Come introdurre e avviare un Project Management Office (PMO)?

Pochi passaggi per un PMO di successo

Cos’è un PMO? Quali compiti può svolgere?

Il Project Management Office (PMO) è un ufficio centrale dell’azienda che serve a supportare i progetti, i project leader e la gestione multi-progetto. In particolare, aiuta con le attività relative alla preparazione, pianificazione, controllo, documentazione e follow-up del progetto e mantiene una panoramica di tutti i progetti. Pertanto, può assumere diversi compiti:

• Compiti strategici: un PMO ha una buona panoramica del portafoglio progetti e allo stesso tempo conosce la strategia aziendale. Pertanto, può selezionare e dare priorità ai progetti che aiuteranno la tua azienda a realizzare la sua strategia. Inoltre, un PMO può assumere la gestione centrale delle opportunità e dei rischi per tutti i progetti.
  Inoltre, il PMO può essere responsabile della definizione di linee guida, dello sviluppo di standard o dell’introduzione di nuovi strumenti e metodi. Ciò garantisce standard e qualità PM costanti.
• Compiti di supporto: anche la consulenza sull’implementazione dei progetti e la fornitura di informazioni, supporto tecnico o modelli, nonché il coaching e la formazione dei dipendenti sui metodi di gestione dei progetti possono far parte dei compiti di un PMO. Un PMO può anche fornire assistenza nella prenotazione di sale riunioni, nell’organizzazione delle attrezzature di lavoro, nella preparazione e nel follow-up delle riunioni, nonché nella registrazione e nel mantenimento dei dati del progetto.
• Compiti di monitoraggio: Anche il controllo del progetto in termini di tempi, raggiungimento degli obiettivi, costi e qualità può essere un compito del PMO, così come il controllo se gli standard specificati vengono rispettati.
• Compiti di controllo: i PMO operativi intervengono anche direttamente nei progetti. Coordinano, ad esempio, l’utilizzo delle risorse tra diversi progetti, assegnano project manager e membri del gruppo o mettono a disposizione personale del proprio team per l’implementazione di un progetto.

Quando ha senso implementare un PMO?

Poiché l’implementazione di un PMO non solo è costosa ma richiede anche molto tempo, dovresti valutare attentamente se ha senso nel tuo caso. Quanto più diversi progetti devono essere controllati e quante più risorse vengono utilizzate tra dipartimenti, sedi o addirittura paesi, tanto più utile è un Project Management Office come interfaccia di coordinamento. È utile anche quando è necessario prendere decisioni e priorità rapide in base alla strategia aziendale, nonché quando numerose parti interessate desiderano essere informate accuratamente sui progetti in corso.

Sfide di un PMO

(a seconda del suo approccio e dei suoi compiti)

• Costi elevati
• L’implementazione è complessa e richiede molto tempo
• Può comportare un aumento degli sforzi amministrativi e un rallentamento dei processi
• L’accettazione all’interno dell’azienda non sempre viene data

Attuazione di un PMO – un progetto

Poiché i compiti e le responsabilità di un PMO dovrebbero essere adattati alle esigenze della vostra azienda, la realizzazione di un PMO è strutturata come un progetto: prima preparate un’analisi della situazione attuale, dalla quale poi derivate un concetto personalizzato, successivamente introdurlo e trasferirlo in esercizio regolare.

1. Analisi della situazione:

Per definire di seguito in modo ottimale gli obiettivi e i compiti del PMO, è necessario creare innanzitutto un elenco di progetti. Se utilizzi già un software di gestione dei progetti con funzione di gestione del portfolio, puoi visualizzare l’elenco completo lì. Dovresti anche analizzare lo stato attuale del panorama della gestione del progetto. Chiedilo a te stesso:

• Quali processi, metodi e strumenti sono attualmente utilizzati? Sono efficaci ed efficienti?
• Come vengono formati le squadre di progetto?
• Quando un progetto viene trattato come tale?
• Quali progetti ci sono attualmente e qual è la loro priorità?
• Quanto sono utili i rapporti sullo stato attuale?
• Dove sono i problemi o le debolezze?

