenden relevant sind. Planen Sie von vornherein weniger Zeit für ein Meeting ein, können Sie davon ausgehen, dass es effizienter sein wird.
• Deadlines und Etappenziele festsetzen: Ohne einen fixen Termin, an dem eine Aufgabe erledigt sein soll, wird sie laut Parkinson nie fertiggestellt werden. Daher sollten Sie darauf achten, dass jede Aufgabe einen Termin zugewiesen bekommt. Nutzen Sie hierfür beispielsweise die Projektplanung mit dem kritischen Pfad. So wird jeder Aufgabe ein Termin zugewiesen und Sie können den kritischen Pfad auf unnötige Puffer überprüfen. Grosse Aufgaben sollten Sie ausserdem in kleinere Etappenziele aufteilen. Mit solchen Meilensteinen stellen Sie sicher, dass auch grosse Aufgaben pünktlich abgeschlossen werden können.
• Ressourcen effizient planen: Laut Parkinsons Beobachtungen halten sich zu viele Mitarbeitende gegenseitig auf und verschaffen sich sogar mehr Arbeit. Daher sollten Sie bei der Projektplanung nur so viele Mitarbeitende einplanen, wie absolut notwendig sind. Überprüfen Sie also genau, wer für welche Tätigkeit infrage kommt, welche Fähigkeiten Sie in Ihrem Team benötigen und wer aufgrund fehlenden Wissens das Projekt verzögern könnte. Kleinere Teams sind in der Regel schneller in der Abstimmung untereinander und auf diese Weise sparen Sie sich unnötige Diskussionen oder Erklärungen an weitere Teammitglieder.
• Aufwand besser einschätzen: Lernen Sie ausserdem Ihre Teammitglieder einzuschätzen. Sind unter Ihren Teammitgliedern Leute, die generell erst in letzter Minute mit einer Aufgabe anfangen oder die ihren Aufwand generell zu optimistisch oder pessimistisch einschätzen? Dann können Sie dieses Wissen in die Projektplanung mit einbeziehen oder eine Aufwandsschätzung in der Gruppe durchführen, wie z. B. mit der Planning Poker Methode. So können Sie Schätzungen besser beurteilen und im Falle von pessimistischen Angaben können Sie den Puffer verkleinern. Auch Fachwissen über das Projekt sowie gesammelte Erfahrungen in der Projektleitung können Ihnen helfen, Arbeitsaufwände besser einzuschätzen.
• Perfektionismus eingrenzen: Um sicher zu gehen, dass Perfektionismus ein Projekt nicht unnötig verzögert, versuchen Sie das Pareto-Prinzip anzuwenden. Hierbei wird davon ausgegangen, dass 80 Prozent der Ergebnisse in nur 20 Prozent des Arbeitsaufwands entstehen. Um das Arbeitsergebnis zu perfektionieren, werden dann die restlichen 80 Prozent der Zeit benötigt. Wenn Sie sich vor Augen führen, dass das Ergebnis nach 20 Prozent der Zeit schon völlig ausreichend sein kann, können Sie sich die restliche Zeit gegebenenfalls sparen.
• Aufgabenmanagement-Tools und Methoden: Nutzen Sie To-Do-Listen, Kanban-Boards oder Aufgabenmanagement-Tools, um Ihre Arbeit und die Arbeit Ihres Projektteams zu strukturieren. So behalten Sie einen guten Überblick über die Aufgaben und können Ihre Zeit besser einplanen. Zeitmanagement-Methoden wie beispielsweise Getting Things Done oder die Pomodoro-Technik helfen Ihnen zusätzlich dabei, Ihre Aufgaben zu priorisieren und möglichst effizient zu bearbeiten.
• Prozesse optimieren: Analysieren Sie bewusst die Prozesse Ihrer Aufgaben und Projekte, um Einsparpotenziale zu erkennen. Nutzen Sie auch das Ende eines Projektes, um die Prozesse nochmals zu überprüfen und so wichtige Erkenntnisse für zukünftige Projekte zu gewinnen.

Fazit

Mit den richtigen Strategien und dem Wissen um das Parkinsonsche Gesetz, können Sie Projekte und Aufgaben pünktlich fertigstellen, innerhalb kürzerer Zeit erledigen und effizienter arbeiten – auch wenn Sie das Parkinsonsche Gesetz nicht ganz aushebeln können. Bedenken Sie bei der Projekt- und Aufgabenplanung aber auch, dass es zwar sinnvoll ist, effizient zu arbeiten, dass Sie und Ihr Projektteam aber nicht dauerhaft unter Druck arbeiten sollten. Die eingesparte Zeit können Sie nutzen, um weiterzuarbeiten, aber auch um eine kurze Pause einzulegen und so gestärkt mit der nächsten Aufgabe starten zu können.

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