Oltre a questa analisi, dovresti anche avere conversazioni con i singoli stakeholder per capire cosa ci si aspetta da un PMO. Ciò significa che dovresti chiarire chi sono gli stakeholder e quali benefici si aspettano.
Se confronti i desideri con i risultati dell’analisi effettiva, puoi ricavare consigli per il tuo futuro PMO.

2. Concetto:

Ora dovresti determinare quali compiti, diritti e competenze dovrebbero essere assegnati al tuo nuovo PMO e su cosa dovrebbe concentrarsi. A tal fine serve l’analisi dello stato con i requisiti individuati. Inoltre, in questa fase dovreste considerare dove nella vostra gerarchia aziendale dovrebbe essere integrato il PMO e quali dipendenti sono necessari.
Il nostro consiglio: le parti interessate hanno spesso aspettative molto diverse nei confronti di un nuovo PMO. Ma ci vuole molto tempo prima che venga realmente accettato da tutti i dipendenti e possa funzionare in modo efficace. Pertanto, è più facile concentrarsi inizialmente su alcuni compiti essenziali ed espandere gradualmente la portata dei compiti. Ciò aumenta l’accettazione e la comprensione all’interno della tua organizzazione.

3. Attuazione:

Ora puoi iniziare l’implementazione del tuo PMO, assumere il manager del PMO e il suo team e formare il team. Quando si assume, cercate molti anni di esperienza nella gestione di progetti, nonché orientamento al servizio, ma anche assertività.
Dovresti anche garantire una buona comunicazione con le parti interessate e il personale durante l’implementazione. Il marketing interno ti aiuterà a comunicare i compiti e i servizi offerti dal nuovo dipartimento.
Preparate subito anche i compiti del PMO: ad esempio si possono stabilire criteri per la scelta di un metodo di gestione del progetto, si possono progettare processi o si può compilare un elenco delle risorse disponibili con i loro compiti.

4. Funzionamento regolare:

Dopo l’implementazione segue il normale funzionamento, ovvero il team del vostro Project Management Office si assume ora tutte le attività in modo indipendente. È importante che i compiti e le aree di responsabilità del PMO siano costantemente messi in discussione durante il normale funzionamento. In questo modo il PMO può essere ottimizzato e adattato meglio alla vostra azienda e alle sue esigenze attuali.

Suggerimenti per l’introduzione di un PMO

• Risultati rapidi: alcuni risultati rapidi subito dopo l’implementazione del PMO possono creare entusiasmo e aumentare l’accettazione in azienda. Quindi considera già nella fase di concezione dove puoi ottenere una vittoria rapida o per quali problemi puoi supportare facilmente i team di progetto. Per questo è importante un’analisi accurata e onesta dei punti deboli nell’attuale gestione del progetto.
• Coinvolgere le parti interessate: assicurarsi di comunicare in modo trasparente con tutte le parti interessate in una fase iniziale. In questo modo tutti sono informati esattamente sul motivo per cui viene implementato il PMO e dove può fornire assistenza. Se le parti interessate vengono informate dei vantaggi del Project Management Office, è più probabile che collaborino in modo costruttivo con te. Nella nostra esperienza, tuttavia, alcuni membri del personale potrebbero inizialmente essere scettici nei confronti di un nuovo PMO. Pertanto è particolarmente importante che la direzione sostenga fermamente questo nuovo dipartimento.
• Definire chiaramente i compiti: un PMO può assumere innumerevoli compiti diversi e farlo contemporaneamente in diversi dipartimenti e sedi. Soprattutto nelle fasi iniziali, ciò può portare a confusione e sovraccarico di lavoro. Pertanto, ha senso iniziare con alcuni compiti essenziali definiti con precisione con un ambito limitato e quindi espandere i compiti del PMO secondo necessità.

Conclusione

Ogni Project Management Office è diverso, poiché dovrebbe essere adattato alle esigenze individuali di un’azienda. Pertanto può svolgere anche molti compiti diversi, dalle pure funzioni di supporto alla gestione di interi progetti. Tuttavia, un PMO può funzionare davvero bene solo se tutte le parti interessate comprendono il valore aggiunto di questo dipartimento e collaborano con esso. Poi, però, può contribuire molto al successo dell’azienda.

Per saperne di più sul software di gestione dei progetti e del portafoglio myPARM:

Volete conoscere myPARM in una demo? Allora fissate subito un appuntamento con noi!